CASCO操作手册PS项目维护v2.0.doc
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1、卡斯柯信号有限公司信息化项目系统操作手册项目管理模块 项目的创建与维护版本号:V2.0作 者:徐贲保存日期:2010-6-9参考资料:状 态:V2.0.0批 准 人:发布日期:目 录1业务描述32项目的创建32.1 SAP的登录32.2 SAP中创建项目72.1.1 使用项目构造器72.1.2 项目结构描述102.1.3 创建项目122.1.4 创建WBS152.1.5 创建网络172.1.6创建活动172.1.7创建里程碑182.1.8创建物料组件202.1.9维护项目结构222.1.10维护项目负责人232.物料的采购252.3.1物料采购的过程描述252.3.2创建采购的网络与活动252
2、.3.3物料需求的提交与审批252.3.4查询采购申请252.3.5发货通知的提交252.3.6发货通知的修改282.3.7查询发货情况302.4 服务的采购322.4.1 创建服务采购申请322.4.2 查询服务采购申请363 项目的状态修改393.1 项目下达393.2 项目的技术性关闭413.3 项目的最终关闭453.4 项目及元素的状态转换483.4.1项目的状态转换483.4.2 项目元素的状态转换483.5 项目的锁定与解冻481 业务描述对于项目的创建,在SAP中主要包括如下操作:登录SAP系统、创建项目、创建网络与活动、创建服务的采购、维护项目负责人。对于项目的维护,在SAP中
3、主要有如下操作:项目结构基本元素的修改,项目状态的下达、技术关闭、最终关闭及项目的反向关闭。2 项目的创建2.1 SAP的登录 运行SAP Logon程序,出现SAP Logon窗口如下图:对于已经创建并维护好登录项目的,可以选中该项目后点击图中红色框所示的“登录”按钮,直接进入系统。对于没有创建过登录项目的,需要创建并配置一个新的登录项,步骤如下:点击如上图SAP Logon窗口中蓝色方框内的“新建项目”按钮,创建一个新的登录项。选择“用户指定系统”后,点击“下一步”请在描述栏、应用程序服务器、系统编号、系统标识分别填入如下信息:l 描述:casco-PRDl 应用程序服务器:192.100
4、.99.11l 系统编号:02l 系统标识: EP1然后点击“下一步“视你的网络选择方式,请选择“高速连接(LAN)“或”低速连接(网络流量减少)“,对于网络安全设置不需要选择,然后点击“下一步”。对于语言设置和上载/下载编码,均使用如图所示的缺省值,然后点击“完成按钮“,整个新建登录项的操作完成,在SAP Logon窗口中,会出现你新建的登录项。在点击“登录”按钮之后,进入SAP登录窗口,如下图:输入用户名、密码后回车,经系统验证正确后进入如下的SAP主界面。SAP主界面中常用的主要有三部分,红色方框内的“事务代码”窗口,蓝色方框内的SAP菜单,黑色方框内的“收藏夹”;SAP中可以通过输入事
5、务代码(TCODE)来快速定位某一个功能项,与在SAP菜单中按照功能模块逐级查找某一功能项达到的效果是一致的,对熟练使用的功能用输入TCODE的方式定位更加快捷。“收藏夹”用于保存一些常用的功能项,以事务代码的方式显示如下图。在“收藏夹”上通过鼠标右键的弹出菜单,可以使用“插入事务”功能,在收藏夹中添加你常用的功能项,也可以使用“插入文件夹”功能对常用的功能项进行分类存放。2.2 SAP中创建项目2.1.1 使用项目构造器菜单路径后勤-项目系统-项目-项目构造器 TCODEcj20n在SAP主界面的“事务代码“窗口中输入”cj20n“或在SAP菜单中按”后勤-项目系统-项目-项目构造器“的路径
6、找到该功能项,进入项目构造器如下图。 对于项目结构(计划)的所有操作,例如创建项目,创建WBS、网络及活动,维护项目负责人、项目计划排程,物料的采购需求提交,服务的采购需求提交,人力资源计划的制定等。对于新建一个项目,可以选择上图中蓝色框内的弹出菜单项,在后续章节中会详细介绍如何创建项目。对于近期已经打开过和操作过的项目,会出现在上图黑色框的“最后处理项目”内,直接双击其中的某一项即可打开该项目。对于不是近期操作过的项目,打开项目的操作方法如下:点击上图中红色框内的图标,出现如下图的输入窗口。SAP中可以使用这种方式直接打开某个项目、某个WBS或某个网络,只要在“项目定义”、“WBS元素”或“
7、网络”中直接输入相应的编码即可(注意三个输入项目只能填其中的一项,否则系统会提示出错),然后点击按钮,即可打开项目。对于不知道项目编码、WBS号、网络号的情况,可以点击上图中红色框内的按钮,SAP提供如下图的查找功能。由于项目定义、项目描述都是作为单独的字段存储,我们可以在上图的“描述”或“项目定义”中输入与要打开项目相关的内容进行查找。也可以不输入任何内容,直接点击按钮,出现如下图的项目选择窗口。窗口中罗列了系统中存在的所有项目,找到需要的项目然后双击该行即可打开。2.1.2 项目结构描述在SAP中,构成项目结构的几个要素包括:l WBS(工作分解结构):显示了项目执行的架构上的模式,模式中
8、每个步骤有WBS要素表示,WBS要素还可以根据需求细分到相应的详细层次。工作分解结构可以按照项目阶段划分,也可以按照功能或控制成本的要求如资产等划分,或两者相结合。所有的预算、计划和成本都可以通过WBS元素进行汇报分析可以制定相应的结算规则l 网络:网络代表了项目流程的逻辑关系排列,由一系列的活动的组成。l 活动:分为外部活动、内部活动、成本、服务四种.其中我们主要使用l 里程碑:重大事件。下图是一个WBS、网络、活动、里程碑几个元素的关系图。在SAP中对于一个项目,WBS不仅用作工作内容与流程的分解,还用做项目成本的收集,项目的预算控制也是基于WBS来进行的。所以针对我们的项目,WBS的前两
9、个层级主要用作成本的归集与预算的控制,基本结构如下:描述标识WBS层级项目名称 XXXXXXXXXX第一层 人工费用XXXXXXXXXXLC第二层 物料费用XXXXXXXXXXMM 服务/直接费用XXXXXXXXXXSC 研发费用XXXXXXXXXXRD 售后费用XXXXXXXXXXCS 市场费用XXXXXXXXXXSD下图是在项目构造器中显示的一个典型项目的结构。红色方框的区域显示了项目的若干WBS、网络、活动的内容及他们之间的层次关系,是项目计划的主要内容。蓝色方框的区域是系统提供的可以对项目进行操作的工具,可以使用这些工具在项目中添加WBS、网络、活动等。黑色框区域的显示内容对应到项目的
10、某个具体元素,显示它的具体信息,其内容跟着红色框内选择的行项不同而不同。2.1.3 创建项目2.1.3.1在SAP中创建项目在SAP中创建一个新项目方法如下。在项目构造器中点击按钮,在其弹出菜单中选中“项目“,如下图红色框内。执行完成后,出现如下图所示的项目信息输入窗口。该窗口中“控制数据”页面中红色框内都是必须输入的信息,包括“项目定义”中的项目编码和项目描述,“项目参数文件“选择项目的类别。上述信息输入完之后回车,出现如下图的”基本数据“页面。在“基本数据“页面中,必须输入的信息是红色框内的”利润中心“栏,可以输入”SH“或”BJ“,也可以点击栏目右侧的按钮进行选择。输入完成后回车,在左侧
11、的项目结构窗口中会出现新创建的项目,如下图。红色框内即是新创建的项目,这时点击窗口上方的按钮,可以保存项目,创建操作结束。这时新建的项目只有一个项目定义,没有任何其它元素,而且项目的系统状态为“CRTD“创建状态,还不能发生任何的费用。后续需要为该项目创建相应的WBS、网络、活动、里程碑等项目元素,对项目进行下达操作,才能开始项目的执行,这些操作在后面的章节里具体描述。2.1.3.1通过Project创建项目2.1.4 创建WBS工作分解结构(WBS)是SAP中项目控制结构最基本的元素,在创建好一个项目之后,需要为项目创建WBS,操作方法如下。在项目构造器中打开项目,选中需要创建WBS的位置,
12、如下图。因为WBS之间具有层级关系,新创建的WBS需要放在某一个WBS层级下,如图中蓝色框所示。在下方的“模板”窗口中选择“WBS元素”(红色框所示),将该图标拖放到项目结构中某个WBS下,就在该WBS下创建了一个从属于它的新的WBS,在屏幕右侧出现新WBS的信息窗口,如下图。系统会自动为新创建的WBS自动分配一个WBS号,如上图红色框所示,一般可以不做修改。蓝色框内是一个WBS的文字描述,一般需要输入。完成之后回车,在项目结构中会显示新建的WBS,如下图。红色框内就是新建的WBS,在点击按钮保存项目后,创建WBS的操作完成。2.1.5 创建网络SAP中每个具体的活动都是要归属于某个网络,可以
13、为每个WBS创建多个网络用于区分众多活动的类别,也可以多个WBS共用同一个网络。在SAP中创建一个网络的方法如下。在项目构造器中, 打开一个项目,选择到需要添加网络的某个WBS,如下图。在左下方的模板窗口中,选择图中红色方框的网络图标,将图标拖放到需要添加网络的WBS下,这时需要在右侧的黑色框所示的项目内填写关于网络的文字描述后回车,系统就会在该WBS下生成一个如上图蓝色框内所示的网络,但这时系统只是给该网络分配了一个临时的网络号,只有在点击窗口上方工具栏上的按钮,在对项目保存之前,系统才会分配一个正式的网络号并存盘退出项目。如果再次打开项目,就可以看到如上图绿色框内的正式网络号,该网络号将作
14、为后续物料采购、服务采购等标识某个活动的依据之一。2.1.6创建活动在成功创建网络后,就可以在该网络下挂接相应的活动。如下图所示:在左下方的模板窗口中,选择图中红色方框的某个活动图标,将图标拖放到需要添加活动的WBS下,系统就会在该网络下生成一个如上图蓝色框内所示的活动,这时候系统只是给该活动分配了一个临时的活动号,只有在在点击窗口上方工具栏上的按钮,在对项目保存之前,系统才会分配一个正式的活动号并存盘退出项目。如果再次打开项目,就可以看到如上图绿色框内的正式活动号。对于一个未创建任何网络的WBS,当在该WBS下直接创建活动时,SAP系统会在该WBS下自动创建一个网络,并把新活动挂接在该网络下
15、。 由于我们的进度计划都是在Project 2007中编制和跟踪,project与SAP之间仅同步计划的前四个层级,所以SAP中的WBS主要是用作成本的归集和费用的结算,网络与活动主要是用作物料的采购和服务的采购。2.1.7创建里程碑SAP支持在项目结构里创建里程碑,它不同于一般的活动,有活动的执行、完成时间,可以参与项目计划的排程,但没有人力资源的分配。作为标记项目计划重大节点的一个特殊活动,SAP中的里程碑还可以与项目的开票计划相关联。创建里程碑方法如下图。SAP中一个里程碑活动可以从属于某个WBS或活动,但不能从属于某个网络,在创建之前,需要先确定在项目结构的什么地方创建里程碑,如上图,
16、准备在蓝色框的活动下创建里程碑。在下方“模板”窗口中选中“重大事件”(红色框内),将该图标拖放到上方项目结构中选中的地方,在窗口右侧会出现新里程碑信息的输入窗口,一般情况下需要输入重大事件的一个文字说明(黑色框内),在用途栏中选中“重大事件功能”、“进度分析”。如果需要把该里程碑与项目开票相相关联的,需要在青色框中选中“销售凭证日期”选项,并且“出具发票计划”中填写发票百分数,当该里程碑活动被确认时,系统会自动向销售模块触发一个开票解锁。填写完成信息后回车,会在左侧的项目结构窗口中显示新建的里程碑,如下图。上述信息的填写不是必须的,事实上在出现新信息窗口时直接回车,也会在项目结构中出现新建的里
17、程碑,之后再输入相应的信息也可以。2.1.8创建物料组件物料组件也是SAP中项目结构要素之一,用于项目计划中物料采购需求的提交。在项目中创建物料组建的方法见上图,一个物料组件对应一个物料,并且只能挂接在某一个活动之下,所以需要先确定在哪个活动下创建物料组件,在下方“模板”窗口中选择“物料组件”(红色框内所示),将该图标拖放到项目结构中相应的某个活动下,在窗口右侧会出现如下图的物料组件信息输入界面。红色框内的物料栏是必填项,填写一个物料号码之后回车,在该活动下会出现新创建的物料组件,如下图。红色框内就是新创建的物料组件,只填入了物料号信息,还不能作为采购的依据,需要把其余信息填写完整后,点击按钮
18、,在项目保存之后,物料组件创建操作完成。2.1.9维护项目结构项目结构的维护包括增加、删除WBS、网络、活动、里程碑等操作。对于几个项目元素的删除,操作方法基本一致,下面举一个例子进行描述。在项目构造器中打开一个项目,如下图。选中需要删除的某个元素,点击鼠标右键,在弹出菜单中选择“删除“(图中红色框内)或点击图中蓝色框内的按钮,执行即可。如果系统判断该元素可以删除,则不会有任何提示,直接在项目结构中删除该元素。如果由于某些原因不能删除,则会弹出提示窗口显示信息,可以根据提示查找原因决定后续的处理方法。需要注意的是,任何删除操作都要在进行项目保存操作之后才会最后生效。2.1.10维护项目负责人在
19、项目中维护项目负责人操作方法如下。在项目构造器中打开一个项目,如下图。在左侧的项目结构中选中第一行(项目定义),在图中蓝色框内的负责人项上输入某一员工的编号即可。如果不知道项目经理的员工编号,可以点击蓝色框内的按钮,弹出如下图选择窗口。窗口罗列了所有项目经理的姓名及员工号,对于不在该列表内的员工,如果需要将他指定为该项目的项目经理,需要提前在系统中维护好该员工信息,才能进行选择。对于一屏显示不了的信息,可以使用右侧的滚动条翻动显示。也可以使用窗口上方红色框内的按钮,输入姓名或员工号进行查找。输入后信息显示如下。红色框内显示就是项目负责人信息,点击按钮,保存项目后操作完成。对于一个维护了项目负责
20、人的项目,后续项目结构的信息维护只能由他进行操作。2.物料的采购2.3.1物料采购的过程描述项目物料的提交步骤如下:l 在SAP中“物料费用”(XX.XXXXXXXX.MM)WBS下创建网络及活动,记录下网络号和活动号。l 在OA中选择“项目管理-项目采购需求计划-物料采购申请”,输入项目号、网络号、活动号,最后输入物料的信息。l 在OA进行物料的审批过程,最后一部审批完成后系统自动将物料信息导入SAP。l 可以在SAP的项目构造器中相应的网络及活动下察看物料组件。2.3.2创建采购的网络与活动在SAP中创建采购的网络和活动,方法如下。在项目构造器中打开项目,在标记为“XX.XXXXXXXX.
21、MM”的WBS下创建一个网络,并且在该网络下创建一个活动,如下图蓝色框所示。记录下新创建的网络号和活动号,见上图中黑色框内。这两个号码将作为OA系统中提交物料清单时定位的依据。系统允许为标记为“XX.XXXXXXXX.MM”的WBS创建多个网络和活动,也不限制网络和活动的从属关系。对于需要分多个阶段,多个批次或多个子系统对采购的物料进行分类的情况,可以使用创建多个网络,一个网络下创建多个活动的方式对物料进行区分。2.3.3物料需求的提交与审批在SAP中创建好相应的网络和活动之后,需要在OA中提交具体的物料申请,方法如下。登录“卡斯柯-内部协作管理平台”,选择“项目管理-项目采购需求计划-物料采
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