2商务技巧有效会议技巧.docx

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1、2商务技巧有效会议技巧 有效会议技巧 在本课中，您将学习到会议的基本知识，包括会议的作用、会议的三阶段，及各阶段应做的工作。您还将学习到如何有效地参加会议和管理会议。 在本单元中，您将了解有关会议的基本知识。包括会议的作用、对于会议的常见误解。您还将了解会议的三个阶段，即会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段，以及各阶段中应进行的工作。 欢迎进入第一课：会议的作用。以下是您的学习目标：了解会议的作用；消除对于会议的误解。 会议不仅是现代公司决策过程中不可少的重要环节，而且还是公司内进行信息交流的重要场所。会议可以发挥很多作用。 进行信息交流：组织内职能部门的划分可能致使各部门甚至同部门人员不

2、了解相互的工作内容和进展，进行会议有助于促进组织内的交流和协作，实现组织目标。整合思想：实施决策、变革、计划等措施之前，为确保大家在理解的基础上向同一个方向努力，也可以举行会议。通过举行会议，确定清晰的目标，可以使大家对情况有统一的认识。 提升士气：通过会议中的讨论、沟通，重视个人的意见，认可个人的贡献，让员工在组织中发挥积极的作用，能起到激励和提升士气的作用。建立企业文化：通过宣传企业尊崇怎样的价值观，以及倡导哪些行为，向员工传递有关企业文化的信息。 尽管会议可以起到很多作用，但会议的作用建立在对会议的正确认识上。因此我们应当消除可能存在的一些误解，包括： 1、认为会议的成败由会议主持者负责

3、。事实上，虽然会议主持者在很大程度上控制着会议的进程，但会议的成败取决于每个参会者的投入。 2、认为每个参会者都应该发言。有些参会者因为担心与别人产生冲突，而不愿将自己的观点提出来，这容易导致忽略某些重要的问题。但要求每个参会者都发言也是不必要的，实际上，有些参会者不一定要发言，因为其他人可能已经解答了他的疑惑，提出了和他相同的意见，或是没有需要提出的意见。但必须保证每个人都有表达自己观点的机会。 3、认为应该多举行一些会议。这种观点认为多举行一些会议有助于事情取得成功。但 有效会议技巧 是，数个耗时而低效的会议，不如一个高效的会议，因此，在会议问题上也应“重质不重量”。 您已完成本课，并学习

4、了以下内容：了解会议的作用，消除对于会议的误解。 欢迎进入第二课：会前准备阶段。以下是您的学习目标：了解会前准备七步法。 通常，一个会议包含三个阶段：会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段。对于任何会议，都应在会议之前进行计划和准备，在会议中进行管理与控制，并在会后整理与总结。做好这三阶段的工作，才能确保一个有效的会议。 要做好会前准备工作，我们可以遵循七步法：第一步，确定会议类型。在考虑举行会议时，要解决两个问题：一是是否有必要采用会议的方式，即这个会议是否是必要的。考虑一下，对于所有相关人员来说，会议是否是一种有效的方式。也许在遇到问题时，对于我们自己来说，让大家坐在一起开会讨论是最有效

5、的沟通方式，但是否对于其他参会者也是如此？能否用其他更方便、更有效率的方式来代替？例如，发邮件、打电话、用餐时的交流等。如果会议中要交流的信息可以通过其他更有效的方式来交流，则没有必要举行会议。 二是采取哪种会议类型。根据不同的分类标准，会议有多种类型。根据正式程度不同，可以分为正式会议和非正式会议。其区别在于准备时间的不同。正式会议需要进行大量的准备、设定详细的议程，往往比非正式会议更容易产生结果。但在出现问题，需要迅速解决的情况下，往往进行非正式会议，这种情况下，可供进行准备的时间通常不太多，但至少应明确要解决的是什么问题，有哪些相关的信息。 根据方式的不同，可以分为面对面会议、电话会议、

6、视频会议等。面对面会议最为常见。随着科技的迅速发展，电话会议、视频会议等形式也日益广泛地使用。 决定采取何种会议类型时，我们可以考虑一下：会议主题的重要性如何。一般来说，越重要的会议，越需要采取正式的、面对面讨论的形式。参会者的地理位置如何。如果参会者比较分散，需要远道而来参会，则适当情况下采取电话会议、视频会议更能节约时间与金钱。参会者的互动性如何。如果会议当中需要参会者做出即时的反馈，那么，面对面会议、电话会议、视频会议都可以满足这一要求。如果只要求一定时间内做出反馈即可，则可以采取电子邮件等其他方式。 第二步，明确会议目标。会议的目标即希望通过会议达到的结果。一般来说，会议是为了推动决策

7、、行动或变革的进行。设定明确的目标能使会议围绕主题，达到预期结果。 会议的目标可能多种多样，例如：解决问题：解决当前出现的问题。分享信息：向参会者提供有用信息。交流进度：了解项目各方的进展情况及出现的问题。制定策略：确定组织的发展方向。头脑风暴：有效地激发创意。学习培训：对参会者进行集中的培训。 目标恰当与否可能影响到会议的成败。一个有效的目标应当：明确。目标应当指出希望完成事项的内容、人员、时间。现实。高不可及的目标只会产生挫败感。 第三步，估计成本。会议是商业行为的一种，也需要评估成本与收益，并使会议的产出大于成本。首先是时间成本。时间成本，即将会议所需要的时间乘以参加会议的人数，再乘以参

8、会者平均每小时的薪水。会议时间，包括参会者准备会议的时间、会议持续的时间，以及路上花费的时间等。 其次是金钱成本。即为会议直接投入的费用，主要包括场地费、设备费、参会人员差旅住宿费、资料费等。 第三是机会成本。即参会人员如果不参会而做其他事情，所取得的成果与会议的成果相比，价值如何。 第四步，确定参会人员。选择恰当的参会者是进行会议准备工作的重要内容之一，关系到会议能否有效进行并达成既定目标。既不能遗漏应当出席的人，也不应邀请一些没有必要 有效会议技巧 参会的人，更不能基于公司政治或个人喜好的因素来选择参会人员。 应当参会的人员一般包括：与会议主题直接相关的人；能够提供有用信息的人；能从会议中

9、有所收获的人；可能受会议事项影响的人；富有创新精神的人。 确定参会人员时，需要了解：参会者对会议主题的了解程度、参会者的工作内容、参会者对会议可能起的作用、参会者的特定需求、参会者可能提出的问题等。这些信息能帮助确定合适的人员，并有助于会议成功进行。 确定参会者后，还需要从中确定主持者和记录员。主持者在会议中起着把握方向、掌控全局的重要的作用，一般可以由以下人员担当：参会人员中级别最高者：其全局性和权威性利于统一观点、做出决策。但级别最高者并不必然是会议的主持者。与会议主题关系最密切者：例如项目负责人等，因其对项目情况非常熟悉，由他担当主持者，有利于信息的传递和交流。 控制能力较强者：擅于解决

10、冲突、控制会议进程的人，有利于推动会议议程的进行。为大多数参会人员所接受者：如果会议涉及各方利益，选择一个为大多数参会人员所接受的主持者，有助于进行协调与安排。 我们还需要指定一名会议记录者，来做会议记录，他必须能够判断并记录会议中的要点，从而使参会者能够得到客观的会议记录，并据此进行分析。会议记录者既可以是与会议有关的人员，也可以是与会议无关的人员。 第五步，确定时间、地点和设备。1、确定时间。确定会议时间，首先需要考虑的是，什么时间对大部分参会者最为方便。这可能需要花费一些精力去查实，但有助于保证大部分人员都能出席会议。 2、确定地点。除了时间以外，还需要选择一个对于参会者方便的地点。选择

11、会议地点时考虑的因素主要有：足够容纳所有参会者。舒适的环境，包括整洁的会场、适当的通风、桌椅、灯光等。 3、确定设备。选择地点后，我们还要根据会议内容、参会者数量等情况，安排好会议需要的设备，如投影仪、白板等。并为参会者准备好资料、茶水等。最好在会前抽空确认场地和设备的状况，以确保万无一失。 有时还需要事先安排好座位。一般来说，面对面的座位能起到鼓励交流、增强凝聚感的作用，如圆桌式的桌椅布置。而课堂式的座位，这种作用则较弱。所以，我们可以根据需要来布置桌椅，例如，想避免过多的争论，就最好不要采用圆桌式的布置。 第六步，确定会议议程。会议议程列出会议中要讨论的各个事项，能够帮助会议高效有序地进行

12、，避免跑题。没有会议议程，参会者的讨论很容易变得分散，失去焦点，降低会议效率。 确定会议议程可以采用以下做法：1、按重要性列出会议中要讨论的所有问题。2、为每个讨论议题分配时间，并确定整个会议的长度。3、保留一定的灵活性，以容纳计划之外的事情。为此，我们可以在计划会议时间时，多估算15-30分钟，作为机动时间。4、如果时间允许，可以在会前几天将拟订的议程草稿分发给参会者，看是否有需要补充、修改之处，同时也可以使参会者为会议做好准备。5、对于准备时间不充裕的非正式会议等，可以简要列出会议的主要内容或议题，以替代议程。 第七步，进行会议通知。会议通知可以通过电子邮件、电话、备忘录等形式发送。确定了

13、会议的时间、地点后就应及早通知参会者，以便进行准备。 会议通知的内容主要包括：会议主题；参会人员：必要时介绍部门、职务等信息；议程安排。 您已完成本课，并学习了以下内容：了解会前准备七步法。 有效会议技巧 欢迎进入第三课：会议进行阶段。以下是您的学习目标：如何开始会议；营造积极的会议气氛；制作会议记录。 作为会议主持者，应对会议进程进行管理和控制，并推动参会者有序、高效地完成会议议程，否则会议可能陷入混乱，无法达到预期目标。 开始会议主要包括四项内容：1、介绍参会者：如果参会者之间并不熟悉，需要在会议开始前进行介绍。这既是一种礼节，也有利于营造友好轻松的气氛。2、说明会议目标和会议议程：使参会

14、者的精力集中于会议要达成的目标，避免无关的讨论。 3、说明期望的行为：向参会者说明，希望他们在会议中做出哪些行为，如：提出尽可能多的想法、对选择方案提出意见等。4、为会议定下基调：表明你很乐意听到各种不同的观点、得到新的信息，这有利于鼓励参会者，创造良好的气氛，使参会者积极投入会议之中。 参会者之间的关系、讨论的情况、会议主题等会影响到会议的气氛。积极的会议气氛有助于使参会者保持开放的心态，提高会议效率，达成会议目标。而在消极的会议气氛中，参会者容易感到漠不关心、无足轻重、无安全感等，从而不愿投入努力，不利于会议的成功进行。 要营造积极的会议气氛，可以采取以下做法：保持坦诚。参会者只有充分了解

15、当前的真实情况，才可能完全明白自己的责任，并找出最合适的解决方法。隐瞒事实的做法容易破坏参会者对你的信任，并降低解决问题的积极性。除了说明真实情况之外，你还应该坦率说出你的看法和感受。如果参会者感到你不够真诚，便可能不认同你对会议做出的努力，也不愿付出自己的努力。 使用积极的语言：命令、威胁、指责等语气容易使他人产生敌对、防卫情绪，不能畅所欲言，带来消极的后果。而积极的语言则有利于营造良好的氛围。会议中的言谈应在专注于会议目标的基础上，保持客观。如果对他人的观点有想法，应清楚陈述你的看法，而不对别人的观点妄下判断。对此，我们可以多采用“我”的陈述，表达自己的感受，而少使用“你”的陈述，以免使他

16、人产生防卫心理。 对参会者的努力表示认同。就参会者为会议做出的努力表示认同，例如：“王屹，你的这份表格做得很好，让大家一目了然，谢谢你！”这样的认同提高了参会者的积极性，增强了参会者的相互信任。反之，贬低参会者的工作则不利于营造积极的气氛。 肯定性的反馈。经常给予参会者肯定性的反馈，如“我明白”，“这个想法很有意思”等。这并不要求你必须接受该参会者的观点，但表明了你对他的认可和欣赏，从而鼓励参会者表达自己的想法，并在参会者相互之间也形成一种积极、肯定的氛围。 会议记录简洁清晰地反映了会议讨论的情况，使参会者得以回顾会议内容，总结前面的成果，并了解自己接下来的工作。 会议记录可以采用详细记录式，

17、也可以采用摘要记录式。详细记录式：即详细记录会议上各人的发言、讨论内容等。有些情况下，我们需要十分详细地记录会议上的信息；而有些情况下，我们并不采用这种会议记录形式，因为它过于详细，纳入了一些不必要的内容。摘要记录式：即只记下会议要点。这种会议记录形式因其简要精干而被广泛采用。 会议记录的内容一般包括：会议的时间、地点、参会人员；会议的议程，及讨论达成的结果、决定等；将采取的行动。 除此之外，在会议进行阶段，会议主持者还应对会议进行管理，鼓励参会者进行开放的沟通、保证会议讨论紧扣主题、有效化解冲突，并推动决策的制定，这些内容我们将在后面的章节中详细学习。 您已完成本课，并学习了以下内容：如何开

18、始会议；营造积极的会议气氛；制作会议记录。 有效会议技巧 欢迎进入第四课：会议结束阶段。以下是您的学习目标：了解会议结束阶段的六项工作。 会议结束阶段并非仅仅是一句“散会”，会议结束阶段有其特有的作用：使参会者回顾会议要点并明确接下来的工作；带来一种结束感，使参会者感到这是一个富有成效的会议。 成功地结束会议，包括以下几项工作：第一，按时结束会议。遵守会议议程列明的结束时间，除非参会者一致同意延长会议，或出现必须立即解决的问题。这既体现了效率，也是对参会者的尊重。 要控制会议长度、按时结束会议，就需要控制好各议题的讨论时间。按会议议程的规划，让参会者知道各个议题的讨论应该在多少时间之内完成。如

19、果讨论时间比预计时间长，则需要根据议题的重要性和紧急程度，以及参会者的意见，决定是延长会议时间完成讨论，还是另外安排时间进行讨论。 第二，总结会议要点。所有议题讨论结束后，告诉大家会议即将结束，使参会者整理一下思路。然后，总结会议上讨论的各个议题及讨论结果，看看是否达到了原定的目标，并明确会后要做哪些跟进工作。 第三，感谢参会者。感谢参会者为会议花费的时间、精力，及做出的贡献。 第四，分发会议记录。在会议结束后及时分发会议记录有两个作用：使参会者明确会议要点及接下来要做的工作；必要时使某些未参会者得以了解会议内容。 第五，采取跟进行动。要保持会议的效果，使会议的决策得到落实，就必须计划好会议的

20、跟进工作。我们要以身作则，主动完成自己的任务，并鼓励其他参会者完成自己的部分。实施跟进工作的时候，可以采用进度表等形式来使大家知道跟进工作的完成情况。 第六，评估会议效果。评估会议效果可以使我们知道会议中哪些部分做得好，哪些部分还需要改进。以帮助我们更加成功地进行今后的会议。 使用核对清单、询问参会者的看法等，可以帮助我们评估会议效果。使用核对清单：准备一个核对清单，列出有关会议情况的各个项目，在会议结束后一一核对，这些项目可能包括：会议的准备工作如何，参会者是否积极地参与会议，是否进行了充分的讨论，是否找出了问题的解决办法，是否遵守了会议议程. 询问参会者的看法：参会者常常能提出有关改进会议

21、的有用建议。询问参会者看法，既可以采取提问的方式，也可以采取简单的问卷调查方式。 您已完成本课，并学习了以下内容：了解会议结束阶段的六项工作。 在本单元中，您将学习到，作为一名参会者，如何积极地参加会议。其中包括，作为会议主持者，如何通过鼓励讨论与交流、使会议紧扣主题、化解冲突、制定决策等措施，来进行会议管理；作为普通参会者，如何通过为会议做好准备、交流自己的观点、倾听他人的观点、了解非语言行为，来有效地参加会议。 有效会议技巧 参加会议 欢迎进入第一课：会议管理。以下是您的学习目标：鼓励讨论与交流；使会议紧扣主题；化解冲突；制定决策。 会议主持者要负责控制会议进程，引导讨论交流，促使会议结果

22、的达成。由于目标不同，各个会议中讨论的范围和程度不尽相同。但一般来说，积极的讨论与交流是会议成功的重要因素之一。因此，作为会议主持者需要在会议进行中鼓励开放的讨论与交流，以便制定决策、解决问题。 我们可以采取这些措施来鼓励讨论与交流：表现积极热情的态度：我们自己对于会议的热情和兴趣会直接影响参会者的态度。 激发参会者的兴趣：如果参会者对于会议毫无兴趣，就很难期望他们对会议有所投入。我们可以用以下做法来激发参会者的兴趣：说明他们可能对会议有什么帮助，或可能受到哪些影响；使自己的阐述更为形象生动，便于参会者的理解；对参会者的感受表示理解，鼓励其提出自己的看法。 提前准备一些问题：根据会议需要解决的

23、事项提前准备好问题，这一措施可以起到以下几个作用：引导讨论的方向；避免无谓的讨论；避免沉默、冷场；提升参会者的参与感和积极性。 参会者具有各种不同的个性类型，有些个性类型对于会议有积极的影响，有些则有消极的影响，是我们需要格外留意并应对的，这里主要是指两种：控制型和沉默型。 控制型的人试图主导会议进程。他们乐于表达自己的感受，也会对会议做出有用的帮助，但因他们总是希望成为注意的焦点、想让自己的意见取胜，而忽略其他参会者的需求和观点，所以常常会对会议的顺利进行产生不利的影响，并容易引发争吵。 这种参会者的力量较强时，其他人可能不愿或没有机会表达自己的想法。对此，应当鼓励开放的讨论，避免讨论过程被

24、某一派的观点占据，让其他人也得到表达想法的机会。例如，你可以通过提问的方式询问其他人的观点，鼓励大家说出自己的看法，以此平衡各方意见。 虽然并不是每个参会者都有需要表达的观点，但作为会议主持者，一定要保证每个人都有说话的机会。尤其对于那些沉默型的参会者，更要鼓励他们思考并说出自己的想法。 有些参会者由于害怕产生矛盾或其他原因，不愿表达自己的看法，他们往往易受其他观点的影响，并可能使一些重要的信息被忽略。对此，我们可以通过提一些开放式的问题等方式，来进行鼓励。 有时，为了达成一致意见，参会者容易陷入集体思维中去，因担心遭到别人的反对，而附和主流观点，保留自己的观点，从而使会议中无法探索更多选择方

25、案，无法深入分析既有方案，最终妨碍最佳决策的做出。 集体思维反映了参会者的一种压力，担心自己的想法不合时宜、遭到反对，或破坏融洽的气氛。我们一方面要使参会者敢于提出自己的想法，挑战既有的观点，不使观念受制于会议主持者、职位较高者或人数较多的派别；另一方面要使参会者愿意倾听异议，而不去人为过滤不同意见、仅仅局限于那些支持自己观点的信息。 要保证高效的会议，需要使讨论紧扣主题，避免跑题。当发现会议讨论偏离主题时，礼貌地进行提醒。 如果会议中发生的争论已经超出有益的范围，而影响到会议的进程，我们有必要采取措施进行控制，例如：让争论双方暂停，由其他人发言；进行会间休息，让双方冷静下来；将会议引导到其他

26、问题的讨论上；甚至直接告诉争论者，他们的行为干扰了会议的进程，必须停止。 由于参会者之间可能有不同的观点、不同的目标等，会议中很可能会发生冲突。出现这 有效会议技巧 种情况时，采取以下做法有助于化解冲突：强调共同的目标：向参会者强调共同的目标，使参会者明白大家都在向共同的目标努力，求同存异，减少对于差异的争执。 帮助相互理解：发生冲突时，冲突双方往往不能很好地倾听对方意见、保持理性的态度。为了帮助冲突双方相互理解，并找到合适的解决方案，应让各方充分阐述自己的观点和理由，强调事实，而非个人的感受。 推迟解决问题：如果冲突双方太过激动，需要更多时间冷静下来，可以推迟一些解决问题，但不能因此试图逃避

27、问题。 许多时候，召开会议是为了制定决策，解决问题。在这种会议上，会提出大量的信息和建议，如何从中做出最佳的决策？我们需要关注于会议目标，并可以采取四步法： 1、分析现状：只有充分了解现状，明确问题的起因和所要解决的问题、达到的目标，才可能有针对性地提出恰当的解决方案，而不致出现“头痛医脚”的情况，并可以帮助参会者将精力集中于达成目标。 2、提出方案：鼓励参会者根据现状和目标提出尽可能多的解决方案。可以采用头脑风暴、简化、变换角度等方法。头脑风暴法：在头脑风暴中，让参会者尽量提出各种方案，暂时不去进行评估，因为开始看起来很荒谬的一个方案，却可能对其他人有所启发。等到所有方案都提出后，再做评估。

28、 简化法：当情况比较复杂时，要一步得出合适的解决方案可能比较困难，此时可以对情况进行简化。例如，当前问题涉及三个部门，为了找出合适的方案，让我们假设此问题只涉及一个部门，对此提出解决方案，再对其调整使之适应整体情况。或者，将当前的情况设想为一种理想情况，对之提出解决方案，再将不符合实际的部分进行调整。 变换角度：即从一个新的角度来看待要解决的问题。为使思想不受之前讨论的局限，我们可以邀请新的人参会，由于他并不知道此前讨论的情况，因此有可能提出新的不同观点。 3、确定方案：一个好的方案应该：有针对性：适用于当前情况，并能彻底解决当前问题。有可行性：即在现有资源的承受范围之内，包括资金、时间、人力

29、等。风险可控：方案所包括的潜在风险是否在可承受的范围之内，是否可以控制。 提出各种解决方案后，根据一定的标准来比较、筛选方案。我们可以根据目前的情况、方案所要达到的效果等来设定这些标准。可能并没有一个方案能满足所有的标准，那么选择一个能满足关键标准的即可。 对各选择方案进行比较、判断时，可以采用支持/反对表法。在表格中分别列出支持和反对的理由。 我们还可以根据所设定的各项标准对选择方案的各个方面分别评分，再得出综合分数。这既可以帮助我们了解各方案的强项和弱项，又便于将各方案按照我们认为最重要的标准进行排序，综合比较，得出最佳方案。 4、进行跟进：选择出最佳方案、做出决策后，还要在今后的会议中就

30、方案的实施和效果进行跟进，才是一个完整的解决问题的过程。 您已完成本课，并学习了以下内容：鼓励讨论与交流；使会议紧扣主题；化解冲突；制定决策。 有效会议技巧 欢迎进入第二课：积极参会。以下是您的学习目标：为会议做好准备；交流自己的观点；倾听他人的观点；了解非语言行为。 会议的成功取决于每个参会者的投入。首先，是要为会议做好准备。接到会议通知后，仅仅坐待会议开始是不够的，需要提前做好充分的准备。 了解背景信息：要有效地参加会议，对会议的成功做出贡献，就必须考虑到会议的背景、目的、其他参会者的需求、期望，以及你自己的需求等。 了解背景信息，可以帮助你知道自己应当做出怎样的行为。例如，如果会议的目的

31、是为了解决当前一个紧迫的问题，那么你就应该致力于提供有用信息、寻找一个合适的行动方案；如果会议的目的是激发创意，那么你就应该尽可能多地提出创新观点。 准备必要的资料：根据会议内容及你要做的陈述，了解相关内容，并准备好必要的资料，必要时还要准备资料分发给其他参会者，以帮助他们理解你的观点。 保持积极的态度：参会者因其对会议的必要性而被邀请，因此，有责任积极参加会议，付出自己的努力。被动听取别人意见、保留自己观点的做法，不利于会议的成功进行。 但要注意，保持积极态度的同时，也要防止过于咄咄逼人或控制性的倾向。因为我们在自己积极参与会议的同时，也要尊重其他参会者，只有全体参会者的共同投入，才能营造开

32、放、活跃的会议气氛，推动会议的成功进行。 作为参会者，清晰地与他人交流自己的观点、顺利地进行沟通，对于会议的成功非常重要。陈述自己观点时，可以遵循以下原则： 语言简洁明确：简单、直接的语言能很大程度上避免造成误解，同时还能节约会议时间。明确的语言也有助于其他人理解你的信息。例如：“这项革新措施使生产成本降低了10”，这样的表述比“降低了很多”、“大大降低”等模糊的语言明确得多。 用词易于理解：要进行成功的沟通，还应使自己的语言易于理解。如果必须使用其他人可能不太熟悉的术语或其他词语，应进行简单的说明。因为有的参会者即使不明白，也可能因不好意思等原因，而不愿提问澄清，主动进行解释能确保其他人理解

33、你的信息，有助于接下来的沟通。 不使用过于绝对的语言：“绝不”、“从不”、“总是”、“不可能”等绝对化的语言，一方面可能夸大事实、不够准确，引起他人的不满；另一方面由于否认了其他可能性，而不利于继续进行深入的讨论，因此是应当避免的。而“可能”、“也许”等词语，则表示你欢迎别人提出其他的可能性，从而鼓励大家提出自己的想法。 强调重点信息：对重点信息加以强调，可以加深倾听者的印象，帮助理解信息。最常用的强调方式是对复杂的信息进行复述、在陈述完毕时进行总结、分发备忘录等。 良好地倾听他人观点能帮助你迅速了解他人的想法，有助于促进相互沟通，推动会议进行。下面这些做法有助于在会议中有效地进行倾听： 保持

34、专心：倾听时，应注意说话者的信息内容，避免被其他事物分散注意力，即使是说话者本人的外貌、口音等，也不应转移你的注意力，否则，你就可能无法理解说话者的信息。关注说话者信息的时候，还要注意把握信息的整体，而避免一味专注于个别细节。 完整地倾听：让说话者表述完自己的想法，不要中途打断，也不要急着下判断。这能帮助你开放地接收各种观点，同时鼓励大家发言。 简要地记录：在倾听的同时，应简要记录下说话的要点。如果对某一点有疑问，也应先记录下来，稍后解决，而不宜随时打断。记录应简洁，否则手头的忙碌可能使你遗漏了正在讲述的信息。 提问澄清：提出适当的问题可以帮助你对讲话者的信息进行澄清、分析，也可以向对方表明你

35、认真倾听并思考了他的话。 人们除了用语言来传递信息外，也通过一些非语言行为来传递信息。同样，我们在接收 有效会议技巧 他人信息时，也同时接收到语言和非语言两种信息。在某些情况下，非语言信息甚至比语言信息更真实、准确。 面部表情：微笑、放松的面部表情一般代表着感兴趣。反之，面部表情僵硬可能表示愤怒、紧张的情绪。而面无表情，则可能是感到怀疑、困惑，或走神。 视线接触：保持视线接触一般表示对对方的信息感兴趣。总是避免视线接触往往表示不感兴趣、不自在、厌烦或顺从。 视线接触：保持视线接触一般表示对对方的信息感兴趣。总是避免视线接触往往表示不感兴趣、不自在、厌烦或顺从。 身体姿态：身体前倾一般代表着对对

36、方的话感兴趣。靠在椅背上可能意味着对谈话内容不感兴趣，或是对谈话具有控制感。手臂或腿部交叉是抗拒他人观点的表示。坐立不安时常表示紧张、焦虑。 嗓音：有力、响亮的声音常常是积极、信心的表现。音调的抑扬顿挫容易吸引听众的注意力，表现了说话者对话题热情、积极的态度。如果语调平平，则可能是对讨论的话题并无兴趣。过快的语速显示了说话者紧张或激动的情绪，过慢则可能是冷漠的表示。 尽管有些人对于非语言行为的控制力非常强，能很好地收藏自己的真实情绪，但一般来说，了解各种非语言行为的含义有助于我们了解其他参会者的真实情绪和感受，从而调整自己的行为，促进沟通的顺利进行。无论对于会议主持者还是参会者来说，这都是很有帮助的。 对于会议主持者来说，尤其应注意从非语言行为中发现一些信号并加以解决。例如，说话声音较小，不面向其他人，并有交叉手臂，避免视线接触等举动，可能是在会议中感到被孤立；点头迟缓、不用力，则可能对信息感到困惑。 对于参会者来说，了解非语言行为的含义，一方面可以使自己的非语言行为与语言保持一致，另一方面可以了解其他人对你的信息的真实看法。例如，你感到有名参会者对你提出的信息似乎感到很困惑，此时可以向其询问并加以解释。 您已完成本课，并学习了以下内容：为会议做好准备；交流自己的观点；倾听他人的观点；了解非语言行为。