TOYOYA服务经理培训(04)第三天顾客投诉处理流程与技巧.ppt
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1、0,顾客投诉处理流程与技巧,1,主要内容:,利用正面态度处理投诉不回避 主动识别顾客抱怨并预防 顾客投诉处理的原则与技巧 投诉处理应对案例,2,其他18%,对汽车本身不满14%,销售或服务人员漠不关心的态度68%,顾客变换销售店的原因,3,换位思考,4,顾客对我们有哪些不满?,exercise,5,例:刚交的新车就出现问题,好象买的旧车一样例:同样毛病进厂三次了,依旧修不好例:SA就不如以前那么积极例:每次进厂修车都等待很久例:每次我的朋友都可以索赔为什么我的车子不可以索赔,顾客产生不满意感觉的主要原因,产品质量,屡修不好,服务态度,不被尊重,不平等待遇,被骗的感觉,心理不平衡,例:为什么别人
2、过了质保期不付费,而我是同样过质保期却须花钱付费?例:朋友反对我购买这辆车,如今发生问题后收费又高,小毛病不断等等。,6,顾客越来越挑剔,期望值提高了,一、利用正面态度处理投诉不回避,企业承诺,汽车行业的趋势,市场竞争,广告保证,7,见到怒气冲冲的顾客你会兴奋吗?,一、利用正面态度处理投诉不回避,8,利用正面态度处理投诉不回避,投诉应对心态,9,通过研究:只有4%的顾客会向你投诉,他们认为吭气也没用投诉很难投诉会使人觉得不好意思或咄咄逼人,一、利用正面态度处理投诉不回避,10,假若我们无法投诉,或者对投诉处理不满意,最终的结果将是,一、利用正面态度处理投诉不回避,11,最终的投诉顾客不会再回来
3、,一张单程车票,谢谢!,一、利用正面态度处理投诉不回避,12,因此,当顾客真的发出抱怨,表示问题已经超出其容忍的范围。,一、利用正面态度处理投诉不回避,13,平均每一个不满的顾客,将告诉26个身边的亲朋好友,一、利用正面态度处理投诉不回避,14,投诉得到良好解决,你将,一、利用正面态度处理投诉不回避,15,忠诚顾客的好处,一、利用正面态度处理投诉不回避,增加回头生意推荐潜在的顾客愿意付较高的价格,16,TMC调查,抱怨得到解决的顾客忠诚度,一、利用正面态度处理投诉不回避,17,抱怨,投诉,=,?,二、主动识别顾客抱怨并预防,18,非口头的(潜在的),口头的(表面的),抱怨的表达方式,二、主动识
4、别顾客抱怨并预防,19,非口头的抱怨,身体语言:严肃的表情、涨红的脸色、会喷火的眼睛、面有难色、皱眉情绪化的:变得顽固、小孩子气、不礼貌、没有兴趣、没有耐心-常与口语的抱怨一起表现出来,二、主动识别顾客抱怨并预防,20,顾客情绪与投诉处理步骤的关联?,情绪,时间,倾听,解决,后续追踪,三、顾客投诉处理的原则与技巧,21,面对投诉的顾客我们可以怎么做?,exercise,22,先处理心情,再处理事情,处理投诉的原则,三、顾客投诉处理的原则与技巧,23,让生气的顾客消气,先处理心情,VIP室,积极倾听,表现同情心,三、顾客投诉处理的原则与技巧,24,区分事实与假设,现车,现场,再处理事情,详细检视
5、调查:,三、顾客投诉处理的原则与技巧,25,先处理顾客心情,再处理事情及时回应:你让顾客等得越久,他们就会越生气3.如果可能,请顾客到一个较安静的场所:这可让你和顾客都可以摆脱在公共场的尴尬局面4.不要挑战顾客:自己承担责任,但对现实中不在你的职责范围,超越权限的事情;不可答应;或无法及时允诺,亦须告知何时可以回复客户。5.不要试图在争执中获胜:你的目标是要达到顾客满意,成功处理顾客投诉原则,26,6.让顾客发泄不满情绪:一旦顾客怒气消失后,他们会回到聆听的状态7.寻求某些共识:告诉顾客你对他们的不满表示同意8.让顾客了解事情的进展:如果解决问题需要一段时间,就要与顾客保持联系以使他们不会感到
6、被人忘记了9.强调你可以做些什么:顾客不会有兴趣听你不能做什么10.将规则和政策作为利益来陈述:如果你发现正好适合一项公司规则或政策,就要将此作为一项利益来叙述,成功处理顾客投诉原则,27,1、让生气的顾客消火气VIP室热情接待2、积极倾听倾听的技巧顾客如何感受到你的积极3、表现同感心感同身受支持顾客4、总结问题:详细检视,调查现车、现物、现场的状况并充分了解以往顾客的交往情况保修索赔不守时诚信问题感性问题专家问题5、询问顾客的需求你想我们能够如何为你解决问题,处理投诉的步骤与技巧,28,处理投诉的步骤与技巧,6、提出选择性的解决方案符合顾客观点的解决方案阶段性的解决方案造大锅吃大象以上皆非界
7、定可以提供的服务范围7、双方认可的服务范围是您达到或超越顾客期望的基础不作过度的承诺设定服务标准必要时,坚持原则运用将心比心法,可使顾客得到信任8、同意可接受的解决方案支持顾客转变气氛9、额外的服务步骤以提供卓越的服务超越顾客期望值10、延续服务后的关怀3日DCCR活动,29,面对顾客投诉时,经销店的职责:,1、及时对应和正确的起始回答;2、适当的对应人;3、明确店内对应权限和程序;4、界定投诉严重程度及危机;5、确定与GTMC的联系和支持的需要;,30,分组讨论分析案例,31,这是部瑕疵车,绝不是因为使用方法不当而造成。所以跟保证期无关。是主机厂的责任,是销售店的责任,你们要负起责任,替我免
8、费修理。从一开始,保修手册就是以你们的立场所写成的,只对你们有利,根本就属无效。,车辆瑕疵,即使保证期限已过,你们也得免费修理!,四、投诉处理对应案例(1),32,弄清问题发生的责任归属?调查及判断是否顾客要求有不合理之处,或是产品本身的责任。对保修手册的法律效力,给予适当说明。,车辆瑕疵,即使保证期限已过,你们也得免费修理!,四、投诉处理对应案例(1),33,根据保修手册的规定为处理原则应依据保修手册来处理。对各种责任的归属(顾客、销售店、主机厂)作出正确的判断。责任归属的判定,首先由第一线的销售店来判断;如有困难,请联络广汽丰田地区担当。,车辆瑕疵,即使保证期限已过,你们也得免费修理!,四
9、、投诉处理对应案例(1),34,首先,诚心倾听顾客要求其次,充分了解顾客判断是否有继续来往的价值确实掌握车辆的使用状况作适当的判定之后,与顾客进行商议,车辆瑕疵,即使保证期限已过,你们也得免费修理!,四、投诉处理对应案例(1),35,这部车有故障(车漆掉落、生锈、漏水、异音),再也不愿意开这部车了,我要换一部新车。朋友听了我的情形,都说要是别家车商早就换了。刚交车就漏了好几遍水,好象不是新车似的。我要解约,车款全部退回。,四、投诉处理对应案例(2),36,是否为质量上的问题?顾客真正的要求是什么?顾客所指的“问题”,实际上是质量的问题吗?这个“问题”是修不好?或是无法修理。确实掌握顾客的想法。
10、,四、投诉处理对应案例(2),37,原则上是不同意换车调查现车、查出真相解约是在故障对汽车本身质量安全有明显的影响,且无法修理的情形之下才会产生。除此之外没有必要有如此的作法。,四、投诉处理对应案例(2),38,1、有诚意地仔细聆听顾客的要求顾客所指问题的所在和影响程度。充分掌握顾客的要求及情绪的变化。从技术面作充分说明。说明要让顾客容易理解,避免使用专门术语。,四、投诉处理对应案例(2),39,四、投诉处理对应案例(2),2、根据不同的顾客类型,妥善应对,对在技术面上存在不安的顾客 服务顾问应从技术面上对顾客作易于了解的充分说明,消除顾客的不信任感,40,对于这样的顾客,应使其明白汽车不同于
11、其他商品的特性:A、有特别的手续(登录领牌)、费用(税金、保险费、其他费用)等的负担。B、新车一经登录后就不是新车,而会产生极大的折旧费用。这些有别于其他商品的情形,婉转的让顾客了解,请其谅解。,四、投诉处理对应案例(2),认为可以要求换车的顾客,41,A、了解心理抚平心理创伤。B、对这样的顾客务必要更加谨慎处理,使其转变情绪,认为“你们为我处理的这么周到,那就不用换车了”。C、除此之外,勿需换车的技术判断也须充分说明。,四、投诉处理对应案例(2),感情用事,无理要求换新车的顾客,42,多次前往道歉、商谈,有耐心的说明、充分取得顾客的谅解是必要的,充分注意谈话时的言谈举止除了努力说明取得谅解外
12、,也须充分注意自己的言谈举止,否则好不容易让顾客的情绪为之平复时,却因一句又重新回到原点,而让先前的一切努力随之泡汤。例 这样的小事不要不讲道理!顾客就是这样不讲理!车子总是会故障的嘛!上述这些不合宜的措辞,请千万不可随意说出,四、投诉处理对应案例(2),43,不好意思让您有这些困扰,有什么问题请您详细告诉我,我们会尽一切努力来为您解决。我们会先详细检查车辆,找出问题后再向您作完整的说明。车辆和房屋一样是属于高价商品,而且必须登记产权。像房子如果会漏雨的时候,也是要请人来修理;车子也一样,如果哪里有故障,只要请销售店找出原因后,就可彻底修复,请您放心,而且一旦登录后就会产生折旧,如果您坚持要换
13、车的话,反而要再负担折旧费用,这样岂不更加麻烦?,四、投诉处理对应案例(2),44,车辆有问题都是主机厂家的责任,销售店的说明让人无法信服,叫主机厂来鉴定!销售店的调查结果我不接受,给我主机厂调查报告。,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),45,一定要详细去了解顾客在要求“主机厂鉴定”的真正理由是什么,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),46,要求技术性见解的案例,(1)对丰田的服务体制、销售店的技术力未充分了解,对维修内容感到不安,而要求主机厂说明。,要详细向顾客说明,销售店的维修技术绝对能够查明问题点所在,并妥善修复车辆,请他今后继续放心使用。同时向其强调销售店会对
14、其车辆的售后服务负完全责任,请其了解。,(2)销售店的技术见解我已经了解了,但还是想听主机厂的意见。,如果是因说明不足而产生的话,就要以上面的方式再与其应对。而如果这样做了之后,顾客还是坚持要听主机厂的意见时,可以透过销售经理的联系沟通,向厂家征询意见,而其结果也要传达给顾客知道。,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),47,(3)除了技术见解之外,还抱有其他目的,而提出要求主机厂说明的顾客。,无论怎么表示技术上的见解,顾客都不接受,而无法解决问题,此时要确实掌握顾客心理的真正想法,然后再做必要的应对。,(1)不信任销售店会认真处理的顾客。,将我们的服务体制及主机厂和销售店的责任分担
15、,简单地让顾客了解,向其强调我们一定会妥善处理,请其务必理解。,要求应对处理方式提出见解的案例,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),48,(2)想要确认销售店的处理方式是否适当、公正的顾客。,由顾客可以信赖的人(总经理、销售经理),将我们是怎么适当及公正地来处理,具体地再度说明使顾客了解。,(3)对销售店的处理感到不满,而且希望能有更好的条件,所以要求主机厂的见解。,除了再度向顾客说明之外,还要向其强调即使主机厂来处理也是一样的结果,而最终处理也是由销售店来进行,销售店一定会负责地来处理,请其理解。,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),49,要使顾客了解,与顾客的应对全
16、部都是销售店的责任。原则上所有车辆故障及事故原因的调查,也都要由销售店来实施。若销售店在应对上有困难时,可透过地区担当与广汽丰田联系。,请主机厂来作说明!,四、投诉处理对应案例(3),50,诚心倾听顾客的要求。详细说明,使顾客了解销售店在车辆的检查管理及售后服务上,已得到完全的授权。在维修技术、维修经验及服务诚意上,要得到顾客的充分信任。让顾客了解厂家及销售店之间角色、功能的分担,使顾客感觉销售店才是最能帮助他的对象。如果经过上述的努力,顾客仍坚持要找主机厂来来解决时,就有可能他是别有目的。因此要找出顾客的真正用意,修正以往的应对方式,然后再谨慎的和顾客来作再次接触。,请主机厂来作说明!,四、
17、投诉处理对应案例(3),51,“如果将来再发生这样的问题,怎么办!你们要写保证书说你们以后会负全责。”“如果你们有自信将来绝对不会有问题的话,应该就不用怕写保证书,拿出诚意来嘛!。”,故障再度发生时怎么办?要写保证书!,四、投诉处理对应案例(4),52,要求保证书的顾客,大部分都是对某些事情有所迷惑,因此最重要的就在应对过程中,尽可能的找出顾客真正的意图。,故障再度发生时怎么办?要写保证书!,四、投诉处理对应案例(4),53,原则上,不要写下任何保证书。在法律上、道德上,并没有说非写保证书不可的规定。,故障再度发生时怎么办?要写保证书!,四、投诉处理对应案例(4),54,强调我们会做完整的维修
18、强调我们从未写过保证书 如果顾客仍坚持要索取保证书时,请立即透过顾客关系部与广汽丰田CS部门联系,确认保证书的书写形式及内容。,故障再度发生时怎么办?要写保证书!,四、投诉处理对应案例(4),55,在高速公路行驶时,引擎突然故障,车子就停在路上,害我吓得心肝都要停了,你们一定要给我精神赔偿。,四、投诉处理对应案例(6),56,此类投诉的顾客,大多非常愤怒,而有感情用事的倾向,必须慎重处理。不可完全放任担当者处理,必要时服务经理或者总经理也须直接应对。要求赔偿金的顾客中有许多是强烈要求用金钱才能解决问题,所以必须耐心应对。小心注意自己的应对态度及言行举动,勿落人把柄,有诚意地作最佳应对。,四、投
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