2017采购货物合同付款及及发票财务稽核管理制度.docx

《2017采购货物合同付款及及发票财务稽核管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2017采购货物合同付款及及发票财务稽核管理制度.docx（35页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、2017采购货物合同付款及及发票财务稽核管理制度*公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 采购货物合同、付款及 发票、财务稽核管理制度 *财字2015第*号 目的：为规范公司各类采购货物合同、付款及采购发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。 适用范围：*公司及分子公司 内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：、预付款业务，、货到付款业务，、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定 公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同，具体规定如下： 、合同的签订及审批 1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由供应部采购

2、业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购合同价格申报单进行。 采购计划单、采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由董事事 第 1 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 长批准。、对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出采购计划单经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提

3、前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。 、合同内容填写要求 、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商帐号信息等内容，且均需与实际业务相符合。 、合同的报送及执行 、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处存，同时实施采购。财务部对合同进行电子表登记备查，跟踪合同到货及发票情况。 、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由基建设备部执行实施，对于特

4、殊情况下经总经理特批的采购业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式，原则上按合同规定办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发 第 2 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。 工程劳务性质的业务，除按上述要求报送合同财务部备案外，在工程完工后应及时组织验收，并在工程完工30日内将工程预决算书报财务部备案。

5、派工单应随工程进行及时由相关责任人确认，并于工程完工后30日内报财务部备案。以备财务核算、结算之需。凡未经批准，延期不报送的，每项业务处罚当事责任人50元。 、财务部不受理涂改及未经公司董事长或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定 采购付款业务流程图：业务经手人在财务软件系统填写用款申请单并打印纸质单1、财务部往来会计核实2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、董事长签批5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款

6、事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务 第 3 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在

7、申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。 1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超合同总价的50%。 预付款业务流程图：业务经手人持用款申请财务部往来会计确认往来余额分管领导签字财务负责人签

8、字董事长财务出纳员付款 、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。 、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失。 2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管 第 4 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度

9、之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 理制度中的付款规定办理。具体如下： 货到付款流程图：业务经手人持用款申请财务部往来会计核填应付款余额分管领导签字财务负责人签字董事长财务出纳员付款 、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号，及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前，财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批。 (2)、对货到已验收、发票已到要求付款的：货到验收入库，相关单据

10、传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。 支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。 第三条、付款方式及收据的取得要求： 付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为

11、第 5 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下： 1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理： 、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员对收款人身份进行确认，财务部出纳员验

12、证收款人持有的由收款单位开具并加盖行政公章的介绍信原件或经由收款单位传真电话传真的加盖行政公章的委托收款证明，经确认无误的，再办理支付手续。公司业务经办人(指采购员)也要在介绍信上签字确认。在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XXX”字样，并由出纳员核填该收款人的身份证号，特殊情况下经董事长或总经理批准后可不需填写收款人身份证号。 、如果是要求公司将款项汇入收款人指定卡号的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件，确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有

13、法律效力”字样。财 第 6 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司财务部，并在汇款日起7日内，将收据原件交至公司财务部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经董事长批准的除外。 、公司派人带现金外出采

14、购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续，无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购， 、对于正常采购业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。 2、银行电汇付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款

15、人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原 第 7 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 则上，只要对方收款,就要出具收款据。 退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理： 、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；用款申请单备注中要注明重汇原因。 、公司采购业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，

16、并由经办人再行填写正确地用款申请单，注明“退汇重汇”字样，并注明重汇原因，重新履行签字手续后，交出纳员办理重汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。 、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单，填写书面退汇原因，报财务负责人签批，重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。 、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。 3、承兑汇票付款： 、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取，经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务

17、专章的收据交出纳员，且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。 第 8 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经财务部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条，签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。如果来人申请直接自带汇票，无需我方邮寄的，公司业务经办人要在财务部开具借条，附来人的收条方可作为财务直接支付来人承兑汇票的依据。 、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的，由采购业务经办人负

18、责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址“证明”(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。证明格式详见“附件3”)，填写快递单，交出纳员办理投邮，收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件，已办理承兑付款的用款申请，由出纳员交往来会计处跟催对方收款收据。公司财务部银行出纳员在承兑邮寄日起，跟踪至承兑签 第 9 页 共 34 页 2

19、008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 收为止，在跟踪过程中发现异常及时报部门负责人处理。公司采购业务经办人应在承兑汇票邮寄之日起，从网上跟踪该快递，从网上确认快递签收后，及时与收款人沟通，跟催收款人开具收款据，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至财务部往来会计处。出纳员要定期核对承兑汇票库存，并与往来会计核对已支付承兑汇票未来收据情况，确保帐实相符。 4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对

20、外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票，在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书，但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。 承兑汇票分应付票据与应收票据两种。应付票据对外支付：应付票据是公司直接从银行办理的承兑汇票。应付票据付款分以下两种情况处理：一是实际收款人与票据上的收款人是同一名称的，实际支付时不需再在背面加盖我公司印章，直接支付。二是实际收款人与票据上的收款人不是同一单位的，实际支付时，只需票据上列明的收款人在票据背面盖背书章，但不需填写被背书单位名称，然后由我公司直接对外支付即可。应收票据对外支付：需要加盖我公司的印章背书，

21、并在被背书人栏填写收款单位全称，方可用于对外支付。 第 10 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的，或在同一处错误更改两次以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经董事长特批处理的，应有董事长在该单据上的亲笔签批说明。 对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际

22、付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。 6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经董事长、总经理特批的业务，签定合同人，在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间

23、定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。 第 11 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。 第四条、财务部集中办理付款业务时间及付款时限规定： 、财务部受理现金、承兑汇票付款业务时间

24、： 每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午7：30至15：00前受理当日付款的“用款申请”。付款时限规定：1、现金付款：现金付款超10000元，且已提前做计划的现金“用款申请”及小额现金报销付款，凭签批完备的原始单据，出纳员即时支付；2、银行付款：按上述银行付款业务规定时限执行，同时因公司目前开通网上银行，对财务部已收到经签批核准的银行付款“用款申请”，在银行正常工作时间内，财务部对收到的银行付款申请，即时办理网上银行付款。3、承兑汇票付款：对需要邮寄的，上午8：30分前收到用款申请，且付款手续完备的，当日内办理支付；8：30分以后收到的用款申请

25、，次日内办理支付；对上门收款的，出纳员凭借经核准的手续完备的用款申请，即时支付。 、具体的付款时限及责任划分如下： 、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日 第 12 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“用款申请”，遇法定节假日、

26、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，不能按规定时限付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并由出纳员及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。 、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调财务部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行； 、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，由申请付款的业务经办

27、人承担责任。 、如属出纳员工作不负责任，延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的，按规定承担相应以济损失。 、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。 、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用 第 13 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 款

28、申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。 、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。 、所有传递到财务部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。未按规定作记录的每项扣责任人考核分1分。 第五条、各种情况下采购业务发票的规定： 、采购发票标准要求及处理： 1、所有材料物资采购业务原则上均应由供应商出具以本公司为抬头的增值税专用发票，财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值

29、税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。 2、采购发票所开具的内容必需与实际业务内容相符，严格按合同执行，即货物名称、规格、数量、单价、金额，要求从合同到入库单到发票保持对应一致，与用友系统的业务信息一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。 3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况 第 14 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及

30、及发票、财务稽核管理制度 说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购业务发票。 4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理，对同一业务单位非经常性的业务单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转帐处理，在付款时，由收款人提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，董事长批准的业务不受此限。 5、采购发票后附件顺序依次为：采购入库单、临时收

31、料单、质检单、过磅单、采购计划单、对方送货单随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单、招标合同等。如发现有不符合规定的发票及附件传递到财务部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。已传递到财务部的发票监督审核责任人为材料会计。 注：、如制剂材料采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用； 第 15 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单

32、，并应注明使用部门，以方便财务核算。 、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。 附：“采购入库单”业务附件：第一项、所有采购入库业务保管员办理入库时必需的附件：1、供应商开具的送货单，2、对于公司从物流自提货的业务，除供应商送货单外，还要求附有提货人在物流签收时的周转单的其中一联。第二项、原料油粉采购入库单附件除上述第一项1、2外，还要附有公司保管员在收货时开具的临时收料待检单手工单。第三项、对以重量为计量单位的采购入库业务，还需要有过磅单。 注：以重量为计量单位的采购入库业务，保管员应在用友系统的采购验收入库单“备注栏”中填明与过磅信息相符的算式，算

33、式净重结果要与入库单数量相符合。即毛重减去皮重的净重数与入库单实际开具的净重相符合。 除大罐包装的原料外，如25kg、200kg等标准包装的物料，还要注明入库时抽过小磅的单包装的净重。 、发票的取得时限管理规定： 1、所有采购结算发票应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交财务部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相 第 16 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同

34、、付款及及发票、财务稽核管理制度 关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。结合公司目前制剂产品包装材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。 2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购业务经办人应及时填报“问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报财务部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况

35、下，财务部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以财务部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。 3、对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长特批处理的，可按特批时限为准，需由财务部处理的由业务经办人将业务移交财务部处理。 4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。 5、业务经办人对收到的供应商发票，要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财

36、务部负责将发票寄回供应商，并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不 第 17 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 接收而退票的，每笔业务处罚采购业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐

37、造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。 6、会计年度终了前,各业务经办人应将自己经办、属于当年度已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至财务部。 第六条、定期对帐制度： 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，财务部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单，并最迟于次月10日前交财务部往来会

38、计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间完成对帐手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对帐业务 第 18 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，财务部确认的除外。 第七条、财务稽核及审计制 公司财务及审计小组对所有采购业务从需求计划到采购计划、合同、价格、

39、质量、数量及采购业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员及业务涉及到的相关部门要自觉接受财务和审计部门的监督和质询。对采购人员及其他相关人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，财务审计监督部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。 第八条、补充规定 、每一笔采购业务，要求从合同到供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。 、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经财务部付款人验证来人出具的加盖对方业务

40、单位公章的介绍信，确认无误的，财务部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜。注意：收款单位的收款据应由收款人开具，不得由本公司人员代写，已开好的收据，由公司财务付款人监督收款人员在收据联上原笔迹签字并按手印，不得复写签字，并核对确认与介绍信一致。收款人签字完成后，由公司财务付款人查验收款人身份证号信息，并将身份证号填 第 19 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 写在收据右下方空白处。公司相关付款业务申请人也需在收据上签字确认。 2015-8-29修订 、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合

41、同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。 、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。 对自己分管的

42、采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。 、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录，按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程 第 20 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情

43、况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。 、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务，由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。 、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。 、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，

44、报采购部后进入实际采购流程。 、出纳员在办理款项支付时，要对用款申请中的收款单位全称及帐开户行、帐号等信息与所附合同、收款收据、发票等附件资料的信息认真核对并确保一致，方可办理支付，同时财务付款审核人也应认真仔细复核用款申请、合同、等付款信息内容是否相一致，以确保付款准确无误。 对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长批复处理。 第八条、本制度经董事长签字批准之日起执行 第 21 页 共 34 页 2008-01月初版 XX年修订 *公司财务制度之采购货物合同、付款及及发票、财务稽核管理制度 第九条、本制度由财务部负责解释及修订 补充条款：公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。只要发生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准并报财务部备案，否则视为无效。 *药业有限公司 财务部 XX年1月第一版 XX年1月第二次修订 2011-04-25第三次修订 2012-11-15第四次修订 2013-4-14日修订 2015-5-10修订