公司制度之采购流程.docx
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1、公司制度之采购流程文件编号: 文件名称: 制定部门: 物品请购流程 生产部 生效日期: 版 本: 页 码: 1. 目的:为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 2. 适用范围:适用于本公司采购管理。 3. 定义:无 3.1生产物料: 3.1.1 BOM物料:指BOM清单上的所有物料 3.1.2非BOM物料:指劳保用品、机器设备维修的各类配件及工具,以及产品BOM上无作说明的生产过程中所需物料/物品。 3.1.3样品用料:主要指新产品开发及新物料开发所需的各类样品物料。 3.2机器、设备。 3
2、.2.1生产用的机器、设备:主要指直接投入生产的各类机器、治夹具、模具、各类作业或测试设备等。 3.2.2非生产用机器、设备:主要指部门建设性、日常事务性用料/用品,非直接用于生产的机器、设备等。 3.3非生产用料/用品。 3.3.1文具及后勤用品:主要指文具、礼品、厂服、环境卫生等各类办公用品。 3.3.2公司广告宣传类用品:主要指公司宣传、广告等印刷类及辅助性物品。 4. 部门职责 4.1行政/人力资源 4.1.1部门所需物料/物品的需求请购。 4.1.2负责办公用品、维修配件和文具、耗材及总务后勤各类用品的请购。 4.1.3公司广告宣传类用品的需求控制及请购。 4.2研发部/工程部 4.
3、2.1部门所需样品料件或部门所用物品的需求请购。 4.2.2产品BOM表制作。 4.2.3生产物料的样品或图纸的提供及确认新开发物料。 4.3营销部 4.3.1部门所需物料/物品的需求请购。 文件编号: 文件名称: 制定部门: 物品请购流程 生产部 生效日期: 版 本: 页 码: 4.3.2及时提供客户订单给计划部。 4.4计划部 4.4.1部门所需物料/物品的需求请购。 4.4.2对所有生产物料进行请购控制。 4.4.3对可定为安全库存的生产辅料进行请购、控制。 4.5采购部 4.5.1部门所需物料/物品的需求请购。 4.5.2公司所有物料、物品的采购。 4.5.3各种新物料/新物品的打样及
4、供应商的开发。 4.6机修 4.6.1部门所需物料/物品的需求请购。 4.6.2每月提供机器设备的保养、维修过程中常用的各类配件、工具的月用量与计划部共同制定安全库存表。 4.6.3机器设备的保养、维修过程中非常用的各类配件、工具的请购。 4.7品质部 4.7.1部门所需物料/物品的需求请购。 4.7.2对所有采购物料、物品进行品质检验判定及确认。 4.8仓库 4.8.1部门所需物料/品的需求请购。 4.8.2公司所有物料、物品的收货、发货。 5.流程说明 5.1 分类请购 5.1.1 公司所有物料、物品共分为三大类进行请购控制作业,分别为生产物料、机器/设备、非生产物品。 5.1.2 生产物
5、料共分为BOM物料、非BOM物料、样品物料三类进行请购控制。 5.1.2.1 BOM物料:所有产品BOM表上均有的物料为生产主料,由计划部请购控制。 5.1.2.2非BOM物料:所有产品的BOM表上均没有作说明的物料,但生产过程中所需要用到的辅助材料、机器配件、工具、劳保用品等均为生产辅料。辅料分为常用辅料和非文件编号: 文件名称: 制定部门: 物品请购流程 生产部 生效日期: 版 本: 页 码: 常用生产辅料,常用辅料的划分可由生产、工程等相关部门同计划部依据生产辅料每月的用料情况而定。常用生产辅料由计划部制定安全库存量进行控制,仓管员根据安全库存量进行提报。非常用生产辅料由使用单位提报申请
6、,计划部请购控制。 5.1.2.3样品物料:属于研发部或工程部新开发的物料由研发部或工程部请购控制。属采购部提出需新打样确认或供应商开发所需要购买的物料均由采购部请购。 5.1.3 机器设备共分为生产用机器、设备和非生产用的机器、设备两大类分别请购控制。 5.1.3.1生产用机器、设备:属于直接投入生产中的各类机器、治夹具、模具、各类生产过程中的测试设备等均属生产用机器、设备,由生产部请购,属机修部维修、保养过程中使用的零部件由机修部请购。 5.1.3.2非生产用的机器、设备:主要指部门建设性、日常事务性用料/品,非直接用于生产的机器、设备等。分别由各部门自行请购。 5.1.4 非生产物品:
7、5.1.4.1主要指文具、礼品、厂服、卫生、环境、及后勤等各类用品。可由行政部同计划部依据每月的用料情况,划分为常用物品或非常用物品。常用物品可由计划部制定安全库存量进行控制,由仓库负责提报。非常用物品可由人事、行政自行请购。 5.1.4.2公司广告宣传类用品:主要指公司宣传、广告等印刷类及辅助性物品。由营销部根据业务需要进行请购。 5.2 分类控制 5.2.1 由计划部主导,其它相关部门配合,将生产物料、机器/设备、非生产物品等依据每月所需使用的情况,分别划分为按照安全库存请购控制或按照客户订单和临时请购控制。 5.2.1.1安全库存请购控制:安全库存量 =日用量a、生产物料由计划部依据产品
8、BOM表的物料共用性较大及经常用到的物料和供货的难易度等情况,进行制定安全库存量请购,并制作生产俄料料安全库存表。由计划部确认后至仓库、采购部、生产部、营销部会签,后至副总审批,审批后至总经理核准。经核准后的生产主料安全库存表可执行安全请购控制作业。 5.2.1.2生产部生产所用的生产辅料可由生产部提供各类辅料月用量表至仓库确认,再由生产部将辅料月用量表提交计划部,计划部可将常用辅料列为安全库存请购之物料,并制定生产辅料安全库存表经确认后至生产部、仓库会签,会签后至副总审批,执行以安全库存量文件编号: 文件名称: 制定部门: 物品请购流程 生产部 生效日期: 版 本: 页 码: 方式请购控制作
9、业。在未列入生产辅料安全库存表的生产辅料由生产部提报,计划部视需要请购。 5.2.1.3机修部所用的生产辅料可由设备部提供各类辅料月用量表至仓库主管确认,再由机修部将辅料月用量表提报计划部,计划部可将常用辅料列为安全库存请购之物料,并制定生产辅料安全库存表经确认后至设备部、仓库、会签,会签后提报副总审批,执行以安全库存量方式请购控制作业。在未列入生产辅料安全库存表的生产辅料由设备部提报,计划部根据实际需要请购。 5.2.1.4各个部门使用的机器/设备和非生产物品,若需提出依安全库存量的方式作业,可依安全库存请购控制的2.3条进行作业。 5.2.1.5各类需列入安全库存请购控制的物料一律须每月重
10、新评估一次 5.2.1.6经确认后的各类物料安全库存表须派发至相关单位一份执行作业。 5.2.2依客户订货单或临时请购控制 5.2.2.1生产物料凡是没有制定安全库存量请购的物料、物品一律依客户订单的需求情况进行请购作业。 5.2.2.2生产辅料凡是没有制定安全库存量请购的物料、物品一律由生产部或其他相关部门依据生产需要或生产量来进行请购作业。 5.2.2.3其它各类物料、物品由各生产部门或其他各部门根据需求提报,计划部请购控 5.3 物料请购 5.3.1 生产物料 营销部将销售订单下达到计划部,备注清楚产品型号、客户要求、需入库时间等相关信息,入库时间原则上只能大于或等于产品周期天数,若属紧
11、急需求时则依特殊情况处理。计划部根据产品订单作产能分析及生产计划,并回复交期至营销部,若回复时间因产能或物料原因不能满足营销部锁要求的入库时间,计划部应以书面方式通营销部做出交期协调,并依据产品订单,对照BOM表、生产物料安全库存表将物料分类分析,产生物料实际需求,并制定物料申购单,经审批后,与采购部核实物料交期,采购部根据物料周期表所预测的交期,结合实际情况,回复计划部物料到位时间,若不能及时到货,计划部及时召开“生产协调会”解决。做物料分析时,属安全库存请购物料需及时查对仓库库存是否需要补充仓库库存。计划员根据物料交期及产品需入库时间和生产产能作生产安排,物控员依申购单的物料交期作物料跟进
12、,采购依物料交期作物料交货跟进及安文件编号: 文件名称: 制定部门: 物品请购流程 生产部 生效日期: 版 本: 页 码: 排。采购作物料跟进时,若物料在交货期间有特殊情况不能按时交货,采购应至少提前3天时间知悉物控,由物控员及时做出物料协调,无法协调时则至少提前2天半知悉计划员调整生产计划。有必要时由计划部主导召开生产协调会调整。安全库存管制的物料请购由计划部物控员根据生产物料安全库存表、物料库存现状、生产用料情况、在途量、采购周期表将确认需请购之物料/物品填写申购单,交计划部经理批准后由计划部向采购部提交物料采购申请单进行采购。 5.3.2 其它物料生产辅料及机器、设备、和非生产性物料/品
13、由各部门属安全库存请购的部份由计划部制定安全库存量,由仓库仓管员根据每日发料记录清查实物库存,若低于库存时须及时提报至仓库主管、仓库提交采购申请单到计划部。没有制定安全库存的物料/物品,应由生产部等相关部门自行提报,经本部门经理审批,至物料仓库确认后交至副总核准,采购方可执行购置作业。机器、设备依据财务固定资产的请购批准权限执行作业。 5.3.3样品物料和公司宣传类用品由使用部门依照需要制定物料申购单经部门主管、经理审批,至物料仓库确认后再交至总经理核准后,采购方可执行作业。 5.4 物料采购作业 5.4.1 采购部收到各类申购单后,由采购部经理进行分类为“订单采购”和“外出采购”两部分作业。
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