档案管理学简明教程课件.ppt

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1、,前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。郭沫若,绪论,本学期学习状况分析 本课程特点及要求 梳理课程体系,本学期学习状况分析,成绩组成：平时成绩（30%）；期中成绩（15%）；期末成绩（55%）。请假制度：,（一）文件与档案管理教学大纲（二）档案管理学的课程定位与培养目标,本课程特点及要求,（一）文件与档案管理教学大纲 本课程采用的教材是档案管理学简明教程，本书在档案管理的理论和技术方面，既适合文秘专业使用，又能反映出档案管理的新情况和增强学生动脑动手能力。（二）文件与档案管理的课程定位与培养目标 档案管

2、理学简明教程是文秘专业的基础课，是一门实践性、应用性很强的学科，它为文秘专业的人才培养目标奠定专业基础，培养学生的档案意识和档案管理能力，增强学生的文书处理能力。,档案与我们密切相关,我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案！它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物、借据、

3、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价值的文件就成为了档案。,档案管理学简明教程教学参考文献,期刊档案学通讯档案学研究档案工作国内著作陈英武.档案管理学简明教程.杭州：浙江大学出版社，2012张辑哲.维系之道档案与档案管理.北京.中国档案出版社，胡鸿杰，中国档案学的理念与模式，中国人民大学出版社，2005,国外档案机构和档案资源网站,国际档案理事会，网址为http：wwwarchivescaica。这是国际非政府组织。它收录了ICA的计划，成员、地区机构和出版物等信息。档案人员资格认证学院(Ac

4、ademy of Certified Archivists)，网址为http：wwwcertifiedarchivistsorg。此网站收录了由超链接连接该学院领导层人员名单、该学院新会员调查官计划、档案资格认可考试、考试题目所依据的档案人员职责描述文件的文本、1998年档案资格认证考试的数据、资格认证维护的准则和建议，等等。美国档案工作者协会，网址为http：wwwarchivistsorg。此网站收录了美国档案工作者协会教育和研讨会信息、协会指南、美国和加拿大组织的链接信息、会员信息、年度会议信息等。它也收录了经过挑选的美国档案工作者协会情况介绍手册，如“捐赠者信息”，这对于整个档案界来说

5、是非常重要的资源。,国外档案机构和档案资源网站,档案人员日记簿(Archivists Day-book)，网址为http：wwwtulaneedulmillerdaybookhtml。从这里您可以找到档案人员感兴趣的全世界的全文、研讨会、研讨班和其他信息的链接信息。美国地区性、州和当地档案组织机构目录，网址为http：wwwsmithedupnelsonregionals。此网站收录了美国所有档案协会的链接信息，包括组织机构的邮寄地址、机构主席和工作简报编辑、会员数量、职责和义务。它也可以链接到加拿大省/地区理事会和协会（http:/www.usask.ca/archives/mona3.ht

6、ml）和美国档案工作者协会下属的学生部达到目录。全国历史促进协调委员会。http:/www.h-net.msu.edu/ncc。能够使档案人员及时了解与档案和历史有关的美国政治事件和政府事务。1982年以来，此委员会还充当起全美历史和档案专业的咨询办公室的职责。,梳理课程体系,引论 档案与档案工作第一章 档案的收集第二章 档案的整理第三章 档案价值的鉴定第四章 档案的保管第五章 档案统计工作第六章 档案的检索工作第七章 档案的利用工作第八章 档案的编研工作第九章 专门档案管理第十章 特殊载体档案管理,内容梳理,本书的引论，讲述了档案和档案工作的概况，使读者对档案的属性、价值、作用，以及档案工作

7、的性质、基本原则等诸多问题有个基本的了解与认识，为进一步学习档案业务管理知识奠定基础。从第1章到第8章，依次讲解了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等8个环节的业务管理知识。由于专门档案和特殊体档案的管理有其特殊性，所以第9章讲解了人事档案和会计档案等专门档案的管理，第10章讲解了音像档案和电子挡案等特殊载体档案的管理。全书既注重于档案管理的基本理论和技术方法，也考虑到汉语言专业的特点和需要，因而知识内容全面而简明。同时，各章附有阅读资料、思考题、操作题和问答题，力图反映出档案管理的新情况与新成果，以加强学生分析问题和解决问题能力的培养。,第一节：档案概述第二节：档案工作概况

8、,引论：档案和档案工作概论,教学目的：档案的起源与演变，档案工作教学重点与难点：档案起源与演变；档案工作概念、性质。,第一节：档案概述,1档案的起源与沿革2档案的定义与属性3档案的作用与价值4档案发挥作用的特点5档案的种类,1档案的起源与沿革,档案的起源；档案的历史沿革,档案的起源,主要有4种观点 1、国家文字档案2、文字国家档案3、文字档案国家有条理的档案 4、结绳、刻契 档案文字国家 有条理的档案,结绳刻契,具有科学意义的档案，是在原始公社衰亡，私有制出现的时候，伴随着文字的产生而产生的。在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结，

9、以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身。,信息工作的程序,载体沿革:,甲骨,电子,金石,声像,纸质,简牍,档案的历史沿革,缣帛,名称的沿革,A 商：册；周：中；秦汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B 英文archivea:kaiv，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archivesa:kaivz,n.公文保管处、档案处、公文。,最早档案（1638年）,福临个人小档案姓名：爱新觉罗福临出生：崇德三年（1638年）正月三十日属相：虎 卒年：顺治十八年(1

10、661年)享年：24岁 谥号：章皇帝庙号：世祖陵寝：孝陵（清东陵）父亲：皇太极 母亲：孝庄太后初婚：14岁结婚，配偶博尔济吉特氏，配偶：17人，皇后博尔济吉特氏为皇后子女：8子，6女继位人：玄烨（康熙）最得意：惩治死后的睿亲王多尔衮 最失意：想出家未成最不幸：父亲早故 最痛心：爱妃董鄂氏早死最擅长：佛学,2档案的定义与属性,档案的定义档案的属性,档案的定义（）,档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案定义的涵义,档案来源和内容的广泛性档案是有价值的历史记录档案的形式是多

11、种多样的档案的本质属性是原始记录性,档案的来源和内容的广泛性,（一）档案的来源 从形成者看来源：、机构、组织、个人（二）档案的内容 涉及社会生活的各种领域和各个方面。,档案是有价值的历史记录,档案是由文件有条件地转化而来的。1、办理完毕的文件才能成为档案 情况有三：（1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。（2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。（3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿,2、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。3、按照

12、一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案文件是档案的因素，档案是文件的组合。,档案的形式是多种多样的,从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。从表达方式基本三种：文字、图像、声音；从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现 代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。,档案的本质属性是原始记录,档案的内容反映了人们各种社会活动，即内容的特征是：1、记录一个国家的诞生、发展、政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；十分丰富，上至天文、下至地理、中至

13、人事，无所不包.2、原始性，这是档案的本质属性。将档案的原始性与记录性相融合就是档案的原始记录性的本质属性。,原始性和真实性的区别：大多数档案是比较可靠的历史记录，但部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案二是档案内容失真，形成是真实的。思考：内容失真，形成是真实的档案是真档案吗？,档案的属性,信息属性知识属性,信息属性,除原始记录性之外，作为一种书面文献、作为一种信息资料，档案还具有信息属性。1.档案是不同于内储信息、自然信息的外化信息2.档案是一种有记录信息3.档案是一种书面符号记录信息4.档案是第一层次(原始)的书面符号记录信息5.档案是归档后的原始性书面符

14、号记录信息,档案信息与一般信息的共同点,可扩充行可压缩性可替代性,可传输性可分享性可扩散性,知识属性（上）,知识，来源于人类实践，是经验的固化，是人类的认识成果。档案既是人类实践的记录与固化，同时也反映了人类的认识成果，所以它具有知识性。知识的初级形态是经验知识，高级形态是系统科学理论。档案首先表现为经验知识，它是知识高级形态的基础;同时，尽管图书等在表现系统知识方面更具优势，但也不排斥档案中包含一定的系统知识。,知识属性（下）,知识按其获得方式可区分为直接知识和间接知识。档案因为是人类活动的直接记录，所以直接知识的属性更为明显。当然，也不排斥形成者在档案中使用书本上得来的间接知识。知识按其内

15、容可分为自然科学知识、社会科学知识和思维科学知识。而由于档案具有来源的广泛性特点，涉及人类活动的各个领域，所以它包含了自然科学知识、社会科学知识和思维科学知识等各个方面的人类知识。更重要的是，知识的总体在社会实践的世代延续中不断积累和发展，而档案在这种积累和发展中起到重要的作用。,3档案的作用与价值,档案在社会实践中的作用 档案的作用档案对主观认识的作用档案的基本价值 档案的价值辩证地认识档案的真实性,档案为代课老师证明身份,2011-01-31来源：中国档案报前不久，内蒙古自治区教育厅下发了关于1985年前参与教育事业的代课、民办老师给予相应待遇的通知，根据通知要求，凡符合条件的代课、民办教

16、师在1985年前被辞退的，按照教龄的年限，给予相应的生活补贴。赤峰市林西县档案馆迎来了查档高峰。为了证实代课身份和教龄，代课老师们纷纷从各乡镇赶到县档案馆，查阅民办、代课老师登记表及工资表档案。老师们查阅档案的范围主要集中1950年至1985年教育局全宗所存的文书档案和会计档案。在短短20几天里，共有代课、民办教师300余人来到县档案馆查找相关档案。经县档案馆工作人员耐心翻阅查找，从教育局档案中找出了关于代课和民办老师的档案资料300余卷，为181人提供并出具了证明材料400余份。同时，还为没有查找到档案的老师们进行了解答，并为其指出其他的查档线索或解决方法。县档案馆扎实、认真的工作获得了社会

17、各界的一致好评，老师们赞叹：“这些几十年前的东西，档案馆还保管得这么好，这回为我们证明身份、享受相应生活待遇提供了依据。真是谢谢你们了！”摘自 中国档案报2010年12月30日 总第2098期 第二版,云南代课教师因25年教龄不被认定 跳50米高瀑布自杀,2011年，教育部联合多部门下发的关于妥善解决中小学代课教师问题的指导意见规定，代课教师将获得数额不等的一次性补偿。2013年3月，云南省出台实施细则，补偿终于进入实质性阶段。云南的十余万代课教师将获得人生最重要的一笔补助，同时迎来一道证明题：自行举证证明代课经历。但乡村教师们普遍缺乏物证；证人也大多年老或死亡。在艰难的自证前，贫困、衰老的代

18、课教师程兴贵无奈自杀。代课教师程兴贵跳下50米的瀑布后，审核人员终于认定了他25.5年的教龄。2013年7月10日，程兴贵到落雁乡中心小学交证明材料。只要证明自己25.5年的教龄，他就可能拿到足额的补助金。此前，他已经在村委会填了申请表，搜集了自己历年的工资表，美中不足，工资表缺八年的。他想到可以用盖了公章的教案来证明那八年，他把一张落款为“95.9.1、落雁乡教委”并盖有红色公章的纸页沿合折处撕下。之后，他又取下另一张落款为1999年11月22日“乡教委检查组王”字样的备课纸。负责审核他材料的工作人员说这个备课纸不能作为说明，“这上面并没有什么内容，你撕来不过一张废纸。”7月17日深夜11点

19、，距离教龄认证的截止时间，还剩最后三天。当晚盐津山区暴雨如注，程家祖屋前的两岔河山洪滚滚。程兴贵叫喊着“我有证人，我有证据”从家中冲出，并从两岔河一道近50米高的瀑布跳下。第二天下午四点，他的尸体才在离家五公里外的水潭被找到。,档案的作用,秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用，为汉朝的经济发展打开了强盛的大门。郭沫若同志在1960年写下题赠档案馆一诗，盛赞档案作用之的重要。宋代学者郑樵：“为国之具，不可一日无也”。总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。档案具有参考作用，档案被

20、称为“未掺水的史料”。,档案在社会实践中的作用,档案是机关工作的查考证据档案是生产建设的参考依据档案是政治斗争的必要工具档案是科学研究的可靠资料档案是宣传教育的生动素材档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证,档案是机关工作的查考证据,档案记录了各机关、单位过去活动的状况，其中包括行使职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。否则只靠记忆处理工作则有时无以为凭，往往有失准确，对时隔日久的事务难免被人遗忘。,许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制定规则等活动中，大量地查考档案，顺利推动了工作。假若档

21、案散失，无案可查的话会给工作造成许多困难。事实证明大到制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。,生产建设的参考依据,档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、教训。从自然资源、生产手段到生产程序以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考资料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究

22、、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。,比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，

23、给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。,政治斗争的必要工具,档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况。这些原始资料，历来都是成为统治阶级进行各种政治斗争的工具。如我国现存的大量档案，记载国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。,我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同

24、志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。,科学研究可靠的资料,无论是自然科学还是社会科学、思维科学的研究都必须详细的占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两个方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面：专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。档案是科学研究的必要条件。,档案是宣传教育的生动素材,档案往往被用于撰写回忆录、著书

25、立说、演讲报告、进行文艺创作及研究、举办各种展览等方面的活动，可以产生强烈的说服力和感染力。,档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证,因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益。其中包括立法性质的文件、证明文件和互相交往的各种材料，例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件，书信、账本、单据，存根等等。,这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。一旦在这些方面发生疑问、争执和纠纷时，档案就是最为有力的证据证明这些权益的归属。成为权威性的法律证书，并有一定的物证作

26、用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。,档案对主观认识的作用,S+I=S+IS：原有的知识结构I：吸收的情报量S+I：新的知识结构,情感作用作为感觉对象的经验档案作为原始记录还寄托着人类的情感。情感是人对客观事物的一种态度体验。人对自己做过的事或别人做过的事，总是要有一定的情感反应；并且，我们不论什么目的去查阅档案，当我们面对它时，总会有一定的情感反应。这些情感反应包括：神秘的崇敬的；回味的回忆的；美感的欣赏的；悲伤的厌恶的；喜悦的兴奋的

27、；等等。只要人面对某一事物，都会产生相应的情感。而档案作为对过去重要的历史事实的书面记录，对人们的情感刺激可能更强烈。特别是当这种历史记录可能对我们今天的活动产生重大影响时，我们不可能不为之动容。从情感发生与档案的关系角度，我们可以把档案的情感价值分为期待性和感受性情感。档案利用者多为期待性情感；档案展览的参观者多为感受性情感。期待性情感直接受档案内容与利用者需求之间契合度的高低所影响，任何能够给利用者解决重大问题的档案都会给利用者带来狂喜；感受性情感则主要受档案内容的历史背景、档案载体的美学价值等影响，伟人的手迹、重大历史事件的见证，总会让我们肃然起敬,档案的基本价值,档案的凭证作用档案的参

28、考作用,档案的凭证作用,档案作为间接经验，具有原始记录的属性，是真实的间接经验，其借鉴价值高于一般的间接经验。在许多时候，档案作为案例来被人们参考。,参考案例,一页证书，一次机会 家住奉化市庄山五村的周某是一家企业的工人，原来的学历为高中毕业，2009年，他打算参加技师职称考试，但是在准备有关资料时，奉化一中的毕业证书怎么也找不到，他心急如焚。1月9日，他抱着一丝希望，走进了奉化市档案馆。在馆藏档案里找到了毕业证书存根，他终于获得了参加技师考试的机会。,档案的参考作用,所谓凭据，就是凭证、证据、根据。由原始记录性决定，在所有的书面材料中，档案具有最为突出的凭据作用。档案的凭据作用是一种强证实作

29、用。所谓强证实，是英国哲学家艾耶尔在语言、真理与逻辑一书中提出来的。他把可证实性分为强意义的和弱意义在两种。他认为如果一个命题的真实性可以在经验中得到确切的的证实，这就是强意义的证实；如果经验可能使这个命题成为或然的，那就是弱意义的可证实。档案由于其记录的原始性，一旦它与命题建立直接联系时，其证实是强意义的。正如美国档案学家谢伦伯格在谈设置档案机构的原因时，说道：“它（档案）是一切永久性公民权利和优惠权利的最终凭据；是一切导源于或者关于公民与政府间各种关系之产权和财务权利的直接证据。”,档案的参考作用,参考案例“东方明珠”广播电视塔高460米，居亚洲第一、世界第三。为确定它的选址方案和地面设计

30、风速，上海气象档案馆发挥了重要作用。首先根据55公里内无龙卷风档案记载选址陆家嘴；其次查证1400年至1990年期间的上海大风灾害档案、资料；最后，上海气象局建议“东方明珠”采取百年一遇的33.3/秒风速为地面设计风速，它大于历史极大值仅0.2米/秒，既安全又不浪费。,辩证地认识档案的真实性,档案是比较可靠的历史记录，但对具体的档案材料要辩证地分析，认真对待档案的真实性。,辩证地认识档案的真实性,对于档案本身是真实的，而内容不完全真实的材料如果对待？(付之一炬、加以修改、束之高阁、加以利用）？,首先，每一份档案，应该具体分析。即并不是每一份档案都准确无误地记载了社会实践活动的真实情况，内容失实

31、的档案是客观存在的。造成档案内容与事实不符的原因是非常复杂的。有主观原因，也有客观原因；有的是可以避免的，有的是无法避免的。正因为部分档案内容失真是客观存在的，所以档案界不可回避地要探讨什么是真实的档案这一问题。,其次，认为内容失真的档案仍然是有用的尽管各自认为的有用性有所不同。李财富如何看待档案的真实性兼与赵跃飞先生商榷认为：“尽管内容失真的档案不能准确地反映其所针对的社会实践活动的情况，但它们却真实地记录了其他有关历史事实，对日后的社会活动不无借鉴、参考价值”，何致武也谈档案的真实和档案内容的真实称：“假文件在档案中只起物证作用，还原其真面目的是揭示其假面目的那些真档案文件”。赵跃飞关于档

32、案真伪性的逻辑辨析认为，内容失真的档案具有非常态的价值以史证档，也即一种逆证作用。,在对内容失真的档案归不归档的问题上，认为应该归档并妥善保管，黄勋拔认为：“对在立卷前已确认内容与实际情况不符或不完全相符的文件，应根据具体情况处理。如果是正式文件，当然要立卷，以保存历史真迹”。章顺德要正确地对待不真实的档案内容认为：“对内容不真实，甚至是颠倒是非的档案，我们要与其他档案一视同仁地加以精心保管，任何组织和个人不得任意涂改、伪造、损毁、销毁，以维护国家档案的完整与安全”。赵跃飞认为：“内容失实的档案符合档案自然形成规律，排斥在档案概念之外是不恰当的”。这修正了他本人曾经将“伪档”(内容失实的档案)

33、排斥在档案之外而归人资料范畴的说法。,最后，多数同志认为对内容失真的档案应该采取适当措施予以说明，不能放任之。张照余档案真实性的模式分析认为：“对档案文件中十分确凿的错误内容可适当附注”。韩松华档案失真原因概述称：“对于档案文件中的伪造、不真实、不完整部分，要依法通过正确途径，加以注释佐证、补充”。,档案发挥作用的特点,档案的价值是客观存在的，档案价值的实现也有一定的规律可循，也需要一定的条件保障。研究和掌握实现档案价值的规律性与条件，是为了在尊重这些规律的基础上，更合理、更有效地发挥档案的作用。,4档案发挥作用的特点,档案作用的扩展律档案机密程度的递减律档案科学文化的递增律档案发挥作用的条件

34、律,档案作用的扩展律,由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。,（一）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者及其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。,（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展 档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。,档案机密程度的递减律,档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移

35、和条件的变化，机密性也在发生变化：有的档案在多年后仍有机密性；有的机密性减弱，降低了密级；有的失去了机密性，这是递减率。档案机密程度的逐渐减低，是一种规律性的趋向。档案机密程度的强弱与保存时间的长短成反比例。随着档案机密性的缩小，档案的社会性则相应地增强，解密销密的档案便可以开放，因而档案发挥作用的范围，即越来越宽。这被称为递增率。,档案科学文化的递增律,随着历史的进程，特别是社会主义建设的发展，档案便从更多地用于阶级斗争，逐渐转为更多地用于经济活动、科学研究和文化教育等各项建设事业。解放以来，从档案利用工作的起伏发展中，已经看出一种总的趋势：由于社会主要矛盾的变化，档案的更广阔更长远的作用，

36、已从主要服务于阶级斗争移向在为政治斗争服务的同时，更多地服务于社会主义物质文明和精神文明建设。认识这一规律的意义在于针对不同时期档案作用的不同侧重面，合理地组织档案管理，并采用与之相应的提供利用手段，使档案作用得到充分发挥。,实现档案价值的条件律,档案价值关系不是天然存在的，而是通过主体和客体之间的相互联系、相互作用而形成的，这种联系和作用就是档案利用活动。档案利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。,（一）社会环境 社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求、档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。,（二）社会档案意识 人

37、们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会对档案的需求程度以及档案工作能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。,（三）档案管理水平 档案管理水平的高低直接影响到档案管理部门提供档案服务、满足社会需求的能力，以及利用者获取所需档案信息的可能性。,5档案的种类,档案的来源标准档案的内容标准档案的载体形式标准档案的形成时间档案所有权的标准,国家机关档案,党派 档案,企业 档案,事业单位档案,名人 档案,档案的来源标准,普通 档案,专门 档案,档案的内容标准,人事档案、科技档案、军事档案、会计档案、电子档案、司法档案、外交档案等等。,包括,甲骨 档案,简牍 档案,金

38、石 档案,缣帛 档案,纸质 档案,胶片 档案,电子 档案,档案的载体形式,档案的形成时间,古代档案,现代档案,近代档案,国家所有档案,集体所有档案,个人所有档案,档案的所有权,档案的形成时间,古代档案,现代档案,近代档案,其他划分种类,档案的信息媒介,文字档案,图标档案,声像档案,第二节：档案工作,档案工作的内容及性质档案工作的基本原则档案机构档案工作者对档案工作的回顾与展望,档案工作的内容及性质,档案工作的基本原则,档案机构,档案工作者,对档案工作的回顾和展望,档案价值的时效律,时效，指的是某一事物在一定时间内发挥作用的特性。档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效律。,（一）档案与利用者需求之间关系的时效性,并不是所有文件的生命期都一样长，姑且不论其自然寿命，仅就其有用性而言，有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。,