463295964会务工作pt(73页).ppt
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1、1 会议概述2 会务工作流程3 会务工作具体内容4 常用会议的组织程序5 会见与会谈6 技能训练,会务工作,教 学 目 的 通过本模块的学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定会议方案,掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,教学重点与难点,1、教学重点会议筹备工作;会议方案的制作;会见与会谈的操作程序与方法;案例分析。2、教学难点会议方案的制作;会场的布置;案例分析;技能训练。,案例分析:请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布
2、置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知?一气之下,都回家去了。事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?,1.1 会议的涵义 会议是有组织
3、、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 会议的要素、形式要素:名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素:指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。,1 会议概述,1.3 会议的作用及缺陷1会议作用()交流信息,互通情报()发扬民主,科学决策()组织领导,推动工作()带动消费,促进经济()联络感情,塑造形象 2.会议缺陷()造成时间、精力的浪费()造成经济的浪费()造成信息的重复、浪费()滋长不正之风,1.4 会议的种类1.按规模分:特大型(万人以上)、
4、大型(上千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)。2.按性质分:法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分:定期和非定期。4、按出席对象分:联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分:电话会、电视会、广播会、网络会。,6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,大家谈,你参加过一些什么样的会议?你是否喜欢这些会议?为什么?,1.4 会议的申报与审批 1、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。2、会议申批的原则 精简从严原则、“
5、一枝笔”原则。1.5 会议成本意识 会议成本=2ABT 式中 A 与会者平均工资的3倍(以小时计);B 参加会议的人数;T 会议的时间(以小时为单位)。,1.6 会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题;(2)根据议题安排议程、日程;(3)发会议通知,负责会议报到;(4)对与会人员进行编组;(5)布置会场,安排座次;(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等);(7)负责会议签到;(8)会中组织和协调;(9)会场其他组织和管理;(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。,2文书工作(
6、1)会议文书的起草;(2)会议文书编写;(3)会议文书印发及管理。3生活管理工作(1)与会人员的食宿管理;(2)会议的财务管理;(3)会议的交通保障;(4)会议的文化活动;(5)与会人员的医疗保健。4安全保卫工作(1)会议的保密工作;(2)会议的警卫工作;(3)会场内外的安全保卫工作。,12.2 会务工作流程图(会前),12.2 会务工作流程图(会中),12.2 会务工作流程图(会后),12.3 会务工作的具体内容,12.3.1 指导会务工作的原则 1、准备充分;、组织严密;、服务周到;、确保安全。12.3.2 会前准备工作 1、确定会议主题与议题 确定主题的主要方法:一是要有切实的依据;二是
7、必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。,5、确定会议所需用品和设备(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议
8、,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人
9、员的招聘和重组。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,11、制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。,12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭
10、幕词、其他会议材料等。13、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则,做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排,根据实际情况,按照规定标准,尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车,为会议提供完备的交通服务。,14、制定会议预算方案 文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。15、布置会场(1)会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。喜庆。儒雅。简单朴素。,(2)会场的类型及布局 小型会议室。椭圆形、回字形、T 字形、“马蹄”型、长方形。,中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。大
11、型会议室。礼堂型、众星拱月型。(3)会场的布置 主席台 主席台的布置一是对称;二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中,然后先左后右,由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。,主席台坐次,礼堂型,教室型会场,会场内外的布置:会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,会标,会徽,16、检查会场(1).方式 一种是听取会议筹备人的汇报,一种是现场检查。(2)检查的内容 A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.其他内容。,问题讨论,1会议议程与日程的区别。2简述拟订会议议程与日程表的方法。3选择会
12、议地点应综合考虑哪些因素?4、应如何做好会场的布置工作?5、怎样制定会议筹备方案?6、怎样发放会议通知?7、怎样才能做好会议的食宿工作?8、会前检查工作包括哪些内容?,12.2.3 会中服务工作 1、报到及接待工作(1)与会人员的接送;(2)会议交通工具的安排;(3)与会人员返回时,车、船和飞机票的预订及购买;(4)会议文娱活动的安排和组织;(5)其他属于招待方面的工作。2、组织签到(1)秘书人员代签到。(2)簿式签到。(3)电子计算机签到。,3、做好会议记录,(1)、会议记录的格式:记录头、记录主体、记录尾部 1)记录头:会议名称;会议时间;会议地点;会议主席(主持人)会议出席、列席和缺席情
13、况;会议记录人、会议主要议题。,2)记录主体 与会者的发言。议定事项。3)记录尾部 散会。主持人、记录人签字。(2)、会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。(3)、会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;权威人士或代表人物的言论;会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;会议已议决的或议而未决的事项;对会议产生较大影响的其他言论或活动。,(4)会议记录方法 1)记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定,重要声明、修正案内容、结论全记下来,其他的可简要记录.2)漏记的内容先作记号,然后对照录音带修改,或请发言者重复。3)与会者提的意
14、见、建议,要记人名。(5)会议记录的修改 1)定稿打印前,请主席签字批准。2)与会者指出错误,主席或秘书可改。3)会议记录一经签名,不能再改动。,4、确保会议期间信息的沟通 1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.(1)秘书要多听、多记、多想、多算、多跑,全面搜集信息。(2)深入会议,掌握第一手资料。(3)注重对会议信息加工提炼,方便各方利用。(4)注重实效,并收集反馈信息。,2)会议期间的对外宣传,(1)妥善处理与新闻媒体的关系。(2)注意内外有别,严守单位秘密。(3)选择宣传内容应坚持对象、效 果、时效、费用的原则。(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.(5)为领导召开记者招待会提供资
15、料。,5、编发会议简报(1)类型 综合型、专题型、实录型。(2)格式 报头、报核、报尾。(3)要求 简练、快捷、准确。6、值班保卫工作(1)值班工作 秘书人员要坚守值班岗位,以保证会议顺利结束,并随时应付各种突发事件。,(2)保卫工作 重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫 会场和驻地的保卫 会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫,7、会议保密工作 1)会前保密工作(1)涉及秘密的会议,严格确定出席、列席人员及会议服务人员。(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议,秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系,共同采取保密措施。(3)根据实际需要,确定会议印发的文件及其数量,文件要标明密级,统一编号,按照
16、规定的范围印发。(4)选择会址要注意保密,会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。,2)会中保密工作(1)加强保密教育。(2)加强文件管理。(3)加强重要涉密会议管理。3)会后保密工作(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通过机要通信部门递送。(3)对会议驻地、房间、会议室进行保 密检查。,8、会议的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好会议车辆管理工作。(4)做好财务管理工作。(5)安排好会议的文化生活。(6)做好会议医疗卫生工作。,问题讨论 1、会议记录的内容有哪些?2、如何做好会议记录?3、如何做好会议期间的信息沟通?4
17、、会议期间值班、保卫工作有哪些 内容?5、会议后勤保障 工作包括哪些?,12.3.3 会后整理工作,1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作,相关知识 发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知,有些会议需要发预备性通知,然后再发正式通知,其常用于与会人需做大量会前准备工作,如:准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议,需要安排与会人员食宿和回程的,还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执,以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法,与发送会议通知基本相同。,12.4
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