企业采购管理办法.docx

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1、企业采购管理办法物资采购管理办法 第一章 总 则 第一条 为了进一步规范采购程序，降低采购成本、提升采购质量和服务水平，结合公司实际情况，依据中华人民共和国招标投标法有关制度,特制定本办法。 第二条 本办法适用于除公司信息化、后勤物资外的所有物资采购业务。 第三条 物资采购遵循“公开、公平、公正”的原则和“诚信为本，品质为先”的理念。 第二章 采购职责 第四条 采购供应部是公司采购业务的归口管理部门，主要职责是： (一)负责公司采购计划的执行工作。 (二)负责物资采购的策略和战略研究工作。 (三)负责采购市场调研、开拓和维护工作。 (四)负责合同起草、审核，并履行合同约定工作。 (五)负责物资

2、质量控制、编制货款支付计划和协调售后服务工作。 (六)负责供应商管理工作。 (七)负责组织物资验收工作。 - 1 - (八)负责物资采购数据统计及台账的建立与完善。 (九)负责物资供应的其他相关工作。 第三章 采购管理 第五条 采购工作遵循“计划在前、采购在后”的原则进行。 第六条 采购供应部是公司物资采购计划的主要执行部门，具体按照公司物资采购计划管理办法执行。 第七条 公司采购的主要方式：战略采购、招标采购、比价采购和商务谈判等。 第八条 战略采购 (一)战略采购：需求稳定、品种较少、数量多、金额大、且能形成规模的物资，独家生产或专利产品等单一货源物资，集团内部协作产品。 (二)合作方式：

3、与供应商签订战略合作协议，长期合作。战略合作协议有效期原则上不能超过一年。 第九条 招标采购：招标采购依据公司招标管理办法执行。 第十条 除战略采购和招标采购外，可根据物资性质、需求情况、市场行情灵活选择比价采购或商务谈判等采购方式。 (一)比价采购过程控制 1.比价采购供应商选择必须由采购供应部从公司物资供应商目录中选择，原则上不得少于3家，少于3家供应商报价的为无效比价。 2.供应商报价必须满足询价条件，报价单由业务代理人签字- 2 - 并加盖公章后生效。 (二)商务谈判过程控制 1.独家生产或专利产品等单一货源未实施战略采购的物资，原生产系统改造或设备配套产品，招标、比价采购供应商数量不

4、足3家的，可以进行商务谈判采购。 2.采购供应部在谈判前对市场进行调研，摸清市场情况。 3.商务谈判由采购供应部负责组织，党群工作部审计监察室监督、检查。 4.商务谈判供应商为两家时，应先采用现场循环报价，然后再和低报价方进行谈判。 第十一条 紧急物资采购经有关领导口头沟通同意后，可先采购后补办相关手续。 第十二条 分级谈判：除招标采购、战略采购外，比价采购和商务谈判等采购方式最终必须经过分级谈判流程。业务人员根据比价和谈判结果填写物资采购分级谈判审批表，由科长、采购供应部副部长或部长、采购供应部分管领导逐级谈判，择优选择供应商，最大限度降低采购成本。 第十三条 定标管理 招标采购、战略采购和

5、分级谈判流程结束后，采购供应部要把采购初步结果进行汇总，并报公司招标领导小组进行评审。根据采购金额，依照以下流程进行确定： (一)采购金额在10万元以下的，分级谈判流程结束后，直- 3 - 接签订采购合同 ，之后在招标领导小组会上通报。 (二)采购金额在10万元以上的，由采购供应部会议研究，汇总上报公司招标领导小组审批。 第四章 合同管理 第十四条 采购供应部负责审批后的合同签订工作，合同实行“谁采购、谁承办”的原则。 第十五条 公司采购业务都必须签订采购合同，合同内容以公司规定的模板为准。 (一)战略采购由公司和战略合作供应商签订战略采购协议。 (二)除战略采购外其他采购方式，以集团公司或相

6、应的子公司和供应商签订采购合同。 (三)单笔采购金额在10万元以下的采购业务，采购合同传真件及其复印件、扫描件均有效。 第十六条 合同的起草 (一)依据中华人民共和国合同法等相关法律法规和陕煤化集团有关规定以及招标文件、投标文件、中标通知书、商务谈判报告、比价结果单、技术协议等起草合同。 (二)合同内容包括：物资名称、型号规格、数量、单价、金额、质量标准及要求、运输方式、交货方式、交货地点、交货时间、结算方式、发票税率、付款条款和相关文件资料，以及保险、售后服务、违约责任、合同有效期、验收、索赔、仲裁和其他需要约定的事项等。 - 4 - 第十七条 合同审批、签订和合同履行按照公司合同管理办法执

7、行。 第十八条 合同签订后综合管理部、采购供应部、相关子公司物资管理科及财务管理部门各执一份，如有技术协议一并留存。采购供应部业务员需将招标资料、技术协议、询价单、往来文书、验收资料等收集归档。合同台账和统计工作由采购供应部负责。 第五章 验收、供应商、售后管理 第十九条 验收管理：物资到货后的验收、出入库工作按照公司物资仓储管理办法执行。 第二十条 供应商管理：供应商管理依据公司供应商管理办法(试行)执行。 第二十一条 售后管理：采购供应部应根据使用单位要求，按照物资采购合同和技术协议及时联系厂家开展售后服务；并及时办理使用单位所提交的返厂维修工作。 第六章 结算管理 第二十二条 采购供应部

8、和子公司负责本单位物资货款的结算工作。 第二十三条 货款结算 1.财务管理部每月分时间段向采购供应部出具可支付资金额度，采购供应部有关业务科室根据可支付资金额度、依据合同、- 5 - 到货、票到挂账等情况编制付款计划明细。 2.采购供应部和子公司根据资金平衡会议纪要办理付款申请单进行付款。 3.付款审批流程按公司财务审批程序执行。 第七章 采购纪律 第二十四条 各项采购活动必须严格遵守国家相关法律法规和公司有关规定，严禁违法、违规操作，对违规、违纪行为的部门和人员，按照国家、公司规定予以追究。 第二十五条 参与采购活动的工作人员不得向供应商泄露影响公平竞争的商务信息，不得接受供应商任何形式的贿

9、赂，在业务往来中要作风正派，办事公道，态度热情，廉洁奉公，不损公肥私，不变相捞好处。 第二十六条 对于未按本办法和有关规定实施且造成安全事故和经济损失的，将根据损失程度和具体情节，按照有关规定给予纪律处分，情节严重的移交司法机关追究其法律责任。 附件 物资仓储管理办法 第一章 总则 第一条 为了贯彻执行公司相关规定，进一步规范物资管理程序、保障公司库存物资的安全与完整、降低物资仓储管理成本、规范物资验收、避免物资积压，特制定本办法。 - 6 - 第二条 本办法适用于集团公司所属各单位物资仓储管理工作，控股子公司参照执行。 第三条 物资仓储管理遵循“效益第一、服务第一、效率第一”的原则，实现仓储

10、管理科学化、标准化管理。 第二章 部门职责 第四条 采购供应部是物资仓储的归口管理部门，主要负责：各分公司材料的验收组织、倒运、出入库、仓库管理和盘点工作，原料的验收组织、过磅；分、子公司之间的物资调拨业务。 第五条 各分公司负责原料装卸、倒运、出入库、仓库管理及盘点工作；各子公司在采购供应部的直接管理之下，负责开展原辅材料的验收、过磅、出入库、结算、仓库管理、盘点等工作。 第三章 物资到货 第六条 原、材料到货后，由各库区、子公司物资管理科负责接收，并对到厂的送货车辆、人员进行管理。 第七条 对于到厂原、材料车辆，在厂区外进行排队卸货时，原料采购科、材料采购科负责车辆排队管理，遵循先到先卸的

11、原则，并保持良好的秩序。 第八条 除大宗原料外，物资无随货清单和订单的不予接收。 第九条 物资到货后，仓储管理专员应当依据清单所列的名称、数量进行核对，经核对无误后报物资专业验收小组进行验收。 - 7 - 第四章 物资验收 第十条 成立物资验收小组 (一)集团公司成立物资验收领导小组 组 长：采购供应部分管副总经理 成 员：安全生产部、规划发展部、采购供应部负责人及各分、子公司经理。其职责：对到货物资进行验收、监督、检查和有关协调工作。 (二)成立物资专业验收小组 物资专业验收小组，由各库区负责人及子公司物资管理科负责人担任组长，根据物资类型和物资使用工段设置小组成员。主要负责把好到货物资质量

12、关，对到货物资进行全面、科学、公正、精确验收。 第十一条 验收范围主要包括各分、子公司生产、工程、技改所需物资，分为原料、设备、材料三大类。 第十二条 验收组织 (一)物资验收组织由物资专业验收小组负责。 (二)所有物资到货后须在两日内组织验收，三日内入库。 (三)物资验收: 1.原辅料：由使用单位质检部门按照公司原辅料验收标准进行检验，并出具质检单。 2.设备、材料等：由物资专业验收小组根据合同、技术协议国家标准等进行验收，并出具物资验收记录表。 - 8 - 第十三条 对于公司不具备检验条件及确需专业机构检验的物资，采购供应部根据实际情况安排专业机构进行检验，并根据专业机构出具的检验报告单办

13、理入库。 第五章 物资入库 第十四条 对于验收合格的物资由仓储管理专员直接办理入库手续，不合格的物资按照公司原辅材料验收标准相关条款执行。 第十五条 仓储管理专员要严格把关，出现以下情况时拒绝入库： (一)与供货清单或订单不相符的物资。 (二)经验收不合格需要退货、换货的物资。 第十六条 赠送物资根据数量和型号，由材料采购科有关人员对其进行估价并录入订单，仓库管理员负责办理入库手续。 第六章 物资管理 第十七条 库房管理 (一)物资入库后，仓储管理专员要及时整理，做到日清月结，做到账、卡、物相符。 (二)物资库房实行仓储6S管理，仓储管理专员要做到现场物资摆放有序、库区卫生干净整洁。 (三)仓

14、储管理专员实行每日巡查制度，确保库房物资安全，避免库房物资发生失盗、火灾、水浸、雨淋、锈蚀、发霉、变质、- 9 - 鼠咬、损坏、缺件等现象。 第十八条 物资盘点：库存物资盘点按照公司库存物资盘点管理办法执行。 第十九条 物资调拨：公司提倡各生产单位所需物资首先在各库区及子公司之间进行调拨，降低库存物资，根据调拨金额，年底可以进行奖励，具体物资调拨程序按照公司价格管理办法规定执行。 第二十条 寄售物资管理：寄售物资视同公司物资进行管理，具体按照公司供应商寄售物资管理办法执行。 第二十一条 废旧、积压物资鉴定、处理按照公司废旧物资管理办法执行。 第二十二条 各库区及子公司每月应上报长期积压、废旧和

15、紧急采购物资不领用的情况，经鉴定后需要处理的物资由采购供应部组织处理。 第二十三条 采购供应部、安全生产部相关人员每月对各分、子公司分厂、工段的检修库房进行检查，核定存放适量的检修材料。 第七章 物资出库 第二十四条 物资出库由使用单位填写规范的领料单，按照以下程序办理出库手续： 原辅料、设备、材料：由领用人发起、领用科厂负责人审批。 安全防护用品：由领用人发起、领用单位科厂审核，分、子公司安全环保科审批。 - 10 - 技改、工程类物资：由经办技改、工程人员发起、所在科厂负责人审批。 工具：由领用人发起、领用科厂负责人审核，分、子公司生产技术科或设备管理科审批。 劳保：由领用人发起、领用科厂

16、负责人审批。 第二十五条 材料未经验收不得领用，如遇送检或急用材料，经相关领导同意后方可领用。 第二十六条 仓储管理专员要认真核实领料单，确认签字齐全、真实后方可办理出库。 第二十七条 各类工具的领用要做到交旧领新。 第二十八条 领用物资时，要做到按需领用，杜绝多领多占，形成浪费现象。 第二十九条 各类物资的出库，实行“先进先出”的原则。保管条件差、包装简易、易变质等特殊物资更应遵循此项原则。 第三十条 物资出库后，保管人员及时在NC系统中办理出库手续，于当月27日将票据统一送交财务管理部，并及时装订存档。 第三十一条 对于已出库且长期未使用的物资，领用单位要进行定期检查并及时进行退库。生产经

17、营类物资退库由使用科厂负责人审核，所在区域仓库管理部门负责人审批；工程类物资退库由使用单位科长、规划发展部审核，分管副总经理审批；技改类物资退库由使用单位科长审核、规划发展部负责人审批，并进- 11 - 行通报。 第八章 监督检查 第三十二条 采购供应部要定期或不定期对分、子公司库存管理工作进行检查。 第三十三条 在物资管理过程中，存在以下问题，公司将根据情节轻重予以处理： (一)在物资验收、管理、出入库过程中玩忽职守，造成公司损失的。 (二)对于使用单位不负责任，超报、错报采购计划导致物资积压或报采购计划但长期不领用的。 (三)对于使用单位检修库房或其他工段储存超出合理领用数量物资的。 - 12 -