EMS国内特快专递邮件全名址录入规范.docx

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1、EMS国内特快专递邮件全名址录入规范EMS国内特快专递邮件全名址录入规 范 1.1 定义： 特快邮件全名址信息录入是指标准特快邮件收寄件人名址信息的全部规范录入。 1.2 录入内容： 邮件详情单中寄件人和收件人的姓名、电话、单位名称、地址等。录入内容以简体中文字为主，如详情单中出现繁体必尽量向简体字靠拢；数字以阿拉伯数字为主。英文录入按照英文录入规范录入。 1.3 具体操作规范： 一、收寄件人姓名 基本原则：按照切片对应的内容录入，严格按邮件详情单上书写的收、寄件人姓名录入。不允许出现同音字、谐音字、象形字等。切片位置不周正的利用可用手段，参考样式进行正确录入。必须原原本本还原单面的内容。 出

2、现下述情况按照如下要求录入： 1. 姓名与公司名称并存时，录入姓名。收件人栏中出现不是人名是称谓或公司名称的，比如 ：负责人、银承负责人、付款组、会计稽核中心、刘总经理、王法官、蓝宝石有限责任公司 等等 全部对照录入收件人栏中 如：张三、 公司，录入：张三； 录入：刘良珍； 录入：会计稽核中心；录入：钟利； 录入：会计； 录入：田茂斌； 录入：吴赟；录入：杭州银行深圳分行； 银承负责人，录入：银承负责人； 张R，录入：张R； 联行会计专柜，录入：联行会计专柜 河南的单子，刘德华巩义 正确录入 ；刘德华。 原因是 巩义是地名 不包括人名 2. 多个姓名并存时，录入第一个或较为清晰的一个。 如：张

3、三、李四，录入：张三； 刘德华/黎明 正确录入： 任选其中一个 如。刘德华 3. “XX转XX”时，要如实录入。 如：张三转李四，录入：张三转李四； 刘德华转黎明 正确录入： 刘德华转黎明； 4. 收寄件人姓名为空时，录入“无”。收件人非文字信息的请录入“无”如84621687等数字 但是针对收件人姓名为空，如有公司名称，录入公司名称到收件人栏，若姓名公司均为空，姓名录入“无”，录入非文字信息的算错误。 5、收件人姓名看不清，无法辨识时，若姓氏看得清，则录入“姓氏+先生”，若完全看不清，则录入“*”。 如： 例子一：下图姓名“刘良珍” 姓看不清楚就录入“*良珍”； 名看不清楚就录入“刘先生”，

4、 名中间字看不清楚就录入“刘*珍”“刘良*”， 例子二：如果名字是两个字的比如是“刘良” 姓看不清楚就录入“*良” 名看不清楚就录入“刘先生”而不能录入“刘*”。 敏感字“死”是打不上去的，录入了程序不通过，这个特殊情况是可以用拼音代替的 。录入：si 姓名有的是老字，大家可以通过百度、手写输入法。查实按照单面上的书写内容如实录入。 二、收寄件人联系电话： 基本原则：联系电话只需要录入一个号码即可：不可多录不可少录，按照单面如实反映电话信息。 出现下述情况按照如下要求录入： 1 手机号码与固定号码并存时，录入手机号码。如：13818908655、021-63837255，录入：13818908

5、655； 2 多个固定号码并存时，录入第一个或较为清晰的一个。如：021-63837255、021-61323355，录入：02163837255；13892765438、15812367895，录入13892765438 3 固定电话是分机号时注意区号与电话号码间不需要“”间隔，电话号码与分机需要录入“”分机未录入“”算错。例： 025-86949232-9908录入02586949232-9908； 0755-8282-1108录入075582821108；82345678录入：02182345678；21-82345678录入：02182345678；0086-21-82345678录入

6、：02182345678；0724-666-666/667/668(/表示多个号码间的间隔)； 座机含分机号 0724-666666-123 0724-666666ext123 0724-666666#123 0724-666666*123 0724-66666转123 正确输入0724666666-123 热线电话录入如：400-606-5500录入4006065500； 热线电话录入如：4001189191录入4001189191； 热线电话录入如：400-606-5500-94518录入4006065500-94518； 热线电话录入如：400-606-5500转123456录入4006

7、065500-123456； 若无区号，则无需补充区号，直接录入号码；如：68326755，录入：68323755； 4 若手机号码结构错误，以面单为准录入；如： 013818908655，录入：13818908655； 8613818908655录入13818908655； 8637761384257录入037761384257 5 若无手机号码，录入固定电话号码信息；若均无信息，录入0。 6 若手机号码或者固定电话看不清、无法辨识或非数字信息以及信息为空，录入1。 7 座机号码长度超20位或不足6位的录入“1”电话号码结构错误的录入“1”。如021-604495录入1； 8 若手机号码看不

8、清、无法辨识或非数字信息或手机号码小于或大于11位的录入1；如13912345678-1正确录入1 9 服务台电话：116、114、10086、10010、95588之类的这些电话统一录入1。 10 国外电话的录入如123-4567正确录入6261234567 电话可以用的按键F5=记忆上一单的寄件电话，但是如果上一单你的电话录入错误复制过来的还是错误的，所以复制以后一定要核对。附。电话不清楚打1，没有电话需按F4观看全图是否有电话，确定无电话后 录0 三、收寄件人地址 基本原则：收寄件人地址信息，原则上以面单地址内容为准，按照“省市县街道门牌”如实完整录入。寄件人填写不规范或扫描不清时必须按

9、照以下规则录入。 1省市区录入。 大家要灵活运用F3功能，比如 湖北省荆门市东宝区。如荆门市不清楚，或者东宝的东看不清楚，那么我们打个“宝区”F3 然后找对应的湖北省，或相关信息。来确认 2.重复省市区无需重复录入，如：湖北省荆门市东宝区湖北省荆门市东宝区XX路。 我们应录入湖北省荆门市东宝区XX路 即可。 3.省市县信息不匹配的退单，如上海市越秀区延安路111号；。 2：详细地质录入 湖北省荆门市东宝区白云大道金虾路2号 如白云大道看不清楚 。即可录入湖北省荆门市东宝区*金虾路2号 3： 门牌号码录入 湖北省荆门市东宝区白云大道金虾路银湖大厦4栋3楼202室 需如实打全，不可录入为：湖北省荆

10、门市东宝区白云大道金虾路银湖大厦4-3-202 门牌简写。 4：地址中有的地址信息或单位名称，需完整录入，若是邮编或电话号码则无需录入。如：武汉市中山大道234号；武汉市中山大道234号，武汉市中山大道234号 注意：看不清楚或是识别有歧义的信息才能用“*”替代，不认识的字或生僻字不能录入“*”。解决方法先用“搜狗手写”功能查找到相应的文字，再通过文字的拼音录入。地址不能确认的可以百度。 收件栏没有“省市县”信息，而寄达城市有，需将寄达城市填写的“省市县”信息录入到地址栏中 地址栏中有的信息需如实录入不能漏录或简录。 录入或检索原因造成的省市县错误 “同名或重名”的行政区“F3”检索选择错误，

11、例如下图的“长安区”： “河北省石家庄市长安区”与“陕西省西安市长安区”； “雨花”“湖南省长沙市雨花区”与“江苏省南京市雨花台区”，“青山”“ 内蒙古自治区包头市青山区”与“湖北省武汉市青山区”与“江西省南昌市青山湖区” “同音不同字”的行政区；如“河南省鹤壁市鹤山区”与“广西省来宾市合山市”与“湖南省益阳市赫山区”再有如下图： 地址的录入无非就是 省市县打错一单扣除10元。所以录入的时候一定要原原本本的按照单面录入。看不清的省市区县可以查百度 邮编；也可以查手机归属地；也可以百度乡镇名称。实在不行 可以用工作群求助同事。 还有一点尤为重要 ：我们录得单子都应该是有城市的！如果没有要你及时的

12、反映咨询一下主管应该怎么录入。这样减少错误。 四、行政区划地址录入规范 1. 县级及县级以上行政区划 原则上县级及县级以上行政区划名称的录入基本格式为：省市区。所录入的县级及县级以上行政区划名称应符合GB/T 2260中的规定。对于未被赋予单独行政区划代码的各类经济技术开发区、高新技术开发区，不得作为行政区划名称填写。 要求地址栏录入的收件人寄达城市信息与收寄的寄达城市一致。 2. 县级以下行政区划 县级以下行政区划包括镇、乡、民族乡等，录入基本格式为：乡。 3. 机关单位地址 地址栏为机关机构单位名称的，需将县级或县级以上行政区名称一并录入。如：人民法院，录入：XX县人民法院。公事邮件名址信

13、息由出口省在收寄系统自行录入。接收单位，需将县级或县级以上行政区名称一并录入。 五、单位名称 这个只针对广东一个省份 基本原则：按照单面如实录入 以面单中用户书写的单位名称及部门如实录入，不得自行录入缩写。 1：单位名称需依面单来录，不能简录如：中国农业银行南靖县支行营业部；乾县民政局；一二三集团股份有限公司 2：不能“无中生有”如三一重工录 3：单位名称是淘宝网店的不需要录入如yaya-5876519等 备注：单位名称为“空”录入无。 六、录单退回标准 1、 地址信息看不清楚主要是省市县信息识别不清，退单；如果只看到清楚省市县，详细信息看不清楚的，也退单 如“南京市中山北路26号”如果“南京

14、市”看不清楚不能录入“*中山北路26号”只看得清楚“南京市”不能录入“南京市*”。 2、 非录入范围内的详细单需退单 注收件信息非中文的详情单；非中国内陆地区的详情单。 3、 程序单号与图片单号不一致的退单 注：广东省出入境证件邮政速递详情单有“两个单号”正确的是在单面的“左下角”，“右上角”的是编号，退单时如果发现在单号不一致，一定要全图看看广东省出入境证件邮政速递详情单，是就照录，不是就截图并将截图报告给主管再退单。 4、现在的录单系统每进入一个新的待录单子页面，显示的第一个界面是单号界面，这个时候，建议每个录单员都花个1-2秒钟核对下单号是否一致再录入相应名址信息，因为现在的录单系统因为

15、网络传输延时和偶尔丢包显现，会出现极个别的单号不一致现象，这个问题目前系统开发商合力无法完全避免，所以只有我们录单员自己仔细点，养成比对单号是否一致后再录单的好习惯，也浪费不了大家几秒钟时间。一般我们发现单号不一致后，点击手动刷新就可以把问题解决，如果手动刷新后单号依然不一致，就截图作为退单证据，再退单。而且有了截图我们也好作为依据给客户反映。每个月都有不少因为单号不一致录入的被客户判定为虚假地址的单子，这些单子我们公司是要承担罚款的，罚款额50-100不等，诸位录单员辛苦半天录单，因为不仔细没发现单号不一致录入了虚假地址单子，导致被罚款，是很得不偿失的。 最后我在强调一点，我们录入的内容都是依面单为准。面单怎么录入我们怎么录入。我们可以用的功能键有： F3省市区县的检索 F4放大缩小放大以后鼠标按着图片可以拖动旋转； F5是寄件电话的记忆功能：就是把上一单的寄件电话复制过来 F6是打开一个收件人的信息框：可以核对信息是否正确 ENTER回车键电话检索：检索完必须核对内容 。