时间管理与会议管理【精品专业资料】7.ppt

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1、欢迎参加时间管理与会议管理培训常敏20101127,时间管理的基本概念 提高效率的时间管理 工具 提高效能的时间管理 思路与方法 知行合一金字塔,第一部分时间管理,第四代时间管理,第一代：备忘录第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理,时间管理的原因,1、时间是企业最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率 完成重要的事情；3、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。,一年有365天；其中双休日共_天；法定假日_天；公司带薪休假_天；带薪病假_天；实际工作_天，共_小时;假定有效工作时间为_%；全年有效工作时间为_小时,时间计算练习,一年有365天；其中双休日共

2、104 天；（每年52周）法定假日 11 天；（元旦1天、春节3天、五一1天、国庆3天；清明、端午、中秋各1天）公司带薪休假 10 天；带薪病假 0 天；实际工作 241 天，共 1928小时;假定有效工作时间为 20%-30%；全年有效工作时间为 385-578 小时,时间计算练习,课程目标提升 生活 与 工作 方面的效率与效能。,RESULT:结果,自然法则：一种掌管人类行为因果关系的基本准则。,自然法则：如果你不去控制你生活中的事件，你将被这些事件所控制。,时间：是一种延续在其中事件从过去经过现在流向将来。,时间管理的关键是控制,如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。,No

3、Control不能控制,Understanding Event Control,Total Control 完全控制,理解事件控制,自问：对于“适应”：“我可以做些什么使得这段时间更有价值？”对于“控制”：“如何？”对于“影响”“我可以在方面施以怎样的积极影响，并且如何去影响？”,控制可控：我不可决定生命的 长度 但可控制生命的深度我不可以左右天气 但可以改变心情我不可以改变容貌 但可以展开笑容,我不可控制他人 但可以掌握自己我不可预知明天 但可利用好今天我不可百战必胜 但可以尽心尽力,1.有些 事件 我们能控制,但我们认为我们 不能;2.有些事件我们不能控制,但我们认为我们 能。,条件的影响

4、,Time management,“It is not aptitude,but attitude that will give you the altitude.”不是因为人们不同的才能、资质，而是因为人们不同的态度导致人们具有不同的高度、水准。,自然法则：适当地控制事件可以提升较高的生产力并获得内心宁静。Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace.,内心宁静是通过适当的事件控制，从而拥有一份安祥、平衡、和谐的生活。哈伦.史密斯 The 10 Natural Laws of Successfu

5、l Time and Life Management,习惯,自然法则：我们养成我们的 习惯,我们的 习惯 塑造我们。,Planning:计划Predetermining a course of events in writing.事先将要发生的事件写下来。,Time Management,Tasks:Time-flexible任务：时间具有灵活性Appointment:Time-specific约会:时间具体而特定,2008 年 月,每日计划（待办单）,会见,备注,2008-/-/-,时间管理工具样本,Business,Personal,Mission Statement:使命陈述Roles:

6、角色Values:价值观,行事月历价值,合理进行时间规划；重要工作项目的时间保证,每日计划制定方法,1、将月历中事项填入；2、将昨日未完工作项目列入；3、估计各项工作时间；4、确定工作事件紧迫性和重要性；5、排定时间；6、抓住正在做的每一项工作；7、完成后划掉，盯住下一个目标；8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。,1、每天在同一时间制定，建议在下班前；2、规划出干扰时间；3、要有弹性；4、要长期坚持，养成习惯。,有效制定每日计划的几点建议:,优先次序：确认事件的价值及次序。,优先次序：（Prioritize）A:Vital 生死攸关的B:Important 重要的C:Optional

7、选择的,确定重要度的参考因素,不完成有什么后果？每天只能做几个做哪几个？哪些是和目标直接相关的？哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子）,确定重要度的参考因素,1、承诺事项；2、与团队有关事项；3、目标考核中权重较大事项；4、其他事项。,III不真实，减少,IV不负责任要避免,I必要性，需要管理,II领导力，需要专注,紧 急,不 紧 急,你的时间是怎样花费的?,重要,不重要,紧急,不紧急,时间矩阵图,准备工作预防工作计划建立关系更新澄清价值观 授权,琐碎杂务无关的电话、信函和邮件消磨时间的行为“逃避”的行为过分沉迷于电视、上网和放松状态,不必要的

8、干扰不必要的报告不重要的会议、电话、其他人的小事,危机紧迫的问题有期限的项目、,信函和电子邮件,会议、报告,重要,不重要,自然法则：紧急 优先级高；紧急可能会 优先顺序。,紧 急,不 紧 急,重要,不重要,态度,“时间杀手”,有形杀手：明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做：接听电话打电话某些会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治跟“有问题”的人共事资源不足阅读文件及邮件,无形杀手在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源于我们自己：欠缺周详计划不懂分辨轻重缓急过分专注细节犹豫不决不懂说“不”拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳,四把钥匙只用一个个人管理系统随身携带远离“废纸”

9、以最适合自己的方式使用工具,个人管理工具基本用法:优先次序 监督进度/跟踪 记录 整合连接,Time Management,当每天结束时，你的“任务”应当是这几类状况：,Time Management,姓名公司项目主题,B,C,D,1,A,2,3,4,信息记录,整合连接1.我需要什么?2.我什么时候需要它?3.我在哪里能够找到它?,Time Management,由于我们不知道什么对我们来讲最重要，每件事情都显得重要，由于每件事情都显得重要，我们不得不做每件事情，很不幸，别人见我们做每件事情，就希望我们做每件事情，做每件事情使得我们很忙，我们就没有时间想什么对我们来讲是至关重要的事情。,关注如

10、何做，规则、程序比结果更重要目的是改善流程和提高产出目标是提升数量、提高质量希望任何事情运作得顺畅-没有变化、没有改变,关注为什么，探求新主张目的是寻求正确的方向，最好的结果目标是增加价值询问：“我们的目的是什么？”“我们为何这样做？”,与,效能,效率,产品 与 产能,希望获得的 结果,保持、储存、创造的希望获得 结果的能力,探索具有支配地位的价值观：角色：使命：,Personal ValuesPersonal values incorporate past and present feelings,behavior,experiences,thoughts and intentions.个人

11、的价值观个人的价值观是将我们过去和现在的情感、行为、经验、想法和意图加以融合后形成的价值取向。,Organizational ValuesOrganizational Values incorporate what the Organizational stands for and what its people believe in.组织的价值观组织的价值观是将组织的标准与其成员的信念结合在一起。,“When aligned around shared values and rooted in a common mission,ordinary people accomplish extra

12、ordinary results.”Kenneth Blanchard当人们具有共同的价值观，并立足于共同的使命时，普通人也可以创造奇迹。,1.确认居于支配地位的价值观2.将这些价值观按优先顺序排序3.清楚界定这些价值观的含义,角色：最重要的关系及责任,?,你工作中最重要的角色是什么？你生活中最重要的角色是什么？,使命宣言使命宣言描述你的独特的生活目的。它包括你想发展什么方面的素质，你想实现什么，你想作出怎样的贡献。个人使命宣言是你生活的指南，激励你作出对于实现目标最有帮助的决定并实现你的愿景。,使命陈述1.我在做什么事情时感到最高兴和最充实?2.我在个人生活中从事哪些活动我觉得最值得?3.我

13、在职业生涯中从事哪些活动我觉得最值得?,4.我具有怎样的天赋、才干、强项和能力?5.做什么事情会使我感到被激励、着迷、动情?6.我怎样才能最好地为社会做贡献?,每日 任务 中期步骤 长期目标 价值观 角色 使命,Time Management,长期目标是有时间界限的规划。A Long-range Goal:A dream with a deadline,Time Management,Sun Mon Tues Wed Thurs Fri Sat,传统的周时间分配情况,Sun Mon Tues Wed Thurs Fri Sat,更为有效的周时间计划,1.Review yesterday.回顾昨

14、天2.List todays events realistically.现实地列出今天的事件3.Value each task(A,B,C).排价值4.Order each task(1,2,3).排次序,每日计划,自然法则:1.我们倾向于呆在我们的舒适区。2.要实现目标,我们必须扩展我们 的舒适区。,改善的第一步“记录时间”要想使用好时间，必须知道自己的时间实际上是怎样花掉的。确认你的时间用在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。记录必须真实、确切，不可事后凭记忆再来追记。承诺：1.在今后21天中选7天记录自己 的时间是怎样运用的;2.每周花费30分钟至1小时回顾上周 及安排下周计划 3.在今后

15、21天内天天做每日计划 4.在21天内写下一个长期目标,会议的必要性 有效的会议准备 会议的主持技巧 会议的落实跟进 如何开好解决问题 的会议,第二部分如何召集有效的会议,有必要召集会议吗?_会议是一种昂贵的沟通方式,因此在开会前要考虑开会是否是实现目标的最好方式,需要集体决定需要人际交流成员间的态度或感受需要被加强或改变多人需要同样信息,需要交换观点、获得各种不同的感受、看法获得组员认同增强团队意识需要激励团队或建立 团队的承诺,满足以下条件时可以考虑开会,会议时间的管理技能,会议准备的步骤（12步）会议容易出现的问题-迟到-跑题-效率低下会议进行中的主持技巧-开始-进行中-处理困难局面宣布

16、闭会的技巧,有效会议准备12步确认会议主题写下每一主题要达到的目标选择会议参加者决定参加者是否要做必要的事先准备规划每一议题的时间确定会议日期、时间确定会议地点通知参加者设定会议规则研究并决定就每一议题有效交换背景材料的策略研究并决定就每一议题做出决定的策略计划对每一议题做总结,计划,设定目标/就会议守则达成共识,会议总结,落实跟进,常见会议规则,准时别开小会别进行人身攻击积极参与在得出结论前分享信息和分析问题尊重每个人的贡献,会议容易出现的问题-迟到1.事先提醒2.必要的惩罚3.准时开始准时结束-跑题1.程序性建议2.重申目标-效率低下(参与者问题、场地问题、时间问题、决策方式与执行问题等）

17、,会议进行中的主持技巧-开始1.打招呼，安排座位2.自我介绍并说明开会目的3.除非能确定每一位与会者都彼此认识,否则要对陌生面孔进行介绍4.介绍在场的专家及领导5.说明整个会议的议程安排及时间表-进行中1.让每一位与会者都感到被尊重2.迅速引入会议主题并控制会议的进度3.鼓励每位参会者发表自己的见解4.善于处理会议中的不同意见5.对发言进行适当的鼓励和小结6.及时澄清发言中提出的问题,宣布闭会的技巧1.表决或搁置2.行动计划3.感谢与会者,落实跟进四步骤会议评估：-我们实现了每个议题的目标了吗？-若否，错在哪里？我能找到原因吗？-我们设定并落实“会议守则”了吗？-我们准时开始、准时结束了吗？-每个人都积极参与了吗？我承诺采取什么行动吗？-明白“任务”是什么-确认所需资源-如必要寻求帮助或授权-在日历上明确完成任务所需时间,落实跟进四步骤（续）有什么行动是别人承诺要做的？我怎样能帮助别人从而确保他们的任务实现？-确定他们明白任务-帮助他们确认所需资源-帮助他们在必要情况下实现授权-鼓励他们在日历上明确完成任务所需时间-必要的亲自接触或电话联系以跟进状态,管理 管理 管理,时间管理的核心,Conclusion,使命、价值观、角色,中期步骤,成功,