办公室文员工作职责.docx
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1、办公室文员工作职责办公室文员的工作内容及工作职责: 1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。 2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。 3. 接听、转接电话;接待来访人员。 4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。 5. 负责传真件的收发工作,传真信息必须在五分钟内送达相关人员, 6. 负责收发管理报纸、信函; 7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总,并起到有效监督和引导作用。 8. 协助其他部门的工作,并和其他部门友好相处。 9. 负责总经理办公室的清洁卫生:如烟缸不得超过十个烟蒂,访客离去后,十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯
2、。 10. 负责接待工作:如有访客进入接待厅,应抬头行注目礼您好,请问找谁?,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸; 11. 总机服务工作:铃响三声内必须接听,您好,XX公司。;若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找总经理,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门; 12. 安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗; 13.上面交办的其它临时工作。 职场人生:白领职场十三戒律 国外一位著名企业老板,针对白领阶层归纳出13条戒律,分别以一种动物或物体做比喻。对比看一看,你会是其中一种吗? 1、没有创意的鹦鹉:只会做机械性的工作
3、,不停地模仿他人,不会求自我创新,自我突破,认为多做多错,少做少错。 2、无法与人合作的荒野之狼,:丝毫没有团队精神,不愿与别人配合,分享自己的劳动,也无视他人的意见,自顾自地工作,离群索居。 3、缺乏适应力的恐龙:对环境无法适应,对市场变动经常无所适从或不知所措,只知请教领导,也不能接受职位调动或轮调等工作改变。 4、浪费金钱的流水:成本意识很差,常无限制地任意申报交际费、交通费等,不注重生产效率。 5、不愿沟通的贝类:有了问题不愿意直接沟通或羞于讲出来,总是闭着嘴巴,任由事情坏下去,没有诚意。 6、不注重资讯汇集的白纸:对外界讯息反反应不敏锐,不肯思考、判断、分析,也不愿搜集,记忆有关讯息
4、,懒得理会知己知彼,百战百胜这句名言。 7、没有礼貌的海盗:不守时,常常迟到早退,服装不整,讲话带刺,不尊重他人,做事或散漫或刚愎自用,根本不在乎他人。 8、缺少人缘的孤猿:嫉妒他人,只对别人的成就飞短流长而不愿意向他人学习,以致在需要帮助时没人肯伸手援助。 9、没有知识的小孩:事事仍然需要别人的照顾,生活能力极差,对工作也需一点一滴交待得十分清楚,否则干不好。对社会问题及趋势也从不关心,不肯充实专业知识,很少阅读专业书籍及参加各种活动。 10、不重视健康的幽灵:不注重体闲活动,只知道一天到晚地工作,常常闷闷不乐,工作情绪低落,自觉压力太大,并将这种压力影响别人。 11、过于慎重、消极的岩石:
5、不会主动工作,因此很难掌握机会,对事情没做前先发出悲观论调,列出一大堆不可能,同时对周围事物也不关心。 12、摇摆不定的墙头草:从没有自己的观点,永远只是附和别人的意见。更重要的是一遇到公司纷争,哪边势力在就倒向哪一边,并煽风点火,一旦这方失势,又马上倒向另一方。 13、自我设限的家畜:不肯追求成长、突破自己,不肯主动挑起力所能及的担子,抱着努力也没用,薪水够用就好的心态,人家给什么接 什么。 跟单文员工作职责及要求 一、跟单文员具体职责 跟单工作主要分为三个方面: 1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督! 2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或
6、投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地) 3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进! 跟单员的工作内容主要有:外贸业务跟单,物料采购跟单,生产过程跟单,货物运输跟单及客户联络跟踪。 1.出口货物跟单了解基本外贸知识:。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单:懂营销,懂产品。 3 .生产过程跟单:懂生产,懂管理,懂沟通。 4 .货物运输跟单:货物运输知识,及了解报关知识。 5.客户联络跟踪:了解对客户的管理,懂国际礼仪知识: 跟单员工作流程关联图: 客户订单处理中心订单订单处理中心生产部门生产计划采购部 供应商进料仓库生产转换仓库出库 货物的出口交易有二种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自
7、营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等。 一、接单:接单也即合同的签定,订单的取得。 合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。 1下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。 2接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。 3接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是: 合同:合同有销货合同和购货合同。前者由卖方草拟,后者由买方
8、草拟。 确认书:它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书和购货确认书。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。 还有协议书,意向书,订单和委托订单等。要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。 4接单的程序: 接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。 询盘:又叫询价。 发盘:又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的
9、。 还盘:又叫还价。 接受买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。 二、审单:即审核合同 1审单内容: 确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。 2审单方法: 产品名称,规格: 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号? 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 质量: 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约
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