公司印章管理办法.docx
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1、公司印章管理办法 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 一、制度概况 制度编号 版本编号 生效日期 密级程度 普通 秘密 机密 绝密 目 的 为了加强公司印章的制作、领取保管、使用和改废的规范化,确保公司印章在符合公司利益的条件正常合法地使用,防止不必要事件的发生,特制订本办法。 适用范围 本管理办法适用于上海韵达货运有限公司及其分公司和子公司所有职能部门和全部员工。 版本优化原因与内容 更为详尽地描述了印章的类型、使用范围,明确了印章使用的审批权限及流程,确定保管人及责任。 主送 主送抄送 部门/区域 总部 大区 分拨中心 无 无 总裁办 岗位 业务经办人 文件接口联系人 业务经办人 部
2、门/区域 总部 大区 分拨中心 抄送 岗位 各中心/部门人员 各职能部门人员 相关流程或制度 拟制部门 拟制人 张立廷 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 目 录 一、总则 1、目的 . 2 2、适用范围 . 2 3. 公司印章类型 . 2 4. 公司印章使用范围 . 3 二、公司印章的制作、发放和收回销毁4 三、公司印章领取和保管4 四、公司印章的使用审批流程4 五、责任.7 一、制度正文 第一章 总则 第一条 目的 为了加强公司印章的制作、领取保管、使用和改废的规范化,确保公司印章在符合公司利益的条件正常合法地使用,防止不必要事件的发生,特制订本办法。 公司印章是公司在经营管理活动中
3、在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志,是公司职权的权威象征。公司授权由总裁办公室全面负责公司印章的日常管理工作,包括公司印章的制作、发放、回收,监督公司印章的保管和使用。 第二条 适用范围 本管理办法适用于上海韵达货运有限公司及其分公司和子公司所有职能部门和全部员工。 第三条 公司印章类型 本办法所指的公司印章包括公司名义印章、各业务部门名义印章以及证件用途章。 公司名义印章包括公司行政公章、财务专用章、法定代表人章、合同专用章、发票专用章、人事专用章以及其他冠以公司名称用于对外办理各类业务的专用章。 公司名义印章还包括公司由出资设立的全资或控股子公司名义印章以及分公司名义印章。 2
4、上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 各业务部门名义印章是指经公司批准而以公司各业务部门名义制作用于办理该业务部门相应业务所需的公司印章。部门印章除在公司内部发文使用外,一般不得以任何形式对外使用。特殊情况需要对外使用时须报公司总裁审批,未经审批对外使用部门印章引起的一切责任由使用部门负责人和直接责任人承担。 证件用途章是指公司各业务部门在日常工作中需要使用公司各类证件,公司在提供各类证件复印件上加盖的表明该证件用途的公司印章。 公司印章根据其重要程度分为二类,其中一类印章为涉及公司权利义务、对外行文需要加盖的公司印章,包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、发票专用章、人事专用章
5、以及其他冠以公司名称用于对外办理各类业务的专用章,包括分公司和子公司相应印章。其余不需要对外行文而以部门名义仅在公司内部使用的公司印章为二类印章,证件用途章属于二类印章。 第四条 公司印章使用范围 公司印章应按其自身性质使用,不得超越自身性质使用。 公司公章用于一切必须以公司名义具名的场合,如以公司名义向工商税务等各类各级*机关、司法机关或相关机构部门办理证件申请、执照办理、权利确认、成果申报、项目申请、计划任务书、统计报表等所有与公司经营管理有关的业务,以及以公司名义发出的信函、公文、通知、合同、介绍信、请柬、邀请书、证明或其他公司材料,可申请使用公章。 财务专用章主要用于公司财务事项,如办
6、理各种财务报表、统计报表、纳税申报、及其他财务资料、开具支票、项目申报各类报表以及询证函等。 法定代表人章用于必须以法定代表人章具名的场合。 发票专用章用于公司开具发票或出具发票证明等。 合同专用章用于以公司名义与各类市场平等主体之间签订的各类经济商务投资与合作等方面的合同、协议、订购单、发货单等。 人事专用章主要用于公司人事事项,包括公司内部职工的劳动合同、聘用合同、劳务合同的签订,以及相关人事证明、社会保险等事项。 其他专用章用于以公司名义办理相应业务。 各部门印章用于以公司各业务部门办理本部门内部业务,如以部门名义发布通知、报送内部文件等。 证件用途章用于声明公司证件的用途。 3 上海韵
7、达货运有限公司 企业制度ZD/YD 第二章 公司印章的制作、发放和收回销毁 第五条 公司根据管理和业务需要,现已制作了以下公司印章: 公司公章1枚、公司财务专用章1枚、法定代表人章1枚、合同专用章1枚、发票专用章1枚,人事专用章1枚、其他专用章如有请列明:航空提货专用章1 枚。 各子公司经批准制作的印章包括各子公司公章1枚、财务专用章1枚、法定代表人章1枚、发票专用章1枚。 各分公司经批准制作的印章包括分公司公章1枚、财务专用章1枚、负责人章1枚。 证件用途章 1 枚。 除上述正在使用中的公司印章外,公司没有其他正在使用的印章。 第六条 公司各业务部门在日常工作过程中需要制作新的公司一类印章或
8、对现有公司一类印章进行修改或者重新制作的,须由各业务部门负责人提出书面申请,逐级审核并由公司总裁最终决定后统一交由公司总裁办负责依法制作,二类印章由负责该业务部门的副总裁批准决定后统一由公司总裁办负责依法制作。 其他任何部门和个人未经公司审批不得擅自制作公司印章。 第七条 公司印章的具体内容和式样详见公司印章备案书。 第八条 公司印章全部由公司总裁办负责发放并办理发放领取登记。 第九条 公司印章因业务上或管理上不再使用时由相应业务部门提出申请并逐级审核由公司总裁最终决定后指定总裁办负责予以收回或销毁。公司印章保管部门和保管人员接到收回公司印章通知后应无条件交回其保管的公司印章。 第三章 公司印
9、章领取和保管 第十条 公司印章应由专人负责保管,保管者不得擅自委托他人代为保管公司印章。公司印章不能随意摆放,以防止他人盗用,更不能将公司印章随意交于他人任意使用。 第十一条 根据公司印章管理现状,现规定公司印章按以下要求由相应的保管部门和保管人员进行保管: 1、公司公章、合同专用章以及分公司和子公司的公章均由公司总裁或者委托的副总裁负责保管并指定总裁办工作人员办理具体的保管工作; 2、公司财务专用章和法定代表人章由负责公司审计监察业务的副总裁负责保管并指定工作人员办理具体的保管工作;其中财务专用章和法定代表人章分别由不同工作人员办理具体的保管工作。 4 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/Y
10、D 3、公司发票专用章由公司财务部门负责保管并由财务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作; 4、公司、子公司人事专用章由公司人事部门负责保管并由人事部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作。 5、分公司、子公司财务专用章、发票专用章、法定代表人章由公司各分公司、子公司财务部门负责保管并由财务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作,其中财务专用章和法定代表人章分别由不同的工作人员办理具体的保管工作。 6、其他业务专用章由该业务所属的职能部门负责保管并由该业务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作。 7、其他各职能部门印章由该职能部门负责保管并由该业务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工
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