基于Project的项目管理MS Project软件应用.ppt

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1、MS Project2007软件应用,基于Project的项目管理,内容摘要,项目及项目管理MS Project简介在Project中创建项目文件资源配置管理文件格式的设置和管理,第1章,项目和项目管理 什么是项目？什么是项目管理？,概述,项目和项目管理 项目是人们用来改变世界的一种主要方式。不管目标是分裂原子、挖掘穿越英吉利海峡的隧道、开发Windows XP系统，还是筹备奥运会，要成功完成这些任务的方式是相同的：即通过项目管理。项目管理已经成为一种最受欢迎的工具，通过项目管理，组织、工时或个人可以改善内部经营，快速响应外部机遇，取得技术突破，改进新产品开发，从而更有力地对商业环境中出现的各

2、种机遇进行管理。对当今世界上的企业而言，项目管理已经成了他们成功进行商业运作的重要组成部分。,项目的定义,“项目是有预定目标，需要资源和努力，有预算和进度计划的一次性活动。”PMBOK其他定义“项目是基于目标的，涉及协调交互活动，有期限并且唯一的活动集合。”“凡事皆项目。”“项目是人们用来改变世界的一种主要方式。”,项目的特点,项目的特点,唯一性,复杂性,有费用限制（预算）,有时间限制（计划）,有预定的目标（交付物）,思考,为什么需要项目管理？,项目管理的重要性,机遇和挑战 现代企业的一个关键特征是必须面对由外部事件带来的各种机遇和威胁。企业从来没有像现在这样，既要面对国际竞争，同时还需要迅速

3、抓住商业机会，公司必须不断调整并引入新产品，对客户的需求迅速做出反应，同时保持竞争成本和经营水平。完成所有这些任务可能吗？同时完成，确实不可能，传统的看法认为企业可以通过低成本策略、产品创新或对客户服务进行关注来参与竞争，简而言之，也就是企业必须在竞争优势方面寸步不让，而在其他方面则可以放弃市场份额的所有权。然而到了20世纪90年代，什么东西都颠倒过来了。一些大公司，如通用电气、诺基亚、爱立信、波音公司以及Oracle公司等逐渐意识到这些目标都需要解决，而不仅仅是解决其中的一个。这些公司看起来在竞争模型的各个方面都做得比较成功：快速有效地响应市场、关注成本和以客户为中心。那么他们是如何将这些看

4、似难以完成的任务付诸实施的呢？显然这个复杂的问题决不仅仅只有一个答案。但毫无疑问的是，这些公司至少有一个共同的特点：他们开发并致力于项目管理，并将其作为竞争的手段。,第2章,1.MS Project的产生和发展,1990，MS Project 1.0 for Windows1992，MS Project 3.01994，MS Project 4.01997，MS Project 982000，MS Project 20002002，MS Project 20022003，MS Project 20032006，MS Project 20072009，MS Project 2010,Projec

5、t StandardProject ProfessionalProject ServerProject Web Access,（1）网络处理模块（2）资源安排与优化模块（3）成本处理模块（4）报告（图形）生成与输出模块,2.MS Project的基本功能,第一节 MS Project 简介,第11页,（1）网络处理模块 表示各个工作之间的逻辑关系；计算各工作/事件的时间参数，如最早或最迟开始时间和完成时间，总时差和自由时差等。计算项目的总工期，求出关键线路；跟踪进度，更新网络，报告进度完成量%以及对后续工作及总工期的影响等。,MS Project的基本功能,第12页,（2）资源安排与优化模块

6、每项工作对资源的需要量可以随持续时间改变，这样每项工作本身可以有不同的资源需求曲线；资源的供应量可以变化，如正常工作时间和加班工作时间时资源供应量不同（加班工作时，资源供应量相当于增加了）；可以同时处理消耗性和非消耗性资源；每项工作赋予多种资源；可以设定各项工作对资源需求的优先级别（当资源发生冲突时），以调整工作的重要性。,MS Project的基本功能,第13页,（3）成本处理模块 可进行成本和进度的同步计算和控制，即成本与时间直接挂上钩，作出进度计划的同时，成本测算也就完成了，或反之；可处理与时间无关的成本，这类成本无论工作干或没干都会发生，如管理费等；可分析各种成本偏差，如计划成本与实际

7、成本的偏差、预计成本与当前实际成本的偏差等；能处理不同的货币单位；可作方便的成本统计、查询，等等；,MS Project的基本功能,第14页,（4）报告（图形）生成与输出模块 能根据所输入的工作逻辑关系及其它参数自动生成和输出横道图、网络图、工作安排日历等进度计划图形，从而减少手工绘制和修改的麻烦，这些图形之间还可自动转换；可修改图形中某些区域或部分，并可任意添加文字或图形；可自动更新和标记当前日期，并记录上一次报告的状态和之后项目的变化；所有报告在输出前都可先在屏幕上模拟显示。,MS Project的基本功能,第15页,MS Project 经过近二十年的发展，功能在逐渐增强，界面也渐趋实用

8、、美观。Project 属于MS Office 系列软件之一，其工作界面及常规操作与Office 的其他软件（Excel、Word等）相似。同时，Project 还有很多项目管理所必需的特有组件和视图。,3.认识 MS Project,第一节 MS Project 简介,16,标题栏,菜单栏,状态栏,视图栏,水平滚动条,垂直滚动条,数据编辑栏,MS Project的工作界面,第17页,标题栏,应用程序标题栏,项目标题栏,第18页,工具栏,常用 工具栏,项目向导 工具栏,格式 工具栏,第19页,工具栏,Visual Basic工具栏用户可使用VBA编辑器录制、运行和编辑宏。WEB工具栏用于激活W

9、EB浏览器以浏览Intranet或Internet跟踪工具栏用于查看项目信息和更新日程。绘图工具栏用于在甘特图中添加图形和文本框。,第20页,工具栏,任务窗格工具栏协作工具栏用于在工作组中与他人交换信息。资源管理工具栏用于分配资源和解决资源过度分配问题。自定义窗体工具栏提供输入标准窗体中未包含的任务或资源信息的工具。,第21页,工具栏,PERT分析工具栏可通过PERT分析来估计任务的工期。分析工具栏提供调整日期，以及在EXCEL中分析时间刻度数据和PERT分析的快捷方式。欧元货币转换器工具栏网络图工具栏用于使网络图更加清晰而直观地显示任务和日程安排。,第22页,工具栏,对工具栏的操作：显示或隐

10、藏工具栏屏幕提示对工具栏上的相关按钮和菜单进行删除、重命名、分组更改工具栏按钮的大小、图片移动或复制按钮、菜单创建自定义工具栏,23,视图,视图用来描述屏幕显示或打印数据的方式。共29种，常用8种：“甘特图”“跟踪甘特图”“任务分配状况”“日历”“网络图”“资源工作表”“资源使用状况”“资源图表”其它视图,“甘特图”视图,甘特图：以甘特图的形式显示项目的信息。视图左边为工作列表，右边用横道表示工作持续时间。,“跟踪甘特图”视图,跟踪甘特图：用于显示项目的跟踪信息。,鼠标拖动,文字输入完成百分比,“任务分配状况”视图,给每项任务列出了分配给该项任务的资源以及资源在各个时间内完成的工时。,第27页

11、,“日历”视图,以任务条形图表示任务的日程安排。,“网络图”视图,以网络图的方式来显示任务及其相关性。,“资源工作表”视图,以电子表格的形式显示每种资源的相关信息。,“资源使用状况”视图,用于显示项目资源的使用状况。,“资源图表”视图,按时间显示分配、工时或资源成本的有关信息。,管理视图,甘特图由19世纪一个叫Henry Gantt的人发明。以一些条形图表示基本的任务信息，便于查看任务的日程，检查和计算资源的需求情况，简洁明了，是MS Project的默认视图。,任务分解结构,WBS（Work Breakdown Structure）把项目分解成几个大的主要任务再把主要任务分解成为可以操作、易

12、控制、易管理和易测试的小任务。,管理视图,日历视图使用了以月为时间单位的日历格式，用天或周来计算任务时间。,资源管理,资源工作表资源可以是人员、设备、装置、部门、公司、房间等。资源工作表采用电子表格的形式显示有关每种资源的信息。,资源管理,资源使用状况视图使用“资源使用状况”视图可以一次查看所有资源分配信息。,第3章,在Project中创建项目文件 新建和定义项目设置项目日历创建项目任务 建立任务链接,新建项目,操作说明选择【文件】【新建】菜单命令，打开Project的“新建项目”向导。根据向导完成创建项目的操作。,启动项目向导,操作说明选择【视图】【启用项目向导】菜单命令，打开Project

13、的项目向导。根据向导完成定义项目的操作。,设置项目开始时间,操作说明启用项目向导选择【定义项目】菜单命令，并根据向导完成操作。,设置常规工作时间,操作说明启用项目向导选择【定义常规工作时间】菜单命令，并根据向导完成操作。,设置假期,操作说明启用项目向导选择【定义常规工作时间】菜单命令，并选择【更改工作时间命令】。,创建任务,操作说明在即时编辑栏中输入。在甘特表的“任务名称”列直接输入。,创建任务,在“任务信息”中输入任务双击“任务名称”单元格。选择【项目】【任务信息】菜单命令。,任务大纲结构,任务升级和降级点击工具栏快捷按钮。选择【项目】【任务信息】。,WBS编码,定义WBS编码目的：识别主项

14、目内的子项目，划分任务层级。操作：选中任务名称列，选择【插入】【列】。在“列定义”对话框的“域名称”当中选择“WBS”，“标题”栏输入WBS。,安排任务进度,操作说明在甘特表的“工期”列直接输入。在“任务信息”对话框中输入。在甘特图中用鼠标拖动。,任务类型,固定单位资源单位通常用百分数表示。固定工期所谓工期，指的是完成任务所经历的实际时间。固定工时所谓工时，指的是资源执行任务的工作时间。工作量公式：工期工时/资源默认情况下资源的分配单位是固定的。,投入比导向,定义将资源分配给任务或从任务中删除时，Project会延长或缩短任务工期，但不会改变任务的总工时。这种日程排定方式称为投入比导向日程排定

15、。应用范围：添加到任务的资源或从任务中删除的资源更改已分配给任务的工时、工期和单位值备注应用资源后，给任务添加资源或从中删除资源时，任务的工时值将不会改变。,插入周期性任务,操作说明选择【插入】【周期性任务】菜单命令。在“周期性任务信息”对话框中设置任务。,任务的限制类型,任务的限制类型会影响项目的进度安排在“任务信息”对话框中选择“高级”选项卡。在“限制类型”下拉选单中选择要设置的限制类型。,任务的优先级,设置任务的优先级，优化资源配置在“任务信息”对话框中选择“常规”选项卡。在“优先级”微调框中输入任务的优先级。,建立任务链接,设置任务关系的各种方法 快捷按钮“任务信息”对话框在“前置任务

16、”列输入组合视图鼠标拖动,建立任务链接,使用快捷按钮操作：按住Ctrl键，依次选中要建立链接的任务。说明：选择的顺序很重要；只能建立“完成开始”关系。,建立任务链接,在甘特表中设置操作：在甘特表的“前置任务”栏的单元格中直接输入前置任务的标识号。,建立任务链接,在“任务信息”中设置操作：打开“任务信息”对话框，选择“前置任务”选项卡。,建立任务链接,在组合视图中设置选择【窗口】【拆分】菜单命令。,练习创建“变频发电机产品策划”项目,要求在新建的项目中启用项目向导；项目开始时间设为2008年9月1日；常规工作时间为星期一到星期六，每天工作时间为上午8：3011：30，下午13：0017：30；节

17、假日时间：9月14日中秋节，10月1日10月7日国庆节。按附表任务信息建立任务链接。,附表任务信息,第4章,资源配置管理 建立资源库为任务分配资源管理项目资源解决资源冲突,建立资源库,操作说明选择【视图】【资源工作表】菜单命令。在资源工作表中输入项目所有的资源信息。,为任务配置资源,资源分配的各种方法 使用快捷按钮在“甘特表”中直接输入通过“分配资源”菜单命令在“任务信息”中分配资源,资源分配,快捷方式分配资源选中要分配资源的任务。点击工具栏的快捷图标，在弹出的分配资源对话框中选择需要的资源。,资源分配,在甘特表中直接输入可在甘特表的“资源名称”列直接输入或选择（在建立了资源库的情况下）所需资

18、源。,资源分配,“分配资源”命令选择【工具】【分配资源】菜单命令。在“分配资源”对话框中配置资源。,资源分配,“任务信息”对话框打开“任务信息”对话框中的“资源”选项卡。选择/输入任务所需的资源。,练习为项目分配资源,为“变频发电机产品策划”项目分配资源,解决资源冲突,资源冲突分析定位资源冲突解决资源冲突的方法,资源冲突分析,资源冲突的原因同一资源同时被全职分配给了多个任务；增加了任务的工期，导致任务工时量的增加；减少了资源的可用性（例如从100减少到50）；输入资源的日期后限制了可用性（实际工作日期与输入日期不一致；将资源分配给摘要任务的同时，还将其分配给下面的一个或多个子任务。资源过度分配

19、的两种主要表现分配给一个资源的工时总量大于它的最大可用工时量；同一种资源被分配给实践中重叠的几个任务或项目中。,定位资源冲突,资源工作表资源图表资源使用状况资源管理工具栏,定位资源冲突,资源工作表选择【视图】【资源工作表】。资源库中显示为红色的即是过度分配的资源。缺陷：在资源工作表中只能查看有哪些资源出现了过度分配。,定位资源冲突,资源图表选择【视图】【资源图表】。资源图表中出现红色柱状即意味着出现了资源过度分配。缺陷：在资源图表中只能查看有哪个资源在什么时间出现了过度分配。,定位资源冲突,资源使用状况选择【视图】【资源使用状况】。视图中出现红色即意味着出现了资源过度分配。缺陷：在资源使用状况

20、视图中只能查看哪个资源在什么任务上出现了过度分配。,定位资源冲突,资源管理工具栏选择【视图】【工具栏】【资源管理】。打开资源管理工具栏后，点击快捷按钮可以快速定位有资源冲突的任务。缺陷：需要分析才能看出有冲突的资源。,解决资源冲突,增加资源总量增加工作时间安排资源加班调整资源日历推迟开始工作时间若资源冲突是由于资源同时在两个或者数个任务上工作产生的，可以通过设定资源推迟参加某项任务的时间来解决资源冲突。只使用资源的部分工作时间这种方案会延长任务的工期,练习解决资源冲突,要求以“变频发电机调研”项目为例假设里程碑之外的任务类型均为“固定工期”假设“孙志”除了参与“技术可行性分析”任务之外，还需参

21、与“制造可行性分析”任务查看有哪些资源出现了冲突尝试通过不同方式解决资源冲突任务信息参见附表,附表任务信息,第5章,文件格式的设置和管理 使用甘特图使用日历视图设置文件格式,使用甘特图,定位任务选中要查看的任务。点击常用工具栏中的【到选定任务】按钮。,使用甘特图,设置时间刻度选择【格式】【时间刻度】，弹出“时间刻度”对话框。,使用日历视图,指定周天数和显示月份窗格打开“日历”视图。右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。选择“周历标题”选项卡，选择每周显示天数和显示月份窗格。,使用日历视图,设置条形图样式打开“日历”视图。右键单击空白处，打开“时间刻度”对话框。,使用日历视图,调整显示比例打开

22、“日历”视图。右键单击空白处，打开“显示比例”对话框。选择每页显示的周数。,使用日历视图,显示当日任务列表打开“日历”视图。选定一个单元格，右键单击，打开“定位”对话框，即可查看当天安排的任务。,设置文件格式,使用甘特图向导选择【格式】【甘特图向导】菜单命令。根据甘特图向导完成格式设置。,设置文件格式,格式化字体和文本样式选中需要设置的文本。选择【格式】【字体】菜单命令，设置字体样式。选择【格式】【文本样式】菜单命令，设置文本样式。,设置文件格式,设置条形图样式选择【格式】【条形图样式】菜单命令。在条形图样式对话框中设置需要的格式。,第6章,项目优化 关键任务和关键路径非关键任务与时差优化项目

23、资源和工期,关键任务和关键路径,关键任务所有项目都是由一系列任务组成的，在这些任务中存在着各种各样的链接和任务约束。其中有些任务在执行时如果延误就会影响整个项目的工期。这样一类直接影响项目工期变化的任务就是关键任务。关键路径由关键任务组成的一系列日程称之为关键路径。,查看关键任务和关键路径,使用跟踪甘特图选择【视图】【跟踪甘特图】菜单命令，查看项目的关键路径。,查看关键任务和关键路径,设置条形图样式选择【格式】【条形图样式】菜单命令，直接设置关键任务的条形图格式。,查看关键任务和关键路径,使用甘特图向导选择【格式】【甘特图向导】菜单命令，在甘特图向导中设置显示关键任务。,查看关键任务和关键路径

24、,使用网络图选择【视图】【网络图】菜单命令，切换到网络图视图。选择【格式】【方框样式】菜单命令，设置显示关键任务。,查看关键任务和关键路径,列定义在甘特表中增加列，定义为关键任务。,查看关键任务和关键路径,设置文本样式选择【格式】【文本样式】，设置关键任务文本样式。,查看关键任务和关键路径,筛选关键任务选择【项目】【筛选】【关键】菜单命令，显示所有关键任务。,非关键任务和时差,非关键任务相对于关键任务而言，非关键任务是指在保证不影响项目进度或完成时间的前提下具有一定可调整的浮动时间的任务。时差所谓时差，指的是在不影响其他任务或项目完成日期的情况下，任务可以落后的时间量。,自由时差和总时差,自由

25、时差指的是一个任务在不影响后继任务完成的前提下可以延迟的时间。总时差指的是一个任务在不影响项目完成的前提下可以延迟的时间。,小贴士：关键任务的自由时差为0，总时差为0。总时差为负，则该任务及其后续任务都是关键任务。,缩减任务工期,缩减任务工期的各种方法 分解关键任务增加任务资源缩减关键任务的工期重叠或负延迟链接任务增加日历上的工作时间通过减少工时来缩减任务工期通过加班缩短关键任务,缩减任务工期,注意事项 对于资源驱动型（固定单位）的任务才可以通过增加任务资源来缩短工期（但相应地也会增加成本，而且受资源总量的限制）。增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上。关键任务的缩短可能使其变成非关键任务，

26、此时继续增加过多的资源也无益于工期的缩短。,第7章,项目跟踪 项目跟踪原则设置比较基准更新项目重排未完成任务,项目跟踪原则,估计值与实际值一名优秀的项目管理者总是忠实地记录项目估计与项目实际信息，查看哪些地方与估计有偏差，积累足够经验后，指定的计划也会更加切实可行。适当调整项目计划 对任务进行有规律的跟踪可以有助于发现项目估计的偏差。任务延迟情况发现得越早就越主动，越有时间去弥补。,比较基准,定义及设置方法比较基准计划是指用于在项目进行过程中跟踪进度的初始项目计划，它是优化后的、由主管部门批准的计划，并作为项目实施考核的依据。选择【工具】【跟踪】【保存比较基准】菜单命令。,查看比较基准,使用项

27、目统计选择【工具】【项目信息】菜单命令。单击【统计信息】按钮，弹出项目统计对话框。,查看比较基准,使用比较基准表选择【视图】【表】【其他表】菜单命令。在弹出的其他表对话框中选择“任务”选项，从列表中选择“比较基准”选项。,跟踪项目进度,目的和意义跟踪项目进度重要的是及时更新项目信息，这样及时反映项目的计较基准计划与实际运行状况的差异，以便于及时调整项目，达到项目跟踪的目的。,更新完整项目,操作说明选择【工具】【跟踪】【更新项目】菜单命令。,更新选定任务,单个任务的不同更新方法 以完成百分比更新以实际工期与剩余工期更新以实际时间更新利用鼠标更新利用跟踪工具栏更新使用跟踪表格更新在网络图中更新,更

28、新选定任务,通过更新命令选择【工具】【跟踪】【更新任务】菜单命令。,更新选定任务,在“任务信息”中更新打开任务信息对话框。更新任务完成的百分比。,更新选定任务,利用跟踪工具栏选择【视图】【工具栏】【跟踪】菜单命令。选择工具栏上的快捷按钮更新选定任务。,更新选定任务,使用“跟踪”表格选择【视图】【表】【跟踪】菜单命令。,重新安排未完成任务,未完成任务在更新任务的时刻应该开始而没有开始的任务在更新任务的时刻完成百分比未达到计划要求的任务,重排未完成任务的时间,操作说明选择【工具】【跟踪】【更新项目】菜单命令。,第8章,项目报表 报表类型任务报表资源报表交叉分析报表常用报表总览报表当前操作报表成本报

29、表工作分配报表工作量报表,总览报表,操作说明选择【报表】【报表】菜单命令。,当前操作报表,操作说明选择【报表】【报表】菜单命令。,工作分配报表,操作说明选择【报表】【报表】菜单命令。,工作量报表,操作说明选择【报表】【报表】菜单命令。,第9章,多重项目管理 合并项目文件建立项目之间的相关性在项目之间共享资源,多重项目管理,多重项目管理的意义 不论企业规模大小，大部分项目经历往往要在同一时间承担多个项目的管理工作，并且这些项目还经常需要共享资源。因此，为了不至于顾此失彼，集中所有资源进行共享是最佳的解决之道。,插入项目文件,在主项目中插入子项目在主项目中选择最后一个任务下方的单元格。选择【插入】

30、【项目】菜单命令，插入需要的子项目。,快速合并打开的项目文件,临时合并项目打开所有需要合并的子项目。选择【窗口】【新建窗口】菜单命令，快速合并项目。,建立项目之间的相关性,操作说明按住Ctrl键，选择要建立链接的任务（注意先后顺序）。点击常用工具栏上的【链接任务】按钮。,更改任务关系,改变任务之间的链接双击任务之间的链接关系线。在“任务相关性”对话框当中选择相应的任务关系。,创建共享资源库,建立共享资源库打开拥有资源的项目（借出项目），新建要借用资源的项目（借入项目）；在借入项目视图中选择【窗口】【新建窗口】菜单命令，选择要借出资源的项目；选择【工具】【资源共享】【共享资源】菜单命令，选择使用

31、资源菜单命令。,共享资源,使用其他项目的资源以只读方式打开资源库文件。打开借入项目文件，选择【工具】【资源共享】【共享资源】菜单命令，选择“使用资源”选项。,更新资源库,更新资源库打开项目文件时同时打开共享资源库。修改资源信息，选择【工具】【资源共享】【更新资源库】菜单命令。,查看不同的资源分配,查看多个项目的资源分配快速合并多个项目文件。在“资源使用状况”视图当中插入“项目”列，查看不同项目的工作分配。,停止资源共享,停止项目文件与资源库的共享打开项目文件，选择【工具】【资源共享】【共享资源】菜单命令。在“共享资源”对话框中选择“使用本项目专用资源”。,停止资源共享,断开资源库与项目文件的链接打开资源库文件，选择【工具】【资源共享】【共享资源】菜单命令。在“共享资源”对话框中选择要断开链接的项目文件。,第10章,计划编制和应用技巧 任务分解表格和资源清单Mind Manager和头脑风暴让计划赶上变化计划跟踪和更新熟能生巧,项目任务分解表样本,项目资源明细表样本,利用软件分解任务,Mind Manager和头脑风暴,附表任务信息,