规章制度体系建设报告ok分析课件.ppt

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1、管理制度体系设计与制度建设建议报告北冰洋投资集团有限公司-行政管理中心,目 录,第一部分、企业管理制度概述第二部分、制度建设工作中常见问题第三部分、制度建设工作建议第四部分、集团制度建设构思及推进,现代企业管理制度建设的意义,第一部分：企业管理制度概述,为了确保企业的长远发展，公司制定了明确的发展战略,公司的战略组合(明确企业战略思路),多元化产业战略 以金融、地产为业务核心，进一步巩固和发展能源、商贸流通、现代农业以及高科技产业战略领域，努力加快向现代化、国际化、多元化产业集团的迈进步伐。,高价值品牌战略始终坚持以“责任为重，诚信为本，稳健经营，科学管理”为品牌理念，努力将企业打造成为一流国

2、家化、现代化投资企业集团的品牌愿景。,科技创新与人才战略 建立科技投入回报制度，实施技术创新战略，提高科技贡献率。始终坚持“以人为本”，加快人才培养和智力引进，尽快建立起一支高素质的科技创新队伍。,但企业战略目标的实现需要高效的组织与有效的运营来支撑,成功的战略成功的战略和实施规划为组织指明努力的方向和途径,有效的运营建立和完善高效的业务流程和制度体系确保企业的有效运转,高效的组织建立明确的的组织架构和分工合理的职责体系，并确保员工的能力和素质符合岗位的要求,科学有效企业制度体系是确实企业战略目标实现的根本保证,制度建设是企业管理的基础性工作，成功的企业背后一定有规范性与创新性的企业管理制度在

3、规范性的实施,规范性的管理制度编制或创新（新的企业管理制度编制过程实际就是一种创新的过程）以及规范性管理制度实施的效果等因素较其他企业成功在不断的、稳定的创新、优化过程中，循环性升级式地提高规范性管理制度的实施质量，保持和增强科学、高效的企业管理制度体系的运转效能,成功的企业在制度建设方面的共同特点,管理水平,企业管理,管理者,管理制度和管理体系,管理制度和管理体系能有效避免企业因人员的升迁、调动或轮换出现“管理回潮”，避免每个人在低水平位置做效益低下的重复工作,公司大力实施战略制胜，将建立和完善高效的业务流程和制度体系做为工作重点之一,管理目标：责权明晰、制度约束、分级决策、有效制衡管理原则

4、：制度系统化、流程规范化、工作标准化、奖惩及时化组织保障：成立公司领导牵头，行政、人力、内控、财务等部门参加的规范管理工 作领导小组工作重点：第一，制定集团制度体系纲要，组织学习探讨，确定后予按照工作规划，分步贯彻落实；第二，以价值管理为核心，整合业务流程，明确集团和分子公司制度体系中的责权利和工作程序；第三，注重制度执行情况，从内部控制角度提出完善意见，实现制度系统化；第四，加大管理者培训力度，优化管理者结构，提高管理者素质，以适应集团规范化高效的管理模式；第五，对集团总部进行全面的规范化工作整顿，以先“脑部神经”系统规范高效的工作体制，逐步对下属机构示范性指导和要求。（工作步骤详见附件）,

5、规范化管理涉及企业运作多个方面，其最终目标是实现企业由“人治”向“法治”，由“经验管理”向“职业化管理”的转变,战略规划,管理体制,领导体制,组织机构,业务流程,规章制度,人才调配,规范化管理,解决企业发展方向、管理方针、管理目标方面的问题,管理体制、领导体制、组织机构的规范化主要解决的是集权与分权的问题,各种规章制度和业务流程的规范化是解决人治与法治的问题,人员配置的规范化是解决职业选手和业余选手的问题,通过规范化管理，建立责、权、利对等为基础的管理体系，最终实现企业由“人治”向“法治”，由“经验管理”向“职业化管理”的转变,具体来讲，管理规范化要解决以下几个方面的问题,问题一：每个人应该干

6、什么？问题二：应怎样去干？问题三：怎样能干好？问题四：怎样算干好？问题五：干好干不好又怎么样？,目标组织执行控制考核奖惩,制度体系下的最终工作要实现组织系统的高速运转,企业是在“规范化的重复-重复中寻求突破-突破后及时地规范”模式中不断循环，从而实现企业的持续发展,立足于现有制度对大量“同类型事件”进行规范化的重复,在不断重复中寻求渐进式的突破和变革,变革后及时地形成新的重复规范,第二部分：企业制度建设“通病”及集团实际情况,在制度建设工作中常见问题,从制度建设的整体情况来看，虽然制度的数量很多，但整个制度体系还不够完善，不够系统，不够规范,存在一 些“盲点”和“死区”，例如在业务运行支撑，经

7、营计划执行保证等方面均缺乏相应的管理制度。制度使用针对性不强，缺少对不同经营体的适应性和实用性。(要构建自身经营模式下的保障型制度，不能套用或借用形式上的制度)制度体系健全，缺少必要的程序文件和支持性文件（如作业指导书、岗位操作手册等）。(没有分类别)制度的系统性不够，一些制度的建立其纵向的深度和横向的广度不够。（如用通知代替制度）,制度体系覆盖面及适用性,一般规定原则性强，具体规定不实不细，可执行性差，缺乏实际指导意义。一些制度的制定突出了问题的主要方面，但在解决问题的具体规定和措施上不够全面，操作过程中随意性大。制度之间的配套性差，关联度不够，接口不清晰，甚至存在相互抵触。大多制度缺乏明确

8、的权责划分及度量考核指标，检查考核措施手段不完善。,制度体系的内容,制度的形成不系统，繁多杂乱，政出多门，制度的适应性较差，缺乏统一的管理,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：繁多杂乱：制度多而分散，发现一个问题解决一个问题就出台一个制度，不成体系；政出多门：各部门各自制定自己职能范围内的制度，制度之间的衔接和匹配性较差，容易存在彼此矛盾的地方；制度适应：下级单位多以集团制度手册为本单位的执行标准，缺乏结合自身经营状况下的制度的匹配性和适应性。形式多样：制度的版本控制和发布缺乏统一管理，同一个制度有时以公司的名义下发，有时以部室的名义下发；严密性差

9、：有的制度订得太宽泛，出现漏洞，就不断以“补充通知”的形式来应付。,制度的推行缺乏宣贯，在执行过程中形多实少，随意性大，往往出现“两张皮”现象,问题分析：执行责任人：制度制定时没有明确的执行主体，或执行主体工作职责不清。缺乏宣贯：制度出台后虽然有通知，但缺乏必要的宣贯,“躺在抽屉睡大觉”。形多实少：一些制度在执行过程中形多实少，流于形式，虽然严格的按制度所规定的程序进行，但却少于真正按制度规定的实质内容执行，制度难以发挥其应有的激励和约束力。有章不循：制度执行随意性大，侥幸主义较强，有时管理者不能以身作则，凭主观意志办事，经常带头打破制度的严肃性，长官意志仍然存在，形成有章不循，制度成为“摆设

10、”。执章不严：在有人触犯制度规定时，管理者往往息事宁人，怕得罪人，得过且过。,制度的执行缺乏强有力的监督检查机制,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：反馈与评估不足：对制度执行过程中存在的问题，没有建立起反馈机制，同时缺乏客观的评估方法和标准，对制度的执行情况很少有评估。缺乏监督措施：制度在执行过程中没有约束和监督机制，缺乏必要的一整套的执行、监督、改进办法，没有依靠制度来保障制度的执行，而是体现出人治，领导的干预和不坚决就可能使制度发生改变。检查考核不力：对制度落实效果的考核力度不够，执行与否与员工利益的关联度较低。没有将制度执行落地纳入考核当中

11、。,制度没有得到及时的更新和完善,制度的形成,制度的推行及执行,执行效果检查,制度的更新和完善,外部环境,问题分析：更新慢：有些制度往往“几年一贯制”，不能根据公司的发展及时修改并下发执行。例如，在公司的组织机构调整后，许多制度应该及时修订，以适应和保证新的组织。推出滞后：当企业出现经营管理变动时，新制度往往滞后推出，形成“制度真空期”。完善不及时：对于制度明显存在的问题或制度间存有彼此矛盾的地方，没有及时修改，令执行者无所适从，有的制度“试行”了好几年，仍没有“转正”。制度归档不完善：制度的归档程序没有责任主体，存在散乱的状态，没有对制度体系归类。,制度建设工作建议,1、现行管控模式下集团管

12、理制度建设工作规范要求2、集团应建立制度保障体系规范运营的机制,第三部分：,运营管控（监控过程）集 权,战略管控（监控方向）,财务管控（监控结果）分 权,集团管控模式,集团“法治”建设的核心要先解决集团对下级单位的管控模式（后期研究确定的核心）,说明：集团管控模式决定了分子公司制度建设工作的审核流程,运营管控型：上有头脑，下有手脚财务管控型：有头脑，没有手脚战略管控型：上有头脑，下也有头脑,北冰洋集团制度体系设想,公司发展战略现状业务流程公司文化未来管理团队,组织结构设计,公司治理结构组织结构图（职能、层次）部门职能划分各部门职能说明书,出发点,基干,各个岗位职责描述各个岗位操作程序业务规范,

13、职能部门横向管理制度体系基于结构和战略的纵向制度体系,树叶,树枝,集团公司制度建设递进程序,20,“人治”管理领导的习惯作为大家遵守的规范不是完全没有制度，但主要是靠经验与习惯发挥管理作用一般出现并适应于企业初创阶段,“法治”管理规范管理系统性的管理经验的制度化预见性的管理经验管理只在“制度空缺”的地方起作用,“无为而治”的管理任然存在制度管理，只是不再反复强调制度的强制作用制度管理的升华，遵守制度已经成为员工的习惯行为制度成为一种意识，一种载体与表达方式组织所倡导的文化内置在制度之中，遵守制度也成为一种基本的企业文化,现行管控下集团制度管理组织结构（建议）,制度委员会,集团成立制度委员会，董

14、事长任组长，行政部负责人任副组长，人力资源部及工会任组员，全面维护规范集团管控模式下的制度体系建设、完善与评估。,制度执行体系,制度委员会组织下设立执行监督组，全面负责集团管控下的现行或新建制度后的执行监督工作，并对执行监督情况作出分析以供委员会参考。,制度委员会组织下设立完善修订组，全面负责集团管控下的现行或新建制度执行后的完善和维护工作。会同执行监督组共同对“立制环境”和“运行环境”进行客观分析。,制度完善体系,现行管控下集团制度管理组织各单元工作说明及规范要求（建议）,集团现行状况下的管控思路,基于集团整体发展现状，根据下属企业情况，管控思路应该分为三个不同阶段：1、孕育期：针对新的下属

15、企业，新的管理团队，新的运营模式，集团应该全程予以管控，控制经营风险作为集团管控的核心工作之一。（集权）2、辅导期：针对有一定经营基础的下属企业，并拥有比较成熟的管理团队，团队核心成员能够具备一个经营者的素质和资格是，集团更多的是在经营管理和战略思路上予以辅导，在经营的过程中适度放权，发挥其经营者管理水平。（适度放权）3、成熟期(成长期)：针对拥有成熟的运营模式，拥有符合经营需要的完善团队，且经营负责人具备职业素养和经营能力的，集团更多的是在经营战略上寻求共识，然后调配和平衡资源。(放权)对公司现有企业进行调研考察，确定对应的管理模式。公司运营成熟度+管理团队素质质量,集团现行管控模式下对分子

16、公司制度建设要求,1、以集团对应版块制度作为所属单位建设制度的依据，不建议将集团制度直接作为分子公司的执行制度；2、各分子公司制度建设务必以围绕自身经营为核心，建立健全适应自身经营所需的各项管理制度；3、分子公司在制度建设工作中应有行政管理部作为制度建设的主体部门，其它部门作为制度建设的辅助部门；4、各分子公司在制度建设流程中，必须遵循“立制程序”，一定要科学民主，不能大包大揽有本位主义思想及行为；5、由于分子公司前期内管力量还不够充分的情况下，可以多请示集团行政部门在制度建设工作中给予一定制定建议；6、各分子公司制度建设工作宗旨不能与集团制度建设工作思路有违背，应该在集团总的制度建设体系下有

17、效工作，不得与集团对应制度想冲突；7、各分子公司在新制度执行前，务必报集团公司制度委员会签署备案后实施。,第三部分：制度建设工作建议之一,现行管控模式下集团管理制度建设工作规范要求,管理制度建设规范流程,管理制度建设流程还要依据集团对分子公司的管控模式,管理制度类文件的命名规则要求,管理制度编制的原则和方法,编写项目要全面所有与正在进行的工作有关的制度文件都必须纳入此体系中，除此以外，还需考虑近期发展可能需要的制度和条款。制度的框架要统一A、目的、编写依据、适用范围及相关部门/人员的责任；B、主体内容（过程及要求、测量和控制/方法及标准）；C、附件（含附表）；D、相关制度（与此制度密切相关的制

18、度体系内的其他制度）制度风格和格式要统一制度的总体风格要一致，格式要统一，即统一字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等。制度编写要“简明扼要”和“易操作”保证最简洁，最直接，无缺漏地完成此项工作，既不留漏洞，也不走弯路，要注意总体和分项的衔接。让当事人参与编写的全过程，要注重前期调查工作和第一稿的质量,制度文件编写要求（一）,一、内容顺序按照总则、分则、附则的先后逻辑排列顺序，涉及管理事项范围广、内容多的可按层次分章、节、条、款、项、目编写，涉及管理事项范围窄、内容少的应直接分条、款、项、目。二、总则主要包括以下内容：1、编制目的及编制依据：明确该制度文件要解决的实际问题和要达到

19、的控制目标，并明确说明所依据的相关文件。2、适用范围：明确该制度文件的适用范围或应用领域，如适用的部门、人员、项目、程序等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。3、特定术语：对该制度文件中使用的概念、定义和标准在必要时应给出一个完整的、统一的和明确的解释。4、相关部门/人员的责任：说明该制度文件的归口管理部门的职责和权限，以及规定与实施该文件相关的部门或人员其责任和权限。5、制定原则：制度制定需要遵循的相关原则。,制度文件编写要求（二）,三、主体内容：1、明确该制度文件所要阐述的具体内容、项目和要求，构成制度实施过程的环节、制度实施的具体程序、控制制度实现或达成期望目标的方法、程序及标准、形

20、成制度的过程、完善或修订制度的过程、制度生效的时间、与其他制度之间的关系等。2、当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系。3、分条描述要科学合理、逻辑关系清晰，属于一个条文内的事项应采用款、项、目的体系。4、文字要准确、简练，容易引起歧义的名词须作出明确解释，不得使用没有定义的简称。四、在附则中需列出该制度文件的解释部门、实施的起始日期及相关说明。五、相关附件：与该制度文件相关的记录或表单。,程序文件的编写规则,一、目 的二、范 围三、职 责四、程 序五、文件主体内容六、附 表 七、相 关 程 序 文 件,为确保制度文件编写规范，制度管理部门应对制度文件进行

21、规范性审核,制度框架是否符合规范；制度内和制度之间的行文用语是否统一；制度内各项行为的主体是否明确，有无缺失；制度之间是否相互抵触；制度与执行是否一致，对于缺乏制度指引的，在修订时应予以完善；制度内容是否严密，如表达是否清晰、严密、无歧义、无遗漏；是否在关键环节缺乏控制（如是否明确时点控制）或控制不足；是否存在多余控制；合并后的制度是否涵盖了合并前相关制度的所有内容；制度之间的索引是否清晰；是否符合内控体系建设对制度的有关要求；制度执行责任部门是否明确。,规范性审核的主要内容,第三部分：制度建设工作建议之二,集团应建立制度保障体系规范运营的机制,设立责任部门进行制度管理，建立健全监督检查机制，

22、加强制度的监督落实，切实做到有章必依、执章必严、违章必究,设立集团制度管理委员会为责任部门负责制度的建设与维护，其主要职责是：1、负责制定公司制度管理办法和程序，并组织实施；2、负责公司内部各项管理制度、操作流程、现场管理等文件及制度的版本控制和发布；3、负责组织公司制度的会审、宣传贯彻，并组织协调各种制度的必要修订；4、负责对制度运行情况进行监督、考核、反馈，并对制度的有效性和符合性进行评价；5、负责定期组织对制度进行审视和维护，提出增减或修订建议并组织实施。强化监督检查1、建立健全合理有序的监督检查制度，加大检查的频率和力度，对制度的有效性进行连续性监管；2、由制度委员会牵头，相关职能部门

23、参与的制度监督检查小组，落实和检查制度的执行情况，督促有关单位按制度规定开展工作，收集反馈意见，定期开展督促检查和评估。严格考核奖惩将制度检查情况与集体和个人的评优与待遇挂钩，对不落实制度有关规定的，追究有关责任人的责任。内审部门联合发挥其监管职能,建立起制度的日常维护和年度审视及维护机制,制度的日常维护 在日常工作中，由制度的制定部门负责收集制度在执行过程中发现的问题和改进建议，需要立即改正的问题，以补充规定的形式暂时修订并执行，在正式修订时合并为一个制度。制度的年度审视及维护 每年年初，由制度管理委员会法务处组织开展制度的年度审定，在征询各部门意见及建议的基础上，提出制度调整和完善的建议及

24、相应的工作计划并组织落实。,第四部分：集团制度建设构思板块,集团制度体系框架调整、完善及制度建设工作推进思路,公司管理制度体系调整和完善遵循的原则,完整性原则,必须首先保证现行的管理制度不丢失，无遗漏，在此基础上再进行完善,为公司发展预留空间的原则,在制度的调整过程中应考虑到公司未来可能发生的变化，为公司未来发展预留空间，尽量保证在新的情况下，公司制度的可行性,有效实施原则,分步实施，逐渐调整原则,由于整个公司制度体系的建立需要相当长的时间，需逐步根据公司运作情况进行调整，首先完成对基本管理制度的修订，然后逐步完善其它制度的修订,在制度的制定过程中需要考虑现实实施的可能性，应根据各公司运行的实

25、际需要制定相关制度,根据战略和组织的变动进行调整,制度应随着当前公司战略远景、战略目标、业务模式的变化做出相应调整制度的调整要考虑公司目前组织的变动，对相应职责与权利进行调整,公司管理制度体系框架设计,新制度体系的设计充分结合了内控体系建设的思路，并在制度体系调整原则的指导下，将公司的管理制度共分为两大快，以集团管理制度为指导原则，实施分子公司独立运营制度体系两个板块，主要分为财务管控制度、人力资源制度、行政管理制度、和业务运营制度等类别，内容基本涵盖了公司目前所有的职能领域。,集团“制度体系建设”工作规划,北冰洋集团2013年第一阶段制度建设目标,因素：进入2013年，北冰洋集团正值业务整合

26、优化关键时期，团队架构新建，人员不足，机构管理亟待优化，为适应集团的稳定快速发展。随着集团规模的扩大和人员的增加，急需建立适应未来发展需要的制度体系。根据集团现状，现制订北冰洋制度建设工作规划。目标：完成集团总部管理制度建设工作，构建科学高效的“脑神经”组织，为集团下属单位达成年度目标控制提供坚实的制度基础；为集团有效指导和监察各分子公司业务经营状况保驾护航；使集团各职能部门在进行日常工作时，能做到有章可循，有法可依，有度可限。任务：1、2013年下半年将作为集团规范管理的制度年和学习年，力争通过今年的努力，使集团制度体系初步健全和规范。2、保证规章制度的科学性、有效性和规范性，提升基础管理能

27、力。3、通过对集团实际运行的程序进行规范、整理，有针对性地进行修订、制订和补充工作。,集团制度体系建设分析（实施方法及步骤）,制度建设分析可以借助于第三方力量来全面开展分析工作,工作项目：1.战略及管控模式调研2.组织结构逻辑梳理（层次、幅度、职能）3.基于组织结构的部门职能梳理4.年度的经营规划目标设立及实施方法工具：1.高层访谈或问卷调查2.企业现行制度资料收集与分析3.现场观察与座谈调查方法工具可通过聘请第三方专业管理咨询机构参与指导来实现（鉴于目前集团在企业管理专业方面人才不足，特提出此建议）,北冰洋集团2013年制度建立-分阶段进行,制度管委会,通过各职能部门现有工作程序和制度的沟通

28、交流，建立制度目录。（行政部拟定目录建议）,职能部门,工作组,标准化管理制度，优先集团总部组织制度规范化建设，重点对职能部门制度化的完善与行,审议通过，并下发修订版规章制度；跟踪实施情况，过程监控再组织适时修正补充。,基础阶段,建设阶段,审议实施阶段,集团第一阶段制度建设工作推进表（2013年8月20-2013年12月30日）,集团第一阶段制度建设工作推进表（2013年8月20-2013年12月30日）续,特殊说明：制度建设是一项长期而持续性的工作，所以，在2013年最后一个季度中，建议重点将集团总部的制度体系建立的相对健全，以供下属机构在制度建设工作中的参考。集团总部制度体系的标准化，是开展

29、第二阶段制度体系建设工作和集团管理体制的核心基石。,附件1：集团总部制度建设文件目录,财务管控运营手册,由财务部根据公司实际情况拟定运营手里的相关内容。,风险控制管理指导手册,由内控部根据公司实际情况拟定运营手里的相关内容。,人力资源管理指导手册,由人力资源部根据公司实际情况拟定运营手里的相关内容。,行政管理指导手册,由行政部根据公司实际情况拟定运营手里的相关内容。,制度目录所属内容，依据各部门工作实际情况及结合集团整体工作要求，合理梳理先后程序。,附件2：财务运营管控手册汇编目录（建议）,该手册属于新建制度内容，应将公司现行有关财务管理制度进行集中汇总，重点对财务的工作程序和标准等相关工作进

30、行规范。,附件3：集团内控制管理指导手册汇编目录（建议）,该手册属于新建制度内容，建议将公司现行有关内控制度进行集中汇总，注意与财务管理工作内合理区分，重点围绕集团的经营风险，业务风险，财务风险和法律风险几个方面开展制度建设及流程建设工作。,附件4：集团人力资源管理指导手册汇编目录（建议）,公司已有管理手册，建议现在重点加强制度的进一步完善和制度效力的评估，建议补充对企业文化落地形式进行规范，重点强化对制度执行监控制度的制定 流程图的制定,附件4：集团行政管理指导手册汇编目录（建议）,公司已有管理手册，建议现在加强制度的完善，建议将工会组织制度、日常工作制度等纳入其中，再补充对制定的执行制度的制定和流程的制定,集团有关制度建设工作说明及要求,THE END,