公文规范教学PPT.ppt
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1、公文规范,达州市卫生执法监督所孙学万 2005年10月,为什么要学习公文规范,公文是进行公务活动的重要工具,工作中经常会接触到公文。卫生监督执法人员应当学会起草和办理公文。掌握公文规范是新时期对国家公务员的基本能力和基本素质要求。,公文的概念,什么是文书?从文书学、应用写作学的角度来说,文书就是应用文。它是机关、团体、企事业单位和个人,在日常工作、生产、学习和生活中,办理公私事务使用的、具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。文书可分为公文和私人文书两大类。,什么是公文、文件?公文是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和
2、规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规、规章和管理规定,施行行政措施和领导管理职能,请求和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要手段和工具。人们常把公文称作文件。习惯上,泛指时称“公文”,专指时称“文件”。,公文的分类,按发文机关的行文方向划分,可分为上行文、下行文、平行文。根据内容涉及秘密的程度划分,可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、秘密件、机密件、绝密件。根据处理时限的要求划分,可分为平件、急件、特急件。根据来源划分,可分为收文、发文。根据处理方式划分,可将收到的公文分为阅件、办件。从物质载体的角度分类,有纸质文书、感光介质文件(如照片)、
3、磁介质文件(如磁盘)、电子文件等。根据形成和使用的公务活动领域划分,可分为通用公文和专用公文。,领导和管理人员必须重视办文工作,(一)公文是实施领导和管理,依法行政,进行公务活动 的重要工具。(二)是反映单位形象的门面和窗口。(三)是体现领导和管理者素质的重要渠道。(四)新形势对办文提出了更高的要求:入世与国际交流、接轨。加速推进民主化进程、政务公开。电子政务的实施。国家行政机关公文处理办法等新规定出台,办文不是简单的行政行为,而是法律行为。人员更迭和轮岗。,当前办文工作的主要问题,(一)文山会海、文牍主义、形式主义仍然严重存在。(二)公文中说假话,谎报政绩,掩盖真相,不实事求是现象时有发生。
4、(三)公文格式不规范。(四)误用乱用公文文种现象比较多。(五)公文处理不规范。(六)对公文处理工作不够重视。为了提高公文的有效性和权威性,维护机关单位的公众形象,必须加速公文处理工作的规范化、制度化、科学化,努力提高公文质量。,四川省卫生厅文件 关于规范公文行文和报送工作的通知 各市(州)卫生局,省政府科学城办事处卫生局,厅直属各单位:近一段时间以来,一些地方、单位报送我厅的公文的文种、格式不正确。不少地方、单位将公文和其他材料寄送我厅的同时,又直接报送厅领导本人。这既影响了厅机关公文处理效率,又造成纸张和邮资的浪费,与构建节约型社会、节约型机关、节约型单位的大局相悖。为规范公文行文和报送工作
5、,特通知如下:一、严格按规定行文 各地卫生行政部门、厅直属各单位要高度重视公文处理工作,认真组织学习中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式、中共四川省机关公文处理实施细则、四川省国家行政机关公文处理实施细则和四川省人民政府公文主题词表,严格按相关规定行文。同时,要加大培训力度,不断规范公文格式,提高公文质量。要严格区分“请示”和“报告”两种文种。“报告”中不能夹带请示事项。同时,为提高公文处理效率,“请示”应一文一事,即请示事项性质单一。对不符合文种要求、格式不正确的公文,我厅将不予受理或退回重办。,二、严格规范公文报送 各地卫生行政部门及其下属单位、厅直属
6、各单位要严格遵守有关规定,除厅领导直接交办的事项外,所有“请示”、“意见”、“报告”和简报、信息、杂志等公文材料一律报送厅办公室,由厅办公室统一送有关厅领导和职能处室阅处,不得以机关(单位)名义直接报送厅领导本人。各县(市、区)卫生部门及其下属单位的公文原则上不能越过市(州)直报我厅。对越级上报,以及直接将公文材料报送厅领导的部门、单位,我厅将对该卫生行政部门或主管的卫生行政部门进行通报,督促其整改。三、报送份数 主送我厅或厅党组的“请示”,送3份;主送我厅或厅党组的“报告”,送5份;抄送我厅或厅党组的公文及其他文字送阅材料,一般只送2份。四、组织落实 各级卫生行政部门要根据本通知精神,结合各
7、地实际,制定相应的实施办法,规范下属单位的公文行文和报送工作,特别是要严格按照构建节约型社会的要求,规定下属单位将公文材料送主管卫生局的办公室统一处理,禁止直报局领导,避免浪费,共同构建节约型卫生行业。二五年八月十七日,公文示例:NO 机 密年急 件达州市卫生执法监督所文件 达市卫监所2005号,(共印份),达州市卫生执法监督所关于的通知主送机关:(正文)附件:1份 二五年月日(附注:),抄送:,达州市卫生执法监督所 2005年月日印发,主题词:通知,公文规范,公文格式规范公文文种规范公文处理程序规范公文写作规范,1、公文格式规范,公文文面格式 指公文正式文本的印制规格样式。公文文面格式的三种
8、类型公文式文面格式。即公文格式。是使用最多的文面格式。专业规范文本式文面格式。如合同规范文本、行政执法文书等。一般文章文面格式。如会议讲稿、调查报告、总结等。,公文式文面格式,公文格式指公文各组成部分(要素)的文字符号在载体(纸张)上排列的规定。,1.1 眉首(文头部分)眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素,位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的红色反线(通栏红色细实横线)与主体部分隔开,以使文面美观、醒目。党的领导机关的文件,其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。,1.1.1 份数序号。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明
9、份数序号。如有必要,发文机关也可以对不带秘级的公文编制份数序号。每编一个号,用阿拉伯数码顶格标印在版心左上角第一行。应根据印发公文数量来确定编几位,但至少不应少于两位数。,1.1.2 秘密等级和保密期限。保密法规定国家秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。公文如需标识密级,顶格标识在版心左上角份号之下一行位置,两字之间空1字。如需同时标识保密期限的,在密级之后标识号,然后标识保密期限。,1.1.3 紧急程度。按实际需要分别用“特急”、“急件”表示;党的机关公文用“特急”、“加急”;紧急电报用“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。紧急程度标注在版心左上角密级下面一行,单独使用则标注在版心左
10、上角第一行位置。,1.1.4 发文机关标识。一般由发文机关全称或规范简称加“文件”组成(俗称大版头),居中排一行。确有必要,也可在发文机关名称后面加一圆括号,括号内标注发文的文种(俗称中版头),或者只列发文机关名称(俗称小版头)。党的机关公文常用三种版头,政府机关公文常用大版头和小版头,小版头主要用于函件,俗称函件版头。,发文机关标识用小标宋体字,红色标识。标识的位置,第一种用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,以用于标识份数序号、密级和紧急程度,即使上述3要素均不需要标识,也要留出这段空白。也就是说,发文机关标识位置应自主页边起留出天头37 mm+25mm62mm的距
11、离。第二种仅限于上行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出空白供上级机关批示文件用。第三种用于函件,后面将作介绍。,1.1.5 发文字号。是由发文机关对其所制发的公文依次编排顺序号码。由发文机关代字、年份、序号构成。机关代字一般由三个层次组成,第一个层次是地域代字,第二个层次是发文机关代字,第三个层次是发文机关职能代字,有的也可以只要两个层次,不要地域代字或者职能代字(如“达市卫监所”包括地域代字和发文机关代字)。除党政领导机关发文特别是下行文常在机关代字后加一“发”字外,企事业单位的机关代字后一般都可不加“发”字,因其无实在意义,不用反显得简明。,年份用阿拉伯数字写全,年份置于六
12、角括号中,不能再标示为方括号和圆括号。年份位于机关代字与序号之间。序号每年从1号开始,按先后顺序编号到当年最后一份文件为止。序号不编虚位,不用“0”占空位(即1不编为001),序号前也不加“第”,以显简明。发文序号分两种类型,一是多数机关、单位为便于公文登记、管理,统一编序号,即大流水号。二是有的机关、单位因其职能、业务部门多、发文多,也采用了分类流水号即小流水号的编排法,这类文件就有职能代字。,不同类型的行文、发文字号的位置是不同的。平行文和下行文发文字号位于发文机关标识下面居中排一行。上行文发文字号居左空1字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线(发文字号只要不贴反线即可)。函件
13、式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。,1.1.6 签发人。按照规定,上报党政领导机关的公文,要由本机关的主要负责人签发,并在上报公文上注明签发人。签发人位于发文字号同一行右侧,居右空1字。“签发人”三字用仿宋体,签发人后面标全角冒号,冒号后面用3号楷体字标识签发人姓名。,如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列,下移红色反线,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。如位置放不下,可将红色反线下移,其他要求不变。,1.2 主体部分 这一部分排列在文头的红色反线(横格线)之下空2行。包括标题、主送机关、正
14、文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。,1.2.1 标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题位于公文首页横格线空两格之下,居中排一行或多行,与主送机关间隔一行。分行书写时要做到词意完整,排列匀称、美观,多行书写时,可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。,1.2.2 主送机关。第一,上行文尤其是请示,一般只写一个主送机关,不得多头主送;受双重领导的机关单位向上级请示,如需同时报送另一个上级机关,可使用抄送的方式。这样避免责任不明、相互观望、或答复口径不一,造成处理的延误和矛盾。第二,普发性的下行文主送对象可使用泛称。
15、如各县市卫生执法监督所,但不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。,第三,除领导同志有专门交代者外,所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。有些专门事项的下行文,如职能管理部门的某些专项工作的通知书、有些会议通知等,主送对象则可能包括有关人员或指定个人。第四、对下的联合行文、联合对上的报告,主送对象应是各联合行文单位相对应的各个下级机关单位或对应的各个上级机关。联合向上的请示,主送机关一般只能有一个上级机关,并抄送其余对应的上级机关,以明确负答复责任的承办者。,第五、公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及管理规章等,可不写主送对象。决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送
16、对象,而可在文尾抄送栏内抄送机关的上方,标明“主送”或者“分送”的机关单位。第六、如主送机关过多而使文件首页不能显示正文时,则将主送机关移至抄送栏内。,主送机关位于标题之下、正文之前,从左至右顶格标识,回行时仍顶格。如主送对象稍多时,应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列,中间用顿号分隔,最后用冒号。,1.2.3 正文。公文的主体部分。正文位于主送机关之下,文字从左至右横排,每段开始、各条项开始,都提行空两格,回行顶格。结构层次序数,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1.”,第四层为“(1)”。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月
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