办公软件操作小技巧.doc

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1、办公软件操作小技巧一、Word篇11、文档中各式分隔线的操作12、Word 2007 图像处理功能新亮点53、意外死机不用怕 手动找回Word未保存文档54、轻松为Word文档添加美妙的背景音乐65、用“宏”给Word2007文档自动加上统一密码76、在Word2007打印预览中设置多页打印预览87、Word2007文本中的页码设置方法和技巧8二、Excel篇161、为Excel2007数据文件设置只读和修改密码162、我隐藏的Excel工作表 你别想取消183、轻松调整Excel（奇数行高）204、四种方法实现文档双面打印235、用 Excel 制作漂亮的工资条的方法25三、PowerPoi

2、nt篇271、在一张纸上打印多幅Powerpoint幻灯片272、Powerpoint2007压缩图片为演示文稿瘦身30操作步骤：一、Word篇1、文档中各式分隔线的操作A、绘制多样的分隔线：只要直接用键盘输入3个“-”号后再敲回车键，就会得到一条细横线;输入3个“_”号，则会得到粗横线;此外，输入3个“=”、“*”、“”及“#”，也会得到不同样式的横线。B、取消多样的分隔线：如果不想Word 2007自动将这些符号变成横线，则可以单击横线旁边的闪电图标打开设置菜单，点选“撤消边框线”一项，即可将横线还原成符号。或者，你也可以点选“停止自动创建边框线”项目来停用这项功能。2、Word 2007

3、 图像处理功能新亮点（一）图片插入就能旋转：在Word 2003中插入的图像是不能直接旋转的，需要利用“图像放倒法”（旋转90度）、改变图片环绕方式法（改为非嵌入式）或分解图片法（添加分解图片按钮）等曲线方式才能实现。而在Word 2007中插入的图片就带“自由旋转控制点”，也就是插入后就能直接旋转。（如图1）图1（二）图像操作更加方便：在Word 2007中插入图片后，会自动切换到新出现的“图片工具”下的“格式”选项卡上，同时显示出调整、图片样式、排列、大小等几个控件组，在这里亮度、对比度、图片样式、形状、效果和文字环绕方式等设置一目了然，可以直接实现即选即现的效果，操作非常方便，如图2和图

4、3。图2图3A、轻松更改图片：如果我们插入一张图片后发现图片插错了，可以直接单击“调整”控件组中的“更改图片”，再直接选择正确的图片文件插入，就能把先前插错的图片替换掉了。B、轻松重新着色：单击“调整”控件组中的“重新着色”，可以对插入的图片进行重新着色，如图4。图4 C、可选对齐方式更多：单击“排列”控件组中的“位置”，可以进行上中下、左中右几种对齐方式的选择，如图5。图53、意外死机不用怕 手动找回Word未保存文档意外死机可能都遇到过，此时如果正在用Word 2007编辑文档，又没有及时保存，那损失是无法用语言来形容的。虽说Word 2007可以自动恢复因意外关闭时保存的文档，但谁能保证

5、做到万无一失?况且，如果在Word 2007中设定的自动恢复信息时间是默认的时间(默认的自动恢复是10分钟)，那这10分钟内的工作成果，可能就付诸东流了。此时，就需要我们来手动恢复这些数据了。只要打开“C:Documents and SettingsAdministrator.用户名（hjh）Application DataMicrosoftWord”这个文件夹(因用户名称不同，显示可能稍有差异)，在文件夹中就能找到死机时自动保存的文件。由于“MicrosoftWord”文件夹是隐藏的，所以打开过程有些繁琐，我们可以这样操作，在Word窗口中点击“Officel图标选项”，在打开的“选项”窗口

6、中选择“保存”，之后在右侧窗口中，将“自动恢复文件位置”框中的文件路径复制，然后，在桌面上打开“我的电脑”，将刚才复制的文件路径粘贴到地址栏中，按下回车即可。在打开的文件夹中，右击鼠标，选择“排列图标修改时间”，即可将文件夹的所有文件按时间进行排列，这样，即使Word没有自动恢复，我们也可以按死机时间找回相对应的文件了，先将文件打开，再将其另存为即可。小提示平时在编辑文档时，最好是将“保存自动恢复信息时间间隔”设置为1分钟。方法是在Word窗口中点击“Officel图标选项”，在打开的“选项”窗口中选择“保存”之后，在右侧窗口中将“保存自动恢复信息时间间隔”修改为1分钟，点击“确定”即可。这样

7、，即使发生意外问题，也可以将损失降低到最小程度了。4、轻松为Word文档添加美妙的背景音乐如果想一边编辑文档，一边听听音乐，那么必须启动第三方的播放软件才行。其实我们可以将MP3嵌入到Word之中，只要启动该文档，那么即可自动播放你嵌入其中的MP3歌曲。打开要添加背景音乐的文档，单击“视图”菜单，选择“页眉和页脚”命令，切换到页脚编辑状态，然后再打开“插入”菜单下的“对象”命令，在对象类型中选择“Windows Media Player”插入一个对象。右击插入的对象，选择“属性”命令，即可出线属性对话框。单击打开的属性窗口上方的“自定义”按钮，然后单击“自定义”后的“浏览”按钮。在打开的窗口中

8、设置“源”的“文件名或URL”，即单击“浏览”按钮将要自动播放的文件添加进来，同时将“选择模式”设为“Invisible”，将“播放选项”设为“自动启动”，“播放计数”根据需要设置，全部设好之后单击“确定”按钮保存设置返回主界面并保存Word文档。现在只要打开该文档，即可自动播放插入其中的背景音乐了。5、用“宏”给Word2007文档自动加上统一密码为安全起见，给每一个Word 2007文档都加上了密码，而且为了便于记忆，所有的文档都使用同一个密码。现在有一种自动给所有Word2007文档加上统一密码的好方法， 1、在“视图”菜单中选择“宏”选项卡，单击“录制宏”命令，键入宏的名称，在“将宏保

9、存在”框中，单击“所有文档(Normal.dotm)”，在“说明”框中，键入对宏的说明，比如“给新建文档自动加上统一密码”。然后单击“确定”按钮开始录制宏。2、单击“Office按钮”，将光标向下移动到“准备”项上，则右边自动显示“准备”菜单，点击其中的“加密文档”，弹出“加密文档”对话框，在“密码”输入框中输入你需要设置的密码，如123456，单击确定，再次输入密码，再次确定。3、在“视图”-“宏”-“停止录制宏”，单击查看宏，即可看到刚才录制的宏。之后，由于宏在每次关闭文档时会自动运行，所以使用Word 2007新建或打开任何一个文档并关闭或退出时，Word 2007将询问是否保存对文档的

10、修改，如果单击“是”按钮，则文档将被加上密码“123456”，单击“否”按钮则不加密码。6、在Word2007打印预览中设置多页打印预览Word2007之前的版本中，我们进行打印预览时可以用多页按钮显示多个页面的打印预览效果，但Word2007版本的界面有所变化，如果需要进行多页打印预览，可以按照以下的方法设置。点击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印-打印预览”菜单命令，调出打印预览对话框。在“打印预览”界面中组中可以点击“下一页”和“上一页”按钮在不同的页面之间切换，在“显示比例”组中可以点击“单页”和“双页”按钮在预览时显示一页或者两页。如果想要在预览时显示更多的页数，可以单击“显

11、示比例”按钮，调出显示比例对话框。在对话框中点击选择“多页”按钮，Word2007就会自动将文档中所有的页面以缩略图的形式显示出来。7、Word2007文本中的页码设置方法和技巧从“插入”选项卡中选择“页码”。下拉菜单中的“页面顶端”对应的其实就是将页码插入到页眉，“页面底端”其实就是将页码插入到页脚。比如我们这里选择“页面底端”“X/Y加粗显示的数字”，就可以在页脚中插入“当前页码/共计页数”这种形式的页码。插入后页码如下图。当然这里还有很多种现成的样式供大家选择。“页边距”功能可以插入一些有设计感的侧边页码样式。我们选择一个“箭头（左侧）”试试。确定后页面左侧显示出红色箭头，中间是白色的当

12、前页码。“当前位置”允许我们在页面的任何位置插入指定形式的页码。下图是各式各样的页码样式。注意：用“当前位置”这种方式插入的页码和我们刚才在页脚中插入的页码是不同的。我们可以用文本对齐等操作控制用“当前位置”这种方式插入的页码位置。看看“设置页码格式”。这个格式设置非常重要。在这里设置页码中包含章节号、章节号的样式，以及页码编号的起始页码等。我们现在把起始页码设置为0。则首页页码从0开始，而不是从1开始，这对于一些第一页是封面或者序言内容的文档很方便。如果需要进一步对插入页脚的页码做一些修改设置，可以点击“插入”选项卡中的“页脚”“编辑页脚”。现在进入页眉页脚设置的“设计”界面。将光标放在页脚

13、的页码上单击，然后点击“插入对齐方式选项卡”。在弹出的对话框中我们可以对页脚的页码做一些设置。比如现在我们设置为“右对齐”。现在我们勾选“首页不同”，首页的数字页码消失，第二页的页码自动从1开始计数。我们勾选“奇偶页不同”，则可分别设置奇数页和偶数页的页码。比如现在我们将奇数页的页码设置在页面右端，而把偶数页的页码设置在页面左端。如果要退出页眉页脚设置的“设计”状态，只需点击选项卡右侧的红色叉叉按钮关闭页面和页脚的设置界面，或者鼠标左健双击文本区域也可以退出到Word2007的页面文本编辑状态。二、Excel篇1、为Excel2007数据文件设置只读和修改密码我们的生活和工作中常常会有一些Ex

14、cel文档中的数据需要保密，这时我们可以为Excel表格数据文档设置只读密码或者修改密码。在Excel2007中点击左上角的按钮，在弹出菜单中选择“另存为”。或者按快捷键F12也是一样的效果。在“另存为”界面左下角有一个“工具”按钮，点击“工具”按钮右边的小三角，在弹出菜单中选择“常规选项”。可以在“常规选项”中设置密码了。设置“打开权限密码”后，他人可以用这个密码阅读这个Excel文件。设置“修改权限密码”后，他人可以用这个密码打开和修改这个Excel文件。勾选“建议只读”后，他人在试图打开Excel文件的时候，会弹出建议只读的提示窗口。在Excel2003版本中为文件设置密码也是类似的方法

15、，只是界面稍有差别，如下图，在“另存为”界面中“工具”是在右上角。2、我隐藏的Excel工作表 你别想取消在Excel中，通常隐藏工作表的操作方法如下:把需要隐藏的工作表激活成当前工作表，执行一下“格式工作表隐藏”命令，即可将其隐藏起来。这样隐藏的工作表，通过执行“格式工作表取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框(如图1)，选中需要显示出来的工作表名称，单击一下“确定”按钮即可将其显示出来。介绍一种隐藏工作表的方法，通过这种方法隐藏的工作表，别人显示不出来。1、启动Excel，打开相应的工作簿文档。2、按下Alt+F11组合键进入VBA编辑状态(如图2)。3、按下F4功能键，展开“属性”窗口(

16、参见图3)。4、选中相应工作簿中需要隐藏的工作表(如“Sheet3(PPT)”)，然后在下面的属性窗口中，找到“Visible”选项，单击其右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择 “0-xlSheetVeryHidden”选项。注意:每个工作簿文档中，至少要有一个工作表不被隐藏。5、再执行“工具VBAProject属性”命令，打开“VBAProject-工程属性”对话框(如图3)。6、切换到“保护”标签下，选中“查看时锁定工程”选项，并输入密码，确定返回(参见图3)。7、退出VBA编辑状态，保存一下工作簿文档，隐藏实现。经过这样的设置以后，我们发现“格式工作表取消隐藏”命令是灰色的，无法

17、执行;如果想通过VBA编辑窗口修改属性，发现需要提供密码(如图4)，不知道密码就无法取消隐藏了。3、轻松调整Excel（奇数行高）在使用Excel中遇到了难题，想把数据区域中所有的奇数行设为相同的行高。当然，按住Ctrl键可以一一点选不连续的奇数行，但对于数千行数据来说，显然这是不明智的，而且稍有差池，前功尽弃。第一步，在工作表数据区域右侧选一空白列，如本例的F列，在第一个奇数行的单元格中输入“=1/0”，回车，如您所料，它将返回一个错误结果“#DIV/0!”，而这正是需要的。选中此单元格及下面一个空白单元格，将鼠标移至选择区域的填充柄处(此时指针变为十字形)，按住左键向下拖动，直到此列需要更

18、改行高的最后一个奇数行单元格处。这样，鼠标所拖过的区域凡奇数行的单元格都被填充了“#DIV/0!”(如图1)。第二步，打开“编辑”菜单，选择“定位”命令，在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，确认“公式”下的“错误”项被勾选，取消“数字”、“文本”、“逻辑值”的选择(如图2)。单击“确定”关闭对话框，可见此列凡奇数行的单元格均被选中了(如图3)。第三步，连续执行“格式”、“行”、“行高”命令，打开“行高”对话框，在文本框中输入要更改的行高值(如图4)。单击“确定”按钮，所有要求更改高度的奇数行行高已更改完毕(如图5)。最后，清空定位条件列(即F列)的数据或将其删除。注意:本例选择了“公式”的

19、“错误”项作为定位条件，因为这一种情况在实际情况中出现的几率很小，当然还可以根据工作表中的数据类别定制和选择其他的定位条件。如果要对数据区域中所有的奇数行进行格式设置，又该如何办呢?显然，上面的方法选中的仅仅是参考列中的奇数行单元格，无法直接达到要求，只能另辟蹊径。首先，还是在工作表数据区域右侧选一空白列作为参考列，在第一个单元格内输入“0”，第二个单元格内输入“1”。第二步，选中“0”、“1”两个单元格，按住Ctrl键，利用填充柄向下填充数据，直到数据区域的末行。选中参考列数据中的某一个单元格。第三步，打开“数据”菜单，执行“筛选”、“自动筛选”。第四步，单击参考列首行的按钮，选择筛选条件“

20、0”，数据区域中，偶数列自动隐藏。下面就可以直接对奇数列的单元格进行操作了，不仅可以统一调整行高，还可以对单元格进行字体设置、颜色填充等各种格式操作。第五步，打开“数据”菜单，执行“筛选”、“自动筛选”，还原数据区域。最后，删除参考列。4、四种方法实现文档双面打印在日常办公中要求对文档进行双面打印是很常见的，在打印机没有自带双面打印功能的情况下，如何既节约人力成本，又能快速实现双面打印呢？（一）在Word2007中快速实现双面打印在Word2007中要实现双面打印是很简单的，单击Office按钮，在下拉菜单中单击选择“打印”，在“打印”对话框中单击勾选“手动双面打印”复选项(图1)，再单击打印

21、按钮进行打印。Word会先把1、3、5等单页的内容发送到打印机打印，打印完单页后会弹出一个对话框提醒换一面打印，按对话框中提示，将出纸器中已打印好一面的纸取出并将它们放回到送纸器中，然后按下“确定”，则可打印出双页内容。 （二）在Excel2007中快速实现双面打印Excel2007并没有提供双面打印功能，在Excel2007中要实现双面打印，需要先下载安装一个小插件ExcelPrinter。ExcelPrinter下载地址：安装ExcelPrinter后，再打开Excel2007切换到“加载项”选项，会发现比原来多出了“手动双面打印”和“打印当前页”这两项工具按钮(图2)。单击“手动双面打印

22、” ，效果就和Word中的双面打印一样，会在打印完单页内容后弹对话框提醒你换一面，确定后再打印出双页内容。 （三）设置打印机驱动实现快速双面打印目前有不少打印机的驱动程序中就提供了双面打印设置。我们可在控制面板的“打印机和传真”里调出安装的默认打印机，右键单击默认的打印机图标，选择“属性”，打开该打印机的属性窗口，在这个窗口中一般就可以找到设置双面打印的项目了。以爱普生ME200来说，在打印机属性窗口的“页面版式”选项下就有一个“双面打印”复选项(图3)，选中此项即可进行双面打印。而佳能IP1600的双面打印选项则是在“页设置”选项下。 .小提示：请一定安装打印机随机提供的驱动光盘，使用Win

23、dows提供的默认驱动是不可能有这些特殊打印功能的。在不需要双面打印时需从里面更改。（四）使用FinePrint实现双面打印除了打印机驱动支持双面打印以外，我们还可以使用FinePrint来实现双面打印。FinePrint 下载：安装FinePrint后会添加一台名为FinePrint的打印机，你可把这台打印机设置为默认打印机，或者在打印时选择使用FinePrint打印机进行打印。这样在打印时就会先弹出FinePrint设置窗口(图4)，把此窗口右下角的“双面”复选项选中，再单击“打印”按钮即可实现双面打印。 第一次使用FinePrint进行双面打印时，会提示获取你的打印机信息，你必须一步一步

24、按向导提示完成设置操作后才能进行打印。5、用 Excel 制作漂亮的工资条的方法在工资明细表中，工资的项目(即表头)一般只出现在表格开头的某一行，而在工资条中，为了便于阅读则要求每个人的工资都有表头，那么如何巧妙地把工资明细表制作成便于打印的工资条呢?如图所示，这就是我们要完成的工作(原工资表见图1，转换成工资条后的效果见图2)：图1 原工资表图2 转换后效果宏命令控制法首先打开要处理的Excel表，选择“工具宏Visual Basic 编辑器”，在编辑器左边的窗口中用鼠标双击Sheet1，会出现代码编辑窗口，在代码编辑窗口输入如下代码(为了不破坏原有的工资表，所以这里采用了将 Sheet1的

25、内容复制到Sheet2的方法，所以最后的生成结果是在Sheet2中显示)：Sub MakeSalaryList()Dim i As IntegerDim endrow As Integer测出数据的最后一行endrow = Sheet1.Range(a65536).End(xlUp).Row - 1把标题贴过去Worksheets(1).Range(1:1).Copy (Worksheets(2).Cells(1, 1)For i = 3 To endrow把每条数据抬头贴过去Worksheets(1).Range(2:2).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i -

26、7, 1)把数据贴过去Worksheets(1).Range(Cells(i, 1), Cells(i, 256).Copy (Worksheets(2).Cells(3 * i - 6, 1)Next iEnd Sub关闭编辑器，将自动返回到刚才的Excel表，选择“工具宏宏”，将弹出如下对话框：(见图3)图3 添加宏点击“执行”，将在Sheet2生成如图-2所示的转换成工资条，如果工作表Sheet2已经输入了别的内容，就可以将他复制到Sheet3来生成，代码修改也很简单，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代码不变。三、PowerPoint篇1、在一张纸上打印多幅Power

27、point幻灯片想将制作好的Powerpoint幻灯片打印出来，但往往一张纸只能打印出一幅幻灯片，实在太浪费了！怎样才能在一张纸上打印出多幅Powerpoint幻灯片呢?第一步：打开“打印”对话框Office2003：执行“文件打印”命令。Office2007：点击Offfice按钮打印打印。或者直接按Ctrl+P。第二步：设置多帧打印在“打印内容”一栏中设置为“讲义”，然后再设置一下右边的其他参数，如每页打印幻灯片数，打印顺序，是否加框等，右边有小图预览打印排列效果，设置好之后，确定打印即可。附：保存常用打印设置为默认打印方式在Office2003中，选择菜单“工具选项”，在对话框中选择“打

28、印”标签，选中“使用下列打印设置”选项，设置好自己常用的相关选项，确定即可。选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项，可节省墨水2、Powerpoint2007压缩图片为演示文稿瘦身如果你用的是Office2007，经常要制作演示文稿，不妨利用PowerPoint2007 对演示文稿的体积作进一步的压缩，方法很简单。打开需要压缩的演示文稿，单击左上角的office开始按钮，选择“另存为-其它格式”，或者直接按下F12功能键，此时会打开“另存为”对话框，单击左下角的“工具”按钮，从下拉菜单中选择“压缩图片”，打开“压缩图片”对话框之后，单击“选项”按钮，可以看到这里提供了三种不同的输出方式，我们可以选择“屏幕”或“电子邮件”方式，确认后返回即可。对于以前使用PowerPoint2003格式保存的演示文稿，我们可以使用PowerPoint2007 重新压缩之后进行保存。即使不更换保存格式，文稿的体积也会缩小很多，特别是图片较多的文档，可以精简掉1/4到1/3体积。