公文写作学员手册.ppt

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1、公文写作与处理实务陈立伟2007年9月,康佳学院,KONKA GROUPKONKA COLLEGE,康佳学院,主要内容：,什么是公文公文的规范格式 公文的规范用语几种常用公文的写法 公文的报批流程公文处理中的注意事项,什么是公文,公文的定义？,公文：是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,什么是公文,与我们工作相关的公文？,请示 通知 会议纪要 报告 通报 函 工作总结,什么是公文,公文的主要特点？,具有法定效力 具有规范体式,公文的规范格式,公文有什么格式要求？,党政机关的正式公文对文件

2、的各个部分都有严格的要求，包括用纸、字体字号、行距边距、秘密等级、紧急程度、标识要素、装订要求、用章位置等等，进行了明确的规定,公文的规范格式,公文的三大组成部分,眉首 主体 版记,公文的规范格式,“眉首”包括哪些方面？,公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,公文标题 主送单位 公文正文 附件 成文日期 公文生效标识（印章）附注,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,字体：小二号宋体加粗，居中排列 格式：发文单位发文内容文种 文字简明概括，最好不超过20个字 一般不加标点符号 分行时词意要完整,1、公文标题,公文的

3、规范格式,“主体”包括哪些方面？,指公文的主要受理单位，即受文单位 字体：正文字体，号宋体 除普发公文外，不要多头主送（如“请示”一般只送一个单位）,2、主送单位,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,字体：4号宋体，25磅固定值行距 每自然段左空2字 层次关系：一（一）1.（1）,3、正文内容,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,位置：正文下空一行左空2字 格式如下：附件：1、2、,4、附件,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,指公文正式生效的时间 领导签发的日期 用汉字将年、月、日标全 日期中的“零”写为“”,5、成文日期,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,印章、领导的签字

4、 印章的位置有严格的要求 位置不够时，可适当调整行距、字距，不要采取“此页无正文”的形式,6、公文生效标识,公文的规范格式,“主体”包括哪些方面？,多见于附注联系人及联系方式时 格式如下：此处为发文日期后空一行（联系人：，电话：）,7、附注,公文的规范格式,“版记”包括哪些方面？,主题词 抄送单位 印发单位和印发日期 版记中的反线 版记的位置,公文的规范格式,我们的公文页面设置和字体间距,用纸：A4纸 边距：上下2.54，左右3.17 字体：4号宋体 行距：固定值25磅 标题：小二号宋体加粗,公文的规范用语,公文的基本语言要求,简明 庄重 得体,公文的规范用语,公文的基本语言要求,简明：言简意

5、明，用最少的语言表达最明确的意思 言简意赅，用最少的语言表达最大的信息量,公文的规范用语,公文的基本语言要求,庄重：语言端庄规范，格调郑重严肃 忌用华丽词藻，准确表达意途,公文的规范用语,公文的基本语言要求,符合发文单位的职权 符合文体的特点 符合行文的关系,得体：,主要内容：,什么是公文公文的规范格式 公文的规范用语几种常用公文的写法 公文的审批流程公文处理中的注意事项,几种常用公文的写法,请示,分类：请求指示性的请示 请求批准性的请示 请求批转性的请示 格式：首部 正文 结语,概念：向上级请求指示或批准的公文,几种常用公文的写法,请示的格式,首部：标题：发文机关事由文种 事由文种 主送单位

6、：负责受理或批复的单位 只能一个，不宜多头请示,几种常用公文的写法,请示的格式,正文：开头：交代请示缘由 原因要客观具体，理由要合理充分 主体：说明请求事项，即具体的请求内容 内容要明确，只宜请求一事 结语：“当否，请批示。”、“妥否，请批复。”“以上请示，请予审批”等 落款：发文单位成文时间,几种常用公文的写法,请示,注意事项：一事一文，主旨鲜明 材料真实客观 理由充分合理 语言平实恳切 不要越级请示,几种常用公文的写法,通知,分类：印发、批转、转发性通知 指示性通知 知照性通知 事务性通知 任免聘用类通知,概念：要求有关单位和人员周知、办理或共同 执行的公文,几种常用公文的写法,通知的格式

7、,正文：开头：交代通知缘由、根据 主体：说明通知事项 结尾：提出执行要求,标题：发文机关事由文种 事由文种,落款：发文单位发文时间,几种常用公文的写法,通知的格式,课堂练习：根据一份通知进行现场修改和讨论,几种常用公文的写法,通知,“请示”内容发通知的处理 转发性通知标题的简化处理 文件名的引用,几种常用公文的写法,会议纪要,格式：标题：会议名称会议内容会议纪要 正文：会议概况 会议精神和议定事项 主送：参会单位和责任单位 抄送：与会议内容有关或须知照的单位,概念：根据会议内容整理出反映会议概况和结果 的要点，并要求有关单位落实和执行,两种常见的会议纪要版面格式,格式一：,两种常见的会议纪要版

8、面格式,格式二：,几种常用公文的写法,会议纪要的三种写法,1、集中概述法：把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项等，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明 多用于小型会议，且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作 如果会议的议题较多，可分条列述,几种常用公文的写法,会议纪要的三种写法,2、分项叙述法：多用于大中型会议或议题较多的会议 把会议的主要内容分成几个大方面，可加上标号或小标题，分项来写 适合于我们各级单位的办公会议,几种常用公文的写法,会议纪要的三种写法,3、发言提要法：多用于特别重要的会议或重要决策时需要了解与会人员不同意见的会议 对会议中典

9、型的、有代表性的发言加以提炼整理 如实反映与会人员的主要观点 如：董事局会议,几种常用公文的写法,会议纪要的三个特点,1、内容的纪实性：要如实地反映会议的内容，不能离开会议实际搞再创作，不能作人为的拔高、深化和填平补齐。否则，将失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求,几种常用公文的写法,会议纪要的三个特点,2、表达的要点性：会议纪要要依据会议的情况综合而成 撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括 重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水账,几种常用公文的写法,会议纪要的三个特点,3、称谓的特殊性：一般采用第三人称写法 反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议

10、”作为表述主体，经常使用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等特殊称谓,几种常用公文的写法,会议纪要,会议纪要与会议记录的区别：性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文 功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行,几种常用公文的写法,会议纪要,会议纪要的审核与签发：参照规范格式整理后的会议纪要须提交会议主持领导或召集领导审定签发 重要的会议，须先将会议纪要报与会主要领导审核，汇总各方审核意见，重新修改后再报会议主持领导或召集领导审定签发,几种常用公文的写法

11、,报告,分类：综合性报告 专题报告 回复报告,概念：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关的询问,几种常用公文的写法,报告的写法,开头：开门见山概括全文主旨。将一定时间内各方面工作的总情况、总评价等作概述 主体：内容要丰富充实。将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等分段加以表述，要以数据和材料说话，力求既翔实又概括 结尾：要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见,几种常用公文的写法,报告,内容要翔实，条理要清晰 一事一报，忌同一报告反映各不相干的几件事 不需要上级作出批示或答复，忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准,注意事项,几种常用公

12、文的写法,报告,行文功能不同 处理方式不同 时间要求不同,“报告”与“请示”的区别,几种常用公文的写法,通报,概念：用于表扬先进、批评错误，传达重要情况和问题的指导性公文,格式：标题：事由文种 正文：描述事件经过 分析评议，指出意义或危害 表彰号召或提出告诫 落款：发文单位发文时间,几种常用公文的写法,通报,通报与通知的区别：内容范围不同 目的要求不同 表现方法不同,几种常用公文的写法,函,用途：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审批事项,可分为发函和复函两种 一函一事 行文简洁明确，语气平和有礼,主要内容：,什么是公文公文的规范格式 公文的规范用语几种常用公文的写法

13、公文的审批流程公文处理中的注意事项,公文的审批流程,公司的发文分类,以集团公司名义下发的红头文件“康集发字”以集团办公室名义下发的红头文件“康集办发字”以邮件形式下发的通知,说明：这里的公文是指内容涉及公司层面或相关单位而以 集团公司或集团办公室名义发送的文件,公文的审批流程,发文流程,以集团公司名义下发的红头文件的发文程序：,第一步：主办单位拟稿第二步：主办单位审核第三步：相关单位会稿第四步：主管领导审核第五步：集团办文秘核稿第六步：总裁审定签发第七步：集团办编号用章下发,公文的审批流程,发文流程,以集团办公室名义下发的红头文件的发文程序：,第一步：主办单位拟稿第二步：主办单位审核第三步：相

14、关单位会稿第四步：主管领导审核第五步：集团办文秘核稿第六步：分管行政事务的集团领导审定签发第七步：集团办编号用章下发,公文的审批流程,发文流程,以邮件下发的通知:,第一步：主办单位拟稿第二步：主办单位审核第三步：集团办公室文秘核稿第四步：集团办公室总监审定签发第五步：集团办公室下发邮件,公文的审批流程,如何提交文件?,纸质审批：在NOTES系统的“公文拟稿”中创建生成发 文审批单，参照发文审批流程进行审批。作为原始文件存档之用 电子审批：在康佳协同办公系统行政办公模块中的“发文管理”中创建，参照发文审批流程 进行电子审批。生成电子公文和文号之用,提交方式：纸质版审批件与电子流程同步进行,主要内

15、容：,什么是公文公文的规范格式 公文的规范用语几种常用公文的写法 公文的审批流程公文处理中的注意事项,公文处理中的注意事项,文件的传送?,文件的单传原则：即统一由文件跟踪人全程负责与各审批单位或领导之间的文件传递，完成一个审批环节后收回再传至下一环节，而不是将文件交由审批单位后由其转至下一审批单位 文件传递要有记录，包括责任人和时间,公文处理中的注意事项,文件发送的权限?,以集团公司或集团办公室名义发送的红头文件和通知，都要通过“集团办公室”邮箱来发送 部门专用邮箱可发送与本部门有关的动态信息或活动通知 个人邮箱不得随意群发邮件并带附件 建议各单位指定一个固定邮箱作为统一发送本单位有关信息的专

16、用邮箱,公文处理中的注意事项,文件的用纸?,正式公文、重要请示不要用废纸打印 参考资料则可双面打印或采用废纸打印,公文处理中的注意事项,文件的签发?,签字要用钢笔或签字笔 建议在领导签字时提醒领导加签时间,主要内容：,什么是公文公文的规范格式 公文的规范用语几种常用公文的写法 公文的审批流程公文处理中的注意事项,参考模版1,用纸：A4纸 边距：上下2.54，左右3.17 字体：正文四号宋体 行距：固定值25磅 标题：小二号宋体加粗，居中,参考模版2,参考模版3,参考模版4,参考模版5,参考模版6,参考模版7,小结,办理公文时要注意：,文种要明确 材料要充分 格式要规范 用语要准确 版面要整洁 审批要完备,谢 谢！,