会议沟通.ppt

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1、会议沟通,张毅强,会议是有效的沟通手段,会议是一种沟通的手段会议是管理沟通的重要方式会议体现了团队沟通的能力会议是人际交往会议是一种非程序化解决方案,为什么会议如此重要?为什么会议会失败?如何在会前作充分的准备?如何计划会议？影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？,经常困惑人们的会议沟通问题,群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,会议的定义,交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。给与指导。企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好

2、地适合工作环境。解决问题。会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。作出决策。会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。,会议的目的,谈判。目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。通知。目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题。目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。决策。目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决

3、议。交流。目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论。,会议的类型,参考会议规模,会议沟通金三角,设身处地,对方,自己,会议沟通的冰山模式,80%-95%关系层面,5%-20%工作层面,会议沟通的优点和缺点,优点：产生更多的承诺 产生更好的决策缺点：时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做,会议沟通效果的影响要素发起者：谁正在发起行动，为什么要信任他？听众：确定你面对的听众。目标：所寻求的结果背景：会议发生的具体环境消息：针对特定听众，可实现目标的消息是 什么？媒体：将你的消息最有效的传递到每一个重 要听众的媒体是什么？反馈：会议是一个过程，应该给听众对消息 进行回

4、应的机会,有效会议沟通的原则,有效会议沟通的特征准确：不准确的典型形式包括数据不足 资料解释错误对关键因素的无知 没有意识到的偏见夸张清晰：“KISS”原则Keep It Simple and Stupid逻辑清晰 表达清晰简洁：繁琐的会议意味着重点不突出活力：应该生动并易于记忆,不开会的原则,如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人,会议的组织,一、会前准备 二、会议过程控制 三、会后工作,1.明确会议的必要性 2.确定会议的目标 3.拟定会议议程4.准备会议文件 5.分发预阅资料6.确定会议主持人 7

5、.确定与会人员 8.预定会议场所9.补充最新资料,会前准备,会场布置,礼堂型,U型,圆桌型,长桌型,课堂式,V型,会议通知,会议名称:明确主题 目的:应详尽說明,方便成员们做相关的资料搜集 时间 地点 议程:应包含预定結束时间 准备资料 与会人员 主办单位,会议通知范例,会议名称:销售会议 目 的:公司本季营业额下降,本次会议將 讨论营业额下降原因,并提出改善对策。时 间:2003.05.19 10:00AM 地 点:会议室 议 程:1.现状說明 2.各部门报告 3.市场分析 4.提出解决方案 准备资料:相关报表、资料 与会人員:销售副总、销售总监、市场总监、各大区经理、办事处主任主办单位:市

6、场部,成功主持会议的技巧学会成功的开始会议学习一些基本的沟通技巧学会控制会议的进程圆满的结束会议,会议的组织,会议进程的控制（1）宣布会议的主题和目的（2）根据会议议程顺序提出议题，征求有关与会者的意见（3）给予每个人阐述观点的机会（4）控制讨论进程（5）会上出现不同的见解时，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括（6）遵守预定时间（7）在每个问题讨论结束后概括观点（8）总结会议讨论取得的结果（9）确定下次会议议题和时间,提出会议问题的方式,谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?,（1）总结主要决定和行动方案（2）给每一位与会者说一句话的时间（3）对会议进行

7、评估（4）在积极的气氛中结束会议,结束会议的技巧,会议议程的设计,会议议程的设计原则,议程设计的步骤,会议议程的范例,一、主题：关于的会议二、时间：年月日（周）上午点分三、地点：区路号大厦楼会议室（可附图）四、主持人：五、与会人员：六、会议流程：1、2、3、七、回执,会议议程实例 M计算机公司一号项目检查会议 日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：303：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程 1公司第四季度销售情况；2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于CPU进展报告；5关于Case设计进展报告；6关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地

8、点。附件1软件进展报告，第7号；2Case设计进展报告，第2号；3关于软件问题的短文。,会议议程设计的注意点,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时间影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐將尖锐议题挪后,让与会人員建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尷尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,基本要素：会议名称 地点、日期起止时间主办者出席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议决议下次会议的时间及地点,会议记录,会议记录的注意点,（1）充分了解会议主题、目的及议程（2）可以采用多种记录方式（3）紧跟会议进程（4）及时确认

9、要点（5）避免主观意识（6）会后及时打印并校对,会议记录的技巧,5W:what、where、when、who、why、2H:how、how much.掌握主词、动词、形容词 明确数字 运关键词 列点说明 善于总结,会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能

10、邀请到他们来参加会议。同意的行动：周亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。完成的时限：下次会议前。进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。完成的时限：2001年12月21日下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行。,会议中的角色,主持人：作为沟通的主角应具备的三个要素理性：本质上是对语言的要求感情：是否和你的听众心意相通道德品质：维护组织利益、遵守承诺 如果不理解人的本性，任何沟通技巧都毫无用处好的沟通者也是好

11、的听众,主持人的角色,情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主持人。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主持人，面临与会代表相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，

12、你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?,情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主持人，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,会议支持人的职责,会议

13、控制决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。会议引导识别主题/问题；交换和开发建议；评价不同方案；选择行动计划。,促进讨论 讨论，提问处理不同意见对争论双方或各方的观点加以澄清；分析造成分歧的因素；研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定,常用的介绍方法：自我介绍 互相介绍 主持人介绍 名片介绍 会议中可应用的技巧：造成“我群感”；对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并

14、对不同的目的加以分组和归类；处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；利用与会者的经验、专长；对与会者的错误采取宽容态度。,主持人的自我评估问题清单,得分为27分或27以下，您的会议主持得很好得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题,会议主持人注意事项,独占发言 避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。容忍支持 要能容纳他人的发言,不可情緒 化与他人发生冲突。优柔寡断 要思路清晰,对决议事项要果断、明确。保持理性 应站在中立的立场來化解冲突。操控议程 应依照流程引导会议的进行,不可 一人操控整个会议的议程,与会者的角色,决定是否需要出席会议

15、 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事,会议秘书,在主持人右手落座会前（1）检查会议的日期、时间；（2）准确通知与会人员；（3）分发必要的会议材料。会中（1）签到；（2）完成会议记录；（3）帮助会议主持人进行其他事项。会后（1）撰写会议备忘录；（2）与支持人协商并分发会议备忘录。,与会者的座次排列方式,S,S,S,S,S,S,会议过程控制,要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题发言,简短扼要 对事不对人予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论

16、断,会议如何开场,背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介紹,并说明对会议的期待,以促进会议人员及会议气氛的融洽 目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。期待,会议总结,过程回顾 形成决议 激励执行 评估目标 悬念事项,会议中如何让大家发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。带动与会人员的参与。主动出机,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。,提问的技巧,封闭性问题：要求进行简单的回答开放性问题：鼓励自由发挥。假设性问题：用于应变、解决问题能力和思维能力。连串性提问：主要在压力情景

17、下的反映能力引导性提问；主要用于引发面试人的思考,倾听的技巧,在侧重与人的倾听方式中关心对方的情感；寻找与对方共同的兴趣在侧重行动的倾听方式中要的是准确的表达内容在侧重内容的倾听方式中喜欢复杂、充满挑战的信息在侧重时间的倾听方式中喜欢快速、简短的沟通,会议报告的种类,工作完成报告:你完成了什么工作,何时完成?完 成的重点?工作异常报告:工作的预定进度、现在进度、差 异进度、差异原因、处置对策及 何时会赶上进度?工作请示报告:背景状况、建议內容、事情的经过。工作支援报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要 哪些支援?,会议成功的五大要素,议题要和与会的人有关；选择适当的人出席会议；适当的人，指他

18、对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。会前要有充分的准备；与会人员要有正确的开会态度；准时出席会议；会前准确把握会议主题，准备好与会的资料和发言；遵从主持人的引导，做好笔记，注意倾听别人意见；向会议全体人员发言，而不是向主持人发言；发言简单明了，注意控制好时间；吸取集体的智慧，以尊重和合作的态度与会。,会议成功的要件,有技巧的主持人；对会议的进行方式，会前已胸有成竹；充分了解会议的目的；能把握始终围绕会议主题进行讨论；熟悉促使与会人员发言的技巧，让大家积极发言，让大家都有公平的发言机会；能维持会场秩序，保持会议良好的气氛；能有条理地归纳整理大家的意见，形成会议决议；准时开

19、会，准时闭会。,成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）,会前沟通（中国人会议成败的关键）关键部门和人员（特别是了解上级的意图）重大事项和观点(特别是可能有分歧的）资料内容准备和通气；策略准备；说什么，谁说，何时说会后沟通会下往往比会上好沟通；调查研究，实事求是，坚持大局为重，找共同点求得共识；多做弥补工作，尽量别伤感情,争取支持,成功会议之会上的沟通,会上沟通（1）先说先死，不说也死，说到不死；（2）一般情势弱的会先说；（3）主持人要后表意见，让人先说；尽量不当裁判；（4）对非特别紧急的事，若会议产生重大分歧，应议而不决，会后沟通，力争下次解决；（5）主持人会议最后归纳总结，形成决议或会议纪要。

20、,会议沟通发表意见,会议的意见发表有不同意见不能总顺着不说则已，要说就要合理坚持过分坚持是刚愎自用不坚持是信口开河几分把握几分坚持信用是坚持来的上级当好人，下级当恶人。,会议沟通学会如何反应,反应要适度对上级立即反应叫顶撞立即反应最愚蠢隔几分钟再说效果较好化解心结，不仅是讲上级不支持，天大本事也没用报告时主要讲事实还是看法，要随机应变不要轻易告状,主持会议常见问题与应对,作为管理人员，处在“上传下达”的位置上，每天消耗在会议上的时间特别多，令人头痛，如何改变部门内部的情况？建议：压缩内部会议，确定会议有必要，有实际意义和效果；限制会议时间；做好每次会议准备，要尽可能避免“议而不决”的现象。上下

21、级同时出席，限制了下级的意见发表建议：让下级先发言；不要让下级在会议上难堪；上级先不要作出结论性的意见，否则下级不是默不作声就是随声附和。,面对习惯性的反对者建议尊重别人的自由表达权要求提出建设性的意见，反对意见留在讨论时再说；发言者脱离主题建议打断离题的发言，要求回到主题；询问离题的内容与主题有何关系；宣布休会5分钟，再开会时强调主题。,有人私下交谈不断建议制造片刻的沉寂，眼睛看着他们，让窃窃私语者有所察觉；请他们站起来大声发言；宣布暂停会议，让他们把话讲完与会人员性格内向，不主动发表意见建议指名询问他较专长的问题，请他发表意见；询问他是否同意别人的意见，解释一下为什么？,提出的意见过于抽象建议要求他按5W1H的方法将意见具体化与会人员发生争执建议请争执双方分别发表意见，主持人将要点写在白板上；比较两者异同；征询其他人的意见；然后说出自己的意见,