外贸函电Unit 1 Business Letter Writing.ppt

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1、外经贸函电,课程简介,本课程是国际贸易专业的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电邮和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高同学们的外贸业务工作能力,本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，商业用语。了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电

2、传传真的写作技巧。,学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。,Unit 1 Business Letters,1.Traditional Business Letters2.Fax3.Email,1.Traditional Business Letter:Structure,1)信头(letterhead)2）编号，日期(reference and date)3）封内名称和地址(inside address)4）经办人(at

3、tention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结尾敬词(complimentary)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cc to XX)12）附言(postscript),1)Letterhead,外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。,2)Reference and Date,参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好

4、标明Your ref:Our ref:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。,3)Inside name and Address,受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；

5、二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材),4)Attention Line,如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of例1 Richard Thomas&Baldwins Ltd.,151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager,5)The Salutation,这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有

6、：Dear sir,Dear Madam,Dear sirs,Dear Mesdames,Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：,6)Subject Line or Caption Line,事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。,7)Body of the Letter,这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简

7、单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。,在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences),一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如We hope to receive your early reply.,8)Complimentary Close,结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：Dear Sir(s),Yours faithfully,or Faithfully yours,Gentlemen:Truly y

8、ours,or Yours trully,Dear Mrxx,Yours sincerely or Sincerely yours,9)The Signature,结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。例见教材外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。,10)Enclosure,如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：Encls:2 InvoicesEnc:1 B/L 1 Photo 1 Ce

9、rtificate,11)The Carbon Copy Notation,如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”or“CC xxx”,12)Postscript,信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。,2.Writing Principles of business Letters,7“C”1)Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是

10、从自身出发，语气上更尊重对方。,3)Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。4)Clarity 清楚 意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构：,5)Conciseness 简洁（一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复（三）短句、单词的运用 6)Concreteness 具体 7)Correctness 正确,3.Form of Traditional Business Letter,1)Full Block Form 完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日

11、期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。,2)Modified Block Form 改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。,3)Modified Block Form with Indented Style混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。,4)Simplified Form简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等。,4 Addressing Envelopes,Return Address,Stamp,Address,Remarks,5.Kinds of traditional business letter,Remarks:1.Private 私人信2.Confidential机密信3.Registered 挂号邮件4.Express快递邮件5.Ordinary Mail平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample样品,