4S店售后配件工作流程.docx
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1、4S店售后配件工作流程 配件管理工作指引 一、配件部职能及岗位职责 配件主管岗位职责 2 配件计划员岗位职责 2 配件采购员岗位职责 3 配件库房保管员岗位职责 4 配件调度员岗位职责 5 配件配送员岗位职责 6 配件销售员岗位职责 7 二、库房管理细则 验收入库: 7 配件的保管: 8 配件的发放: 9 盘点: 10 旧件回收及管理: 11 三、工作流程 配件管理计划流程 11 配件管理采购流程 12 配件管理提货流程 13 配件管理入库流程 14 配件管理库存管理流程 16 配件管理出库流程 17 配件管理配送流程 18 配件管理零售流程 20 配件管理修理领料流程 21 配件报损管理办法
2、及申报流程 22 一、配件部职能及岗位职责 配件主管岗位职责 1、负责厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标的完成; 2、根据公司的经营目标及整体运作方式,合理制定配件的营销政策, 并付诸实施 3、督促工作人员做好配件的经营和管理,合理调整库存,加快资金周转,减少滞销品种。 4、协调计划、采购、调度、入库、配送和库管岗位的工作关系,明确工作流程,保证各环节工作的畅通,不断提高配件供应的满足率、准确率、完好率。 5、协调同其它业务部门的关系,确保维修业务及其它配件销售业务的正常开展。负责处理由于配件质量引起的投诉事宜。 6、配合公司本部参与激励制度的制定,并负责配件从业人员
3、的业绩考 核及业务培训。 7、定期组织召开周例会,总结成绩,克服不足; 8、完成公司交办的其他工作。 配件计划员岗位职责 1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件 销售任务及利润指标。 2、计划员应与厂家、供货商保持良好供求关系,了解掌握市场信息。 3、掌握配件的现有库存和保险储备量,适时作出配件的采购计划和呆滞配件的处理方案,熟悉维修业务对配件的需求,确保业务的正常开展。 2 4、用量大的A类件,要实行“货比三家”的原则,作到质优价廉,并通过分析比较,制定出最佳定货单。保证不断挡,积压量最小。 5、根据供应和经营情况,适时作出库存调整计划,负责做好入库验收工作。对于购入
4、配件质量、数量、价格上存在的问题,作出书面统计,并监督采购人员进行异常处理。 6、负责供货商应付帐款帐目,及时作好微机帐目。负责保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存;临时管理进货发票及运单。负责同财务、业务往来单位的帐务核对。 7、及时做好配件的入库工作,以实收数量为准,打印入库单。负责配件相关的财务核算及统计工作。 8、完成部门经理交办的其他工作。 配件采购员岗位职责 1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标。 2、对计划量进行审核,做好计划的延续和补充工作,对配件供应的及时性、正确性负责。 3、以低成本高品质为目标,积极开发配件配套厂家,降低采
5、购费用,提高采购效率。 4、建立采购供应的业务档案,掌握不同运输方式的运输天数、费用等,进行定量分析,确定最佳采购方案。 5、用量大的A类件,要实行“货比三家”的原则,作到质优价廉,并通过分析比较,制定出最佳定货单。保证不断挡,无积压。 6、强采购管理,适时、适量、适质、适价,与厂家保持良好的关系;3 按计划采购,特殊情况有权做临时调整。 7、购过程中,要强化验货工作,对配件的品牌、规格、数量等都要做到准确无误,认真完成配件的第一次检验工作。 8、入库验收工作中,采购员要协同计划员、库管员作好配件的第二次检验工作,对配件质量 、品牌、规格、价格等问题作合理解释。 9、负责配件质量、数量的异常处
6、理,及时做好索赔、退货及退换。 10、对急件、零星采购件,采购员要进行充分的询价、比价、议价,并按采购程序优先办理。 11、完成部门经理交办的其他工作。 配件库房保管员岗位职责 1、入库前要整理库房,为新到配件的摆放提供空间。 2、货物入库验收的工作中,库房管理员要认真清点货物的数量,检 查质量,同时填写实收货物清单,核实无误后签字确认。对于有质量问题的货物,保管员有权拒收。 3、保管员负责配件上架,按号就座,严格执行有关“配件的保管” 规定。 4、保管员负责根据核对好的入库单据,认真填写卡片帐,做到帐物相符。填写卡片帐工作,应在当天完成。 5、在配件的发放过程中,保管员必须严格履行出库手续,
7、根据调拨员签发的出库申请提取配件,严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。 6、出库后,保管员根据出库单认真填写卡片帐,做到帐实相符。 7、确保库存准确,保证帐、卡、物相符。库管员随时对有出入库的4 配件进行复查。做好配件的月度和季度盘点工作。 8、因量质问题退换回的配件,要另建帐单独管理,及时督促计划员进行库存和帐目调整,保正库存配件的准确、完好,督促采购员尽快作出异常处理。 9、适时向计划员提出配件库存调整的书面报告。 10、保管全部与配件的业务单据、入库清单、出库清单并归类存档。 11、完成部门经理交办的其他工作。 配件调度员岗位职责 1、调度员协同库房管理员、提货人根据配件出库清单
8、,验收出库货物。出库清单可根据具体库存情况或提货人的临时要求进行调整,并根据配件出库的实际情况补充出库清单。 2、调度员要督促库房管理员、提货人在核实无误后的出库清单上签字认可,确保清单与实物相符。 3、调度员负责应收帐款帐目和收缴事宜,不得赊销,一律先收款后付货,减少不必要的死帐、呆帐。 4、调度员负责应收款往来帐目,作好微机帐目的处理,及时录入往来票据。保管全部配件业务单据、出库清单并归类存档,负责同财务、业务往来单位的帐务核对。 5、调度员协同采购员、库房管理员负责各业务往来单位的质量件退换工作,并严格执行“退件规则”。 6、随时向采购员、计划员反映业务上出现的有关配件质量、价格、存货等
9、问题,并作出书面报告交计划员。 5 7、协同采购员、计划员、库房管理员进行配件验收入库工作,及时掌握配件来货情况,确保不丢失每一份配件订单。 8、建立并保持与各经营单位的良好合作关系,对客户在配件业务上提出的质疑,作出合理解释,协调解决,确保不丢失每一位客户。 9、完成部门经理交办的其他工作。 配件配送员岗位职责 1、及时准确地将货物发送到指定地点。 2、确保货物的安全到达,严禁出现损坏、遗失的现象。 3、合理选择运输工具和运输路线,节省时间、节约费用,提高工作效率。 4、对于客户的提问应当作出准确合理地解答,对于自己不能解释的问题,应合理的回避不要给客户及公司带来不必要的麻烦。事后应积极找出
10、答案。 5、积极收集有关的配件信息,尤其是出现的配件质量问题,作出及时地反馈。 6、送货时,必须带回有收货单位主管人签字的收货凭证,并协助收货方验收货物。 7、向外地发送货物时,应要求运送方签字证明。并及时与收货单位进行联系,准确地说出收货方式、收货地点及其它应说明的情况。确保货物的安全到达。 8、及时查询货物是否安全到达。 9、完成部门经理交办的其他工作。 6 配件销售员岗位职责 1、熟悉和掌握各类配件品名、编号、价格、性能和用途,对客户热情周到,及时准确的满足每一客户的需求。 2、客户提出关于配件的问题,能及时准确的回答。 3、严格执行配件销售价格,不得私自提价或降价。销售配件必须开具相应
11、的出库凭证,不准擅自赊帐。 4、维修领料必须严格执行维修领料流程,维修工领料必有接车单方可领取配件,且必需交旧领新。不得打白条出库。 5、积极收集客户及维修工反馈回的配件信息,以便计划员、采购员及时的调整配件计划及采购方式。 6、负责管理柜台物品和及时补充适销的配件库存,及时作出销售业务的配件需求计划。 7、出库和入库的配件,要及时登卡片帐,确保配件库存的准确性。 8、完成部门经理交办的其它工作。 二、库房管理细则 库房管理包括配件自入库至出库为止的全部过程。在此期间,必须严格执行配件的验收、保管、发放、盘点和旧件回收等制度。 验收入库: 1、计划员负责保管到厂的全部进货明细单;临时管理进货发
12、票及运单。 2、入库前库房保管员要整理库房,为新到商品的摆放提供空间。 3、采购员从货场提取货物后,库管员协同计划员、调度员、采购员7 进行验货,清点数量,检查质量,完成配件的第二次验收。 4、采购员核实进货清单,同时对于送货上门、临时采购的要协同保管员填写实收货物清单,核实无误后双方签字;对于有质量问题的货物,保管员有权拒收。 5、计划员凭进货清单打印入库单,数量以实收为准。入库单一式五份,保管一份,计划四份。 6、计划员统计本批货物的缺件、坏件、劣质件以及价高件,并反馈给部门经理。采购进行异常处理。 7、保管员负责配件上架,并根据核对好的入库单据,认真填写卡片帐,做到帐实相符。填写卡片帐工
13、作,应在当天完成。 配件的保管: 保证库存配件的准确,节约仓位,便于操作,配件的保管应科学、合理、安全。 1、分区分类:根据配件的车型,合理规划配件的摆放区域。 2、五五摆放:根据配件的性质,形状,以五为计量基数做到“五五成行,五五成方,五五成串,五五成包 ,五五成层”。使其摆放整齐,便于过目成数,便于盘点与发放。 3、四号定位:按库号 、架号、层号、位号对配件实行统一架位号,并与配件的编号一一对应,以便迅速查帐和及时准确发货。 4、建签立卡:对已定位和编制架位号的配件建立架位签和卡片帐。架位签标明到货日期、进货厂家、进出数量、结存数量以及标志记录。 8 5、凡出入库的配件,应当天进行货卡登记
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