开票软件简明手册(代征机构代开版).doc

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1、公路、内河货物运输业统一发票代征机构代开票系统简明手册公路内河货物运输发票税控系统项目组 编写20069目录1准备工作31.1安装软件31.2增加开票员31.3开票前准备工作31.4税控盘口令认证31.5常用信息管理42. 发票开具42.1正数发票开具52.2 完税证开具72.3发票作废82.3.1已开具发票作废82.3.2空白发票作废82.4负数发票开具82.5完税证作废92.5.1已开具完税证作废92.5.2空白完税证作废92.6发票重开92.7发票补打102.8完税证补打103. 发票查询104. 通用完税证查询115. 发票统计116. 完税证统计127. 清单管理128. 信息交互管

2、理138.1恢复明细数据138.2汇总与变更148.2.1申报发票明细数据148.2.2反写监控管理数据148.2.3反写发票领购信息148.2.4更新税控盘时钟159. 系统管理151准备工作首先从厂家购买税控盘、传输盘，然后带着税控盘、传输盘去主管税务机关注册登记，并购买发票。1.1安装软件一般安装在默认路径下，也可安装在其他路径。系统在桌面建立快捷图标“公路、内河货物运输业统一发票开票软件（代开）”，点击该快捷图标，运行公路、内河货物运输业统一发票开票软件（代开），进入系统登录界面。1.2增加开票员第一次运行本系统时，用户默认为12345，口令为空，用户类型默认管理员，随后点击确定即可进

3、入本系统。进入本系统后，请在菜单栏“系统管理”的下拉菜单“用户管理”下用鼠标点击当前用户行，这样就可以选中当前用户行，就可以直接修改当前用户口令。这里也可以增加新的用户并删除老用户。请在菜单栏“系统管理”的下拉菜单“用户管理”增加开票员，点击“开票员”，再点击“增加”，进入增加用户管理界面，输入用户ID，用户名以及密码，点击“保存”按钮，至此增加开票员成功。注意：管理员具有系统管理权限，但没有发票开具的权限。1.3开票前准备工作开票员第一次使用本系统，首先从管理员那里获得属于自己的用户ID，才能进入系统。进入系统后，在“常用信息管理”“用户信息”，点击【修改】按钮，修改自己的密码，以及其他个人

4、信息。开票员准备好纸质发票，检查本地计算机是否连接好税控盘、打印机，然后就可以进行发票开具，打印发票。1.4税控盘口令认证每次进入系统主界面，会被提示进行税控盘的口令认证。我们在口令认证中输入认证口令（例如原始税控盘口令：88888888），点击【确定】后税控盘将进行口令认证。这里也可以修改税控盘口令。注意：口令长度1-8位。1.5常用信息管理用户第一次使用本系统开票时，会被提示需要在“常用信息管理”模块中输入完税证号码信息。建立常用信息的主要目的是在以后的发票开具中方便用户，比如把经常往来的收、发货人信息录入到系统中后，每次开具发票时，就不用每次输入，只需选择即可。下面介绍一下如何添加完税证

5、号码信息以及其他常用信息。点击菜单栏上的“常用信息管理”，或工具栏上的“常用信息”图标按钮，即可进入“常用信息管理”菜单。常用信息管理模块由用户信息、纳税人信息、运输项目信息、其他项目信息、完税证号码和注册类型等6个子模块组成。各子模块的功能描述如下： 用户信息的功能主要是显示和修改当前用户信息。 纳税人信息的功能主要是存放常用的收发货人信息。 运输项目信息的功能主要是存放常用的运输项目信息。 其他项目信息的功能主要是存放常用的其他项目信息。 完税证号码信息的功能主要是存放完税证号码信息。 注册类型信息多功能主要是存放注册类型信息。 注意：完税证使用标志只能被唯一选中，而不能不选或是多选。（切

6、记一定要填写完税证号码信息，否则不能开具发票）。2. 发票开具 接下来就可以进行发票开具了。注意：打印完税证、发票之前，务必先到“打印设置”模块打印测试页，调整页边距，保证各项内容打印在规定位置，确保税控码打印全（税控码每行36个字符，共5行），保证发票能很好的进行扫描比对认证。发票开具模块主要是完成发票开具、发票作废和发票退票的任务，打印经过校验后的发票。发票开具模块由正数发票、完税证开具、已开具发票作废、空白发票作废、负数发票开具、发票重开、发票补打、完税证作废、完税证补打和打印设置等10个子模块组成。下面介绍一下各子模块的功能描述如下： 正数发票开具主要是完成正数发票、完税证开具，打印内

7、容经过校验后的发票。 已开具作废的功能主要是对已经打印的发票进行作废操作。此时操作的数据从税控盘中取出，操作完成后存入税控盘中，以保证数据的正确性和完整性。 空白发票作废的功能主要是对未打印的发票（纸张）进行作废操作。此时操作的数据从税控盘中取出，操作完成后存入税控盘中，以保证数据的正确性和完整性。 负数发票开具的功能主要是对已经打印的发票进行负数发票开具（退票）操作。发票代码，发票号码等数据从税控盘中取出，操作完成后所有数据存入税控盘，以保证数据的正确性和完整性。 发票补打：因打印机出现故障或其他异常，发票没有打印出来，提供补打功能。 发票重开：完税证完好，对应发票没有或者发票作废或者开具负

8、数发票后，提供发票重开功能。 完税证补打：因打印机出现故障或其他异常，完税证没有打印出来，提供补打功能。 打印设置的功能主要是打印机的设置与测试。 2.1正数发票开具操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“发票开具”，或点击工具栏上“发票开具” 图标按钮，即可进入发票开具界面。2 下面介绍发票数据的填写。该页面中需要输入的内容较多，下面逐项详细说明如下：（1）发票代码、发票号码：从税控盘中取得。不需要操作人员输入。（2）开票日期：从税控盘中取得。不需要操作人员输入。（3）机打代码、机打号码：与发票代码、发票号码必须一致，从税控盘中取得。不需要操作人员输入。（4）机器编号：为税控盘编号，从税控盘

9、中取得。不需要操作人员输入。（5）税控码：税控盘依据输入的发票明细计算取得。不需要操作人员输入。（6）收货人：可以直接输入，当收货人纳税人识别号是从下拉列表框中选择的，收货人自动填入。(7) 收货人纳税人识别号：可以直接输入，也可以从下拉列表框中选择（在常用信息管理中已经输入了收货人信息才可以选择）。其后的选择框选中表示收货人是抵扣方，否则不是。(8) 发货人：可以直接输入，当发货人纳税人识别号是从下拉列表框中选择的，发货人自动填入。(9) 发货人纳税人识别号：可以直接输入，也可以从下拉列表框中选择（在常用信息管理中已经输入了发货人信息才可以选择）。其后的选择框选中表示发货人是抵扣方，否则不是

10、。(10) 承运人：从税控盘中取得。不需要操作人员输入。(11) 承运人纳税人识别号：从税控盘中取得。不需要操作人员输入。（12）主管税务机关及代码：系统提供。不需要操作人员输入。（13）运费小计、其他费用小计、合计：系统计算给出。不需要操作人员输入。（14）备注：需要操作人员根据实际情况输入。（15）开票人：系统提供。（16）受票方：需要从收货人和发货人中选择一个。（17）是否抵扣：选择该发票是否抵扣。依据发票票面上空间的限制，发票输入页面可以输入四行运输项目。下面是运输项目及金额栏中需要选择和输入的内容，详细说明一下：（1）货物名称：可以直接输入，也可以从下拉列表框中选择（注意：在开票前要

11、先在“常用信息管理”菜单下的“运输项目信息”中增加好相关的货物名称信息。）。（2）数量（重量）：需要操作人员根据实际情况输入。可以输入小数，小数点后最多4位。（3）单位运价：需要操作人员根据实际情况输入。可以输入小数，小数点后最多4位。（4）计费里程：需要操作人员根据实际情况输入。可以输入小数，小数点后最多3位。单位为公里。（5）金额：系统自动根据前三项计算得到。单位为元，精确到分（如果前三项其中某项值为0，此项也可以手工输入）。依据发票票面上空间的限制，发票输入页面可以输入四行其他项目。下面是其他项目及金额栏中需要选择和输入的内容，详细说明一下：（1）费用名称：可以直接输入，也可以从下拉列表

12、框中选择（注意：在开票前要先在“常用信息管理”菜单下的“其他项目信息”中增加好相关的费用名称信息。）。（2）金额：需要操作人员根据实际情况输入。单位为元，精确到分。3填完所有项目后点击【完税证】按钮，输入的发票信息在合法性检验通过后将进入通用完税证的开具界面。注意：只有先开具通用完税证后才能打印发票。2.2 完税证开具功能说明：完税证开具的功能主要是完税证内容的登记与打印，并将把所开具的完税证存储到相应的数据库中。下面介绍一下各输入项：该页面中需要输入的内容较多，下面逐项详细说明如下：（1）完税证号码、填发日期、征收机关：系统自动提供，不需要手工输入（注意：在开票前要先在“常用信息管理”菜单下

13、的“完税证号码信息”中增加好相关的完税证号码信息。）。（2）注册类型：从下拉框中选择（注意：在开票前要先在“常用信息管理”菜单下的“注册类型信息”中增加好相关的注册类型信息。）。（3）纳税人代码、纳税人名称：系统自动提供，不需要手工输入。（4）地址：系统自动提供，也可手工输入（注意：在开票前要先在“常用信息管理”菜单下的“纳税人信息”中增加好相关的地址信息。）。（5）品目名称：可以从下拉框中选择，也可以手工输入。（6）计税金额或销售收入：系统自动提供。单位为元，可以精确到分。（7）课税数量：本系统没有用到该项内容，用户不必要输入，使用默认值0即可。（8）已缴或扣除额：本系统不支持预付款业务，故

14、没有用到该项内容。用户不必要输入，使用默认值0即可。（9）实缴金额：系统自动提供，其值必须等于计税金额与税率的乘积。（10）备注：手工输入。完税证各项内容输入完毕，并保证正确无误后，点击【打印】按钮。如果完税证信息入库成功，会给出准备打印提示。点击【确定】按钮后，系统将套打该张完税证。完税证打印后，点击【返回】按钮，就可以返回到发票开具界面，就可以打印发票了。通用完税证开具成功后，返回发票开具界面，值得注意的是：发票票面上必须保证合计与扣缴税额之间是6.6%的关系。点击【打印】按钮，输入的发票信息在合法性检验通过后提交发票明细信息存入税控盘，税控盘接收成功后返回税控码，即可出现准备打印发票提示

15、，点击【确定】按钮后，系统将套打该张发票。该发票打印后，【下一张】按钮，将由灰变黑。点击它，就可以开具其他的发票了。2.3发票作废发票作废主要分两种情况：已开具发票作废和空白发票作废。下面分别来介绍。2.3.1已开具发票作废 操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“发票作废”，或点击工具栏上“发票作废” 图标按钮，即可进入已开具发票作废界面。2 页面中的发票代码为12位的数字，发票号码为8位的数字。输入的发票代码、号码必须在税控盘中，并且是已开具的发票，系统会将其内容显示。3 确认发票信息无误后，点击【作废】按钮即可作废该张发票。如果要作废的发票已经报过税或跨月，就不能作废了。2.3.2空白发

16、票作废操作步骤：1 系统从税控盘中取出当前发票代码、发票号码，操作人员核对无误后，确定是否作废。2 点击【作废】按钮即可作废该张发票。2.4负数发票开具操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“负票开具”，或点击工具栏上“负票开具” 图标按钮，即可进入负数发票开具界面。2 页面中的发票代码为12位的数字，发票号码为8位的数字。用户只能对已开具的正常发票（即正数发票）进行负数发票开具，其他发票（包括已开具的负数发票、废票等）不能做负数发票开具操作。注意：在开负数发票时先检查原发票是否存在税控盘中，对保存在税控盘中的正数发票做负数发票开具操作；如果对税控盘中不存在的发票也可以进行负数发票开具操作，用

17、户可以对任意一张正数发票进行负数发票开具，无论是否其已被滚动出税控盘。 这一部分会出现两种处理方式：第一种情况：如果用户输入的原发票信息还保存在税控盘中，则系统会将其明细数据从税控盘中取出，并显示，让用户确认。用户确认后，点击【打印】按钮。第二种情况：如果用户在页面中输入的原发票信息不在税控盘中，就需要用户手工输入原发票的信息。输入内容和顺序与开具正常发票基本相同，然后输入要退的发票明细数据。用户输入完成后，点击【打印】按钮。3 无论在上面的哪种情况下只要用户确定无误后，点击【打印】按钮，输入的发票信息在合法性检验通过后提交发票明细信息存入税控盘，税控盘接收成功后返回税控码，系统将套打该张发票

18、。该发票打印后，【下一张】按钮，将由灰变黑。点击它，就可以开具其他的负数发票了。2.5完税证作废完税证作废主要分两种情况：已开具完税证作废和空白完税证作废。下面分别来介绍。2.5.1已开具完税证作废功能说明：已开具完税证作废的功能主要是对已经打印的完税证进行作废操作，以上所有的数据从数据库中取出并将操作后的信息保存到数据库中，以保证数据的正确性和安全性。操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“已开具完税证作废”，即可进入已开 具完税证作废界面。2 输入要作废的通用完税证号码。3 如果输入的通用完税证号码已经开具过了。系统会将其内容显示。值得注意的是：如果该通用完税证已经被用来开具了发票，则不能

19、作废。只有先将使用的发票作废才可以作废通用完税证。4 用户确认无误后，点击【作废】按钮即可作废该张完税证。2.5.2空白完税证作废功能说明：主要是对没有打印的完税证进行作废操作，以上所有的数据信息保存到数据库中，以保证数据的正确性和安全性。操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“空白完税证作废”，即可进入空白完税证作废界面。2 点击【作废】按钮，即可作废当前未开具的完税证。如果作废成功了，系统会给出成功提示。3 点击【下一张】按钮或按【AltN】组合键可以作废下一张完税证。2.6发票重开操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“发票重开”，或点击工具栏上“发票重开” 图标按钮，即可进入发票重开界

20、面。2 输入相应完税证的号码，点击【查询】，如果该完税证存在于数据库中，系统自动从数据库提取完税证明细，并显示。此时按钮【开具】由灰变黑。3 点击【开具】按钮，即可进入发票重开界面，输入发票信息，参照正数发票开具的内容填写，注意输入的金额必须与票面上的扣缴税额为6。6的关系！4 点击【打印】即可打印该张发票。2.7发票补打 操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“发票补打”，或点击工具栏上“发票补打” 图标按钮，即可进入发票补打界面。2 输入要补打的发票号码，点击【查询】，如果该发票存在于税控盘中，系统自动从税控盘提取发票明细，并显示。此时按钮【补打】由灰变黑。3点击【补打】按钮，即可补打发票

21、。2.8完税证补打 操作步骤：1 点击菜单栏上“发票开具”“完税证补打”，即可进入完税证补打界面。2 输入要补打的发票号码，点击【查询】，如果该完税证存在于数据库中，系统自动从数据库提取发票明细，并显示。此时按钮【补打】由灰变黑。3 点击【补打】按钮，即可补打完税证。3. 发票查询功能说明：用户根据不同的查询条件对数据库或税控盘中的发票数据进行查询。发票查询模块由发票号码查询、发票开具日期查询、发票开票人查询、发票组合查询、纳税人识别号查询、发票作废日期查询、发票作废人查询、发票段信息查询、用户基本信息查询和监控数据查询、注册登记子用户查询等十一个子模块组成。注意：其中“发票段信息查询”、“用

22、户基本信息查询”、“监控数据查询”和“注册登记子用户查询”是从税控盘中读取信息的。 各子模块的功能描述如下： 发票号码查询的功能主要是根据发票代码和号码查询发票的明细。 发票开具日期查询的功能主要是根据发票开具的日期查询发票的明细。 发票开票人查询的功能主要是根据发票开票人查询发票的明细。 发票组合查询的功能主要是在一定条件下查询已开具发票的详细内容，它集成了以上几种查询的所有功能。这其中的条件包括开具发票的起始日期、发票代码、发票的起始号码、收发货人承运人的纳税人识别号、主管税务机关代码和开票人等等。 纳税人识别号查询的功能主要是根据纳税人识别号与已开具发票中的收货人识别号或发货人识别号或承

23、运人识别号至少其中之一比较是否相同来查询发票内容。 发票作废日期查询的功能主要是根据发票作废的日期查询发票的明细。 发票作废人查询的功能主要是根据发票作废人查询发票的明细。 发票段信息查询的功能主要是查询开票用户的发票段基本信息。 用户基本信息查询的功能主要是查询开票用户的纳税人基本信息。 监控数据查询的功能主要是查询开票截止日期、单张发票开票金额限额和发票累计开票金额限额等。 注册登记子用户查询的功能主要是查询本代开单位下的注册登记子用户信息。4. 通用完税证查询功能说明：用户根据不同的查询条件对数据库中的完税证数据进行查询。完税证查询模块由完税证号码查询、完税证填发日期查询、完税证填票人查

24、询、完税证纳税人查询、完税证作废日期查询和完税证作废人查询等六个子模块组成。各子模块的功能描述如下： 完税证号码查询的功能主要是根据完税证号码查询完税证的明细。 完税证填发日期查询的功能主要是根据完税证填发的日期查询完税证的明细。 完税证填票人查询的功能主要是根据完税证的填票人查询完税证的明细。 完税证纳税人查询的功能主要是根据完税证的纳税人查询完税证的明细。 完税证作废日期查询的功能主要是根据完税证作废的日期查询完税证的明细。 完税证作废人查询的功能主要是根据完税证的作废人查询完税证的明细。 5. 发票统计功能说明：用户根据不同的统计条件对数据库中的发票数据进行统计。发票统计模块由发票日期统

25、计、发票收货人统计、发票发货人统计、发票承运人统计、发票纳税人识别号统计、发票代码统计和发票实点分析统计等七个子模块组成。 各子模块的功能描述如下： 发票日期统计的功能主要是根据发票开具的日期统计单张发票金额和日期统计所有发票的累计金额。 发票收货人统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照收货人分类进行各种金额统计。 发票发货人统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照发货人分类进行各种金额统计。 发票承运人统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照承运人分类进行各种金额统计。 发票纳税人识别号统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照纳税人识别号分类进行各种金额统计。 发票

26、代码统计的功能主要是根据给定的条件对已开具发票按照发票代码分类进行各种金额统计。 发票实点分析统计的功能主要是根据发票开具的日期统计所开具发票的张数与金额。 以上几种统计的条件包括开具发票的起始日期、发票代码、收发货人承运人的纳税人识别号、主管税务机关代码和开票人等等。6. 完税证统计功能说明：用户根据不同的统计条件对数据库的完税证数据进行统计。完税证统计模块由完税证日期统计、完税证纳税人统计和完税证实点分析统计等三个子模块组成。 各子模块的功能描述如下： 完税证日期统计的功能主要是根据完税证填发的日期统计单张完税证金额和所有完税证的累计金额。 完税证纳税人统计的功能主要是根据给定的条件对已开

27、具完税证按照纳税人分类进行各种统计。 完税证实点分析统计的功能主要是根据完税证填发的日期统计所开具完税证的张数与金额。 以上介绍的部分是开票员的所有权限，接下来介绍的是系统管理员的权限。 我们这里先退出系统，以系统管理员进入本系统，用户ID是12345，进入系统。系统管理员可以查询统计发票，完税证信息等。查询统计模块前面已经介绍过了，这里就不再重复说明。7. 清单管理下面介绍系统管理员其他权限，首先介绍清单管理。功能说明：根据条件（全部、有无抵扣方等）把某月内所开具发票的清单生成符合税务标准规范的文件，并且提供预览、打印功能。操作步骤：1 点击菜单栏上“清单管理”，或点击工具栏上“发票清单”

28、图标按钮，即可进入发票清单界面。2 输入清单所属期、清单保存路径。系统会给出默认值。可以通过【浏览】按钮选择保存电子清单的路径。3 点击【查询】按钮或按【AltQ】组合键，可以查询不同所属期内的清单数据。4点击【生成发票清单】按钮或按【AltY】组合键，即可生成选定的所属期内的清单文件，并保存在选定的路径下，生成的文件有两个，一个是清单数据文件，一个是CRC校验文件。5 点击【打印预览】按钮或按【AltV】组合键，可以浏览打印清单，6 点击【打印】按钮或按【AltP】组合键可以打印出显示的清单。8. 信息交互管理功能说明：通过与传输盘之间的信息交互实现税控盘及本系统与税控器具管理系统间进行信息

29、传递。 信息交互管理模块由恢复明细数据和汇总与变更等两个子模块组成。 各子模块的功能描述如下： 恢复明细数据的功能主要是根据一定条件把税控盘中的发票明细恢复到计算机中的数据库。 汇总与变更的功能主要是生成申报汇总数据并将其与发票明细写入传输盘，并将监控数据和领购发票信息从传输盘写入税控盘。8.1恢复明细数据功能说明：把税控盘中的发票明细恢复到计算机中的数据库。操作步骤：1输入恢复条件（开票起始日期、开票终止日期；发票代码、发票起始号码、发票终止号码；开票人；发货人识别号、承运人识别号、收货人识别号；代开税务机关代码，选择子用户类型，有无抵扣，发票类型）。如图10-2。如果某项不输，则忽略该条件

30、，恢复符合其他条件的发票信息；如果全部条件都不输，则恢复所有发票信息。2显示恢复结果。点击【打印】按钮或按【AltP】组合键可以打印发票恢复结果显示区域的发票信息。页面说明：白底：有抵扣方正数发票，粉底：无抵扣方正数发票，紫底：作废发票，绿底：负数发票。 8.2汇总与变更注意：中介代开必须用传输盘报送数据，即必须到此模块进行操作。下面重点介绍汇总与变更。8.2.1申报发票明细数据功能说明：输入申报时间段，系统将申报数据写入传输盘。操作步骤：1 将税控盘和传输盘同时插入PC机的USB接口。2 进入汇总与变更界面。3 输入申报起始日期、申报终止日期。系统会给出默认值。点击【报送数据】按钮，系统给出

31、提示信息，如果写盘成功，会给出成功提示，否则会给出错误提示。8.2.2反写监控管理数据功能说明：用传输盘中的监控信息更新税控盘中的监控信息。操作步骤：1 将税控盘和传输盘同时插入PC机的USB接口。2 进入汇总与变更页面。3 点击【反写监控管理数据】按钮。如果更新税控盘成功，会给出成功提示，否则会给出错误提示。注意：用传输盘报送数据回来之后务必要点击此按钮！否则会影响您以后的正常开票。8.2.3反写发票领购信息功能说明：用传输盘中的购票信息更新税控盘中的购票信息。操作步骤：1 将税控盘和传输盘同时插入PC机的USB接口。2 进入汇总与变更页面。3 点击【反写发票领购信息】按钮。如果更新税控盘成

32、功，会给出成功提示，否则会给出错误提示。8.2.4更新税控盘时钟功能说明：将时间从传输盘中取出更新到税控盘中。操作步骤：1 将税控盘和传输盘同时插入PC机的USB接口。2 进入汇总与变更页面。3 点击【更新税控盘时钟】按钮。如果更新税控盘成功，会给出成功提示，否则会给出错误提示。9. 系统管理功能说明：查询用户对数据的操作的日志，以及对已有数据进行备份、恢复等。系统管理模块由用户管理、日志管理、数据备份与恢复、交换发票数据、日期和时间等五个子模块组成。各子模块的功能描述如下： 用户管理的功能主要是对用户的增加、修改、删除等操作。系统用户凭自己的系统账户，包括用户名、口令登录到本系统。同时设置一些必要的参数（发票剩余张数提示，报税剩余天数提示等）。 日志管理的功能主要是根据一定的条件查询用户对数据库操作的使用情况。 数据备份与恢复的功能主要是对数据库中的数据进行备份与恢复。 交换发票数据的功能主要是在开票纳税户想将多台机器上某一时期的发票数据合并到某一台机器上时，提供发票数据导入、导出合并的功能。 日期和时间的功能主要是根据税控盘当前的日期和时间来修正本地计算机的日期和时间。