[法律资料]归档文件整理.doc

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1、归档文件整理归档文件整理是将已经办理完毕的公文，有选择地收集起来,分门别类地整理集中，以备向档案部门移交归档的工作。（大家注意是已经办理完毕的公文，有选择地收集,不是全部收集归档）。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则，对我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消了案卷，推行文件级管理，从而使检索目录一目了然，减轻了归档人员的工作量，也提高了工作效率，为文档一体化和电子文件管理奠定了基础。第一节 归档文件整理的含义及整理原则一、首先我们来看一下归档文件整理的含义：归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列

2、、编号、装盒，使之有序化的过程。这里说的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理的含义可以从以下几方面来理解：1、应进行整理文件的来源和范围就是本单位在职能活动中形成的文件材料，既包括本单位形成的文件，也包括外单位发来的与本单位职能活动相关的收文，不是所有的收文都归档，与本单位职能活动相关的文件才整理归档。 2、整理的文件必须是办理完毕而且有保存价值的文件，正处于公文办理过程中的文件不能整理，只有公文处理程序完成结束以后，才能整理归档。处理完毕的没有保存价值的也不用归档。没有保存价值就是和本单位业务工作没有联系的，对本单位工作

3、没有指导意义的，不需要本单位贯彻执行的文件。3、归档文件整理仅指文书档案中的纸质文件。科技、会计、声像等专门文件有专门的整理方法，电子文件等非纸质文件也有专门的整理方法。4、归档文件整理是以“件”为单位，和传统的以卷为整理单位的方法不一样，（演示卷）这是立卷归档制度改革前的档案，是一卷，是由多个内容相近或有密切联系的文件组成一卷，还要根据卷内文件的内容归纳拟写案卷题名，抄写卷内目录，现在是一文一件。5、公文整理分装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒等六个步骤，比文书立卷方法简化。二、归档文件整理原则：（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件是伴随着各单位的职能活动而产生的，不同

4、的机关，尽管职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件也存在着各种联系。（二）区分不同价值，便于保管利用。归档文件要根据机关档案归档与不归档范围和文书档案保管期限表的规定来确定归档范围、区分不同价值。办理完毕的有保存价值的文件都需要归档，根据文件的重要程度，划分为永久、30年和10年。对无保存价值、不需要归档的文件，可以保留近几年的，按照来文机关分别装盒以作备查。为了便于保管利用，文件应按照事由结合时间、重要程度等排列，这样既便于手工方式的提供利用，也能满足将来进馆后系统利用的需要。第二节 归档文件整理的组织归档文件整理的组织包括明确归档文件整理组织形式、明确责

5、任分工、制定相关制度，保障归档文件整理有序进行。一、 明确归档文件整理组织形式（一）建立文书部门整理归档文件制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行文件整理的制度。也就是说，归档文件整理应该由机关文书部门或业务部门的专职或兼职文书人员负责。因为文书部门熟悉了解文件，有利于提高文件整理效率，保证整理的质量，有利于确保文件的齐全完整，文书部门还可以暂存当年的文件，有利于平时对文件的查找利用，归档文件经文书部门整理后，有利于文书部门和档案部门分清职责，促进机关档案工作的开展。有的单位整档的不是文书工作人员，她一年到头一份文件也见不着，到了归档的时候，打字员把文件材料一块交给整档的工作人员，打字

6、员认为自己就是负责打字，责任心不强，发文后留存归档的文件有时也被借出，没做借阅登记，致使文件材料不全，有的请示都没有批复，也没做任何说明，问谁谁也不知道，谁也不愿负这个责。还有前段我们开展的市直机关各部门的集中整档工作，有的单位的工作人员说，我负责收文，还有一个负责发文，比较乱，也没确定由谁来整，我要先问问再说。这都是文书部门整理归档制度的不完善、不健全。（二）、确定整理环节确定整理环节是指选择文件整理在哪个部门进行、由什么人来完成。归档文件整理地点一般与机关文书处理工作的组织形式相适应，有集中式、分散式和集中与分散相结合的形式。小型机关或基层单位，内设机构简单，办公地点集中，公文数量不多，人

7、员较少，可用集中式。各部门办理完毕的文件材料定期或不定期交到办公室，归档文件整理工作由办公室统一进行。大中型机关或单位，内设机构层次多，可根据机关驻地远近、业务分工、文件数量等情况，采用分散式或分散与集中相结合的形式进行归档文件整理。如机关驻地分散，文件数量多，业务分工明确，可将归档文件分散在形成公文的各部门进行。也可集中与分散相结合，综合方面的集中在办公室整理，业务方面的由各业务部门整理。机关中人事、审计、会计、纪检、保卫、基建等业务性质特殊的机构，形成的专门文件材料，应单独整理，按规定向档案室归档。无论采用何种形式，都要确定具体的归档整理人员。文书处理部门中负责文件收发、运转、催办的人员，

8、对公文很熟悉，通常由这些人来承担归档文件整理工作。（三）明确责任分工明确责任分工是指明确机关各部门间文件整理的范围，避免归档文件整理出现重复和遗漏。归档文件整理涉及到许多文件，有本机关形成的，也有外单位发来的。文件整理首先应以本单位形成的文件材料为主。1、不管是本机关的发文还是外机关的来文，根据文件内容都会有业务对口的相关部门、科室，就由相对口的科室、部门整理。没有合适的对口部门，由哪个部门承办就由哪个部门整理。2、会议文件整理的分工。以机关名义召开会议形成的文件材料，由办公室整理；业务部门召开专业会议形成的材料由召开会议的业务部门整理；几个部门联合召开会议形成的材料由主办部门整理；参加上级召

9、开会议带回的材料也是由相对口的科室部门整理。3、机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，原件由主办机关归档整理，其他机关将相应的复制件或其他形成的副本归档整理。机关对应归档的电子文件元数据、背景信息等要进行相应归档。二、建立文件材料整理及归档制度为保证机关归档文件整理的顺利开展，各机关必须建立文件材料整理及归档办法，将机关归档文件整理的组织形式、责任分工和工作标准、要求等用制度固定下来，并纳入相关部门、人员岗位责任考核，认真监督实施。文件材料整理及归档办法内容具体应包括：1、明确整理工作的组织方式。归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门承担，做到分工明确，落实

10、到人。2、明确分类方案。在文件归档之前，应确定分类方法和分类方案。我们现在统一采用的是年度保管期限-机构分类法，就是将文件先按年度分开，再把每一个年度的文件按保管期限和机构分类，这种分类方法在后面要具体讲到。3、确定整理方法。依据规则，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，比如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的规定不能与规则要求及我们市档案局的要求相违背。4、对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，会计、审计、基建、照片等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家有关规定一并提出整理和归档要求。5、限定归档时间和质量要求。如果由各部门整

11、理，在规定中就须限定各部门归档整理完毕后，向档案部门归档移交的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成归档整理。还应对移交至档案部门的归档文件整理质量、移交手续等加以规定。书上P32是山东省农业厅文书材料整理归档办法的示例，其中对归档范围、整理分工、整理方法和质量要求及移交都作了详尽的规定，大家回去后自己看一下。第三节 文件的归档鉴定文件的归档鉴定是归档文件整理的首要环节，它包括两方面内容：一是鉴定归档文件是否有保存价值，即确定归档文件的范围；二是确定文件归档的保管期限。一、确定归档文件整理的范围06年颁布的国家档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，凡是反映本机关工作活

12、动，具有查考利用价值的文件材料均属整理范围。有的单位的档案工作人员对文件材料的归档范围不明确，不知道哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不应该归档，到最后是该归档的没归档，不该归档的没有用的倒存了不少。首先，我们就要明确归档文件整理的范围。大家把书翻到33页，划一下：（一）机关文件材料的归档范围是：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材

13、料。概括地说，发文除了无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校稿不归档，其他都需要归档，根据重要程度划分相应的保管期限；收文中本机关需要贯彻执行的、下级报送的重要文件、对本机关具有查考利用价值的文件材料，还有本机关的会议记录、会议纪要、财务决算、财务预算、年底向组织部门等报送的党员统计、干部统计等报表。红字标注的本机关的会议记录、会议纪要、财务决算、财务预算、年底向组织部门等报送的党员统计、干部统计等报表在收集归档时往往容易被遗漏，好多单位都没有保存，大家要注意一下。有的单位会议记录、会议纪要都没保存，说是在主任手里，由谁单独保存，或是从来没存过，或者说很少，就一点儿，其

14、实不管多少都得存。它是文书档案的一个重要组成部分，应集中统一保管。（二）机关不归档文件材料范围：1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，

15、抄报或越级抄报的文件材料。二、确定文件保管期限文件保管期限是指文件归档后保管的最长年限。国家档案局1987年发布的关于机关档案保管期限的规定，文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年左右，短期为15年以下。2006年国家档案局8号令公布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定对机关文书档案如何划分保管期限作出了新规定，改革了文书档案保管期限的划分方法。将原有的三种改为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。各机关应根据8号令所附的文书档案保管期限表制定本机关文书档案保管期限表，多数单位已经结合单位实际制订了文书档案保管期限表，并已经报市档案局审批后同意执行，然而，仅

16、根据国家档案局和各机关制定的文书档案保管期限表来划分档案的保管期限是不够的，各类型机关文书档案保管期限的划分有其自身规律。为此，归纳出如下几条，供各机关划分文书档案保管期限时参考。（一）会议文件材料保管期限的划分。一是本机关党组（或实行党委制的党委）会、党组党委扩大会和行政办公会的纪要、会议记录为永久。二是本机关单独召开的工作会、专题会的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等重要文件材料划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等一般性材料划为30年；小组会议记录、参考材料划为10年。三是本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件

17、材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。确定主办机关的方法，一般是看会议的通知文号用哪个机关的，哪个机关就是主办单位；以党委（办公厅室）、政府（办公厅室）名义召开的会议，会议通知往往用党委（办公厅室）文号，此时要根据会议内容归口党委或政府来确定主办单位，如某县以“两办”名义召开的商贸工作会议，由于商贸工作归口政府，政府办公室就是主办机关。四是本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会中的重要文件材料为永久；代表发言材料、交流材料、简报

18、、新闻报道等一般性材料为30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排材料为10年。五是上级业务主管机关召开的重要会议（如市档案局是区档案局的上级业务主管机关，区档案局参加的全市档案工作会的重要文件材料，区档案局在归档时参会的重要文件材料就划为30年）的重要文件材料为30年；其他材料为10年。六是本级党代会、人代会、政协会、工会、共青团、妇联代表大会及党委、人大、政协、纪委、工青妇的常委会、执委会、主席团会、全委会、政府常委会、办公会的重要文件材料为永久，如公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册。讨论未通过的文件为10年。七是本机关参

19、加同级机关召开的非本机关主管业务的会议（如县档案局参加的县统计局统计工作会议，因为参加的会议不是本机关主管业务）文件材料一般不归档；参加的同级机关属于本机关主管业务的重要会议（如市档案局参加的市统计局召开的统计档案工作会议）文件材料，根据重要性划分为30年或10年。同一个会议形成的文件材料应根据它的重要程度分别划分为几种不同的保管期限，其中反映会议主要内容、主要过程的文件材料保管期限要长，反映事务性的文件材料保管期限相对较短。区分的目的是为了区别重要程度、方便档案的保管、减少国家档案馆的冗余度。（二）本机关业务文件材料保管期限的划分。一是本机关制定的方针政策性、法规性、制度性业务文件、中长期规

20、划、纲要等重要文件材料划为永久。例如某市档案局制定的档案登记、执法年检制度、现行文件中心管理办法、业务建设规范、档案移交和接收要求、抢救和保护费管理、重点工程档案验收规定等，这些文件材料是重要的，具有法规方针政策性，涉及本机关重大业务建设，能反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值。二是本机关制发的一般性业务文件划为30年。例如机关管理制度、岗位责任制、目标管理，一般性业务指导、检查，一般的统计数据，非本机关主管业务工作（例如一般机关的公文处理、档案、保密、机要、通讯、内务管理等工作）的计划、总结、报告，一般性的业务情况通报，宣传工作等，这些文件材料是“

21、一般的”，具有常规性、技术性、基础性，涉及本机关一般业务建设，能反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值。三是本机关制发的事务性文件材料划为10年。例如：本单位学习记录、一般事务性会议通知、节假日安排、值班记录、各科室的工作总结、不重要的情况报告等事务性文件材料，这些文件材料是事务性的。四是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革等划为永久；简报、情况反映、工作信息等划为10年。五是本机关与其他机关联合制发的文件材料中本机关为主办的重要业务问题的文件材料为永久，一般业务问题的文件材料为30年；本机关为协办的重要业务问题的文件材料为30年，一般业务问题的文件材料为10年。区分主办机关

22、的方法是看联合发文的文号用哪个机关的，那个机关就是主办机关；该文件材料的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。（三）行政管理、执法检查，审批、审查、核准文件材料保管期限的划分。一是行政管理工作制度、程序、规定，执法检查情况汇总、通报，整改通知等划为永久。二是本机关为主管机关（如发改委、科委）或承办单位的固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料，以及本机关为主管机关或所有权单位（如国资委、国土资源局）的不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料划为永久。三是本机关（如公安、环保、工商、国土资源、药监、专利、林业、技术监督等部门）主管业务形成的20年（

23、含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料划为永久；20年以下有效的划为30年。对于10年以下有效的护照、港澳通行证等可划为10年。四是建设、公安、海关、信息产业等部门的商品房备案、建材备案、竣工备案、装修备案、企业备案、合同备案、海关备案、公安备案、网站备案、域名备案、论坛备案等文件材料划为10年。（四）行政处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料保管期限的划分。对于新闻出版、科技、园林、文物、农业、信息产业、无线电管理、质监、公安（消防、交警）、海事等行政管理部门在行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一是受到警告处罚的10年，受到没收非法所

24、得、没收非法财物、责令停产停业、暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料划为永久；二是行政复议的文件材料比照受到行政处罚的相同种类划分保管期限；三是行政处分中受警告处分的划为30年，受记过，记大过、降级、撤职，开除处分的划为永久，四是国家赔偿的文件材料都划为永久。（五）计划、总结、统计、调研、汇报等文件材料保管期限的划分。一是本机关年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料，反映本机关重要职能活动的总结、重要专题调研材料划为永久。重要职能活动的含义是指反映本机关职能活动的规模大、影响大、问题重要，例如某市档案局的全市档案馆舍建设、已公开现行文件中心、“三农”档案工作等调研报告。二是本机关半

25、年工作计划、总结、汇报、统计材料，一般活动的总结、一般问题的调研材料划为10年。国资、商务、发改、统计等经济运行管理部门的半年度、季度计划、总结、统计材料划为10年，其他机关半年以下的可不归档。一般活动的含义指：不太重要的业务活动、较小问题、影响不大的工作。例如某市档案局形成的机关档案工作目标管理调查表、档案利用效果宣传工作总结。（六）党、团、工会、妇女工作文件材料保管期限的划分。一是工作报告、总结、换届选举结果等重要文件材料划为永久；二是创建文明单位、先进性教育、三讲教育等重要专项活动的报告、总结等文件材料划为永久。三是政治学习、捐款捐物、精神文明建设、红色旅游等一般性专项活动文件材料划为1

26、0年。四是党团员、工会会员名册、批准加入党团、工会组织的文件材料划为永久。五是情况反映、工作简报划为10年。（七）纪检、监察文件材料保管期限的划分。一是受到警告以上处分的综合性报告、调查材料划为永久。二是受到警告处分的综合性报告、调查材料划为30年。三是调查结论查无实据的综合性报告、调查材料划为10年。（八）机构编制、干部人事文件材料保管期限的划分。一是人事工作制度、规定、办法等文件划为30年。二是人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤，人事考核、职称评审文件材料，职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等涉及到个人利益的文件材料划为永久。三

27、是奖惩性文件材料保管期限的划分。本机关受县级（含）以上表彰、奖励的及受到具有系统性和综合性表彰、奖励的（如公、检、法机关受到政法机关表彰，某市畜牧局受到其主管部门农业局表彰）先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料划为永久；受县级以下表彰、奖励的及机关内部评选出先进工作者、优秀个人的划为30年。本机关有关人员受到党纪、政纪警告（不含）以上处分的文件材料划为永久；受到警告处分的划为30年。受到通报批评的文件材料划为10年。（九）信访工作文件材料保管期限的划分。一是本机关处理的有领导重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料划为永久，其中的领导批示指上级领导对解决来信来访的问题有明确的态度、方式、

28、方法等，例如领导批示为：“调查落实后，严肃查处等。”二是其他有处理结果的信访材料划为30年，这其中也包括领导一般批示的，例如“请某单位处理”或“请某单位回复”等。三是无处理结果的信访文件材料暂不归档。（十）后勤、保卫文件材料保管期限的划分。一是涉及到机关或个人经济利益的文件材料，重要的划为永久，一般的为10年。具体指：房产、土地所有权和使用权的文件材料划为永久。与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，涉及金额大的（例如1万元以上）、时限长的（例如10年以上）、有法律效力的（指行为人具有相应的民事行为能力，意思表示真实，不违反法律或社会公共利益）、重要的（事由重要）划为永久，一般的（

29、例如金额在1万元以下）10年。重要的国有资产（例如房产、车辆等价值大、用期长的）在登记、统计、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材料划为永久；一般的国有资产（指计算机、复印机、空调机等办公设备及用品）的管理文件材料划为10年。二是机关办公设备及用品、机动车等物资购买及办理相关手续的过程（指采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等过程）中形成的文件材料一般为30年。三是级别较高的领导（如县级单位接待省级领导）、本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关视察、检查的接待工作计划、方案划为30年；其他单位的接待计划、方案划为10年。四是保卫部门安全检查、调

30、查记录划为10年。（十一）来文与复文保管期限的划分。一是本机关重要业务问题的请示与上级机关的批复划为永久；本机关一般业务问题的请示与上级机关的批复划为30年。其中重要的，指涉及本机关重大业务建设文件材料，如县档案局设法规股、现行文件中心、建设档案馆舍、开放档案、交流干部等的请示与批复。一般的，指常规性、技术性、基础性、一般业务建设的请示，如请领导带队到外地参观学习、增加某专项工作经费等事项的请示与批复。至于举办培训班、外出参观学习等事务性、程序性的请示与批复可划为10年。二是同级机关重要业务问题的来函与复函（本机关可为去文责任者，也可为复文责任者）重要业务问题的划为永久（例如同级机关给档案馆请

31、示，是否作为档案馆的接收范围）；一般业务问题的划为30年（例如机关移交某一批档案给档案馆）。三是本机关与下级机关的请示与批复、报告与批示、来函与复函、申请与审批等文件材料，重要的划为永久；一般的划为30年。四是本机关与同级机关一般往来文书划为10年。五是本机关向上级、同级机关发的请示、函，如没有批复或复函，一般只保存10年。（十二）本机关办理或回复的提案、议案文件材料保管期限的划分。一是人大、政协机关对议案及答复、提案及办理结果、议案及提案形成的过程文件都应归档并划为永久。二是主要承办机关对议案及答复、提案及办理结果、本机关形成的过程文件及协办机关报送的文件都应归档并划分为永久。三是协办机关对

32、议案及答复、提案及办理结果中本机关的部分文件材料归档，划分为30年。（十三）上级领导视察、上级或同级机关检查本机关文件材料保管期限的划分。一是省部级以上领导对各级机关、市州级领导对县级机关较重要的视察、检查形成的文件材料划为永久；一般性的检查、视察的文件材料划为30年。二是本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关较重要的视察、检查形成的文件材料可划为永久；一般性的视察、检查可划为30年。三是上级业务主管机关到本机关检查工作形成的重要文件材料可划为30年；一般性的检查、指导形成的文件材料可不归档。四是同级主管业务机关对本机关较重要的检查形成的文件材料，保管10年；一般性的检查、指导形成的

33、文件材料可不归档。（十四）代拟稿保管期限的划分。一是本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件（如档案局代政府拟的档案馆布局设置方案）、专项业务文件（如档案局代“两办”拟写的关于加强“三农”档案工作的意见）的最后草稿划为30年；二是以上级机关名义制发或转发的本机关文件，本机关收到该文件的正式文本后，归档并划为永久，草稿为30年。这两份文件不能作为一件处理，也就是说正本存永久，草稿存30年，分别归档。（十五）外事活动文件材料保管期限的划分。一是出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的公报、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件材料划为永久。二是出国审批手续、执行

34、日程、考察报告、一般性会谈记录划为30年。出国、出境考察等活动形成的材料不应以团组为单位集中归档，应按上述规定划分保管期限，分别归档。（十六）上级机关文件材料保管期限的划分。一是上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，重要的文件划为永久。这里的重要的指具有政策性、法规性、方针性、在很长时间内要贯彻执行的，较重要的划为30年，一般的划为10年。二是上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如市档案局制发给各区县档案局关于做好机关文明建设工作的通知。上级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档。三是上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件

35、材料划为永久。四是上级业务主管机关制发的简报、情况反映、工作信息等可划为10年。（十七）同级机关制发的文件材料保管期限的划分。一是同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如县档案局收到的县保密局关于做好节假日期间保密工作的通知。二是同级机关制发的本机关主管业务的文件材料，按前面叙述的同级机关来文与复文处理。三是同级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档，如县档案局收到县委统战部的关于做好工商界著名人物统战工作的通知，这份文件不是本机关主管业务也不需要贯彻执行，不用归档。（十八）下级机关制发的文件材料保管期限的划分。一是下级机关报送的重大问题的专题报告划为

36、30年，如县档案局报送给市档案局关于档案馆馆舍情况的报告。二是下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料划为10年。三是上级机关对越级报送的不需办理的文件材料不归档。（十九）与文书档案有关的其他门类文件材料保管期限的划分。一是会计工作管理性的文件材料归档入文书档案，例如有关财会工作的方针、政策、制度预算、计划、工作总结、报告以及往来文书等，根据其重要程度划分为永久、30年、10年。会计年度决算报告划为永久，年度预算归入文书档案，划为30年。电算化会计核算材料归入电子档案，参考文书档案划分保管期限。二是干部人事、工商企业登记、商标、统计、服退军人、地名等专业、专门文件材料按有关规定划分保

37、管期限。没有专门规定的专业档案参照文书档案划分保管期限。三是科技文件材料保管期限按其规定划分。四是照片档案根据其重要程度参照文书档案划分保管期限。五是电子文件材料参照文书档案划分保管期限。这里我就多数单位普遍存在的文件类型说一下保管期限：（一）永久：本单位的会议记录、会议纪要，年度以上的工作要点、工作总结，领导班子述职、本机关单独召开重要会议、专题会等形成的主要文件材料；财务决算、干部统计、党员统计等、机构、编制，本单位工作人员的职务任免、待遇、工资、职称、录用等涉及到个人利益的文件材料，本单位或本单位工作人员受县级以上表彰的、受到党纪、政纪警告以上处分的文件，本机关作为业务主管部门表彰的其他

38、单位的文件，本机关编写的大事记，本机关制定方针政策性、法规性、制度性业务文件、中长期规划等；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（二）30年：本机关制发的一般性业务文件，如机关管理制度、岗位责任制、目标管理，一般性业务指导，检查，一般的统计数据，非本机关主管业务工作的计划、总结、报告，例如一般机关的公文处理、档案、保密、内务等工作，一般性的业务情况通报、宣传工作等，本机关工作人员受县级以下表彰的、受到警告处分的；创建文明单位、先进性教育、

39、科学发展观等重要专项活动的报告、总结等文件材料。（三）10年：本单位的信息、简报，政治学习、精神文明建设等一般性专项活动文件材料，本机关年度以下的工作要点、总结，本机关的请示不批复的，领导班子个人述职，下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料等。这是保管期限的划分。这只是涉及到一部分，概括总结了一下，文书档案保管期限表中作了明确规定，各单位结合实际执行。三、文件归档鉴定原则 确定文件材料归档范围和保管期限注意把握以下原则：1、注意文件的来源，坚持“以我为主”的原则本机关形成的文件材料应当是保存的重点，本机关文件自己不存，别的机关不会存。为避免档案进馆后的大量重复，各单位应坚持以我为主

40、的原则。2、考察文件内容，将反映本机关主要职能活动的文件作为重点保管文件的保管期限取决于文件的内容，内容决定价值。在分析文件内容时，看它重要程度如何，是方针政策性的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是有效时间内的，还是失去时效的。与本机关主要职能活动有密切联系的，期限应长，反之则短；起凭证作用、效益长的，价值就高，反之就低。3、注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值有些文件只有联系起来才能有较高的保存价值。请示没有批复，请示就没有什么价值。划分文件材料的保存价值，要注意文件之间的联系，将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值。4、研究文件的不同形式特征，防止片面

41、地看其价值文件的形式特征是指文件的名称、文本、载体形式等。文件的名称不同，价值也就不同。法、令因特定的作用，其价值高于规定、批复和函；文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿。照片、音像材料、领导人题词及奖旗证书等，虽不具有文件的特征和效力，但记录了真实的历史事件，不可多得，应得到足够的重视。5、考虑文件的长远需要，防止静止地看问题有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划的就要长一些。例如，机关事务管理方面的房产修建、设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期保存，以后进行维修时可以用。所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。各单位应根据8号令的规定，结合

42、本单位实际，制定本单位归档文件整理的具体范围和保管期限表。第五节 归档文件整理方法 一、归档文件整理的时间 归档文件整理可以象过去的立卷归档工作一样按年度进行，也可以随办随归，即文件办理完毕随即进行归档处理，这样既有利于归档文件的齐全完整，也减轻了工作人员年终归档整理工作的负担。采用此种归档方法应注意以下几点：（一）严格登记 收发文件的登记是文件来往的必经关口，把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。一个单位的发文，都应编号发出；收文都应先登后用。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等做到家底清楚，有据可查。对外出开会、检查工作的人员带回本单位的材料也要认真登记。最好是建立一个

43、借阅登记簿，谁借了什么文件登记好，并督促借阅人员尽快归还，档案人员稍微细心、仔细一点，工作效果就截然不同。 （二）及时收集归档 及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作要贯穿在日常工作中进行。一个机关发文，打印发出的同时就应及时归档。一是打印两份纸质连同底稿一同归档，进行归档文件整理时只存一份，另外一份是备用的，年底可按文号顺序钉成一卷，放文书部门备查。二是电子文件也要及时向档案室或信息中心进行逻辑归档。收文在办理完毕后也要及时归档。我看到有的单位只有本机关召开会议的通知，却没有相关的会议材料；有收到上级或同级机关需要办理的贯彻执行的文件，却没有本机关形成的相应的材料。一个单位即使建立了

44、归档制度，也会出现有些文件不能按照归档要求及时归档的情况，特别是未经收发登记的文件，在归档时往往容易被遗漏。如有关人员学习、参观、考察或参加各种会议带回的有价值的文件材料，很容易分散在个人手中，再如，单位机构调整、人员变动，也会出现归档文件被经办人带走的情况。每个单位的档案工作人员就要切实负起责任，充分发挥档案室的主观能动作用，及时了解和掌握单位工作动向，勤要勤问，对某些重要活动的文件可跟踪收集，确保归档文件材料的齐全完整。当然，也不是所有的参加会议的文件材料都需要归档，与本单位职能工作相关的，对本单位工作有指导意义的，本单位需要贯彻执行的才需要归档。 （三）严格检查 对收集归档的文件材料，应

45、逐件进行以下几方面检查：1、同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。2、文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。对照发文登记簿按文号顺序逐一排列，看文件是否有缺失。这里所说的缺失，有可能是只在发文登记簿上有发文编号的登记，却没有文件，也有可能是一份文件只有正文，缺了附件，如有缺失，要补齐。同时把文件重份剔除。请示一定要落实好有没有批复，有批复的与请示放在一起，批复在前，请示在后；没有批复的，要弄清楚是有批复丢失了，还是无正式批复但已办理落实，或是

46、不予批复或是待批，并在请示首页注明，确认不予批复的放10年归档，待批的暂不归档，放入批复年度归档。有的工资请示，人事局不下批文，只在工资审批表上盖章同意，这就视同批复，要跟财务人员收集这份工资审批表，放在请示的前面一同归档。请示有批复的，要根据文件内容的重要程度划分相应的保管期限，本单位机构、编制及本单位工作人员的职务任免、待遇、工资、表彰等涉及个人利益的批复等划为永久。 （四）妥善管理 妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。既要管理好办理完毕后经过整理的归档文件材料，也要管理好没有办理完结和不需办理的阅文和备案材料，在综合部门或业务部门必须指定专职或兼职人员管理，并配备专用的

47、文件柜和文件夹、文件盒，文件夹、文件盒可根据机构、职能等因素进行分类标识，以便平时文件的归类和提供利用。需要归档的文件材料收集齐全了，我们要开始进行整理，首先要确定整理单位。二、归档文件的整理单位归档文件整理规则最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。规则所适用的范围是：立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。整理单位就为自然件，即单份文件为一件。 规则规定：“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册、一本为一件，来文与复文可以为一件。

48、 但有的文种文件，如正文与附件、转发文与被转发文、原件与复制件、请示与批复、报告与批示等，这些文件关联性强，实体不宜分散，因此，规则对此类文件加以了强调。1、文件正文与定稿一般应为一件，但定稿过厚不易装订时，也可单独作为一件；重要文件必须保留历次修改稿的，可将正文与它们各为一件。2、正文与附件一般为一件。附件是指附属于正文之后的其他文件材料，如附带的图表、统计数字等，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。 3、正文与文件处理单。文书处理较规范的单位，文件在运转过程中一般都有文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条等，这类表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要部分，应与文件作为一件。文件处理单可放在最前面。（演示文稿） 4、原件与复制件。对于制成材料、字迹等不利于档案保管的文件以及破损文件应复制后归档，复制件包括复印件以及抄件等，这些复制件应与原件作为一件。 5、转发文与被转发文。前者一般包括贯彻意见及执行要求，后者是具体内容，它们在发挥文件效果方面难以分割，因此应作为一件。转发文在前，被转发文在后。（演示文件） 6、报表、名册、图表等，一般每（册）本内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。 7、来文与复文或去文与复文可为一件。从文种上讲，包括