美氏--《职位澄清与职位说明书》课件.ppt

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1、美世咨询北京,鑫苑(中国)置业有限公司职位澄清与职位说明书培训2007年9月19日,Mercer Human Resource Consulting,为什么要澄清职位的角色和职责了解、掌握如何撰写职位说明书,课程目标,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型什么是职位为什么需要澄清职位的角色与职责？职位分析、设置优化的方法职责匹配法（Role Mapping),职责分解法(ARPCI)美世职位说明书模板介绍,主要内容,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型,Mercer Human Resou

2、rce Consulting,Long Term 长期,Continuity 连续性,人力资源,Medium Term 中期,Productivity 生产力,技术资源,Short Term 短期,Yield 收益,财务资源,整合的企业资源,Mercer Human Resource Consulting,人力资源管理：3-P模型,Role Clarification职位澄清,Position Evaluation职位评估,Objective Setting目标设定,Performance Review业绩评估,Compensation薪酬,Person Development人才发展,Mer

3、cer Human Resource Consulting,三个管理角度,Resources Inventory资源清点,Resources Utilization资源利用,Resources Development资源发展,Control 控制,Mercer Human Resource Consulting,三套管理体系,Position Evaluation职位评估,Performance Evaluation业绩评价,Person Evaluation人才评价,Mercer Human Resource Consulting,美洲,强调业绩,欧洲,强调职位,亚洲,强调个人,三种不同的管

4、理文化,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型什么是职位为什么需要澄清职位的角色与职责？职位分析、设置优化的方法职责匹配法（Role Mapping),职责分解法(ARPCI)美世职位说明书模板介绍,主要内容,Mercer Human Resource Consulting,它的存在、本质和定义是基于公司的业务策略,机构,角色,架构,职责范围,部门/单位,职位Position,职位Position,职位Position,职位是组织的最小组成单位,Mercer Human Resource Consulting,职位是:职位是一组工作职责的集合

5、职位必然有明确的结果要求、以结果为导向职位的职责是相对稳定的职位可能随着组织的变化而有动态的发展,什么是职位？,它属于组织，而不属于职位任职者,Mercer Human Resource Consulting,当一名员工离职时，他带走的是他的管理风格，解决问题的能力和绩效表现水平他留下来的是他所处职位的“功能”，工作的范围和应付的职责。换句话说，他的职位仍然存在,什么不是职位？,职位人,职位行政级别,部门经理是一个职位？还是财务部经理、法律部经理是不同的职位？职位级别和行政层次是不同的。,职位一类任务,一个职位可能承担了多组性质或多个专业领域的工作任务例如：一个销售办公室的行政事务岗可能30时

6、间是文秘工作、30时间是出纳工作、40时间协助处理销售单据这仍然是一个职位，而不是“一人多岗”,Mercer Human Resource Consulting,职位的定义和特征,职位,职位的定义从3个角度：工作职责、工作结果要求、任职要求；职位具有31个特征标识：工作职责，绩效结果，职位级别，以及任职要求,职责1.职责2.,绩效目标 1绩效目标2,任职要求 教育经验.,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型什么是职位为什么需要澄清职位的角色与职责？职位分析、设置优化的方法职责匹配法（Role Mapping),职责分解法(ARPCI)美世职

7、位说明书模板介绍,主要内容,Mercer Human Resource Consulting,组织中的“洗衣机现象”职位是组织的微观实现。,具体工作和任务,职位的设置要体现部门或机构职责的科学分解，是影响工作效率的关键因素,Mercer Human Resource Consulting,任职者角度,管理者角度,可能的原因-对职位的理解,Mercer Human Resource Consulting,公司对任职者的期望,任职者对工作现状的理解,管理者和任职者共识的任职要求,沟通,达成共识,角色澄清,职责分配,岗位分析的成果形成岗位说明书,注：职位分析的结果是以特定阶段（比如一年）为界定性的拍

8、照结果,Mercer Human Resource Consulting,任职者角度,管理者角度,职位说明书的效果：一致的认同,Mercer Human Resource Consulting,公司的要求Expected role,沟通Communication,承诺Commitment,激励Motivation,个人的理解Perceived role,完成的任务Fulfilled role,双方同意Accepted role,绩效Performance,薪酬Compensation,更新Adaptation,战略政策Strategy,组织结构Organization,竞争Competitio

9、n,绩效考核 Performance Document,职位说明 Position clarification,有效Effectiveness,成功Success,固定 Fixed,浮动Variable,角色,Mercer Human Resource Consulting,职位说明责任分配责任说明 目标确定绩效考核职位评估薪酬结构职位要求员工形象,组织设置,培训 晋升,奖励招聘,绩效管理,人力资源管理的基本工具,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型什么是职位为什么需要澄清职位的角色与职责？职位分析、设置优化的方法职责匹配法（Role Ma

10、pping),职责分解法(ARPCI)美世职位说明书模板介绍,主要内容,Mercer Human Resource Consulting,职责匹配方法部门职责被匹配到部门的每个职位,部门职责 1,部门职责 2,部门职责 3,部门职责 4,部门职责 n,职责匹配的结果清晰的描述了部门内部所有职责和职位的归属关系对部门分工现状进行职责匹配分析，目的是分析、澄清部门内各相关职位之间的职责关系。目标是使职责划分有助于提高流程效率，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。以及职位本身定位和职责不清晰的问题,职位A,职位B,职位C,职位D,Mercer Human Resource Consulti

11、ng,职责匹配分析ROLE MAPPING,什么是职责匹配图？职责匹配图是部门的职责和职位职责的两维矩阵指出部门的每个职责分布在哪些职位，这些职位所（应该）承担的部分，所产出和负责的结果，所扮演的角色各是什么,部门职责匹配图基本模板：,部门职责匹配图基本结构：在矩阵的横轴列举职位名称，纵轴列举部门的职责对应于某职位和某一职责的单元格内，描述该职位所承担的具体职责,Mercer Human Resource Consulting,职责部分的描述规则,单元格内的内容包含以下部分：负责的结果部分 完成的动作,职位承担的职责和结果,见插页45页,部门的职责,Mercer Human Resource

12、Consulting,职责匹配方法一份以职位为基础的职责匹配图示例,Mercer Human Resource Consulting,通过职责匹配分析和建议职位设置,1、基于现状描述职责分布职责匹配,4、新的组织结构图,0、现状组织结构图,Mercer Human Resource Consulting,职责匹配完毕之后，需要进行检视，判断有无下列问题出现，出现的原因,有些部门职责似乎没有岗位负责有些部门职责分解到各岗位的具体职责不连续某一部门职责在涉及的不同岗位上的角色是否清晰（上下级、左右等）某一岗位在某个部门职责上定位含混，难以描述某些岗位在其纵向单元格内的描述中，没有完全负责的职责条目

13、某些岗位几乎在大部分单元格内的描述重合某些岗位在某个部门职责上的职责描述涵盖了其他部门职责的内容,实际情况！,漏掉写了！动词不准确！,Mercer Human Resource Consulting,形成部门职责匹配图的步骤,1分解部门职责,2匹配并描述岗位/现实分工的职责,3部门组织结构图,Mercer Human Resource Consulting,基于职责匹配结果形成部门的组织结构图,组织结构图规则,采取框图形式反映汇报关系，标注岗位名称和任职人员姓名（数量）组织结构图和职责匹配图是对应的对于一岗多人标注数量对于一人多“岗”在框图中用色块标注哪两个“岗位”由一人承担,Mercer H

14、uman Resource Consulting,职责分解的ARCPI工具,分解的目的：分析、澄清各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责关系，分配工作，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。,Mercer Human Resource Consulting,5种不同的职责,A-V审批(Approval-Veto)：审核以批准或否决的权利 R 主要负责(responsibility):负责启动并跟踪某一活动，并确保该活动的顺利完成，对该活动的结果负责。主要是“管理”该活动，不一定需要亲自完成它 P参与（Participate）：做为行动小组成员之一参与该活动 C咨询(Consultati

15、on)：为某活动提供咨询、建议 I告知或获悉(Inform)：必须被告知，但是没有直接影响力,Mercer Human Resource Consulting,职责矩阵举例,Mercer Human Resource Consulting,职责分解工具ARCPI,Mercer Human Resource Consulting,职责分解规则,无直接关系的可以留空 R*指只对本部门负责 每一活动都有、而且只有一项R。因此，必须就此项R形成共识，或由上级拍板决定。达不成共识时可以按如下页方法决定：,Mercer Human Resource Consulting,将活动细分（最常见的方法）将R上移

16、给上级主管（不一定是最好的方法）上级决定,职责分解规则（续）,Mercer Human Resource Consulting,美世人力资源3P管理模型什么是职位为什么需要澄清职位的角色与职责？职位分析、设置优化的方法职责匹配法（Role Mapping),职责分解法(ARPCI)美世职位说明书模板介绍,主要内容,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书模板从六个方面对职位进行完整地描述,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书(1)职位基本信息,识别信息 日期机构 部门职位名称 任职者 接受主管主管名称 核准,Merce

17、r Human Resource Consulting,目的（职位存在的理由，限制和目标),职位说明书(2)职位目的,Mercer Human Resource Consulting,“该职位为什么存在”动词 责任 在 范围内Verbs Role Within Framework,职位存在的目的,Mercer Human Resource Consulting,Results 结果Market Share 市场份额Profit 利润Sales 销售Quantity 数量Quality 素质Service 服务.,Policy 政策Principles 原理Guidelines 准则Superv

18、ision 日常监督,Organize 组织Direct 指导Recommend 推荐Plan 计划Operate 操作活动,With What Objectives 目标?,Within Which Limits 限制?,为了,做什么,在,目的(职位目标、限制和存在的理由),Why Does The Position Exist?职位存在的理由?,Mercer Human Resource Consulting,职位目的之写法示例:(例子:营销总监),为了完成公司销售额、利润率和提高市场占有率,在公司的经营发展方向和产品战略影响下,制定营销策略和搭建销售部结构，提高部门成绩，完善服务质量,限

19、制范围,职位存在理由,设立此职位的目的,Mercer Human Resource Consulting,为最大限度地利用销售资源，增加销售额，提高重要客户贡献率,限制范围,职位存在理由,设立此职位的目的,职位目的之写法示例:(重要客户销售经理),在指定的销售区域内,公司政策指引下,制定所负责产品的销售策划案和具体目标；监督和领导销售代表完成销售目标，建立市场信息渠道，建立和持续维护新老客户关系,Mercer Human Resource Consulting,市场 Market业绩 Performance利润 Profitability效率 Efficiency生产率 Productivit

20、y质量 Quality服务 Service期限 Deadlines安全 Safety持续性 Continuity,法律 Laws价值观Values原则 Principles政策 Policies策略 Strategies方针 Guidelines模型 Patterns方法 Methods技术 Techniques体系 Systems,做法 Practices习惯 Customs程序 Procedures条件 Conditions模式 Models规定 Rules常规 Routines指示 Instructions规则 Regulations准则 Criteria,职位目标、限制的用词举例,“以

21、何为目标”,“有何限制”,Mercer Human Resource Consulting,你本人职位存在的目的是什么？,职位存在的目的,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书(3)人事权限,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书(4)工作网络,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书(5)职位最低要求,Mercer Human Resource Consulting,职位说明书(6)职责描述,职位：任职者：日期：,职责范围职责名称职责定义,职责等级全部部分协助,衡量标准数量质量时效

22、成本他人评价,Mercer Human Resource Consulting,首先确定职责范围,职责名称,职责定义,描述要点,一个词/短语独立而穷尽,一句话/简洁的一段话使用“为了，在下，做”句式,示例,区域销售经理,Mercer Human Resource Consulting,然后确定职责等级,定义,示例（针对某一流程）,Mercer Human Resource Consulting,甄别、选择、面试、推荐、聘请 合格的人选,例:招聘,为了,为了在时间、成本和素质上满足使用者的要求,做,（使用动宾结构）,（动词）,（对象）,+,Mercer Human Resource Consul

23、ting,债务人和债权人的短期和长期的资本需求,例:流动现金的管理,为了,做,（使用动宾结构）,（动词）,（对象）,+,为了保持足够的流动现金和获得最高的回报,预测和估计,Mercer Human Resource Consulting,例:销售,为了,做,（使用动宾结构）,（动词）,（对象）,为了介绍产品和获得销售,辨别、接触和拜访,准客户,Mercer Human Resource Consulting,思考和行为的动词,发起参与支持推荐计划 调研/评估/发展/建议/忠告决定组织实施执行/实现指导/管理控制监督修改更新,思考决定实施,Mercer Human Resource Consul

24、ting,行为动词参考,Mercer Human Resource Consulting,如何证明优异的工作成绩？,衡量,Mercer Human Resource Consulting,Cost 成本Time 时间Quantity数量,Quality 质量Human reaction 人的反应,量度的例子,Mercer Human Resource Consulting,准确数据比率价值程度一般说明,衡量标准,Mercer Human Resource Consulting,分析职位而不是分析个人重视职位的现状最近的将来原则澄清任职者和主管的角色双方同意,注意事项,Mercer Human

25、Resource Consulting,职位说明制度的建立,职位说明书由直接上级根据职位工作内容/职位分析问卷撰写经理和任职者本人就职位说明书进行沟通并达成一致完成的职位说明书一式三份，由人力资源部，直接上级和任职者本人保存组织机构调整时应重新检查职位说明书,Mercer Human Resource Consulting,职位说明中常见的问题,基本信息职位名称的填写较为随意、不规范。应与人力资源部最近一次定编时的名称一致。如果属于新增职位，则应得到人力资源部的事先确认职位目的填写未按照“为了，在下，做”的格式填写，无法准确了解职位存在的价值填写内容空泛，与职位联系不大内容不准确，不能站在应有

26、的高度,Mercer Human Resource Consulting,职位说明中常见的问题（续）,任职条件描述的要点：教育：说明为了胜任该职位，任职者必须具备的最低的教育水平。包含学历和专业两方面。专业知识：是指为正确完成本职位职责所应必须具备的专业知识（如人力资源职位的人力资源理论基础知识、财务人员的财会知识等）工作经历：说明为了胜任该职位，任职者必须具备的最起码的工作经验。一般从工作年限、工作经验的类型等方面描述。综合技能和专业技能：为了胜任该职位，任职者必须具备的能力要素和技能。其它：对于特殊类型职位，在品德、特殊能力等方面的特殊要求。如对财务人员的操守要求；对工程人员的吃苦耐劳精神

27、的要求等,Mercer Human Resource Consulting,职位说明中常见的问题（续）,职位职责描述的要点每一句话只完整表达一项基本职责；（语言要求规范、准确，不模棱两可）职责要根据本职位的要求来制定；不能根据现在本职位工作人员的工作内容，或该人员能不能完成来制定列出的职责最好不超过八项职责中不应包含模糊、不确定的内容（如临时分派工作等）条理清晰，层次分明按照职责的重要性进行排列,Mercer Human Resource Consulting,撰写职位说明书的步骤,任职者确认与修改-访谈或书面,转给上级审核,撰写草稿,上下级达成一致,完成,信息收集-访谈或问卷,Mercer Human Resource Consulting,谢谢您参加本次培训祝合作愉快！,