采购员培训教材岗位职责及业务流程(ppt 53页).ppt

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1、采购员培训教材之一,目 录,第一章 采购部的岗位职责及职业道德第二章 采购部日常工作注意事项 第三章 业务运作流程,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（一）采购部前台文员工作职责 1、负责采购部新品引入的登记工作及样品的收集工作；2、负责采购部的预约登记工作；3、负责供应商的接待工作；4、负责收发放传真工作；5、负责文件的传阅、跟催工作；6、负责完成上司交办的其它工作。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（二）采购部合同管理员工作职责1、负责采购部协议、合同的交换及整理工作；2、负责采购部协议、合同费用的录入及存档工作；3、负责合同、协议的部门移交工作；

2、4、负责采购部新品申请单、联络函、补差价单的存档及相应文档资料的调整工作；5、负责提供合同、协议有关资料；6、负责解答供应商有关协议、合同事宜方面的问题；7、负责完成上司交办的其它事项。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（三）采购部系统资料管理员工作职责1、负责电脑系统的新供应商、新商品资料录入工作；2、负责电脑系统的商品资料、供货价格的正确性维护工作；3、负责采购部促销单品的电脑资料调整工作；4、负责新品及促销单品中总部下单部分的订单录入及打印工作；5、负责供应商报价表及商品资料变更表的整理、存档工作；6、负责供应商考核表的数据统计工作；7、负责内部人员及供应商关于以上

3、工作中的问题解答；8、负责完成上司交办的其它事项。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（四）采购部资料整理员工作职责 1、负责促销协议汇总表、新商品汇总表、商品资料变更汇总表、促销员统计表的汇总制作；2、负责补差价单、联络函及其它采购部文件资料的初步汇总整理工作；3、负责联络函、补差价单及其它采购部文件、资料在分店及部门之间的传递工作；4、负责统计采购部促销业绩数据的统计工作；5、完成上司交办的其它事项。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（五）文员工作职责1、负责办公室的电话接听；2、负责办公室文件、资料的传递、跟踪工作；3、负责办公室文件、档案的整理

4、存档工作；4、负责供应商的接待；5、负责会议通知，做好会议记录；6、负责新品引进的跟踪及样品的处理工作；7、负责完成上级交办的其它事项。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（六）单据审核部工作职责 1、结算单据的审核；2、对供应商的结款情况进行分析并通知相应的部门进行后续跟进；3、解答关于结算方面的问题；4、对于结算中的出现的问题进行汇总处理、跟踪；5、完成上司交办的其他事项。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（七）采购员工作职责1、接受主管的领导，热爱本职工作,全心全意做好本职工作；2、负责对周边市场的调查及对本公司卖场巡场工作,及时收集商品信息，分

5、析市场现状，做出促销计划;3、负责合同、协议的签订及跟踪实施；4、跟踪卖场的货源问题，保证商品丰满，适销对路；5、负责场内外促销活动及户外广告、公共关系配套设施的洽谈；6、及时处理滞销商品；7、本部门日常商品资料的建立与维护；8、尊重供应商,与供应商保持良好的合作伙伴关系。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（八）采购主管/主管助理工作职责1、安排采购员的日常工作；2、合同、协议的洽谈与签订；3、负责制定商品结构情况表，并根据实情不断调整；4、对商品缺货情况负责；5、对滞销商品负责；6、对本部门商品毛利及销售业绩负责；7、商品信息的建立与维护；,8、实施所负责类别的销售利润

6、指标；9、策划促销活动并负责按计划实施，对促销商品的毛利及卖场的促销气氛负责；10、经常巡场，与店面进行沟通协调，协助分店解决问题，对商场商品陈列以书面函文形式进行指导，传授相关业务知识；11、参与对采购员的工作评估，负责指导并培训其提高业务水平；12、合理利用时间，对本部门日常工作问题进行处理。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（九）采购经理/经理助理工作职责1、传达上级指示，安排本部门日常工作；2、制定本部门销售计划及利润指标并负责实施；3、对本部门新品引进及淘汰滞销产品的工作进行监督；4、负责与分店及各部门之间的协调；5、负责主要供应商的洽谈，为公司争取更大利益；6

7、、对重大主题促销进行策划；7、审核本部门相关文件；,8、对本部门员工进行工作评估；9、对本部门所有工作问题负责；10、负责本部门员工业务知识及谈判技巧的培训；11、对供应商的服务及业绩考核评估；12、总结分析每月采购、促销业绩。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（十）业务秘书工作职责1、根据经理指示，编写采购部有关管理规定及工作函文；2、负责对会议决议的实施跟进；3、协助经理的日常工作，提出建设性建议；4、负责主要供应商的洽谈；5、负责审批采购部所有文件；6、督促采购部人员贯彻执行采购部有关工作规定；7、负责传达指令，对采购人员的意见进行反馈，充分起到上传下达的作用；,8

8、、负责与各部门及各分店的沟通协调工作；9、负责安排办公室日常来访及接待工作；10、负责交办的其它工作。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,一、采购部岗位职责（十一）采购经理工作职责1、制定采购部组织架构；2、制定公司采购政策；3、制定采购目标及收费标准；4、负责文件、合同及协议的审批；5、全面监控采购部的运作。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,二、采购人员职业道德1、要有正直的人格，“志士不饮贪泉之水”。在日常工作中与供应商建立良好的关系，对供应商不存偏见，应一视同仁，处理采购业务应对事不对人，在可能范围内协助供应商及获得供应商的配合与信任，不能接受供应商的热情招待及礼物，未经公司许可不

9、得去参加供应商的有关宴会，设法取得供应商的敬重。,第一章 采购部的岗位职责及职业道德,二、采购人员职业道德2、要有敬业精神。“干一行，爱一行，专一行”。我们应该相信，行行都能出状元。要做到专业，首先应该敬业。有志者事究成，在采购工作中，必须时刻严格自己对公司负责，以公司利益为重。3、耐心、虚心、诚心。由于自身工作的经验等因素，我们应该做到不耻下问，对于不懂的问题一定要诚心去问、虚心去学。同时，由于采购工作中有大部分的工作为谈判工作，谈判的时候可能出现的情况是非常复杂的，某些谈判过程也是比较漫长的，所以要求采购人员必须具备耐心。,第二章 采购部日常工作注意事项,一、洽谈时间规定,第二章 采购部日

10、常工作注意事项,二、关于新品引入中的注意事项,1、必须按照公司新品引入流程操作；2、必须做好洽谈前的准备工作，如市调、比价等。比价可以用差不多属于同一类型的品牌相同材质相同规格的商品价格进行对比。；3、新品入场协议要写明供应商编码、入场的分店、品牌、单品数及每个条码多少钱；4、新品入场洽谈从价格开始,因为费用是有明确规定的；,第二章 采购部日常工作注意事项,二、关于新品引入中的注意事项,1、必须按照公司新品引入流程操作；2、必须做好洽谈前的准备工作，如市调、比价等。比价可以用差不多属于同一类型的品牌相同材质相同规格的商品价格进行对比；3、新品入场协议要写明供应商编码、入场的分店、品牌、单品数及

11、每个条码多少钱；4、新品入场洽谈从价格开始,因为费用是有明确规定的；,第二章 采购部日常工作注意事项,二、关于新品引入中的注意事项,5、新品入场费用的要求可以灵活变通，例：屈臣氏公司是不支持入场费用支持堆头费的，如果某一个店进一条码100元，我们可以在堆头费用上变通，原为一个堆头500元/月/店，现可以为600元/月/店；,第二章 采购部日常工作注意事项,二、关于新品引入中的注意事项,6、新品入场首批货款结算规定：,第二章 采购部日常工作注意事项,二、关于促销协议签订时的注意事项,7、新品引入的三个月试销期必须进行跟踪，如第一月销量不好，第二个必须要求做促销以提升销量，如第三个月过后属于滞销必

12、须对其进行无条件清退处理；8、新品的定价是非常重要的，因为新品会有较大的利润空间，定价过低会造成公司毛利的流失，但定价过高又会造成产品销不动。,第二章 采购部日常工作注意事项,三、关于促销协议签订时的注意事项,1、洽谈促销必须是在该分店有资料的前提下进行，同时要注意该供应商在促销的分店是否有合同，如无合同将会造成财务结算的困难。在特殊的情况下，如果要求各店统一做快讯时可以进一批货在促销结束后退货后结算，但要求分店必须停购或删除该单品资料。同时必须以书面联络函知会财务部；2、为了让所有的人都能看明白协议的内容，协议必须书写工整，不得涂改，同时表达的意思应尽量简明清晰；,第二章 采购部日常工作注意

13、事项,3、促销协议必须注明供应商编号；4、如果同一个供应商在不同的分店是用不同名称签订合同的，促销协议也必须分开签订；5、在决定协议的订量时应参考以前销售数据，同时充分考虑到季节及各分店顾客群的组成；6、一般促销为7-15天一个档期，当我们洽谈的促销时间为整月时，为了不造成库存积压需尽量洽谈的条件为：当销售促销时间的一半后销量达不到首批订量的一半，分店可以在保持陈列所需外退回多余库存；,第二章 采购部日常工作注意事项,7、当在洽谈到赠品时，需跟供应商说明本公司财务要求有赠品的必须见到赠品入库单方可结算；8、特价供货价的下调幅度应大于或至少等于我司售价的下调幅度；9、在不补差价的情况下要求分店补

14、足原库存，同时现售价一般情况下不低于原供价才不至于造成亏本销售；10、选择促销单品一般为以部门分的排行全200名，同时在选择促销单品时应有全面的计划，尽力做到每一个分类都计划到，但单品类不能过于集中，影响促销效果；,第二章 采购部日常工作注意事项,11、关于堆头数量的规定,第二章 采购部日常工作注意事项,四、关于处理分店反馈问题时的注意事项,1、收到分店反馈的信息时必须认真对持，不能马虎了事；2、在处理时应充分调查形成原因，做到客观公正；3、在处理市调报告表时不能一味降低售价，同时应该根据竞争对手的售价及正常的行利推算出对方的进价，与我司供价相比是否有差距，分析原因并找出对策；4、在处理分店关

15、于促销商品的销售情况反馈时，必须吸引上次促销单品选择中的教训，为下一次的促销单品选择提供参考。,第二章 采购部日常工作注意事项,五、关于洽谈合同时的注意事项,1、熟悉本公司哪些分店为一般纳税人，如为一般纳税人的分店一般情况下要求供方提供增值税票，但为小规模纳税人的分店采取税点返利的形式会对公司更加有利；2、一般情况下我司不签订供应商的合同或供应商的补充协议，特殊情况除外，如丝宝、联合利华等；3、对于需由其它公司代开税票的，必须标注正确的代开公司的全称；4、对于结算方式不同的要求签订不同的合同，同时在电脑系统中也要求分配不同的供应商代码。,第二章 采购部日常工作注意事项,六、关于处理分店反馈问题

16、时的注意事项,在清场前应首先到财务部查询未结货款、尚有铺底，未扣费用，同时查出各分店库存进行分析该供应商货款是否够退？如果够退的情况下按有关手续办理。如果不够退的情况下应马上通知财务部冻结该供应商货款，同时做下一部的处理工作，如找供应商洽谈是否愿意用现金或支票的形式补足货款。但在数据相差太大时，应尽量避免打草惊蛇，应采取其它的办法进行处理。清场通知必须附上该供应商供应的所有单品的明细表。,第二章 采购部日常工作注意事项,七、关于转换供应商时的业务注意事项,1、在转换供应商时涉及到的债仅债务问题是否由原供应商承担？如果后来的供应商不承担原供应商的售后服务问题可要求原供应商退回现有库存，但如果原来

17、的供应商已不跟我们合作的情况下又遗留有货尾问题时，必须要求新供应商承担所有售后服务；2、转供应商的情况下采购部不得再订货，因为该商品是在卖场已有销售已有库存的。目前采购部可订货的情况主要有新商品及促销商品的首批订单。,第三章 业务运作流程,一、一般业务管理总流程,采购部与供应商洽谈新商品引进,是否为新供应商,是否为联营租赁供应商,否,旧供应商新品引入流程,联营租赁专柜引入流程,采购部新供应商引入程序,收货部：收货作业流程,是,营运部：商品销售、后续补货、管理,营运部分析商品是否有滞销或质量问题,采购部分析该供应商是否继续保留,财务部：结算流程,是,报采购部，由采购部提出相应的解决方案,不保留,

18、供应商分析淘汰流程,第三章 业务运作流程,二、新供应商引入程序,供应商提供新品样品及报价表、三证等资料交采购部前台文员登记（当天交总监办公室,业务总监办公室第二天将报价表下发部门经理处由部门经理安排相关采购部进行市调,五天内将市调结果交回业务总监办公室,第七天业务总监办公室组织采购讨论会,采购人员于三个工作日内有洽谈结果,当天前台文员将通知供应商将样品于十个工作日内退回,通过,不通过或洽谈不成功,无经营,有经营,将洽谈表等资料上交审批,将洽谈资料上交审批并注明更换供应商的原因，如厂商直供、供价较低等,新供应商及新商品资料录入,输入新供商资料及更新商品资料，如旧供应商只经营现更改的商品资料则将供

19、应商状态列为淘汰供应商,根据采购人员确认的订量打印订单,分店收货陈列,采购部对商品试销情况跟踪分析,注意：,1、该供应商产品是否已进入其它卖场，在其它卖场的销售情况；2、该供应商的实力；3、该供应商的终端技持、售后服务；4、该供应商的价格、质量；5、我司卖场的品类结构分析。,！,第三章 业务运作流程,三、旧供应商新品引入程序,供应商提供新品样品及报价表等资料交采购部前台登记（当天交总监办公室）,业务总监办公室第二天将报价表下发部门经理处由部门经理安排相关采购部进行市调,五天内将市调结果交回业务总监办公室,第七天业务总监办公室组织采购讨论会,采购人员于三个工作日内有洽谈结果,当天前台文员将通知供

20、应商将样品于十个工作日内退回,通过,不通过或洽谈不成功,将新品入场协议及新品申请单上报审批,将商品资料变更表及商品转供应商协议上报审批,输入新品申请单输入新品资料及订量，打印订单,分店收货陈列,采购部对商品试销情况跟踪分析,原其他供应商无经营,原其他供应商y有经营,保留样品,注意：,新品引进的考虑因素及其它相关事项：1、新品的形象；2、新品的质量；3、新品的价格；4、季节性；5、目前在其它卖场的铺市情况及销售情况；6、供应商的终端支持；7、我司卖场的实际情况；8、新品试销期一般为三个月，对于滞销的无条件清理出场。,第三章 业务运作流程,公司要求引入新的联营或租赁专柜,采购部根据要求寻找供应商,

21、根据供应商实力等与供应商洽谈,上报采购总监审批通过,供应商交纳进场费，保证金等费用,采购部凭财务部开具的收据等发出进场通知,供应商资料及专柜商品资料输入,专柜凭进场通知装修进场,四、联营租赁专柜引入流程。,注意事项：引入专柜应该着重考察供应商的实力。,第三章 业务运作流程,五、促销协议审批流程,采购人员根据销售排行信息选择促销单品预约供应商进行洽谈，填写协议审批表于当天上交（到协议执行至少预留4天）,当天部门经理在协议审批表上审批签字,当天或第二天业务总监办公室审批协议审批表发回相关部门经理交相关人员,采购人员填写一式三联协议交供应商业务人员带回盖章,重谈,不通过,不通过,通过,通过,供应商业

22、务人员三天内将已盖的一式三联协议交回相关采购员,采购人员将已盖章协议附协议审批表交部门经理签字确认,总监办公室当天或第二天在促销协议上签字盖章，最终确认,采购文员汇总协议下发分店执行,供应商业务人员在采购部合同管理员处拿回供应商联,第三章 业务运作流程,六、促销流程,公司确定促销日期及促销安排的进度、促销主题等事项,部门经理根据促销主题制定促销商品表及促销进度表交采购总监审核通过,采购人员根据确定的促销商品表及进度表进行洽谈签约,协议审批通过,采购文员汇总促销单品信息表下发各分店,电脑文员对促销单品电脑系统资料录入并根据协议规定的数量打印订单,分店根据总部下发的促销单品信息表进行商品收货、陈列

23、等工作,结束期结束，总部对促销商品进行促销效果分析,将信息表交策划部一份,策划部对快讯商品拍照、排版,采购人员校对快讯海报初稿,印刷快讯并派发,第三章 业务运作流程,七、商品分析淘汰流程,采购人员通过查询销售排行列出滞销商品明细表或营运部提供建议淘汰商品清单,采购人员给予书面标注是否淘汰意见,采购部经理审批,采购总监核准,通知分店退货并将商品停购,停购三个月分店电脑删除商品资料,第三章 业务运作流程,八、商品分析淘汰流程,供应商提出商品资料变更申请,采购人员核查情况是否属实，如为调升进价，采购人员需进行市调竞争对手价格以确定是否市场全面升价,属实则填写商品资料变更表,上交审批通过,通知分店进行

24、商品资料更改,第三章 业务运作流程,九、供应商分析淘汰流程,采购人员不定期查询供应商销售排行榜或分店提供建议清场信息,采购人员用书面数字分析销售差原因，建议清场,销量差,与财务部沟通查实该供应商货款是否足够冲抵退货及费用,将清场通知发至分店及总部财务部、总部营运部,分店退货并出具退清证明,财务部对账,按照合同规定的清场付款时间付款,注：采购部人员及总部营运部应监督检查分店是否按时完成退货。,第三章 业务运作流程,十、结款前及节日后特殊退货流程,分店营运部每月23日至31日根据卖场实际情况结合供应商售后服务条款确定需退货商品（主要为高库存正常商品）,分店营运部根据退货金额向财务部查询货款金额是否

25、够退,营运部向供应商发出退货通知要求供应商最迟在本月31日前来退货（需要求供应商回传确认）,分店营运部填写联络函（附退货通知）同时传总部业务部及总部财务部要求暂时冻结该供应商货款，处理退货后通知恢复结算,够退,无回复,回复,营运部将退货通知及供应商确认书交收货部，同时在供应商确认的退货时间前一天或当天将需退货商品准备好,供应商根据双方约定最迟在本月31日前来收货部退货,收货部遵照2004大新商字07号红头文件的有关规定办理退货手续，同时必须再次查实货款是否够退,分店营运部填写联络函（附退货通知）同时传总部业务部及总部财务部要求暂时冻结该供应商货款，处理退货后通知恢复结算,将退货单交财务部冲减货款,未来退货,附表：,大新商贸有限公司结款前及节日后特殊退货时间表,业务部工作流程，您了解到多少？,精品资料网（http:/）成立于2004年，专注于企业管理培训。提供60万企业管理资料下载，详情查看：http:/,