word基本操作技巧1.ppt

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1、word2007,罗 萍,在Word2007中设置双行合一,1、选择需要进行双行合一的文字，单击“段落”选项组中的“中文版式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“双行合一”选项，如图1所示。选择文本时，可以只有一行，也可以选择多行。,2、在弹出的“双行合一”对话框，若要对合并的文字添加括号，则勾选“带括号”复选框，然后在“括号样式”下拉列表中选择括号样式，,3、设置完成后单击“确定”按钮，在返回的文档中即可查看效果，如图3所示。设置双行合一后，用户仍然可以对该文字进行编辑。,自定义编号列表,除了内置的编号样式外，用户还可以自定义编号列表，具体操作方法如下。1、选择需要添加编号的段落，单击“编号”按钮

2、右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“定义新编号格式”选项。2、弹出“定义新编号格式”对话框，在“编号样式”下拉列表中选择编号样式，如“1，2，3”，此时，“编号格式”文本框中将出现“1.”字样，且“1”以灰色显示，表示不可修改或删除，然后用户根据操作需要进行修改即可，如图1所示。,3、修改完成后，单击“确定”按钮即可。,添加符号形式的项目符号,在Word2007中除了默认的项目符号之外，用户还可以对段落添加个性化项目符号。用户添加符号形式的项目符号具体操作方法如下。1、选择需要添加项目符号的段落，在“段落”选项组中，单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“定义新项目符号

3、”选项，,2、弹出“定义新项目符号”对话框，单击“符号”按钮，,3、在弹出的“符号”对话框中选择需要的符号，然后单击“确定”按钮,4、返回“定义新项目符号”对话框，在“预览”栏中可以预览所设置的效果，然后单击“确定”按钮，如图4所示。,5、返回文档，再次单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择之前设置的样式，此时，所选文本即可应用该样式。,对没有设置缩进的段落添加自定义项目符号时，不需要进行第5步操作；若段落设置了缩进格式，则需要进行第5步操作。,设置边框和底纹,如果对某个段落设置边框或底纹，不但能突出该段落的内容，还能起到美化文档的作用，具体操作方法如下。1、选择某个段落，

4、在“开始”选项卡的“段落”选项组中，单击“下框线”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项。2、弹出“边框和底纹”对话框，若要设置边框，则在“边框”选项卡中设置边框类型、边框线样式、颜色及宽度等，如图1所示。,3、若单击“选项”按钮，则可以在弹出的“边框和底纹选项”对话框中设置边框线与段落文字之间的距离，如图2所示。,4、设置完成后单击“确定”按钮，返回“边框和底纹”对话框。5、若要设置底纹效果，则切换到“底纹”选项卡，然后设置底纹颜色、填充图案及填充图案的颜色等，如图3所示。,段落设置水平对齐,对齐是指段落在Word文档中的相对位置，而对齐方式是指段落在页面上的分布规则，

5、其规则主要有水平对齐和垂直对齐两种。本文主要介绍水平对齐。水平对齐方式主要包括左对齐、剧中、右对齐、两端对齐与分散对齐5种方,1、“左对齐”：段落的文字向左靠拢并对齐。2、“居中”：段落的文字居中显示，以文档中间为中心向两边排开。3、“右对齐”：段落的文字向右靠拢并对齐。4、“两端对齐”：将文字左右两端同时对齐，并根据需要增加字间距。5、“分散对齐”：段落文字向两边分散，并对齐最左侧和最右侧的文字。默认情况下，段落的水平对齐方式为两端对齐，根据版式的设计需要，用户可以进行更改。,一、通过对话框设置1、选定需要设置水平对齐方式的段落，在“开始”选项卡中，单击“段落”选项组中的启动按钮，如图1所示

6、。注意：选择段落时，需要将段落标记选中。,图1：段落设置,2、弹出“段落”对话框，在“对齐方式”下拉列表中选择对齐方式，如图2所示,3、设置完成后，单击“确定”按钮即可。,二、通过功能区设置“段落”选项组中包含了5种对齐方式按钮，从左到右分别表示左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐。选定需要设置对齐方式的段落，然后单击某个按钮即可。,三、通过快捷键设置,除了上述操作之外，还可以通过快捷键快速实现水平对齐方式。1、左对齐：“Ctrl+L”组合键。2、居中：“Ctrl+E”组合键。3、右对齐：“Ctrl+R”组合键。4、两端对齐：“Ctrl+J”组合键。5、分散对齐：“Ctrl+Shift+J

7、”组合键。,更改Word2007默认字符格式,默认情况下，文本对象的中文字体为“宋体”，西文字体为“Times New Roman”，字号为“五号”。根据个人操作需要，用户可以更改字符的默认格式，具体操作方法如下。1、在“开始”选项卡中，单击“字体”选项组中的启动按钮，在弹出的“字体”对话框中设置好相应的字符格式，如字体、字号、颜色等，然后单击“默认”按钮。如图1、图2。,图1：字体启动按钮,图2：设置默认字体,2、弹出提示框询问是否更改默认的字符格式，单击“是”按钮确定即可。如图3。图3：Word2007提示框,自动保存文档,用户在编辑文档的过程中，经常会因为停电、死机等意外情况导致文档数据

8、丢失。为了避免数据丢失，可以使用“自动保存”功能。对文档设置自动保存后，Word在非正常关闭的情况下，再次启动Word时，Word窗口左侧将出现上次未正式保存的文档。,1、单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“Word选项”按钮，弹出“Word选项”对话框。如图1：,2、在“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡，然后在“保存自动恢复信息时间间隔”复选框右侧的微调框内设置自动保存的时间间隔。如图2：,图2：Word2007自动保存时间间隔,为Word2007文档加密,对于比较重要的文档，用户可以使用Word2007的密码保护功能，防止文档被其它用户打开和修改。Word2007可

9、以对文档设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”两种密码。设置“打开文件密码”方法如下：1、单击“Office”按钮，在下拉菜单中执行“准备”“加密文档”命令。如图1：,图1：加密文档,2、在弹出的“加密文档”对话框中输入密码，单击“确定”。出现“确认密码”对话框，再输入一遍密码。如图2、图3：,图2：加密文档 图3：确认密码,设置“修改文件密码”方法如下：1、单击“Office”按钮，在下拉菜单中单击“另存为”命令。如图4：,2、在“另存为”对话框单击“工具”按钮，在弹出的菜单中单击“常规选项”命令。如图5：,图5：常规选项,3、在“常规选项”对话框中可以设置修改文件密码，也可以设置打

10、开文件密码。如图6：,4、在弹出的“确认密码”对话框中再次输入密码。如图7、图8：,快速清除字符格式,对文本设置各种格式后，或者用户从网页上复制文字内容到Word时，会带很多格式，如果需要还原为默认格式，就要依次清除已经设置的格式。在Word2007中提供了“清除格式”功能，通过该功能，用户可以快速清除字符格式。选择需要清除格式的文本，在“开始”选项卡中，单击“字体”选项组中的“清除格式”按钮即可。如图1：,图1：快速清楚Word文字格式,设置首字下沉和首字悬挂,首字格式包括下沉与悬挂两种，是一种段落修饰，指文章或段落中的第一个字符使用的字体与其他文字不同，且字号更大，该类格式在报刊杂志中比较

11、常见。在Word2007中首字下沉和首字悬挂的设置操作如下：首字下沉1、将光标定位到需要设置首字下沉的段落中，切换到“插入”选项卡，单击“文本”选项组中的“首字下沉”按钮，然后在弹出的下拉列表中选择“首字下沉选项”选项，如图1所示。,图1：首字下沉按钮,2、弹出“首字下沉”对话框，在“位置”栏中选择“下沉”选项，然后在“选项”栏中设置首字的字体、下沉的行数，以及首字与正文之间的距离，如图2所示。,3、设置完成后单击“确定”按钮，在返回的文档中即可查看效果，如图2所示。,图3：首字下沉效果图,首字悬挂,首字悬挂与首字下沉的设置方式大体上相同，打开“首字下沉”对话框后，在“位置”栏中选择“悬挂”选

12、项，然后进行相应的设置，设置完成单击“确定”按钮即可，如图4所示。,在Word2007保存为Word2003下能打开的兼容模式,通常情况下，安装了Word2003等旧版本程序的计算机无法打开Word 2007文档。Word2007下保存的文件默认后缀为docx，Word2003下保存的文件默认后缀为doc。为了能在Word2003、Word2000、Word97程序中打开Word2007下建立的文档，用户单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中依次执行“另存为”“Word97-2003文档”命令，从而保存为Word97-2003兼容模式。如图1：,通过水平标尺设置段落缩进,在Word200

13、7中，可以通过水平标尺设置段落缩进。默认情况下，Word窗口中并示显示标尺，因此需要切换到“视图”选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选“标尺”复选框，如图1所示。,图1：视图选项卡,此时，水平标尺和垂直标尺都会在显示在Word窗口中，在水平标尺中，有几个特殊的小滑块，如图2所示。通过拖动小滑块，可以调整段落的缩进。,图2：水平标尺,例如要设置首行缩进两个字符，用户可以按照下面的操作实现。1、选定需要设置首行缩进的段落将鼠标停留在“首行缩进”滑块上，然后按下银票左键并向右拖动，些时文档中将显示虚线，如图3所示。,图3：拖动标尺中的“首行缩进”滑块,2、当滑块拖动到标尺上的“2”后释放鼠标，即可为

14、段落设置首行缩进两个字符，其效果如图4所示。,图4：首行缩进后的效果,在没有设置任何特殊格式缩进的情况下，设置首行缩进或悬挂缩进时应向右拖动滑块。若向左拖动“首行缩进”滑块，则会设置悬挂缩进；若向左拖动“悬挂缩进”滑块，则会设置首行缩进。,文档中设置“明显引用”样式,在Word2007中，对文档进行“明显引用”样式设置，方法如下。1、选择需要设置的文本或段落内容，然后单击样式列表框中的下拉按钮。如图。,2、在弹出的“样式列表”中选择“明显引用”选项即可。如图。,样式库的应用,在“开始”选项卡的“样式”选项组中可以看到，Word2007的样式库提示了多种默认样式，如图。,在样式列表框中，单击右侧

15、的向上按钮，可以实现上翻；单击向下按钮，可以实现下翻；单击下拉按钮，可以打开样式列表，从而查看全部样式，如图。,选中需要设置样式的文本，用鼠标指向某样式时可以进行预览，单击左键可以应用到当前所选文本，如图,将Word2007文档转换为PDF或XPS格式,PDF是一种版式固定的电子文件格式，XPS是一种电子文件格式。两者都可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印PDF/XPS格式的文件时，该文件可以保持与原文件完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。在Word2007中，用户可以将文档转换为PDF/XPS格式，具体方法如下：,1、打开要转换的Word2007文档，单击“开始”|“另

16、存为”|“PDF或XPS”，如图,图:另存为选项卡,2、在弹出的保存窗口中选择“保存类型”，然后点击“发布”按钮，如图,通过键盘快速设置字体格式,在Word2007中，可通过键盘快捷键设置字体格式，以提高文档的编辑效率，方法如下：1、选定要设置字体的文本，按下“Alt”键或“F10”键，功能区将出现下一步操作的按键提示，根据提示按下代表选项卡的字母。例如，“H”键代表“开始”选项卡，如图,2、按下“H”键，出现“开始”功能区中的各个命令对应的按键提示，按下字母“FC”会打开“字体颜色”命令，如图,3、在颜色下拉列表中通过方向键选择颜色，按下“Enter”键选定，如图,4、效果如下图所示。像这样

17、用户可以通过键盘操作快速编辑Word2007的文档。,在Word2007中隐藏功能区,用户在编辑文档时，如果需要扩大文档编辑区，可以隐藏功能区，以获得更大的编辑区，具体方法如下。1、双击任意选项卡，可以隐藏功能区。2、使用鼠标右键单击快速访问工具栏或者选项卡菜单栏的任意位置，在弹出的快捷菜单中执行“功能区最小化”命令，就能隐藏功能区。,图：功能区最小化,3、按下“Ctrl+F1”组合键，可以快速隐藏功能区。若要将隐藏的功能区显示出来，具体操作方法如下。1、双击任意选项卡，即可显示已隐藏的功能区,2、使用鼠标右键单击快速访问工具栏或者选项卡菜单栏的任意位置，在弹出的快捷菜单中取消“功能区最小化”命令。,