OA办公系统使用流程.docx

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1、OA办公系统使用流程OA办公系统使用流程 1、管理员登录： 输入账号密码和验证码之后登录 登录后进入欢迎页面 有详细的事务提醒： 2、资料管理，首先添加账号： 先进行部门设置 添加部门： 输入管理员名称，在对应的权限前面打勾。 添加完的部门会在列表显示： 添加完部门之后就可以添加用户账号： 添加完的管理员会以列表的形式显示出来，后台可以进行修改删除等操作。 添加完账号之后，可以赋予这个账号职务。那我们先到职务管理里面去添加一个新的职务。 然后到账号管理里面给某个人赋予对应的职务 现用搜索管理搜出来某个人 选好这个点修改就可以了。这个人就有了部门经理的权限，他就可以审核本部门的工单了。 3、新闻

2、资讯管理 发布新闻： 点击新闻发布输入标题和内容，内容点编辑器管理，可以插入图片，视频等等内容。 添加的新闻会以列表的形式显示出来： 可以对应做查看、修改和删除的操作。 查看： 点击“查看“会看到刚刚编辑过的内容 可以继续进行编辑处理。 发布通知和通知管理： 通知可以选择部门和人员，比如发一次会议通知，不可能是所有的人都参加，只是一部分人参加，我们就发给这一部分人。 先选部门： 然后选择部门里的人员： 选中的人会在这里显示出来。 然后编辑通知标题和内容： 通知会以列表的形式显示出来 通知同样可以进行修改、删除和查看的操作。 查看： 修改： 删除功能慎用，删除之后不可恢复。 4、站内通讯： 站内

3、通讯可以方便的进行站内的交流，部门人员相互之前留言，上下级之间相互发信，节约了办公时间和通信费用，高效便捷，还让所有的业务有迹可循。 写信息： 写信息功能也可以根据不同的部门，不同的人员来写，方便快捷，同样的操作也是先选择部门，再选择部门的人员，选的人员会在发送人里显示，邮箱管理无需注册，方便快捷。 选完部门，在对应部门中选择人员： 同样的我们把邮箱也添加了编辑器的功能，一般的邮箱都是文本框，而我们加了编辑器，这样就使得系统在使用中更加简单方便，更加人性化，符合日常的使用规律。 我们还可以使用信息群发的功能： 首先添加一个分组： 点添加之后会出来添加的界面 输入分组名称，点添加，会出现一个新的

4、分组。 添加分组用户来给本组添加用户。 把要添加的用户在复选框点击添加，添加到本群组中。 也可以使用全选框来全选加入。 建好的群组会在列表显示： 我们可以对群组进行一些列的操作，比如修改，删除或添加新用户，也可以来查看分组用户列表的人员名单，简单方便。 点击“修改”来修改群组信息： 删除功能慎用，此功能不可逆转。 或者到这里继续来添加分组用户： 点击分组用户列表可以查到到咱们刚才添加进去的分组用户信息。 现在我们就可以到信息群发里面来发群组信息： 选中刚才我们添加的“经理组”，把它添加到发送人这个栏目里。 本分组的人员名单会在发送人里显示出来。 输入和标题和内容，点击发送，此信息就到了各个会员

5、的前台。 发送记录： 发送的邮件会在发件箱里保存，记录了发送给了谁，此邮件的标题，发送的时间，现在的状态等等。 而同样的我们可以查看或者删除这些邮件，非常简单，我们只要点击一下按钮就可以了。 而收件箱就是记录的别人给我们发送的邮件。在列表里详细的记录了发件人，发件的标题，发件的时间和状态。 同样的，我们可以点击查看，来查看别人发给我们的邮件内容： 也可以点删除，删除一些没有用的信息等等，此处不在一一详述。 5、短信平台 我们系统整合了106短信平台的功能，106短信平台是基于中国移动，联通，电信直接提供的短信端口与互联网连接，实现与客户指定号码进行短信批量发送和自定义发送。它分为软件客户端CS

6、 结构和网络共享版B/S 结构。即你收到的短信在手机上以106开头的短信称为106短信。10655联通、10657移动、10659电信，再后面的两位是城市代码，也就是你使用的通道所在的城市。还有1065800，这个是三网合一。传播不受时间和地域的限制，全国任意一个省市都一样，可同时发送数百万手机。会议通知短信确认、短信日程提醒、公告订阅、招聘短信联系等等都可以通过这个平台来发送，切实方便企业的管理。 首先先设置好网关和参数，保存设置。 然后建立用户分组： 点添加可以调出来所有的用户，在这个用户群里来添加分组。 可以把所有的用户都添加到这一个分组里，也可以单独的添加。 在全选上打钩就是把全部名单

7、都添加到这一个分组。 而把前面的选框打上勾之后就是选中的单条记录。 然后点下面的添加按钮，就可以添加一个独立的分组，这个分组就建立好了。 在分组列表的后面有一系列的操作按钮，分别对应修改，删除和用户分组的列表，我们可以对应的做这些操作。 通过点击修改来修改本群组名称，通过删除来删除错误添加或者不用的群组，通过分组列表来查看本组的用户情况。 短信发送的功能： 短信发送是针对单条短信的群发，先选部门，然后在所选部门中选出人员确认发送。 点击发送，短信会自动提交到网关发送出去，而我们上面也介绍了106的短信通道的特点就是无延迟，对方会很快收到发出的短信。 比较常用的应该是短信群发的功能，群发就是针对

8、我们刚才建立的分组发送短信了，也就是我们对一个群或者一个组发送。 这个是我们刚刚建立的群组： 点击添加按钮，把他加到右侧的发送人栏目里，输入发送内容，点“发送”就可以了。 之后的发放记录会在发放记录里面显示出来。 6、邮件管理功能： 我们先来配置好邮箱信息 和短信一样也是可以先建立分组 同样的也分为单独添加和添加全部。首先建立一个分组 在分组列表的后面有一系列的操作按钮，分别对应修改，删除和用户分组的列表，我们可以对应操作。通过点修改来修改本群组名称，通过删除来删除错误添加或者不用的群组，通过分组列表来查看本组的用户情况。 我们添加完了分组就可以根据分组来发送邮件 点击发送就可以了。 如果是单

9、独给某个人发邮件，我们用到的功能就是发送邮件了。 先选部门，然后选择部门中的某个人 邮件可以发送附件，点击浏览之后选中你要发送的文章或者其他内容 填上相关内容，直接发送即可。 所有的发送记录会在发送记录这个模块里记录。 7、工单 下面开始进入咱们整个系统核心的部门工单流程，因为电信运营商类企业特殊的属性，一般的OA业务流程不能满足需要。而日常业务的核心部门在工单流程上，我公司经过半年多的调研，完整的整理出来业务流程，又历经半年的开发，最终使本套OA系统正式上线。 以新建项目流程来举例：新建公网IP数据配置签批单 首先输入工程的名称，选择是那个部门来施工。 选好的部门会在左侧的那个部门显示的地方

10、显示出来，可以同时选择多个实施部门。 输入工程介绍，工程介绍都带有编辑器，可以加图纸，视频等，方便实际运行中的编辑查看。这张表单有网络部的员工来填写，然后到本部门的经理。再到分管领导，最后到总经理审核。 制表人选择本部门的部门经理，制表时间自动的读出来。 我们每提交一个表单，之前实际上已经做了大量的工作了，之前的所有的纸质文档，我们都可以以附件的形式传递过来，只要添加附件就可以了。 添加的记录会以列表的形式显示出来： 首先倒序排列IP，第二个栏目是工程名称，第三个是要求实施的部门，第四个是要求的任务完成时间，第五个是状态，第六个是操作按钮。 因为每个工程都是有期限的，这里的任务完成时间，就是制

11、表部门要求实施部门的完成时间，状态记录了本表格现在走到了哪个部门。在操作里可以删除，修改和查看。 本工单在会同时抄送实施部门一份。 而任务完成的时间是我们对施工部门的要求时间，这样就可以清晰的看出来，问题出在哪个流程，哪个部门没有按时完成。 而现在工单走到了哪个地方，到了哪一步，状态里也有清晰的显示，便于区分责任，提供公司运营效率。 在下一个流程未审核之前，我们还可以做修改和删除的操作，那么点修改，重新回到我们的编辑框。 此工单继续往下走，会到该部门经理这里，部门经理登录后台： 部门经理登录后，他有新的未审核的工单，会有提示在首页右下角得提示框里。 有几条有红色的数字标示，点击数字，即可到表单

12、。 点击查看来审核该表单，完成部门经理的意见审核。 然后我们来选择下一步的审核人，选好分管副总后，点击核审，表单继续往下走流程。 这个时候表单的状态会变为“网络部已经审核”表单继续往下走流程。 分管副总登录他的账号，来看下表单的状态。登录系统后，同样的点击右下角的提示。 点击这个条数，可以看到工单列表，在工单列表点查看，可以看到工单详细的情况，然后来审核填写自己的意见。 输入审核意见： 至此该工单走完整个流程。状态对应发生变化。 但是这仅仅是一个项目的审核流程，他还有下一步施工要走，而工单相互之间是关联来进行的，这是审批。我们还可以把这个审批的工单，关联到施工来进行。 已经完成的工单，我们在操

13、作里会有个添加工单的按钮，点击此按钮，关联一张新的工单。 程序会自动跳到一张新的工单界面 本工单的客户名称会自动调用上一张工单的客户名称，输入好内容之后 选择要审核的下一步 同样的工单也会以列表方式记录。 这个时候工单会到部门经理那里，也就是市场部的部门经理，他在登录页面来登录登录进去以后，先查看未办事项 点击这个条数 点击查看来审核这个表单 点击审核提交到下一步分管领导的审核。 这样在列表看到状态已经发生了改变了。 我们在到市场部分管领导的页面来看下这个工单的状态。 查看审核此工单 至此，这两个关联工单走完所有的流程，完全符合用户在实际使用中的流程。 现在我们在来看下载OA里面比较常用的，购

14、买材料或者维修常用的表单。客户的表单 流程是这样的： 此工单每个部门都可以提交，因为每个部门都会有购置或者维修的计划。 点击非材料申请表，添加一个工单申请 然后分管领导来审核这个工单 分管领导来审核完这个工单，然后总经理来审核 那么到下一步总经理的审核 至此整个材料申请的单子走完了。完全符合用户的使用流程。 电信运营商在实际的工作中会有非常多的客服问题，投诉问题，很多重点客户的客服问题，呢相应的问题会进行督办处理。针对此会有客服督办通知单。 运行流程如下： 此工单为市场部客服来添加 生成一条表格记录 同样的我们可以来操作这个表格，修改删除和查看。 分管客服工作的副总登录自己的后台，会看到相应的

15、提示： 点击查看审核工单，然后工单继续往下走流程，到总经理来审核这个工单。 然后相应的责任部门来处理这个工单，整个流程结束。 在公司的实际运行中，财务调账是个很重要的工作。但是财务工作又是最严谨，最重要，最细致的工作，此工作的流程不能出错，必须在相应的监督下完成。 首先打开工单列表，找到调账审批工单 添加一个调账审批单，输入好要调账的申请单位，申请部门，要调整的金额，调整的原因等等，表单继续往下走流程。 点击添加 表单会列表显示出来，在下一步未审核之前我们可以做删除修改，查看等操作，之前已经有表述，在此不在详述。 继续往下走流程，市场部经理登录系统会看到这个表单的提示 点击来查看审核表单 提交审核之后，这个时候工单的状态已经发生改变，从未审核变为已经审核。 表单继续往下走流程，这个时候我们来登录财务科的账号资料，同样的先到提示里找个这个表单。 点击这个提示，打开表单，来核审表单 选好分管领导，提交核审，表单继续往下走流程 现在我们来登录刚刚选的那未分管副总的账号，来根据提示找到这个工单。 点击查看来审核表单 到最后一步公司总经理审核，总经理审核后会让营收中心的人来调账， 营收中心的人登录后会看到这个表单，完成调整，至此，整个流程结束。 其他表单操作类似，不一一详述，感谢您的使用，其他未尽事宜，可联系我们客服咨询。