Word最基本的应用讲座.ppt

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1、Word排版应用技巧讲座,快速选定文本,一个段落：鼠标移至段落左侧，指针变为偏右箭头时，双击；鼠标在段落中任意位置三击；多个段落：选定一个段落同时，按住鼠标不松手，向上或向下拖动鼠标；连续文本：1、拖动鼠标；2、光标移至起始点，翻动文本结束点按下shift点击结束点,快速选定文本（续）,不连续文本：配合Ctrl键整篇文档：Ctrl+A；鼠标移至文本左侧三击；垂直文本：Alt+拖动鼠标,设置文档,标题样式 首先，开启任务窗格：Ctrl+F1；工具栏按钮 之后，光标置于该行，单击“标题2”样式。使用标题样式的优势，在于建立文档结构习惯标题前面的小方块标记,设置文档,设置段落前后间距，无需“粗暴”空

2、行首行缩进：格式段落缩进和间距“缩进”栏特殊格式首行缩进行间距一般设置1.5倍,设置文档,页眉没有想象中神秘，它就象一个文本框可在页眉插入企业LOGO：定位光标插入图片来自文件。(图片大小可调)取消页眉中的“横线”：“视图”菜单页眉和页脚选定页眉格式边框和底纹“边框”选项卡“设置”项设为“无”,设置文档,记住我的文档行文习惯自定义模板。比如：正文缩进2字符、小四、1.5倍行距。“样式和格式”任务窗格中右击正文修改“格式”按钮段落单击“特殊缩进”，设置“首行缩进”2字符设定“1.5倍行距”确定在“修改样式”对话框，选中“添加到模板”和“自动更新”确定。,设置文档,快速打开页面设置：双击标尺显隐段

3、落标记、空格、制表符：工具选项,项目符号和编号,初学word时，项目符号和编号是两个比较容易混淆的概念。项目符号经常用于并列文本且语句比较简洁的情况。这里记住一个格式刷的技巧：双击格式刷按钮；取消则是按ESC键。选择设置不同的编号和项目符号格式，用菜单：格式项目符号和编号。工具栏按钮采用最后一次使用的格式。,自定义项目编号和项目符号格式刷的灵活应用巧用Alt键实现精确缩进中断编号：Shift+Enter插入手动分行符，可继续输入新段落，而不自动编号；两次回车；结合使用工具栏按钮技巧：指定快捷键“Ctrl+Alt+数字键盘中+”鼠标变成花朵单击工具栏上“编号”按钮在对话框中“请按新快捷键”按想用

4、的组合键指定关闭，如，编号Alt+1；项目Alt+2,项目符号和编号,项目符号和编号,让word中自动编号和自动项目符号走开：工具自动更正选项，,项目符号和编号,消除影响美观的间距，首先打开制表符标记显示：工具选项视图勾选“制表符”确定我们发现编号和段落的第一个字符间插入了一个不可编辑的制表符，明白这个道理，问题就迎刃而解了。结合使用Alt键，可精确改变编号和正文之间的间距：Alt+拖动制表位。注意，不建议：通过设置，把“编号之后”的内容改为“不特别标注”或者很小的间距。,英文信函写法,信端：写信人地址，重心在信纸的右上角。写好地址，执行缩进即可。程度：把握最长的一句不折弯。注意习惯使用“增加

5、缩进量”按钮。信内地址：收信人地址，信纸左边顶格写低于信端一二行。称呼：低于信内地址一二行，顶格写。每个词的开头字母要大写；末尾符号，英国用都好，加美都用冒号。正文：每段首行缩进四五个字母。简单，首行缩进2字符即可，相当于西文四个字母。,英文信函写法,结束语：低于正文一二行，末尾逗号。签名：低于结束语一二行，从信纸中间或偏右的地方开始写，要求签名亲笔写，即使是打字机打出的信件，最后仍需亲笔签名。使用书信模板创建书信:文件新建本机上的模板选择合适的模板，即可。插入自动图文集：插入自动图文集结束语Best whishes取消语法检查：工具选择拼写检查和语法取消勾选“键入时检查拼写”和“键入时检查语

6、法”确定快速转换英文字母大小写：Shift+F3取消自动中英文间距：Ctrl+A格式段落中文版式取消勾选“自动调整中文和西文的间距”和“自动调整中文和数字的间距”。,灵活的文本框,文本框是装载文字的一个非常自由的载体，它可以随意移动，可设置边框和背景。比如案例文档，文字横排时，段前间距：自动，可稍微加大间隔。段落对话框中，段前间距0，再点击向下数值按钮，即成“自动”。文本框的链接便于复制大段文本，注意只有空的文本框才可以设置为链接目标，取消链接，右键快捷菜单“断开向前链接”。文本框和图片，都可以结合Alt键实现精确移动。默认图片环绕方式：工具选项编辑“图片插入和粘贴方式”选择“四周型”确定。自

7、选图形的默认效果：自选图形的“线条”和“填充色”等设置好后，右键单击设置自选图形的默认效果。,长篇巨制产品说明书,通过多级编号样式应用，可以高效地设计出章节分明的文本，胜任长篇题材的排版。多级编号模板定义：建立章节标题样式：随意选择文本菜单“格式”项目符号和编号多级符号选第五种标题样式打开“样式和格式”任务窗格，在当前文本用的样式上右键单击修改样式名称改为“章节标题”格式编号自定义“编号格式”框的“1”前后加入“第”和“章”确定。建立第一级标题样式：随意选择文本“任务窗格”的“1.1标题2”，重复上面的步骤，样式名称改为“第一级标题”。,长篇巨制产品说明书,自定义的样式加入模板：“样式和格式”

8、窗格中“显示”中选择“自定义”“样式”按钮“管理器”按钮选定“章节标题”和“第一级标题”复制。这样就把自定义的样式加入了Normal模板中，以后任何时候打开word，都可以在“样式和格式”任务窗格中直接使用自定义的样式了。多极标题样式最多9级案例：产品说明书插入目录索引：插入引用索引和目录，稍作调整即可。插入目录索引的前提是多级标题格式的应用。,长篇巨制产品说明书,多人编辑同一篇文章的不同部分，可能会需要改变“自定义多级符号列表”对话框中的“起始编号”。我的模板定义得太乱了，如何回到word的初始状态：删掉Normal.dot模板文档，它的路径一般类似C:Documents and Setti

9、ngs用户名Application DataMicrosoftTemplates如果把Normail.dot文档拷贝到另一台电脑，就可以自定义的模板样式、快捷键等，照顾自己习惯。,使用宏,举例：定义一个宏，把它指派给一个快捷键ALT+3，实现在文本中插入五角星：菜单“工具”宏录制新宏单击“键盘”按钮在“自定义键盘”对话框中指定ALT+3为快捷键关闭菜单“插入”特殊符号“特殊符号”选项卡双击停止录制。以后，就可以在文本中按Alt+3输入五角星了。如何删除宏：菜单“工具”宏宏选择欲删宏删除。指派宏到工具栏按钮：菜单“工具”“类别”框选“宏”拖放目标宏到工具栏合适位置“更改所选内容”按钮更改按钮图像

10、选择自己喜欢的图标“更改所选内容”按钮“默认样式”。如何保留别人文档中的样式：打开相应文档 菜单“工具”宏 宏“管理器”按钮“样式”选项卡 选择当前文档中的样式“复制”按钮。,对号入座表格技巧,两个手柄：移动、尺寸精确移动：配合Alt改变列宽时，选中和不选中单元格有很大区别，不选，改变整列宽度；选中，改变单元格宽度。改变列宽时，注意用ALT键微调。结合shift键、ctrl键改变效果不同：直接拖动，两单元格总宽不变；Shift 之后的列宽不变；Ctrl 表格的总宽度不变。,对号入座表格技巧,对号入座表格技巧,将表格一分为二：光标定位在表格某一行上，Ctrl+Shift+Enter表格最前面插入

11、一空行：光标定位在表格最上一行上，Ctrl+Shift+Enter快速设置多页表格标题行：选中设置好的第一页表格上的标题行，菜单“表格”标题行重复。注意，重复标题之后，修改标题只能在第一页进行。,工作流程图,绘制流程图前要打开画布，否则，连接符不好使用。菜单“工具”选择常规勾选“插入“自选图形”时自动创建绘图画布”比直接绘制基本图形，流程图的绘制和修改较容易。先绘制流程图：绘图工具条上单击“自选图形”流程图过程。再绘制连接符：单击“自选图形”连接符。注意：流程图上的蓝色连接点，连接之后拖动红色端点可拖动并锁定到其他位置；拖动黄色句柄可改变连接符外形。,工作流程图,在流程图上右键单击添加文本，输

12、入文本。流程图的美化：背景、边框、阴影、三维效果改变同文本框一样，右键单击（或双击）图形边缘“设置自选图形格式”填充合并流程图：先选中要合并在一起的图形单击右键组合组合取消合并：在组合的图形上单击右键组合取消组合,绘图技巧,快速排列图形：选中图形单击绘图工具条上的“绘图”按钮对齐或分布选择方式文字和图形组合：需借助文本框，选中文本框和图形对象，右键组合组合，用于题注和图例的组合。每次插入的箭头都有颜色：设置好箭头颜色和粗细右键单击箭头设置自选图形的默认效果。画椭圆技巧：按住Shift可画正圆；按住Ctrl可画从起点往四周扩张的椭圆；按Ctrl+shift达到以上双重效果。正方形、正多边形等都可

13、以这样做。,绘图技巧,画线技巧：按住Shift，可绘制水平、垂直、15、30、45、60、75斜度直线。移动或复制图形技巧：按住Shift，垂直或水平偏移，便于对齐。组合技巧：选择图形之前，先点击绘图工具栏上的“选择对象”按钮，再用鼠标拖动，框选图形对象。个别需选进来的图形，结合Ctrl键，最后在选定图形上单击右键组合组合。,文档保护,局部文档保护：选定允许编辑的文本“任务窗格”单击选择“保护文档”勾选“编辑限制”下的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选“未作任何更改（只读）”在“例外项”中选择可对其编辑的用户，如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，那么选中“每个人”，如果允许特定的人编辑，

14、单击“更多用户”，用户名用分号隔开，比如可以输入域用户：“域名用户名”。密码保护文档：工具选项安全性在“打开文件是的密码”或者“打开文件是的密码”处输入密码。,word与excle资源整合,word和excle之间可互相复制数据表格和图表，这样可充分利用excle强大的数据处理和图表功能，有能使用word的排版功能。注意，相互复制表格时，运算公式一般不会被复制，只复制运算结果。,几个快捷键,快速删除行首行为的空格：选中段落，点击“居中”按钮，再点击原来的对齐按钮。即可改变显示比例：Ctrl+滚轮，这个方式也可以IE浏览器。上下标：上标 Ctrl+Shift+等号键；下标 Ctrl+等号键改变字形 切换：加粗Ctrl+B、倾斜Ctrl+I、下划线Ctrl+U,所有快捷键,所有的快捷键查看：菜单“工具“自定义“键盘”按钮，在这里可查看所有命令的快捷键，还可以自定义快捷键，比较方便。,谢谢！,