公文格式要素方案.ppt
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1、公文处理知识讲座,业务培训之,课 程 提 纲,一、公文处理内容 二、党政机关公文处理工作条例(简称新条例)与国家行政机关公文处理办法(简称旧办法)的区别 三、公文种类 四、党政机关公文格式国家标准五、公文行文规范 六、公文中的几个规定七、公文处理中的常见问题八、课程总结,一、公文处理包括三方面的任务,公文的拟制,包括公文的起草、审核、签发等程序。公文的办理,包括收文办理、发文办理和整理归档。公文的管理,包括建立机要保密室和阅文室,配备人员和设备;发文立户申请;涉密文件管理及公文平时的归档、年终的立卷、查阅、归档等。公文处理的基本要求:应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要求做
2、到及时、准确、安全。,拟制,办理,管理,为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作,2012年4月16日,中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例,同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法。该条例自 2012年7月1日起施行。,二、新条例与旧办法的区别,一是党政合一,首次统一了党政机关公文处理规范标准。二是调整了公文格式要素。如:纸张要求统一使用A4纸;上行、平行、下行文统一使用高文头(发文机关标志上边缘至版心上边缘距离统一为35mm);页码统一使用内侧页码(单页居右空一字,双页码居左空一字)
3、等。三是“文种”方面,在旧办法13个文种基础上,增加了“决议”和“公报”两个文种,共15个文种。四是在“格式”方面取消了主题词,行政公文也要署发文机关名称,成文日期由用汉字标识改为用阿拉伯数字。五是在公文拟制方面,要求“重要公文”由主要负责人签发。六是在行文规则方面,增加了“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”七是在公文管理方面,增加发文立户的规定。八是规定带有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章,并新增了不加盖印章公文的发文机关署名和日期编排要求。,公文格式要素调整的具体内容,条例规定,“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正
4、文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从格式要素看,增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”,减少了“主题词”。考虑到旧办法虽未对“份号”、“页码”作出规定,但实际工作中一直在使用,属于增加的要素只有“发文机关署名”。格式要素的应用有以下变化:一是规定涉密公文应当标注份号(办法只要求对绝密、机密公文标注份号);二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”(办法要求标注“特急”“急件”);三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称;四是明确规定公文标题应标发文机关(办法未作强制性要求);五是规定有特定发文机关标志的普发性公
5、文可以不加盖印章。,行文规则方面增加了一些具体规定,条例减少了“行文规则”一章的条目,但增加了一些具体规定,主要有:上行文“原则上主送一个上级机关”(办法只对请示作此规定);“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权”;“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;“属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”。,公文拟制更加强调程序规范,在“起草”环节强调,“一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行”;“深入调查研究,充分
6、进行论证,广泛听取意见”;“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。在“审核”环节强调,“需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。”在“签发”环节强调,“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”(办法只对上行文作此规定);“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”,简化了公文办理的环节,在“收文办理”中,将“审核”改为“初审”,将“分办”、“批办”并入“承办”,并增加了“传阅”、“答复”2个环节。“发文办理”的环节由8个减少为4个,其中,“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”,“用印”并
7、入“印制”。条例将发文办理的“分发”改为“核发”,规定:“公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”,公文管理更加注重安全保密,条例在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定,提出了设立保密室和阅文室的要求,对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。从公文处理工作实际看,近年来公文管理还存在一些问题,主要是:1、保密意识淡薄,随意携带涉密公文外出;2、对定密重要性认识不足,公文密级的确定、变更、解除不规范,定密标准把握不准,没有保密期限及解密措施;3、使用非涉密计算机和非涉密移动存储介质处理和存储涉密公文;4、公文阅读
8、传达过宽或过窄;5、下级机关越权公开上级机关公文;6、涉密公文复制汇编过多过滥;7、规范性文件清理不及时;8、公文长期留存在个人手中,机构合并撤销、人员岗位调整时没有清退或移交;9、公文发文立户没有统一规定;10、有的单位甚至丢失涉密公文、将待销公文资料当废品出卖等等。必须引起高度重视。,三、公文种类,公文种类,即根据公文功能属性进行的分类,简称文种。公文文种,既有党政机关通用的,也有属于各自专用的。条例中所列的公文文种有15个,即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中通用的文种有10个:决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复
9、、函、纪要;党的机关一般不使用命令(令)、公告、通告、议案这4个文种;行政机关一般不使用决议这个文种。,近似文种的同异点,(1)决定与决议。两个文种都是下行文,均属决策性公文,都是一级组织对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策性的意见或措施、要求,决策又出自各级领导机关,并要求下级机关贯彻执行。不同点主要表现在:决议的内容必须是经过会议讨论并表决通过的,而决定则不一定,有的决定是经过会议讨论通过的,也有的是由行文机关作出的。,近似文种的同异点,(2)决定与命令。两个文种都是下行文,同属指令性公文。不同点主要表现在:在使用权限方面,命令在公布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施时,要严格
10、按照宪法规定的权限使用,决定则可较普遍使用;在适用方面,命令涉及的是特定的具体事务,决定则既涉及具体事务,也涉及一些非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务;在表达方面,命令高度简洁,只表达作者的意志和要求,决定则既表达意志、要求,又阐述一定的道理,交代执行方面的要求,指明界定有关事物的标准。,近似文种的同异点,(3)公报与公告。两个文种都是用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的非常严肃、庄重的公文。一般都通过新闻媒体公开发布。不同点主要表现在:公告多用于公布重大消息,内容一般十分简要,而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的内容。,近似文种的同异点,(4)公告与通告。两个文种
11、均属告知性公文,它们均可以通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布。不同点主要表现在:一是从使用者看,公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关;通告则不然,各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。二是从发布内容看,公告内容的重要性大于通告,是郑重宣布重要事项或法定事项;通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项。三是从公布范围看,公告是面向国内外的,范围广;通告则是针对社会的某一方面,用于局部范围。“公告”的行文方向是面向国内外,必须通过媒体公开发布,其内容必须是重要事项或者是法定事项。如:国务院办公厅关于夏时制的公告。地方国家行政机关很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社会公众,公开发布
12、,可以张贴,其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如:国务院关于保障民航安全的通告、城市交通管制通告、房屋拆迁通告等,近似文种的同异点,(5)通知与通告。两个文种都是告知性公文。不同点主要表现在:通告是普遍告知意思,是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守;通知有可能告知所属全部下级、平级机关、单位、人员,也可能告知部分下级、平级机关、单位,要求它们知晓或办理。在具体使用上,凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时,应使用通告;内部行文告知下级、平级机关办理某一事项,应使用通知,而不能通告。,近似文种的同异点,(6)通知与通报。两个文种均属告知性公文。不同点主要表现在:通
13、知的内容侧重于直接提要求、明确界限;通报的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求,也可以不提任何要求,而通知有工作的意见与要求。通知可用来批转、转发、印发公文,通报则无此功用。,近似文种的同异点,(7)意见与报告。不同点主要表现在:在行文方向上,报告仅用作上行文,意见则可多方向行文,既可作上行文使用,也可作下行文和平行文使用;意见用于对重要问题提出见解和处理办法,报告则主要是汇报工作,反映情况,答复上级询问;意见作为上行文时,一般按办理件的程序和要求办理,报告一般只作为阅知性公文处理。,近似文种的同异点,(8)意见与请示。不同点主要表现在:在行文方向上,请示仅用
14、作上行文,而意见则可用作上行文、下行文、平行文。意见若为上行文,只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议,而请示则无此限制,对符合请示条件的所有请求指示和批准的事项均可涉及;意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法,请示则可以直接提出问题,请求上级机关指示、批准。“意见”本身是文种,不用“通知”进行转发。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法,侧重指导性;“通知”就其“传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项”的功能而言,侧重于指令性。“意见”这个文种很特殊,适用于各种行文关系,上行文、下行文、平行文都可使用。用“通知”印发“意见”的情况经常出现,如“关于印发意见的通知”,
15、可改为“关于的意见”直接印发;还有“关于报送意见的报告(函)”,可改为“关于的意见”直接报送。,近似文种的同异点,(9)请示与报告。两个文种都是上行文,行文的作用有共同之处,都是向上级机关反映情况。不同点主要表现在:一是对上级要求不同。报告不要求上级答复,而请示则要求上级答复。二是行文时间不同。报告是事中或事后行文,而请示只能是事前行文。三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文,而请示属请求性的上行公文。四是行文的目的不同。,近似文种的同异点,(10)请示与函。两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求批准的功用。不同点主要表现在:一是在行文时间上,函是视内容可事前、事中、事后行文,而请示
16、只能事前行文;二是在行文方向上,函主要用于平行文,而请示只能用于上行文;三是在行文功能上,除了两者的共同点外,函还可以商洽工作、询问和答复问题,请示只能请求指示、批准;四是在行文结果上,因为发函机关与收文机关不相隶属,所以作为收文机关收到函后,一般只能用函答复,而上级机关收到请示后,无论对请示事项是否同意,都要给予答复。,近似文种的同异点,(11)纪要与决定。不同点主要表现在:纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项,不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项;纪要不仅仅反映会议议定的事项,还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等;决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见;纪要中的议定事项是有关
17、与会各方确立的意见,决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效,产生法定效力;在表达方面,纪要需综合反映会议的全面情况,对有关意见和观点进行阐述,决定则一般无这些内容。,近似文种的同异点,(12)决定、命令(令)、通报。共同点是适用范围都有表彰先进的内容;决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失。不同点主要表现在:命令(令)适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员,被嘉奖的对象必须是在全国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型,一般授予荣誉称号,是最高级别的奖励,制发的机关层级规格高。决定主要用于命名性表彰,表彰的事项、事迹比较突出,表彰在全国或某一
18、地区、某一系统内有较大贡献、较大影响,能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人。通报用于表彰一般性典型,对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表彰,制发机关层级较低,越是基层单位越应多用通报少用决定或命令文种表彰先进。用于批评、惩戒错误时。决定适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影响的有关单位和人员,具有一定的普遍教育作用;通报适用于批评错误,其错误或过失有一定影响但有一定限度,主要目的是引起警惕,吸取教训。,文种选用上存在的问题,(1)缺少文种。(2)自制文种。在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有:“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。除条例
19、规定的15种外,都不能出现在政府机关的公文之中。(3)误用文种。把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”,以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。如“政府办公室关于印发年工作实施方案的通知”。(4)混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。常见的有:“通知”与“通
20、告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。,在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如关于批准成立机构的报告,举行活动的报告。两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的,需要回复,两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。办法规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求
21、批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示。如同级某局向同级财政局关于解决活动经费的报告或关于解决活动经费的请示,所用的文种都是错误的,应为关于解决活动经费的函。(5)滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在政府行文中的地位,代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种,市级以下政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面,或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件,中央、省委文件也极少用“决定”文种。,公文标题,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。“发文机关”、“主要内容”、“文种”称
22、为公文标题的三要素,即标题由发文机关名称+事由+文种组成,分一行或多行居中排布。如陕西省人民政府关于加强节能工作的意见。也有例外,“令”只标明发文机关名称和文种,如“陕西省人民政府令”;公告”只标明文种。标题回行时要注意做到词意完整,排列对称,间距恰当,数字、年份不能回行。公文标题区别于新闻标题,公文标题中一般不使用标点符号。公文标题中只限于法规、规章名称(如条例、办法、规定、实施细则,但不包括意见)可标书名号,但不要用引号代替书名号。引号只用于缩略语,如:“十二五”、“十八大”、“三个代表”等。下行文的标题,三要素缺一不可,上行文的标题,有时可省略发文机关。标题一般用2号小标宋体字,编排于红
23、色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形和菱形,为了美观不使用矩形和沙漏形。,中共XX市委XX市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见应改为中共XX市委XX市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见原因就是“经济发展环境”是一个完整的词组,标题中分割显然不妥。当然格式是为公文的内容服务的,是为公文办理服务的。如标题所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况,此时可以变通,即将标题上移,不必在红色分隔线之下空二行标注,可以空一行或不空行。标题只要做到再长但排列美观、回行不断词意就只可以了。标题多时一般
24、采用上梯形、下梯形或菱形排布。国家质检总局办公厅、国家标准委办公室关于发布实施党政机关公文格式国家标准有关事宜的函,标题中常见错误,标题不规范主要表现:一是往往省略了“发文机关”。如关于陕西省应急移动式泵站建设试点的报告、关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机及其驾驶证档案相互移交工作的报告等。二是发文事由交代不清。如关于报送贯彻落实国发200523号文情况的通知,将发文字号代替内容提要,让人看了不知道国发200523号文件是什么,经查该文是国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知,后将标题改为关于报送城镇退役士兵安置工作情况的通知。又如湖北省人民政府关于巩固退耕还林成果专项资金有
25、关情况的请示,请示事项不明,后改为湖北省人民政府关于将宜昌市夷陵区等4县(市、区)纳入国家巩固退耕还林成果专项资金享受范围的请示。三是文种使用不准确。常见的是“请示”、“报告”不分,如“局关于的请示报告”或“局关于报告的请示”;还有生造文种的问题,如咸宁市人民政府关于实施咸宁市规范公务员津贴补贴方案的承诺书,没有“承诺书”这个文种,标题应改为“承诺的报告”。四是标题写作不简洁。能省的则省,不能省的应写准确。如省公安厅关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机及其驾驶证档案相互移交工作的报告,省略了发文机关、文种应是请示,因主送机关是“省人民政府”,标题中可省略“省政府”,改为省公安厅关于协调
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