如何迎接外审.docx
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1、如何迎接外审如何迎接外审 1、 正确对待外审 外审有利于检查我们管理工作的不足,便于提高我们的管理水平,我们必须抱着积极的态度迎接外审。必要的准备工作还是要有,但也不要有太大的心理包袱。 我们要做的就是立足于建立和执行符合要求的体系,让认证机构有理由相信,我们实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系,能提供顾客满意的产品和服务。而且,要会用客观证据来证明有效地加以执行。 把外审看成是积极展示自己能力的机会。无论什么审核目的,迎接外审都是一次展示自己能力的机会。必须正确对待,特别要正确对待审核发现的不符合项。“不符合项”尽管不是好事,但可以变成好事。要从正面认识。因为,世界上
2、没有最完美的东西,“不符合项”是客观存在,这次不被发现和纠正,将来可能会带来比现在更大的损失。 积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核方希望尽快能从现场取得充分的证据,从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则,是有效的;被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据,证明自己所建立的体系符合标准要求,执行是有效的,如何做好这项工作,主要把握好如下各个方面: A、 明确这次审核的目的和审核的范围。 管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、
3、确定以下信息: 审核的目的。这次审核是年度监督审核,只要不出大的质量安全方面的问题,一般是容易通过的;当然,本着提高自己,练好内功的目的,我们应当尽量做好一些。质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件,还有和顾客签订的合同,以及适用的各种法规条例等,都是审核的准则。 审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围。 审核人员数量和分组情况。通常提前一周,会接到审核方包括以上这些方面的内容的书面通知,可以充分准备。 B、 组织落实。公司层次确定陪同人员:公司或项目部要针对认证机构每个审核员各配一名陪同人员。这个人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务,有一定的交际和表达能力。负责公司
4、内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。 各个层次指定接受审核人员:根据质量手册、管理体系智能分配表的分工,和这次审核有关的单位、部门、项目部,事先指定一个接受审核的人。如果有必要,再指定一个候补。万一接待人由于什么原因不能接待,或者回答不上时,候补的顶上。接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据,证明体系执行有效。主要是:代表单位、部门、项目部,按照审核计划,事先选择、准备好典型的证据材料,包括文件、记录、实物和现场的介绍和接待。接受审核时主动提供,作为客观证据,证明自己的体系符合性和有效性。 现场回答审核员提出的问题,补充提供客观证据。满足审核方要求。 陪
5、同人员和接受审核人员的培训:把审核计划事先通知这些人员,做简单的培训。时间不超过1小时。如有什么问题,请他们事先提出来,培训要做培训记录。 认识上再统一一下职责分工。体系什么要素由谁负责代表公司提供证据?那个职能部门由谁负责?这些接待人员准备提供证据汇集起来,是否能充分证明体系的符合性和有效性。 按部门职能分配沟通一下,实际上,建立体系的时候已经明确了相关内容。只是临时再强调、提醒一下,以便于与审核方沟通。同时,让大家相互知道通讯联系的方式和信息,如,办公地点、座机和手机号码等,以便到时候可以有效沟通。 C、 迎接评审的思想动员。让员工知道在合适的时候,通过一定的方式,让全公司员工知道,某时间
6、段内会接受什么审核。 2、懂得如何接待。 要求每个员工,都要认定自己的工作范围。譬如,能回答自己负责的工作,执行的文件,选择好典型的证据材料,证明自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求,达到目标要求。事先准备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时,可以提供哪些证据?譬如,标准、公司文件、记录等。 预计审核时会提出什么问题?应当如何回答。每个员工应能回答一些共性的问题。每个员工都有可能被审核到,因此,除了准备自己负责的工作范围的问题以外,还必须确定一些共同需要认知的问题。应当根据审核目的来确定,其中譬如: ISO9001标准第5.5.2.c)要求, “确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识”。员
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