内部控制具体制度采购与付款管理.docx

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1、内部控制具体制度采购与付款管理采购与付款管理制度 1. 总则 1.1. 为了加强对单位采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据中华人民共和国会计法、上海证券交易所上市公司内部控制指引、内部会计控制规范基本规范和企业内部控制具体规范采购与付款等法律法规，并结合本公司的实际情况，制定本制度。 1.2. 本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司，参股子公司可参照执行。 2. 采购管理的组织机构和职责 2.1. 股份公司财务部的相关职责 负责对付款计划的审批； 负责对供应分公司以及各矿财务部门的采购资金结算监督检查； 负责对设

2、备配件采购货款的结算。 2.2. 股份公司财务部计划部门相关职责 负责设备、配件的需求计划的汇总、审核，并编制采购计划。 2.3. 股份公司秘书处下属法律工作室的相关职责 负责对采购合同的审核； 负责对采购过程中的法律纠纷进行处理。 2.4. 股份公司设备租赁部相关职责 负责各单位设备、配件需求计划的汇总、审核和上报； 负责按照审批后的设备、配件采购计划实施对设备、配件采购工作； 负责设备、配件进货检验和不合格品的处置； 负责编制设备、配件采购的付款计划； 负责对设备、配件采购的合格供方评价和管理。 2.5. 供应分公司采购部门的相关职责 负责公司管材料采购计划的汇总、编制和审批后的实施； 负

3、责进入总库材料的进货检验； 负责公司管采购材料的不合格品处置； 负责保证发生灾害事故时抢险救灾物资的提供； 负责对公司管材料采购的合格供方评价和管理。 2.6. 供应分公司财务部门的相关职责 负责编制供应分公司会计资料，并上报股份公司财务部； 进行材料成本分析，并上报股份公司财务部； 负责付款计划的编制； 按照审批的付款计划办理货款结算。 2.7. 供应分公司监控办的相关职责 对材料采购的价格和质量进行监督； 对招投标采购进行跟踪和监督； 对供货厂商的调查论证卡、供需合同等工作进行审核和监督。 2.8. 各矿物资供应部门的相关职责 负责采购需求计划的编制； 负责自购材料、设备、配件采购工作；

4、负责自购材料、设备、配件进货检验和不合格品的处置； 负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的进货检验和不合格品的处置； 负责对自购材料、设备、配件的供方评价和管理。 2.9. 各矿财务部门的相关职责 负责编制各矿的会计资料，并上报股份公司财务部； 进行材料成本分析，并上报股份公司财务部； 负责自购物资付款计划的编制； 按照审批的自购物资付款计划办理货款结算。 2.10. 采购管理岗位分工原则要求 单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 采购与付款业务不相容岗位至少包括： l 请购与审批； l 采

5、购与付款； l 采购合同的订立与审计； l 采购、验收与相关会计记录； l 付款的申请、审批与执行。 单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。 单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单、验收证明、入

6、库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 3. 授权审批规定 3.1. 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。 3.2. 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 3.3. 经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 3.4. 授权审批内容可以参见下表：采购付款审批权力矩阵 审批部门及人员

7、审批事项 年度材料采购计划 年度采购计划内 年度采购计划外金额在50万元人民币以内 年度采购计划外金额在50万元月度材料100万人民币之间 采购计划 年度采购计划外金额在100万元500万人民币之间 年度采购计划外金额在500万元3000万人民币之间 年度采购计划外金额在3000万人民币以上 年度设备配件采购计划 年度采购计划内 年度采购计划外金额在50万元人民币以内 年度采购计划外金额在50万元月度设备100万人民币之间 配件采购年度采购计划外金额在100万元计划 500万人民币之间 年度采购计划外金额在500万元3000万人民币之间 年度采购计划外金额在3000万人民币以上 矿 供应科 财

8、务科 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 提出 运供应分公司 股份本部 高管层 董事会 分管副 设备 分管副 总经理 矿长 采购部 财务部 机电部 财务部 总经理 董事长 全体成员 矿长 租赁部 总经理 办公会 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 汇总 汇总 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 审核 审核 审核 审核 审批 审核 审核 审核 审批 审核 审核 审批 审核 审核 审议 审议 审批 审批 审批 审批 审批 审批 分管领导审批 主

9、管领导审核 审批 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 分管领导审批 主管领导审核 审批 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 单项合同额50万元人民币，且属于业务单位采购范围的 单项合同额3000万元人民币 50万元以下，且属于业务单位采购范围的 预付款审批 50万元以下，且属股份公司采购范围的 50万元以上 业务单位采购项目 付款审批 股份公司材料采购项目 股份公司设备配件采购项目 比价 提出 审议 审核 审批 审批 审批 主管领导审批 主管领导审核 主管领导审查 主管领导审查 主管领导审批 主管领导审核 审议 审核 主管领导审批 主

10、管领导审核 主管领导审查 主管领导审查 审议 审核 审核 审核 审核 审批 审核 审核 审批 审批 审议 审批 4. 采购与付款管理内控程序 请购单位 采购部门 财务部门 2采购计划 采购部门 采购部门 仓储部门 财务部门 1需用计划 3采购 4签订合同 5验收 6付款 图：采购计划的制定与实施内控程序 4.1. 公司各业务单位根据公司的生产计划、基本建设计划、更新及大修等专项资金计划、库存管理、厂商情况等编制需用计划，经主管领导审批后，根据物资采购主体的不同分别报业务单位采购部门、股份公司设备租赁部和供应分公司。 4.2. 供应分公司汇总各业务单位的材料需用计划，形成公司的材料采购计划；设备

11、租赁部汇总各单位的设备、配件需用计划，报股份公司财务部的计划管理部门形成公司的设备、配件采购计划；各业务单位的供应部门汇总本单位自购物资的需用计划，形成自购材料采购计划；所有采购计划经主管领导审批后交由采购人员实施采购。 4.3. 供应分公司、设备租赁部、各业务单位的供应部门根据采购项目、金额不同，分别实施比价、邀请招标和公开招标的采购。 4.4. 供应分公司、设备租赁部、各业务单位的供应部门负责与供方签订订货合同，并按照合同管理办法实施审批和备案。 4.5. 对到货物资，由仓储部门实施验收，并出具验收报告，对验收不合格的物资要协同相关部门进行处理。 4.6. 采购部门每月汇总、上报应付款项目

12、，财务部门进行审核，对验收合格，符合付款手续的项目编制付款计划，在付款计划经过审批后执行付款结算。 5. 需用计划与采购计划的制定与实施内控要求 5.1. 采购计划必须按照公司生产计划、基本建设计划、更新及大修等专项资金计划、库存管理、厂商情况及采购管理的实际编制，使用单位编制需用计划，各计划编制主体审核汇总后编制公司采购年、月采购计划。 5.2. 采购计划的编制 5.2.1. 请购单位根据生产实际、工程预算、参酌库存情况，真实、准确填写所需材料、设备及配件的名称、数量、规格型号、需求日期及注意事项，需要图纸的必须提供必要的图纸，经请购单位主要领导或主要领导授权人签字后，递送至供应部门。 5.

13、2.2. 生产维修材料采购计划 队组材料需用计划：由各生产队组每月月底以前进行编制，并同时向本单位供应部门报送，以作为各矿、厂、处供应部门对生产队组进行材料分配的依据，以及编制自购材料采购计划和股份公司材料需用计划的基础资料。 自购材料采购计划：由各矿、厂、处供应部门每月5日前在汇总队组材料需用计划中属矿、厂、处采购权限的材料的基础上进行编制，以作为供应分公司向矿、厂、处分配自购材料采购资金和矿、厂、处供应部门组织自购材料采购订货的依据。自购材料为晋城煤业公司材料采购目录以外的材料。 股份公司材料需用计划：由各矿、厂、处供应部门每月5日前汇总各生产队组报送的队组材料需用计划中所需股份公司采购的

14、材料，编制需要计划，并同时向供应分公司报送，以作为供应分公司向各矿、厂、处分配股份公司材料的依据和编制股份公司材料采购计划的基础资料。 股份公司材料采购计划：由供应分公司每月10日前汇总各矿、厂、处报送的股份公司材料需用计划的基础上进行编制，以作为供应分公司采购股份公司材料的依据。 5.2.3. 基本建设材料采购计划 基本建设计划指基本建设和更新、大修等专项资金工程所需材料的供应计划(施工单位自购材料除外)。分施工单位材料需用计划、自购材料采购计划、股份公司材料需用计划和股份公司材料采购计划。 施工单位材料需用计划：由施工单位在工程开工前13个月(主要材料3个月，一般材料1个月)，分单位工程按

15、施工图预算进行编制，并同时向建设单位供应部门报送，以作为建设单位供应部门向施工单位分配材料的依据。 自购材料采购计划：由建设单位供应部门按公司下放的采购权限，在汇总施工单位材料需用计划的基础上进行编制，作为建设单位供应部门组织自购材料采购订货的依据。自购材料为晋城煤业公司材料采购目录以外的材料。 股份公司材料需用计划：由建设单位供应部门在汇总施工单位材料需用计划的基础上，分单位工程按施工图预算在工程开工前l3个月进行编制，并同时向供应分公司报送，以作为供应分公司采购和向建设单位分配股份公司材料的依据。 股份公司材料采购计划：基本建设的股份公司材料采购计划由供应分公司在编制生产维修股份公司材料采

16、购计划时，汇总基本建设的需要统一进行编制实施。 5.2.4. 设备采购计划 各单位每年要在10月份提出下年度设备购置建议计划，对申请采购的主要设备要说明理由、主要技术参数、选型原则、价格和现有设备的使用现状。 使用单位对设备的选型应充分考虑设备的安全性、经济性、通用化、标准化。选购的矿用设备应证件齐全。 对主提升机、主通风机、主排水泵、空压机、主变压器、综采综掘设备、洗煤厂咽喉设备、大精稀机床设备、特种设备及 30万元以上的其他生产、生活、医疗等主要设备，需调研的由使用单位组织进行调研，编制出技术方案或可行性报告。公司设备管理部门组织有关业务处室人员对设备使用单位提出的技术方案或可行性报告进行

17、技术、经济论证，提出审查意见后，报送公司财务部计划部门。 公司财务部的计划部门审核汇总后形成年度采购计划。 5.2.5. 配件采购计划 各单位要根据正常生产维修配件消耗定额，设备大、中修计划，认真组织编制配件年度需用计划及年度补充需用计划。 编制配件全年需用计划前，要认真清查配件库存，坚持“先利库”原则，充分利用配件库存资源和期货资源。 编制配件需用计划要充分考虑本公司自制资源，同时编制自制计划，坚持能自制不外委的原则，尽可能减少流动资金。 各单位编制的各项配件需用计划资金必须控制在设备管理部门下达的配件承包指标以内，不得超储、超耗。 各单位每月二十四日前编制好下月配件需用计划，月计划包括自制

18、加工配件计划。 临时计划只限生产临时急需件，否则不予安排。 年度需用计划要经各单位机电部门领导，分管矿长，矿长签字后，由机电部门负责分别报公司机电技术部和设备租赁部，机电技术部审核后交由设备租赁部统一汇总报财务部计划部门编制年度配件采购计划，并按照审批权限报上级主管部门审批。 各单位月度配件需要计划，需经机电科长签字后，于二十五日前经配件库主管领导审核签字后，报送公司机电技术部和设备租赁部，机电技术部审核后交由设备租赁部统一汇总报财务部计划部门编制月度配件采购计划，并按照审批权限报上级主管部门审批。 5.3. 采购计划的调整 5.3.1. 材料采购计划的调整： 由于生产任务变动、工程或设计变动

19、、计划不周、需用材料发生变化，使用单位要及时对已报出的计划提出补充和调整，一般应在报送计划后10天内提出，否则，供应部门不保证供应，如在提出调整计划时，供应部门已组织进货，造成超储积压由使用单位负责。 计划的补充和调整需要说明原因，并经过原申报计划审批领导审批后方可进行计划的补充和调整。 5.3.2. 设备采购计划的调整：如因数量、规格型号、资金、设计变更或因其它原因不再需要，采购人员不能随意变动，必须有财务部下达的经过审批的调整函，调整后进行采购。 5.4. 各单位对采购计划工作要高度重视，加强管理，有制度，有考核，最大限度地减少计划外物资和临时急用物资，保证计划的准确率。 5.5. 编制采

20、购计划要根据生产和建设任务，按照编制计划的原则和要求，认真核算，不准随意估算、凭空捏造、草率行事。 5.6. 计划编制人员在编制计划时必须首先对库存物资进行核查，如果库存量能够满足要求的，直接通知需用单位领用，不再列入采购计划。 5.7. 各单位的需求计划必须要经过单位领导审核后方可上报。 5.8. 生产队组在向本单位供应部门报送主要材料需用计划和各矿、厂、处供应部门在向供应分公司报送股份公司管主要材料需用计划时，要充分考虑进货周期和制造周期，特别是对于工作面搬家、批量更换、新增设施等情况，要提前1-3个月报送，为采购进货以及招标比价留有合理的进货时间，以保证生产不受影响，否则，责任自负。 5

21、.9. 基本建设材料采购计划在编制时都要根据工程进度安排情况，标明用料的先后时间顺序。 5.10. 材料、设备及配件采购必须有由使用单位填写、财务部计划部门审批签字的晋城煤业资金使用跟踪管理卡片。具体管理要求参见附件晋城煤业资金使用跟踪管理 5.11. 各单位对所报送的材料、设备及配件需求计划负完全责任，执行计划要严肃认真。执行计划的原则是： 5.11.1. 不报计划一律不准供应，不按时报送计划供应部门不保证供应，影响生产由使用单位负责。 5.11.2. 按计划组织到货的材料、设备及配件由使用单位进行储备，因计划不周，生产建设发生变化未及时按规定对计划进行调整，造成超储积压的物资由使用单位负责

22、处理，造成的经济损失由使用单位负担，并追究有关人员的责任。 5.11.3. 对临时提出的急用材料、设备及配件，在补办计划后，供应部门尽快设法解决，但不保证供应，影响生产和建设的由使用单位负责。 6. 采购管理内控要求 6.1. 材料及设备、配件采购实施招标和比价两种方式，要严格执行晋城煤业招标投标和比价管理办法。具体管理要求参见附件晋城煤业材料采购招标投标管理办法、晋城煤业材料比价采购管理办法和晋城煤业设备、配件采购及设备修理招标投标管理办法。 6.2. 采购方式的确定 6.2.1. 进入基本建设程序项目的钢材、水泥、黄砂、电缆等主要材料的采购，单项合同估算价100万元人民币以上的应采用公开招

23、标方式；单品种同型号同规格合同估算价10万元100万元人民的可采用邀请招标方式；除规定的材料采购招标范围以外的实行比价采购。 6.2.2. 进入生产程序的主要原材料、辅助材料的采购，单品种同型号同规格合同估算价在100万元人民币以上的，应采用公开招标方式；多品种型号规格合同估算价100万人民币以上和单品种同型号同规格合同估算价10万元100万元人民币的可采用邀请招标方式；除规定的材料采购招标范围以外的实行比价采购。 6.2.3. 资金在100万元人民币以上的设备、配件采购，采用公开招标方式；资金在10万元100万元人民币的设备、配件采购，采用邀请招标方式；资金在10万元人民币以下的设备、配件采

24、购，实行比价采购。国债、基建、安全改造项目无论资金大小全部采用公开招标方式。 6.3. 材料采购内控要求 6.3.1. 严格按计划组织采购，不准无计划或超计划进货。 6.3.2. 严格执行招标和比价程序，不符合程序不准签订订货合同。 6.3.3. 严格执行“比质比价，择优选购”的原则，除仅有唯一供货单位或企业生产建设有特殊要求外，要选择两个以上的供货厂商进行比较，同时要综合分析质量、价格、运输费用、付款方式、供货能力、信誉等情况，力争取得最佳综合经济效益。所选择的供货厂商必须是合格供方。 6.3.4.在采购过程中要坚持比质比价、择优选购、集体决策、公平、公开、公正的原则，提高透明度，杜绝和防止

25、不正当行为的发生。 6.3.5.严格按照采购权限的划分进行采购，不准越权采购，否则追究有关部门和人员的责任。 6.4. 设备及配件采购内控要求 6.4.1. 公司设备、配件的采购要贯彻落实中华人民共和国招标投标法和中华人民共和国合同法及有关的法律、法规，并要结合公司的实际情况。 6.4.2. 公司设备、配件的采购遵循“严格按计划采购，无计划不采购”的原则。 6.4.3. 公司设备、配件采购要本着“质量第一，兼顾价格，择优选厂，优质优价”的原则。 6.4.4. 已经定型的煤矿专用设备，为便于管理，不宜频繁变型。 6.4.5. 对专业性、技术性很强的设备，设计工艺一经确定，设备厂家就别无选择的项目

26、，从委托设计开始就一次性连设计带设备一起招标，以免设计定型后，设备就无法再进行招标。 6.4.6. 设计部门在提供设备清单时，应只选型，不选厂。对选型后就视同选厂的产品，只给出技术参数和技术要求即可。 6.4.7. 业务部门对分管业务的专用设备的技术质量负责，可对分管的设备进行选型和提出设备要求，同时也可以确定三家以上的供货商，但不能指定某一家的产品。 6.4.8. 同种类的主要机电设备采购时，若招标采购时间间隔不超过三个月的，不再重复招标。 6.4.9. 特种行业专业设备，国家或地方行政部门有文件规定，指定生产厂商供货的。 6.4.10. 煤矿专用机型或系统配套的补套产品，必须是特定唯一的配

27、套厂生产的产品。 6.5. 合格供方管理 材料、设备及配件采购部门要做好合格供方的评审和档案管理工作，要按照一体化管理体系的要求，认真收集合格供方的有关资料进行存档，合格供方的评审工作每年由晋城煤业供应分公司、设备租赁部和业务单位供应部门按照各自的采购权限每年评审一次。未经评审确定为合格供方的不准向其采购订货，公开招标的除外。具体管理要求参见附件晋城煤业供应商准入制度。 7. 合同订立与管理内控要求 7.1. 材料、设备及配件采购签订合同必须遵守国家的法律和行政法规以及我公司招标采购和比价采购的有关规定，遵循平等互利、协商一致的原则，任何人不得利用签订订货合同进行违法活动。 7.2. 签订合同

28、实行“谁签约、谁负责”的原则，具体承办人员对所签订的合同负直接责任，有关审查人员负审查责任，委托代理人负领导责任。 7.3. 签订合同的供应商必须是经过审查备案的合格供方，或是经招标会议和比价例会集体决策确定的供应商，否则不准与其签订合同。 7.4. 签订的合同应具备以下主要条款： 产品标的要完整，型号规格要齐全，执行标准要明确，订购具有特殊要求的材料、设备及配件必须注明有关的技术数据及具体要求，文字一定要清楚。 产品的计量标准要符合国家规定的法定计量单位。 产品的数量、交货期限，分期交货批量要明确。 产品的价格、运杂费的负担和结算方式在合同中要明确规定。 产品的交货地点要确切，运输方式及到达

29、站港合理损耗要明确。 产品验收标准、方法及提出异议期限要订明。 违约责任及解决合同纠纷的方式一定要有明确规定。 签订合同的双方当事人，必须在合同上签名加盖合同专用章。 合同应按上级主管部门和国家工商行政管理部门要求的文本格式订立。 7.5. 签订合同的权限： 签订合同的承办人，必须以采购计划为依据，并在企业法定代表人授权或委托的范围内行使签订合同的权力。 签订订货合同按采购权限对外签订，任何单位和个人不得超越权限签订合同。 严格按照合同标的额的不同审批权限进行审批，具体按照权利审批矩阵的规定执行。 委托下属单位代理签订合同，必须有供应分公司签发的自购物资订货采购委托书，无委托书的自行订货合同供

30、应分公司不予承认，不予付款。发生经济纠纷供应分公司不负责处理，不承担经济责任。 下放下属单位采购的部分二、三类材料及当地土产材料由各下属单位供应部门按下放权限自行采购和签订合同。但不准再委托其它单位和人员签订合同。 下放下属单位采购物资所签订的合同均需由业务科长、分管处长、主管处长审核签字，重大经济合同由分管经理审核签字。 如遇特殊情况需紧急求援，按应急预案处理，可先提货，但捉货后需补办订货合同并按上述程序审查签字。 供应分公司委托代理的合同也要按上述条款进行审查签字。 7.6. 合同的履行 7.6.1.合同依法订立，就产生法律约束力，合同当事人应认真、全面地履行合同。 7.6.2.合同如有违

31、约，按原合同规定的违约责任有关条款处理，发生合同经济纠纷的先由本部门处理，处理不了的报法律部门解决。 7.6.3.合同的履行，应以合同的规定和合同约定的程序进行，对供方所供产品的品种、型号、规格、数量、质量和包装质量等不符合规定，或未按合同规定日期交货、错发到货地点的需方有权拒付货款。 7.7. 合同的变更与解除 7.7.1.合同一经订立，没有特殊情况原则上不得变更与解除。如发现确有不当之处，或因特殊情况需要变更或解除时，应在规定的时间内按不同性质合同的审批权限经领导同意与对方协商变更或解除合同，变更或解除合同必须采取书面形式。 7.7.2.变更或解除合同，使用单位须在合同交货期前两个月前提出

32、，否则供应分公司、设备租赁部、下属单位供应部门不予变更或解除。 7.7.3.合同变更或解除必须争得供需双方同意，当事人一方需变更或解除合同必须提出充分的理由和详细的技术数据。 7.7.4.变更或解除合同的通知或协议等资料，承办人应及时交给承付人员执行，没有书面材料原合同仍然有效。 7.7.5.因使用单位提出变更或解除合同造成的经济损失，由提出单位负担，损失费由供应部门通过公司内部银行划转给提出单位。因供应部门工作失误造成的损失，由供应部门负担并追究承办人的责任。 7.8. 合同的管理 7.8.1.供应部门监控办(员)负责材料采购合同的监督审核等管理工作。 7.8.2.设备租赁部负责设备及配件采

33、购合同及相关资料的管理工作，与设备配件相关的技术资料文档交由机电技术部管理。 7.8.3.所有采购合同最终都要到秘书处法律部门统一备案。 7.8.4.材料采购订货合同签订后经办人连同材料采购货比三家调查论证卡一并到监控办审核，要求每份合同都要有材料采购货比三家调查论证卡，经审核后及时返回业务科。 7.8.5.订货合同一式五份，由计划员给供货方一份，本人留一份，采通人员一份，随采通给财务部门承付货款一份，监控办一份。交监控办及设备配件采购合同管理人员的合同，在填写合同台帐后交法律部门备案。 7.8.6.业务部门采通人员填写合同台帐时，要按照订货时间和顺序进行认真的填写，当月的合同及时填入当月台帐

34、。 7.8.7.对过期或跨年度的合同，订货经办人要提出续供或解除意见，并以书面形式通知有关承付人员，无通知者按续供处理。 7.9. 合同的审查与监督 7.9.1.凡对外签订的合同，一律实行内部审查制度，重大合同应会同公司法律法律部门谈判、签约，供应分公司监控办和法律部门有权对合同内容及执行情况实行审查和监督。 7.9.2.管理人员必须严格执行合同法和晋城煤业合同管理办法，对无效及条款不全的合同有权拒收，避免造成经济损失，审查后的合同必须加盖审查人章或签字，加盖合同专用章，监控办(员)进行登记并向法律部门备案。 7.9.3.合同审查内容： 供应分公司签订的合同，要经秘书处法律部门及供应分公司监控

35、办进行审查监督，股份公司下属单位的合同要经本单位的有关法律部门及供应部门的监控人员进行审查监督。 审查合同有无计划依据，是否按照基层单位的计划数量和质量要求签订。 审查合同主体是否合格，供货方是否具有法人资格，有无供货能力，质量合格与否，营业执照等手续是否齐全。 审查有没有填写材料采购货比三家调查论证卡和是否经过有关领导审核签字。 审查合同所订主要条款是否齐全，是否符合合同法和晋城煤业合同管理办法规定的有关条款和当前物资供应政策。 审查涉外合同的商检条款是否齐全。 7.9.4.不经审查的合同，承付人员有权拒绝承付货款。 7.9.5.对所订合同，供应分公司、设备租赁部、各矿供应部门认为需要公证的

36、由部门主管领导批准，当事人双方应到公证机关办理公证手续，公证费用由签订合同双方承担。 8. 采购验收内控要求 8.1. 所有入库物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。 8.2. 入库材料的验收 一般材料由仓库专职验收员验收。 主要材料和专业性较强、技术要求高的材料由仓库验收员、保管员、计划员、有关人员共同验收。 民爆器材必须由仓库专职验收员、保管员共同验收。 直达各使用单位的，由各使用单位组织本单位仓库验收员、保管员和有关人员验收。 8.3. 设备配件验收 设备直达使用单位的，由使用单位进行验收，到总库的由总库验收，验收后

37、，出具验收报告，送交分管人员作为付款，索赔依据。 大型专用设备，不管到使用单位或到总库的，都要经有关部门按技术协议和合同进行验收。 配件入库前实行订货人、工程技术人员、配件管理人员“三结合”的验收办法进行验收。 8.4. 验收时间控制 一般材料、设备及配件入库后3日内验收完毕。 专业性较强、技术要求高和大宗材料，及重要设备及配件入库后7日内验收完毕。 进口材料原则上当日验收完毕，遇特殊情况，可2日内验收完毕。 8.5. 数量验收控制 计重材料一律按净重验收。按重量供货的，要进行过磅称重；按理论换算供货的，应采取与供方同样换算方式进行计重，并作好验收记录。对关系稳定，供货信誉可靠，证件齐全，包装

38、完整，拆包易损的，可抽查总数的1020，最低不少于5。 计件材料全部拆包清点件数。对包装一致，包装完整的，其箱(包)内数量，不少于抽查总数的515。 特殊材料的数量验收，按国家有关规定进行。 8.6. 质量验收控制 通过感觉器官或使用一般测试仪器检验就可决定质量的材料，验收人员自行检验。 技术复杂、性能要求高的材料，由专职检验人员进行检验。 因检测条件所限，自己不能检验的或需进行物理化学试验的材料，可请用料单位或专业检验部门代验，并提供检验报告。 8.7. 进口材料必须按照国家规定政策、办法进行检验。 8.8. 仓库要设立(建立)并严格执行验收登记和报告制度 设立到货验收记录簿。 记录物资到货

39、验收情况。 库房设置“待验收区”。待检、检后待判定、不合格材料存放在“待验收区”内，并分别做好标识。 建立验收报告制度。验收员要在规定时间填写验收报告单，上报供应部门计划员(采购员)，并分别做好标识。 验收单据必须格式统一，印章齐全。 8.9. 验收过程中发现的数量(扣除国家规定误差范围部分)或质量问题，验收员在验收报告单上加注说明，上报供应部门计划员(采购员)，由计划员(采购员)和监控管理员会同供货厂商共同处理。保管员按处理意见对不合格物资做好处置。 9. 付款审批与执行内控要求 9.1. 凡按照计划采购的材料、设备及配件，经验收合格并开据到货验收单后，方可办理货款结算手续。未经验收或验收不

40、合格和未开据到货验收单的不准办理货款结算手续。 9.2. 货款结算 9.2.1. 采购物资在结算时必须取得以下凭证：增值税专用发票或普通发票、运输发票、到货验收单一式两份、订货合同、质量证明书、资金跟踪卡等。 9.2.2. 各业务部门根据取得的合法原始凭证，编制物资到货验收通知单 (简称：采通)。编制人员接到采购手续后，先要审核原始凭证是否齐全，是否符合税法及有关规定。其次要与合同条款和资金跟踪卡及收货单位的到货验收单进行核对，核对无误后方可填写“采通”，并在合同上注明执行情况的说明，执行完毕才能写“完毕”字样。“采通”填写应在取得原始凭证后三日内完成，必须于当月的25日前交财务部门。 9.2

41、.3. 在填写“采通”过程中，根据合同和跟踪卡，如发现产品的品名、规格、单位、质量、数量、技术要求等有问题时，应及时退还供货单位进行更换，凡未按规定办理造成的经济损失，按公司有关规定处罚。 9.2.4. 增值税专用发票及运输发票必须在发票开出日三个月内交财务部门。 9.2.5. 财务部门收到“采通”及相关的原始凭证后，要按规定逐笔审查核对，核对无误后，按财务规定进行有关账务处理。 9.3. 货款支付 9.3.1. 预付货款的管理：原则上不予预付货款，只有采购生产急需、国内独家生产、国家统一调拨、市场紧缺等物资、进口设备配件等确须预付时，在对供应商偿债能力进行充分论证的前提下，须经主管领导批准方

42、可预付。论证供应商的偿债能力过程中，必须取得对方的营业执照、税务登记证、法人资格证等有效证明。50万元以下预付款必须由供应分公司主管领导长审批，50万元以上的预付款必须由晋城煤业分管副总经理审批。预付的货款应按合同约定在交货后及时清理，否则下次不予预付。 9.3.2. 股份公司采购材料的付款由供应分公司财务部门必须在每月决算结束后，将应付账款明细表交供应分公司主管领导。 股份公司采购设备、配件的付款由设备租赁部财务部门必须在每月决算结束后，将应付账款明细表交设备租赁部主管领导。 下放到各矿采购的物资的付款，由各矿的财务部门在每月决算结束后，将应付账款明细表交矿供应部门主管领导。 9.3.3.

43、供应分公司主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务部门的负责人及有关领导，共同讨论确定对各供应商的付款额，并由供应分公司财务部门编制货款支付计划，上报公司财务部。 设备租赁部主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务部门的负责人及有关领导，共同讨论确定对各供应商的付款额，并由设备租赁部财务部门编制货款支付计划，上报公司财务部。 各矿供应部门主管领导根据上月末的应付账款余额，召集各业务单位的负责人及有关领导，共同讨论确定对各供应商的付款额，并由各矿财务部门编制货款支付计划，报矿长审批。 9.3.4. 股份公司财务部对货款支付计划进行审核后，供应分公司财务部门按照货款支付金额执行付款。 股份

44、公司财务部根据审批后的设备、配件货款支付金额执行付款。 各矿的货款支付计划需经矿长审批，各矿的财务部门按照矿长审批后的货款支付金额执行付款。 10. 监督检查 10.1. 股份公司法律、审计等部门和供应分公司监控办公室负责对股份公司材料、设备及配件采购过程和采购评审决策执行情况进行监督，同时行使对全公司物资采购的监督检查职能。 10.2. 下属单位的法律、审计部门和供应部门的监控员负责本单位物资采购过程和采购评审决策执行情况的监督。 10.3. 股份公司和下属单位两级监督人员要认真履行采购监督的职责，对在监督过程中发现的不按采购程序办事、不认真执行评审决策意见、订货合同签订有误或不规范等问题，

45、可以限期要求承办人员进行改正，对在监督过程中发现的管理漏洞及其它不正之风要及时向领导进行汇报，并向领导提出整改意见，以进一步强化采购管理工作。 10.4. 各下属单位供应部门在物资采购上接受股份公司监督部门的指导，有义务向股份公司监督部门汇报本单位的情况，并积极配合股份公司监督部门作好对全公司的检查工作。各级供应部门的计划、采购等业务人员要自觉地接受监督人员的监督检查，不断规范操作行为。 10.5. 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括： (1) 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。 (2) 采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点

46、检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 (3) 应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 (4) 有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。 10.6. 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。 11. 控制文件 晋城煤业材料采购管理办法 晋城煤业设备采购管理实施细则 晋城煤业配件采购实施细则 晋城煤业公司材料采购目录 晋城煤业材料采购计划管理办法 晋城煤业供应商准入制度 晋城煤业招标投标管理办法补充规定 晋城煤业材料采购招标投标管理办法 晋城煤业材料比价采购管理办法 晋城煤业设备、配件采购及设备修理招标投标管理办法 晋城煤业合同