我看律师事务所行政人员的工作管理.doc
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1、我看律所行政人员管理水平的重要性我国自1979年恢复律师制度以来,律师事业的发展取得了令人瞩目的成绩。特别是在过去仅仅十多年的时间里,律师执业机构在经过不断设立、专业化、规模化的程度也在不断增强。我省各级司法行政机关大力推进律师事务所管理模式的改革和创新,并着力培育、打造综合性规模所和有特色的专业所,律师事务所的规模化、专业化水平进一步提高。跨入21世纪,我律师队伍发展迅速,已成为全省经济社会发展、民主法制建设的一支重要力量。在竞争日益激烈的今天,如何经营一家成功的律师事务所成为律师所合伙人、合作人日常工作中的重中之重,这其中除了努力提高业务水平,打造一支业务技能过硬的律师队伍以外,事务所的行
2、政管理水平在一定程度上也决定了事务所的发展前景。我本人现在律师事务所工作了两年,从事行政管理工作。两年来一直不断摸索、不断总结经验吸取教训,努力做好律师所的行政管理工作。结合我本人在律师事务所行政管理方面的实际工作情况,谈谈作为一名行政如何做好律师事务所的行政管理工作,与同行们切磋、交流,共同把我们所从事的行政管理工作做的更好,发挥行政人员职能作用。一、本人所在律师事务所的行政管理模式与其职能作用本人所在律师所广东前海律师事务所原(广东惠邦律师事务所)成立于2006年,法律服务范围涵盖知识产权、公司资本证券、房地产、劳动保障等专业领域。随着人员规模、业务规模与种类不断扩增,我所也越来越重视行政
3、管理制度,由合伙人会议从合伙人中选举一名对行政管理工作包括对行政后勤、财务、人事、信息技术管理较为熟悉而且能够得到全体合伙人的信任的合伙人专职配合所主任室进行行政管理工作,使得合伙人摆脱了律师所日常的管理工作,把主要精力集中在他们的专业方面,为律师所的创收各尽所能、顺利开展业务工作创造了条件,并能在一定程度上为稳定律师业务领域促进业务发展发挥作用。行政主管室下设行政办公室、财务人事部、信息中心,行政主管根据主任室的工作部署开展工作并对所合伙人会议负责。通过制订、执行相关规章制度、发布有关通知等等,加强所内行政、财务、信息化管理工作,督促部门主任组织贯彻落实,并指导、安排部门法律秘书或行政人员做
4、好上传下达和辅助实施工作,代表行政主管实行督办职能。 二、怎样做好行政管理工作(一)作为律师所行政人员应该能够做到什么? 做好律师所行政管理工作,应该为律师所做哪些具体工作,发挥哪些职能作用作一个明确的定位,搞清了这个问题,后面就可以展开工作了。总起来说,行政人员的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责及领导指挥五个方面的职责,具体到应该能够干什么,在律师事务所所精细化管理手册当中,作者认为行政人员应该能够做到:1.管理事务所的日常工作;2.建立并保留全部财务记录和控制系统; 3.律师事务所报刊管理以及网站信息发布管理制度4.办公室的一般行政工作;5.管理图书馆设施;6.建立并维护
5、有效的文档管理制度;7.处分和管理有形设备资产;8.负责购买办公用品和家俱;9.建立自动日程和自动案件处理系统;10.购入和管理事务所的技术资源;11.办理和管理事务所的保险;12.安排和参加事务所职员和律师的全部会议;13.保留准确的档案记录,协助管理事务所的支出和利润分配制度。 14.律师事务所助理、实习律师培训工作 15.律师事务所的活动组织、安排工作 16.律师事务所党建的管理制度上述16条内容我认为已经基本能够概括作为一名身处发展中的律师事务所的行政人员应该做到的具体工作,结合以上对我本人所在律师所行政管理工作范围和职能的介绍,可以看到我所设立的行政主管制已经基本能够达到上述16条内
6、容的要求。行政人员是律师所律师们的得力助手,协助合伙人完善和规范律师事务所的规则制度,律师事务所的竞争也是律师事务所拥有人力资源的竞争。现代行政主管强调发挥整体效益,要发挥整体效益除搞好科学合理的分工、建立健全岗位责任制外,使每一个成员在律师事务所的大环境下都得到发展和进步,处理和利益分配,加强相互之间的合作与团结,这是合伙人律师和行政人员一项重要的事务, 其次,行政人员是合伙人一个很好的参谋,合伙人在律师事务所管理上作出重大决策时,行政人员应根据平时工作中对律师事务所的调查研究工作,在执行合伙人决策之前收集决策所需的相关信息,并加以全面、客观、慎重地分析和研究,为合伙人作出决策提供可切实可行
7、的依据,或是直接提出一个或几个可供合伙人参考的办法和建议。当然,因为发展无止境,所以管理也无止境。作为律师所的行政人员,可以对照思考一下,根据本人所在律师所的实际情况,本人作为行政人员,在本律师所的行政管理职能都有哪些,还有什么管理职能可以根据实际情况来引入从而为合伙人、合作人更多的分担一些工作,促进律师所更有秩序的发展?如果要做好行政管理工作,我想这是首要应该解决的问题。 (二)一名称职的行政人员是做好律师所行政管理工作的关键明确了自己的工作职责,努力做一名称职的行政人员。作为律师事务所的“管家”,行政人员是否称职直接决定了律师所行政管理工作的成败,进而会直接影响到事务所日常工作的正常运转。
8、行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用;其实行政人员所处的位置实际上非常微妙,起着一种联系上下左右的桥梁和纽带的作用。身为行政人员,可能都会有一种感觉,每天杂事较多,千头万绪,忙忙碌碌一天下来看不出成绩,不像律师一样比较单一的可以自主运行着手头的一件或几件案件,每每打赢一件案件都有一种成就感。但正因为选择了这样一种工作,而且想把它做好,那么事情无论大小,就都要准确细致地妥善办好,切忌粗枝大叶、马马虎虎。而且,由于行政工作本身是“与人打交道”,所以行政人员更应谨言、慎行,热情微笑,处处谦虚谨慎,戒骄戒躁,尊重他人。为做好行政管理工作,称职的行政人员应该:1.建立健全、
9、贯彻落实各项规章制度。俗话话没有规矩不成方圆。把律师所内涉及到与行政管理相关的事项结合本所实际情况,建立健全行政、财务、人事工作制度和工作细则,首先将这些工作纳入制度化、程序化、规范化,进而根据本所发展的情况和运行当中反馈回来的信息,适时进行调整,步入科学化的轨道。行政人员可以根据自己的职责范围与目前所内现行行政各项规章制度相比较,看看有无需要调整、修订、增加的规章制度,拿出切实可行的建议方案报所有关领导审核。每一位领导人都希望每一位员工,特别是安排在重要位置上的行政人员能够作为自己的助手或参谋,因为只靠一个人或某几个人的力量,所起到的作用毕竟有限。另外建立健全了规章制度也不是摆在那儿好看的,
10、有了基础就要抓贯彻落实,否则再好的制度也会是一纸空文,没有严肃性,树立不起行政人员甚至是合伙人的威信,以后再出新规定也就没有人理会了。2.加强业务学习,提高自身素质 行政人员的管理水平高低直接会影响行政管理水平的高低。因而作为行政人员要不断加强学习,提高自身素质。在学习方面,因为是在律师事务所做行政管理工作,行政各部门方方面面的工作都会直接或间接的和律师打交道,所以行政人员都要懂一点法律知识,这样就不会说外行话,交往当中更容易理解律师的意图,工作自然就顺利一些。在这方面要求行政人员不是要懂一点,而是要系统的学习法律知识和律师实务,能够运用自己所学的知识善意的提醒律师、领导,只会赢得同事的尊重。
11、除了法律知识以外,还应该懂得财务知识、劳动人事管理方面的知识等等,能够看出问题、帮助他们解决问题,从而促进行政管理工作良好运转,适应律师所不断向前发展的需要。3.做好沟通协调工作,保证上下渠道畅通。身为行政人员,每天都必须和员工、领导以及相关单位相处,不能认为自己接触领导的机会多,知道的情况多一些,经历的场面大一点,得到的消息快些,别人也尊重自己,就产生了盲目的优越感。对领导,要坚持以大局为重,积极维护领导的威信,为上级分忧解难,认清自己的角色,不越“位”;对同级,要与人为善,以诚相待,互相补台,积极配合,对待同级间的善意批评一定要闻过则喜,因为这也会有助于个人工作能力的提高;(三)作为行政人
12、员要提高为律师服务的思想意识,充分发挥行政人员服务意识,尽量为律师赢取便利。任何一家律师事务所良好的行政管理,不依靠、不信赖专职行政管理人员是难以办到的。认识到了这一点,切实加强行政管理工作,律师事务所的竞争实力才能有大的提高,在给律师事务所带来巨大经济效益的同时,也提高事务所的管理层次。无论现在或是将来,有了强大而有效的行政管理为后盾,律师事务所都将在竞争的大潮中立于不败之地! 姓名:殷桂凤 联系电话;13760488256 广东前海律师事务所 各位尊敬的读友,谢谢大家观看本文,如有需要请下载编辑使用,谢谢大家,本人将继续为大家分享跟多的文档资料,谢谢! 以下为附加文档,如果不需要请下载后编
13、辑删除二、管理规定和制度公司资质、法人委托书的管理制度1、 公司的各种资质证书、样本、ISO9001质量证书、ISO14001环境证书、ISO18001安全证书由工程管理部统一进行管理。2、 各工程处对外洽谈工程前,应填写资质领取申请表,提供工程名称、建设单位、工程详细地址和工程具体情况后方可登记领取公司资质复印件壹套。工程信息由公司统一编号,统一发资质文件。该资质所加盖公司证件章上注明工程名称、有效期、编号。此资质复印无效。无具体工程名称者不得领取资质。3、 领取资质文件须与公司签订合作协议和缴纳管理费。否则,公司拒绝出据任何资料。4、 工程项目登记以谁先登记,谁为主的原则。5、 资质应由各
14、工程处负责人到工程管理部领取。若负责人确实无法亲自领取资质的,由负责人委托12人办理领取资质事宜。委托应注明被委托人的姓名、职务、详细联系方式。被委托人对登记的项目应跟踪落实,及时了解详细项目进展情况。6、 对工程情况不详细的,公司有权不办理资质登记手续。如登记项目名称相似,以甲方正确名称和详细工程地址为准。7、 各分公司应设立信息员,每天及时将本区域的项目信息电话及传真报公司登记。8、 资质有效期为三个月,三个月内,工程处对所跟踪项目应主动续领资质,如不申报将视为自动放弃,公司不再进行核实,其他工程处有权直接登记和领取资质。9、 各工程处领取资质后应积极主动跟踪项目进展情况,如遇到两个工程处
15、相遇且不让出项目,又不报名参加投标,对此公司将作出处罚,同时取消该工程处项目登记优先权。10、 工程处在工程管理部领取公司样本及承接工程的加盖证件章的公司资质文件,须交纳工本费。11、 公司要求工程处施工现场使用统一制度牌,统一着装,统一佩带胸卡。由公司统一制作,工程处到工程管理部付费领取。12、 项目登记后,招标文件下发之前,可由公司开据介绍信进行工程洽谈。13、 公司的法人委托书由工程管理部登记签发,招标文件获取后,各工程处在领取资质的基础上,填写法人委托书申请表,内容包括:被委托人姓名、联系电话、身份证号码、项目名称、对应的资质编号、项目名称、被委托事宜。经法人或公司主管领导批准后,方可
16、办理。14、 委托代理人应为各工程处负责人。若确实需要第二代理人时,由工程处负责人出据委托书,并将第二代理人的身份证复印件、工作简历、具体地址及联系电话留工程管理部备案,否则有权不予办理。公司资质证书管理规定一、 公司的营业执照、施工资质、IC投标卡、三个认证及公司的各项获奖证书等资质原件均由工程管理部统一进行管理。二、 各工程处对外洽谈工程,需使用资质原件,应事先向工程管理部提供工程名称及相关招标文件或邀请函登记使用。三、 凡是借用公司资质,工程管理部须派人员同去,以缩短资质使用的周转时间。四、 各工程处如需在外地投标、施工或办理相关手续,须出示有关证明提前通知工程管理部。工程管理部指派专人
17、陪同前去,由此所发生的费用均由使用单位承担。五、 各工程处建造师证书和岗位证书及获奖证书,统一由工程管理部进行保管。六、 异地IC卡的使用规定执行公司关于省级施工许可证和省级以下备案证的管理办法七、 凡是需要公证公司资质,须经公司主管领导审批后,由工程管理部陪同办理手续,并在工程管理部登记备案,使用完毕及时交回工程管理部保存。八、 公司资质扫描件由公司工程管理部统一管理,根据招标文件或预审文件要求提供,并登记备案。九、 为保证公司各种资质证书完好,凡使用证书均需爱护,保证资质证书干净、整洁、不损坏。十、 凡未在公司登记备案和登记内容不符,对外所发生的一切事宜均与公司无关,由责任方自负。公章使用
18、管理规定一、 公司印签及法人印签、设计专用章由办公室统一管理。各工程处因工程等需盖公司章,应到工程管理部登记备案,由工程管理部负责联系到办公室盖章登记。二、 凡是需要盖设计专用章,应到办公室登记备案,由办公室负责办理。三、 各工程处如需盖安全、消防等章,应到公司工程管理部登记备案,由工程管理部负责办理。四、 公司的合同章归工程管理部管理,各工程处签订工程合同时,按照公司合同管理规定执行。五、 工程竣工后,需盖竣工图专用章和决算章,各工程处应按照公司关于工程资料管理规定执行,将竣工资料交公司后,由工程管理部登记并签订汇签单,方可盖章。六、 负责管理印签人员严格按相关要求审核和批准,详细做好登记工
19、作。特殊情况工程处负责人书面提出申请和说明,公司主管领导签字,方可盖章。七、 各分公司、工程处必须严格执行公司公章使用管理规定,不准私刻公章,否则,公司将追究其责任人刑事责任和法律责任。八、 以下各类情况之一均须到公司盖章,具体情况如下:1、 投标书及资格预审文件盖章,由工程管理部(经营部)审核后,根据具体情况加盖公司章或投标专用章及封标专用章。2、 凡是以公司名誉对外发布的公函、往来文件等经公司负责人审核登记后,盖公司公章。3、 工程预算书盖章,工程管理部需留存复印件一份备案后,盖预算专用章。4、 工程结算盖章,工程管理部留存经甲方确认后的原件备案。5、 工程管理部盖章,一般工程性往来文件、
20、信函、洽商等文件的使用范围,需盖工程管理部印章。项目部印章管理使用暂行办法依据公司印章使用管理暂行办法,特制定本办法。1、 凡是施工合同在100万元以上的工程,该工程项目部可向工程管理部申请刻制“公司某工程项目部”印章壹枚,并办理相关手续。2、 项目部印鉴由工程管理部资信部负责联系,指定刻章单位统一刻制,项目部无权自行刻制印鉴。3、 项目部印章只可使用于该项目在施工过程中与甲方的洽商等文件往来。4、 项目部印章须由指定专人保管、使用,并在使用过程中详细登记其用途。5、 项目部不得使用于任何形式的合同签订、对甲方的结算,对供货商的付款承诺及欠款文书。(特殊情况需主管领导批示,所对外盖章的资料原件
21、须报工程管理部备案)6、 凡是违反第五项规定私自使用项目部印章的,公司均不予以承认;所产生的经济责任全部由项目部自行承担。7、 各工程处因工程项目需要刻项目章,应由工程处负责人向工程管理部提出书面申请,并注明工程名称、使用时间、使用范围、保管人员等事宜,经公司主管领导批准后,由公司(资信部)办理、备案后方可使用,工程竣工后一个月内(特殊情况另行说明)将项目部章和盖章登记薄交工程管理部备案,待该项目保修期满后,经公司核定后,集中销毁。未按公司规定执行的,公司将对其进行严肃处理。承诺书北京业之峰诺创建筑装饰工程有限公司:我处因工程需要,特申请刻制工程项目印章一枚。,做到以下承诺:一、 项目名称:二
22、、 使用范围:1、与甲方项目洽商、设计变更、往来文件。2、向公司申报有关资料。三、 使用时间:依据合同开、竣工日期,限定该项目章的有效使用日期 自 至 止。四、 印章管理负责人:五、 严格执行公司项目章使用登记管理制度,不准对外签订各项合同、协商和付款承诺及欠款文书。六、 项目章交回公司的同时,一并将印章使用登记记录交回公司存档。七、 该项目章由此发生的一切经济责任和法律纠纷,均由我工程处自行承担和处理相关事宜,公司不负任何连带责任。承诺人:工程 处 年 月 日公司建造师、职称、上岗证等证书管理规定为了整合公司人力资源,充分发挥各工程处资源优势,达到优势互补、资源共享目的,使各分公司、工程处在
23、对外洽谈项目过程中,能够充分利用人力资源,进一步提高市场竞争力,扩大市场占有率,现特制定如下管理办法:1、 公司的建造师证书、职称证及各种上岗证书的原件,由工程管理部统一管理。2、 各工程处凡是以公司名称办理的各种证书,原件留存在工程管理部。3、 工程管理部对所有证书原件进行统一建档、保存,并输入计算机管理,留存所有扫描件。4、 各工程处如需借用建造师证书,须出示相关文件(资格预审文件或招标文件),并在工程管理部登记备案,由工程管理部统一调配使用,用完后保证按时返回工程管理部。5、 工程管理部负责证书的年检、联系培训学习及办理新增证书的工作。6、 各种证书的使用包括复印件,统一由工程管理部调配
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