文管員培訓.ppt

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1、ISO9001&OHSAS18001,主講：ISO小組,文管員培訓,QMS&OHSAS文件架構,手冊(一階文件)M,程序書(二階文件)P,表單、記錄(四階文件)R,SOP、作業指導書(三階文件)I,.文件的制訂按文管中心的文件標准格式統一制作，再由文管中心給文件編號,最后制定單位按流程進行審核.文件的修訂/廢止若發行的文件需修改/廢止時由文件制定部門的廠務助理（文管員）到文管中心領取“文件修改廢止申請表(R-G-015)進行填寫”.文管員要針對所填寫內容進行檢查，核對無誤後方可送單位簽核。,體系文件作業流程,文件版本變更規定,文件簽核流程,3.文件編號 新文件制定完成後，由文管員拿到文管中心依

2、進行編號.被廢止文件的編號不得重復使用.,文件編號,程序文件的編碼方式（P）或（SP）,P,P,0,0,1,OHSASISO文件階別,機 能 別,流 水 號,P,如文件管制程序（P-G-001）,P+機能別+流水號,SP+機能別+流水號,ISO程序文件的編碼方式（P）,機能別（程序文件、表單）資材-Z 管理類-G 生產類-S 品保類P 業務類-Y 開發類-K程序文件編號：練習：根據自己部門性質進行編號練習,OHSAS程序文件的編碼方式（SP）,機能別（程序文件、表單）資材-Z 管理類-G 生產類-S 品保類P 業務類-Y 開發類-K程序文件編號：（SP-機能-流水號）練習：根據自己部門性質進行

3、編號練習,工作指導文件的編碼方式（I）,烘箱作業指導書(IL-CM-046),I（機能）+部門+流水號,工作指導文件的編碼方式（I）,三階文件的機能別：品保類：P 開發類：K 生產類：L 其他類：T 管理類：G,工作指導文件的編碼方式（I）,部門別：管理部：MD 射出廠：PD 業務部：SD 中底廠：CM 橡膠廠：RS 底部研發：RD 研發部：SDC 檢驗室：LAB PU廠：PU 大底廠：ASB EVA廠：EVA 模具技朮：MTD 模具生產：MPD 各廠品管：IT-部門-流水號三階文件編號：I（機能）-部門-流水號 練習：根據自己部門性質進行編號練習,表單的編碼方式(R)、（SR）,R,P,0,

4、0,1,OHSAS.ISO9000階別,機能別,流水號,文件建檔 各單位制定的文件自己保存好，並將電子檔傳一份到文管中心存檔（新型體制作標准書、參考書、SOP文件除外）。,文件分發經審核之原稿文件,需統一交文管中心復制原稿蓋章發行。文件封面蓋紅色“發行”章內頁蓋“文件管制”章文管員到品企領取文件后若需分發各單位需在（/文件分發/回收記錄表）上做好下游單位的分發記錄。,文件補發申請單,文件補發申請單申請單位 申請日期,核准 審查 單位主管 申請人,版次:A 編號R-G-017,文件回收文件在修訂、廢止時，各廠部助理應根據文件分發/回收記錄表所分發的數量一一收回交文管統一銷毀。（舊版原稿文件，由文

5、管蓋藍色“廢止”章予以保存,其余作廢文件由文管統一銷毀處理。使用單位不可私自處理作廢文件.）,文件存檔/管理發行之各單位的文件應指定專人進行集中管理，置放於適當場所並做好一覽表，以便查尋。過期但需保存的相關文件，由保管單位自行明確標示隔離保存，以免誤用。各單位不可在正式文件上標注任何文字或符號，不得在文件上私自涂改，不得私自復印文件。文件若需外借,應做好借閱記錄并要求定期歸還或續借.,文件存檔/管理各單位如發現文件遺失應通知各單位文管員填寫“文件補發申請單”,經廠務主管審查,管理代表核准,由文管中心補發.同時將依據“文管員作業規范”進行處理.,新型體制作標准書文件管制,制定：各單位按標准格式自

6、行制訂。分發：各廠於每頁蓋紅色“新型體專用章”，且發行時，需 登錄於“文件分發/回收記錄表”，各單位需簽收。且表中各欄位要填寫完整。不得隨意涂改。存檔：各制訂單位保存簽核后的原稿，且不用蓋章。文件存檔后最好作好文件目錄，以方便查找。修改：若文件需修改，需到品企拿文件修改/廢止申 請表，填寫完后，各廠自行簽核完后存檔，且 修改前的原稿拿到品企蓋蘭色“廢止”章。並和 修改單一起存檔。,制定：各單位按標准格式自行制訂。分發：各廠拿到品企蓋“文管中心發行”章，且發行時，由 SOP文管員登錄於“文件分發/回收記錄表”，各單位 需簽收。且表中各欄位要填寫完整。不得隨意涂改。存檔：各制訂單位保存簽核后的原稿，且不用蓋章。文件存檔后最好作好文件目錄，以方便查找。修改：若文件需修改，需到品企拿文件修改/廢止申 請表，填寫完后，各廠自行簽核完后存檔，且 修改前的原稿拿到品企蓋蘭色“廢止”章。並和 修改單一起存檔。,SOP文件管制,練 習,THE END!,