EXCLE数据管理.ppt

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1、巩固旧课,工作表中公式与函数（重点）sum、max、min、average rank、count、if Countif、sumif,5.4 管理数据清单,记录单的使用 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 数据透视表,数据库及其创建:1.数据库的概念：所谓数据库,是指以相同的方式存储的数据集合,例如:电话薄、学生通讯录等，实际上是一个或多个表。字段：在数据库中，表的“列”称为字段。每个字段由若干按照某种界限划分的相同数据类型的数据项组成.记录：在数据库中，表的“行”称为记录。2.在Excel中创建数据表的方法直接输入数据至单元格 使用记录单输入数据,5.4.1 记录单的使用,1增加记录 在“记录单

2、”对话框中单击“新建”按钮，出现一个空白记录，输入对应字段的数据，单击“关闭”按钮，增加的记录将显示在工作表中。2修改记录 在“记录单”对话框中，单击某一文本框即可对该字段进行修改（但如果记录中某一项是公式或函数，它将没有编辑框），然后单击“上一条”或“下一条”按钮，即可对每条记录进行修改。,节目录,3删除记录 在对话框中，查找到需要删除的记录，单击“删除”按钮，出现警告信息对话框，单击“确定”按钮即可删除记录。4查找记录 在“记录单”对话框中，用户能在不同字段框中设定条件，查找符合条件的第一条记录。,节目录,5.4.2 数据排序,1.简单排序 可以利用“常用”工具栏中的“升序”按钮和“降序”

3、按钮，对工作表数据进行简单排序。2.多条件排序 选择排序范围。系统默认选择所有的数据。进行排序设置。单击“确定”按钮，完成排序操作,节目录,。,5.4.3 数据筛选,Excel同时提供了自动筛选和高级筛选两种命令来筛选数据。自动筛选能够满足大部分需求，然而当需要更复杂的条件来筛选清单时，则需使用高级筛选。1自动筛选2高级筛选,节目录,高级筛选：在某些情况下，查询条件比较复杂或必须经过计算才能进行查询，这就要使用高级筛选方式。其方法主要是定义三个单元格区域：1.定义查询的数据区域2.定义查询的条件区域3.定义存放查找出满足条件记录的区域,设置筛选条件：选择数据表中空白区域作为条件区域。条件的设置

4、应遵循以下要求：字段名和条件放在不同的单元格。字段名最好采用复制、粘贴的方法放置在条件区域。“与”关系的条件必须出现在同一行。“或”关系的条件不能出现在同一行。,5.4.4 数据分类汇总,Excel提供的数据“分类汇总”功能，提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。,节目录,Try yourself,Follow me,5.4.5 数据透视表,“数据透视表”是“分类汇总”的延伸，是进一步的分类汇总。一般的分类汇总只能针对一个字段进行分类汇总，而数据透视表可以按多个字段进行分类汇总，并且汇总前不用预先排序。,节目录,1创建数据透视表【例16】对教程P233中图5.3.24所示的工作

5、表，按银行将各种“存期”的存款记录的“金额”和“本息”汇总求和。（参见教程P241）,Try yourself,Follow me,节目录,2编辑数据透视表增加、删除字段。操作方法：在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，将右边的字段按钮拖到左边布局图的“行”区域可以增加“分类字段”；将右边的字段按钮拖到左边布局图的“数据”区域，可以增加“汇总字段”；将左边布局图的“行”区域中的字段拖出时，可以删除该“分类字段”；将左边布局图的“数据”区域中的字段拖出时，可以删除该“汇总字段”。,节目录,改变统计方式。在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中

6、双击“数据”区域中需改变统计方式的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中重新设置该字段的统计方式。改变透视表布局。在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中改变透视表布局。,节目录,5-5 图表的创建和编辑,创建图表 图表的编辑和格式化,创建图表,单击“图表向导”按钮，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，选择一种图表类型。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，选择图表的“数据区域”。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，设置图表的“标题”、“坐标轴”、“图例”等选项。单击“

7、下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，设置图表的位置。最后单击“完成”。,节目录,图表的编辑和格式化,1图表对象说明 单击图表工具栏“图表对象”按钮，打开图表对象列表框，如下图所示。,节目录,分类轴：水平坐标轴显示的数据。分类轴标题 绘图区：柱形图所在的灰色背景的矩形区域。数值轴：垂直坐标轴显示的数据。数值轴标题 数值轴主要网格线：绘图区内水平刻度线。图表标题：图表顶端显示的标题。图表区：整个图表区域。图例：指示图表中各系列的颜色。系列：分类轴所对应数据项，其名称显示在图例中。,节目录,2图表的复制、移动、删除和缩放 图表的复制：可以采用复制粘贴的方法。对于嵌入式图表还可

8、以按住Crtl键用鼠标直接拖动。图表的移动：可以采用剪切、粘贴的方法。对于嵌入式图表还可以用鼠标直接拖动。图表的删除：选中图表按Del键直接删除或者删除整个图表工作表。图表的缩放：选中图表，用鼠标直接拖动图表上的句柄。,节目录,3更改图表类型 单击图表，菜单栏出现“图表”菜单项，单击“图表”菜单下的“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框。在对话框中选择某种图表类型，单击“确定”按钮后，即可将插入图表类型改变。4更改数据源 更改数据源的方法是：单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“数据源”命令，打开“数据源”对话框。在对话框中更改图表的数据类型，单击“确定”按钮后，插入图表将根据数据的改变而

9、改变。,节目录,5更改图表选项 单击插入的图表，单击“图表”菜单下的“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框。在对话框中可更改图表的标题、坐标轴、网格线、图例等各种选项，单击“确定”按钮后，图表将根据选项的改变而改变。6更改图表位置单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“位置”命令，打开“图表位置”对话框。在对话框中更改图表的位置，单击“确定”按钮后，插入的图表的位置将由指定位置来定。,节目录,7图表区域内的各种对象的格式设置 如果要对图表区域内的各个图表组成部分进行格式设置，可以用鼠标左键双击需修改的对象，在弹出的对象格式对话框中进行设置，或者在“图表”工具栏中单击图表对象框右侧的下拉箭头，

10、在打开的列表中选择需修改的图表对象，如选择“绘图区”，再用鼠标单击设置对象格式按钮，进行所选对象格式设置。,节目录,5.6 页面设置和打印,设置打印区域和分页 页面设置 打印预览 打印文件,设置打印区域和分页,1设置打印区域 选定要打印的单元格区域，再单击“文件”“打印区域”“设置打印区域”，选定的单元格区域边框上将出现虚线，表示打印区域已设置。2分页设置 选定需插入分页符的行后单击“插入”菜单下的“分页符”命令，则在选定行的上端进行分页。选定需插入分页符的列后单击“插入”菜单下的“分页符”命令，则在选定列的左侧进行分页。,节目录,页面设置,1页面 单击“页面设置”对话框中的“页面”选项卡，在

11、其中可设置：打印方向、缩小或放大打印的内容、纸张大小、改变起始页的页码。2设置页边距 单击“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，从中设置上、下、左、右边距。,节目录,3页眉与页脚 在“页面设置”对话框中打开“页眉/页脚”选项卡，从中选择所需的页眉页脚。还可以进行自定义页眉和页脚。4工作表设置定义打印区域指定打印项目打印单元格批注设置打印顺序,节目录,打印预览,单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，或选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，可进入打印预览窗口。单击“缩放”按钮可使预览区域放大或缩小；单击“打印”按钮，打开“打印”对话框，设置打印选项，然后打印选定的工作表；单击“设置”按钮，打开“页面设置”对话框；单击“页边距”按钮，改变页边距；单击“分页预览”按钮，进入“分页预览”视图。,节目录,打印文件,单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，或是选择“文件”菜单中的“打印”命令，或直接按Ctrl+P快捷键，打开“打印”对话框。在“打印”对话框中还可以进行各项设置，如打印机、打印范围，选择打印的页数、范围、份数等。,节目录,教学总结,1.数据的排序2.数据的筛选3.数据的分类汇总4.数据透视表5.图表6.打印工作表,