【经典】公文格式及公文写作基础知识培训教案 XX航空公司培训资料.ppt

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1、公文格式及公文写作基础知识培训教案,2023年3月3日,目录,公文格式之公文管理机构,公文格式之依据,公文格式之组成要素,公文格式之文头模板,公文格式之主体模板,公文格式之文尾模板,公文格式之字体,注：公文中的数字、英文字体同其所在段落的中文字体。,公文格式之字号,公文格式之其他,选择文体,接受任务,收集资料,搭建框架,修订完善,撰写初稿,写作流程,1,2,3,4,5,6,写作常识之流程,写作常识之公文质量,写作常识之公文语言特点,注,我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停

2、止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。,写作常识之开头结尾,常用文种分析之请示,标题:一般由发文机关、事由和文种构成。标题要事由明确，语言简明。由于“请示”本身含有请求、申请的意思，标题中应尽量不再出现“申请”、“请求”一类词语。正文:请示的正文由请示的原由、事项和请示惯用结束语三部分组成。原由，即请示的理由或根据。这部分内容既要实事求是、有理有据、说明充分，又要条理清楚、开门见山。事项，即请求上级机关给予指示、批准、支持或帮助的具体内容。一事一报:在一份请示中，只能就一项工作、一种情况或一个问题作出请示，不得

3、在一份公文中就若干不相关事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，需提交若干份请示。,常用文种分析之请示鉴析,请示与函的区别：请示主要用于有隶属关系的上下级单位之间，下级单位以请示向上级单位行文请求指示批准重要事项。函则用于平级单位之间以及没有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。请示与报告相同处：请示、报告相同之处是均属上行文,请示与报告区别,行文时间,行文目的,主送机关,写法不同,处理方式,常用文种分析之请示模板,常用文种分析之会议纪要,准确性：会议纪要必须是会议宗旨、基本精神的概要纪实；要确保准确、具体，避免遗漏、偏差，要明确工作内容、责任人、完成时限。概

4、括性：会议纪要必须精其髓、概其要。条理性：会议纪要必须对会议精神和议定事项、布置工作分类别、分层次予以归纳概括。措辞：会议纪要用“会议”作主语，为使会议纪要更加简洁明了，也可适当将主语略去。议项与布置工作：议定事项一般是关于某项工作原则性的要求，一般不需要定期反馈进展情况，而布置工作一般都有明确的责任人和完成时限，并需要定期反馈进展情况。其它：对于较复杂会议，可将纪要分成几个大问题，然后分项来写；对于专业性较强的会议，建议在形成会议纪要初稿后征询相应责任人的意见，防止出现常识性错误或描述偏差。,常用文种分析之会议纪要模板,海航股份深度推进“应对市场环境变化，加大管理构架调整”工作专题会议概括、

5、宏观,听取大新华航空深度推进“应对市场环境变化，加大管理构架调整”工作进展情况汇报，研究并部署下阶段工作具体、明晰,记录：王学岭拟稿：王学岭仅出现拟稿人,记录：宋晨亮、王学岭拟稿：宋晨亮、王学岭全部记录人,会议纪要之注意事项,内容,执笔,2008年11月28日，海航集团王健副董事长召集海航股份各部门总经理（含）以上人员在海航大厦八楼召开专题会议，会议议定了工作事项，布置了具体工作抽象、宏观,2008年11月28日，海航集团王健副董事长召集海航股份各部门总经理（含）以上人员在海航大厦八楼召开专题会议，会议听取了海航股份当前应对市场环境变化的措施和建议，强调并部署了深度推进管理构架调整等一系列重要

6、工作。概述清楚、表达完整,概述,会议指出，受宏观经济形势影响，航空业的发展正面临严峻挑战，办公室全体同仁要牢固树立与公司同甘共苦理念，与公司同呼吸共命运。格式机械，缺乏生气,受宏观经济形势影响，航空业的发展正面临严峻挑战，办公室全体同仁要牢固树立与公司同甘共苦理念，与公司同呼吸共命运。慎用会议指出、会议通报等固定用语,议定事项,会议纪要之注意事项,成立飞机引进可行性分析小组，对飞机引进进行论证研究，提出意见，对飞机引进拥有一票否决权。责任人不明确、督办不畅,王英明牵头成立飞机引进可行性分析小组，对飞机引进进行论证研究，提出意见，对飞机引进可行使一票否决权。责任人明确，任务明晰,会议纪要之注意事

7、项,布置工作,初稿未体现，仅表述布置工作与会最高领导指示未体现于纪要,前一阶段，XXXX执行层管理水平有所衰减，决策不够迅速，缺乏效率,纪要记录完整，忠于记录人职责，由审批领导进行酌情增删,度之把握,会议指出，受宏观经济形势影响，航空业的发展正面临严峻挑战，办公室全体同仁要牢固树立与公司同甘共苦理念，与公司同呼吸共命运。会议指出，集团和公司正深入开展管理构架调整，办公室全体人员要全力支持这一重大工作，做好深化调整的准备。同时，办公室将强化业务梳理，规范所辖业务，推进规范化管理。表述松散，层次混乱,受宏观经济形势影响，航空业的发展正面临严峻挑战，办公室全体同仁要牢固树立与公司同甘共苦理念，与公司

8、同呼吸共命运。集团和公司正深入开展管理构架调整，办公室全体人员要全力支持这一重大工作，做好深化调整的准备。同时，办公室将强化业务梳理，规范所辖业务，推进规范化管理。表达准确，层次清晰，理解顺畅,层次感,会议纪要之注意事项,常用文种分析之工作简报,准确真实：简报作为加强领导和推进工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确，简报所选用的任何材料，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小。特别是在预估成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，实事求是，恰如其分，留有余地。简明扼要：简报写作必须做到简练、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是主题集中；二是精选材料。概括特点：汇报性、交流性、指导

9、性；既有报纸新闻性共性，也有自身特点：内容专业性强、篇幅简短、限于内部交流。,晚会现场被布置得金碧辉煌，光彩夺目，恭贺新禧、祝福新年的新春佳话挂满了演出大厅，宽敞明亮的大堂在红色灯笼、彩球、彩带的映衬下洋溢着新春祥和美好的节日气氛。精彩纷呈的京剧艺术、脍炙人口的通俗歌曲回荡在金色大厅，欢声、掌声、喝彩声响彻演出现场。,晚会现场布置得金碧辉煌，光彩夺目，宽敞明亮的大堂在红色灯笼、彩球、彩带的映衬下洋溢着祥和美好的新春节日气氛。精彩纷呈的京剧艺术、脍炙人口的金曲和欢声、掌声、喝彩声回荡在金色大厅。,遣词,常用文种分析之工作简报简析,名派、名家、名腔、名段熔于一炉，突破时空界限，展现了东方艺术独到的

10、风格特色。剧目中民族智慧和人生哲理充分表现，让人们得到道德品质的熏陶和思想智慧的启迪。根植于中华民族文化沃土的京剧艺术使观众们得到了美的享受和心灵的愉悦。,名派、名家、名腔、名段熔于一炉，从远古到现代，突破时空界限，展现了东方艺术独特的风格。艺术家们的精湛技艺征服了在场所有观众，博得阵阵喝彩，根植于中华民族文化沃土的京剧艺术使观众们得到了美的享受和心灵的陶冶。,流畅感,常用文种分析之工作简报简析,丰富多样的表演，表达了对新春的期盼和祝福；热烈轻松的演出现场，烘托出一派喜庆的节日气氛；友人共聚一堂，共叙新春佳话，畅谈着对未来美好的设想与希望。祝福海航事业在新的一年里奋蹄向前，一马当先，在新的环境

11、中扬帆万里，实现新的腾飞。,热烈、轻松、闲适的演出大厅一派喜庆气氛，各级领导和金融界宾客们济济一堂，欢声笑语，共同表达了对新春的期盼和祝福，宾朋故旧相聚在一起，共叙新春佳话，畅谈对未来美好的希望和雄心。马年将临，新的一年将是万马奔腾，骏马凌云，龙马大展雄风的一年。,高度,烘托气氛，扣住主题。整篇文章前后呼应统一，结尾高度上升。,常用文种分析之工作简报简析,活动中，陈峰董事长与克林顿进行了短暂而亲切的交谈。双方在愉快友好的气氛中，对航空业的发展交流了看法。陈峰董事长向克林顿介绍了海航的发展概况以及中国航空业的发展情况，克林顿表示赞许。同时，克林顿与联邦参议员、众议员对海航和海南省政府在中美撞机事

12、件中提供的服务表示感谢。,在此次政界商界重要人士联谊活动中，陈峰董事长与美国前总统克林顿先生进行了亲切的交谈，双方在愉快友好的气氛中，对航空业的发展交流了看法。克林顿先生和美联邦参议员、众议员对中国海南省政府和海航在中美解决撞机事件中提供的服务表示感谢。,准确度,背景介绍用全称，表明活动正式；添加“先生”更加贴切；“解决”一词之差，意思差距千里。,常用文种分析之工作简报简析,常用文种分析之情况通报,领会内容和实质：整理好讲话的前提，从全局考虑问题，从整体把握讲话的主题思想、基本思路以及主要的表达情况等。尊重原意，保留原话：整理讲话的基本要求，不能别出心裁，违背讲话者意图进行大篇幅地改写，尽量使

13、用原句、原语，让其本意或个人的语言风格得到充分的体现。补充与完善：领导讲话在思维上具有一定的跳跃性，表达不一定全面、系统、连贯。要揣摩前后文的语境意思，补充必要语句。常见类型：一是与会者熟知的情况易被省略。二是有些固定说法和称谓等不准确。三是表达不够到位的思想、观点等。四是领导想表达的意思不够完整。补充相关内容重在“合理”。调整和删减：讲话多为即席或脱稿，在整理中，适当调整和删减。较多情况有：一是重复的语句。二是口语化的语言。三是逻辑上出现跳跃的内容。四是离题较远的内容。五是某些表示客套的内容。六是讲话时出现不准确的内容。,刚才海航航空控股陈文理董事长把海航发展十九年的时空浓缩为几分钟的讲话稿

14、，这短短几分钟囊括了海航发展十九年的大道理。首先，解释了海航为什么能在中国改革发展大潮当中抵住风浪，不断前进，不断发展，最终走出海南、走向中国、走向世界，成为海南人们心中的丰碑的原因。其次，在中国民航当中与海航同时期建立的航空公司，随着民航改革最后基本上分化瓦解，而海航成为中国航空界四分天下有其一的航空企业，海航能够幸存并发展说明了什么道理。海航发展历程充分回答了海航能否在逆境当中成长、发展成为优秀的航空企业。海航在困境当中成长、发展、壮大，海航和海南文化社会真正融为一体，成为海南人民心中值得骄傲的本土品牌。这个事实产生的重要原因，是海航的董事局以及全体干部员工中用十六年时间沉淀下来的文化软实

15、力形成了海航的核心竞争力，这是海航发展过程中的宝贵财富。,刚才海航航空控股陈文理董事长把海航发展的时空浓缩为几分钟的讲话，囊括了海航发展的大道理，回答了两个问题。首先，解释了海航为什么能在中国改革发展大潮当中抵住风浪，不断前进，最终走出海南、走向中国、走向世界。海航发展历程充分证明海航能在逆境当中成长，是具有强大生命力和竞争力的优秀航空企业。现在的海航已经和海南这片热土真正融为一体，成为海南人民骄傲的本土品牌。其次，指出海航取得系列重大成就的重要原因是海航集团董事局以及全体干部员工用16年时间沉淀下来的文化软实力形成了海航核心竞争力，这是海航发展过程中的宝贵财富。,准确度,归纳浓缩，点出讲话主

16、旨，形成流畅讲话稿。,常用文种分析之情况通报范例,海航经历了十几年，起家靠的是航空公司，从起家那一天，海航就是赶在中国改革开放的大潮之前，所以海航每走一步，那么，我们都是作为中国民航改革的先锋，当然了，现在不光是改革中国民航了，现在我们还改革海运了，还改革物流了，还改革很多金融产品，还改革人们生活领域的一些东西。所以，前一阶段我就说啊，海航人还要继续进步，不断攀升新高度，要把海航的理念和中国人的价值观和价值理念结合在一起，让海航能够在中国下一步的腾飞中扮演重要角色。,海航经过16年的迅速发展，虽然已经成为中国改革开放的先锋，但是我们还在不断攀升新高度，要把海航的理念与中国人的价值观和价值理念结

17、合在一起，让海航在中国下一步的腾飞中扮演重要的角色。,准确度,归纳浓缩，点出讲话主旨，形成流畅讲话稿。,常用文种分析之情况通报范例,主题词标注之体系结构,体系结构 词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。定义：又称叙词，在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。第二层和第三层统称为主题词。,标引方法 1、除类别词外最多不超过5个主题词。

18、标在文件的抄送栏之上，顶格写。2、标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先反映文件内容，最后反映文件形式，如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。3、一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。4、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间

19、深化科学技术体制改革的决定，可标“科技、体制、改革、决定”。5、当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“”以便区别。,主题词标注之标引方法,国务院公文主题词本词表自1998年2月1日起执行02A工业：冶金 钢铁 地矿 机械 汽车 电子 电器 仪器 仪表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 军区 轻工 有色金属 盐业 食品 印刷 包装 手工业 纺织 服装 丝绸 设备原料 材料 加工02B交通：铁路 公路 桥梁 民航 机场 航线 航道 空中管制 飞机 港口 码头 口岸 车站 车辆 运输 旅客09C

20、人事：行政人员 干部 公务员 考核 录用 职工 家属 子女 知识分子 专家 参事 院士 文史馆员 履历 聘任 任免 辞退 退职 职称 待遇 离休 退休 交流 安置 调配 模范 表彰 奖励12A文秘工作：机关 国旗 国徽 机要 印章 信访 督察 保密 公文 档案 会议 文件 秘书 电报 提案 议案 谈话 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 文章 题词 章程 条例 办法 细则 规定 方案 布告 决议 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要12B行政事务：行政 工作制度 纪念活动 庆典活动 休假 节假日 着装 参观 接待 措施 调查 视察 考察 礼品 馈赠 服务 出

21、席 发言 转发 名单 批准 审批 信函 事务 活动 纪要 督察,主题词标注之词表,常见的问题1、没掌握主题词的体系结构，盲目跟随使用，照搬标题：如：关于成立XX专项治理工作领导小组的通知机构设置XX专项治理工作领导小组 通知应为：机构 XX管理 领导小组通知2、不区分类别，使用不加分别：类别判断不准。如关于成立XX领导小组的通知：“人事 领导小组 通知”，其类别词应使用“机构”词目。把区域词当作类别词使用。如关于做好商品流通工作的通知主题词“贸易 商品 流通 通知”，把“贸易”这一区域词作为类别词使用，应是“商业 商品 流通 通知”。用类属词取 代类别词。如X 省人民政府关于2005年重点工作

22、的安排意见的主题词“政府 重点 工作 意见”，这里缺少类别词“综合”，错误地用类属词目“政府”代之，主题词应是”综合 政府 重点 工作 意见”。3、词目过多，不合规定：主题词的标引要求：除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6、7个。（海航公文较少出现）,主题词标注之常见问题,4、生造词目。主题词不能超出主题词表，更不能乱造、生造词目。向下行文时，可据需求选定特殊词目，但必须词后以三角符号标明：如：关于分解落实集团工作报告提出的2001年主要任务的通知：“工作 任务 落实 通知”，其中“任务”、“落实”这两个词目在主题词表中找不到，又没在两个词目后加注符号，就属生造词目。正确的拟定应是

23、：“综合 工作 分工 通知”。5、字体标引不合要求甚至置放错位：用词要求。上行文，词表中选用，不可生造词目；下行文，可适当放宽。置放要求。抄送栏之上，顶格。类别词与类属词间空格。字体要求。“主题词”三字和冒号用三号黑体字；其他用三号华文中宋。,主题词标注之常见问题,主题词标注之错误案例,主题词：人事 组织机构 通知抄送：海航集团人力资源部。海南航空股份有限公司人力资源部 2009年7月2日印发拟稿、核稿：朱江峰(共印0份),主题词：人事 任免职 通知海南航空股份有限公司人力资源部 2009年6月30日印发拟稿：陈 丹 核稿：周玉贵（共印1份）,主题词：宾客 优惠机票 定额 通知抄送：海航集团。海南航空股份有限公司人力资源部 2009年6月17日印发拟稿：易 静 核稿：王 萍（共印0份）,主题词：机构 编制 通知抄送：海航集团人力资源部。海南航空股份有限公司人力资源部 009年7月2日印发拟稿、核稿：朱江峰(共印0份),主题词：人事 任免 通知海南航空股份有限公司人力资源部 2009年6月30日印发拟稿：陈 丹 核稿：周玉贵（共印1份）,主题词：人事（行政事务）优惠机票管理 通知抄送：海航集团。海南航空股份有限公司人力资源部 2009年6月17日印发拟稿：易 静 核稿：王 萍（共印0份）,Xling_,Thank You!,