OA办公自动化系统管理办法.doc

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1、白银市市级党政机关办公自动化系统管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为加强白银市党政办公自动化系统（以下简称OA系统，）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定的规定，结合市级党政机关办公自动化工作实际，制定本办法。第二条 系统的应用分两个阶段：第一阶段自2006年7月1日至2006年12月31日为试用期，市直机关实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试用期为半年。第二阶段自2007年1月1日起，系统投入正式运行，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用

2、外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。第三条 OA系统，主要运用于市委、市人大、市政府、市政协与市直各部门、各单位之间的公文流转。第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。第五条本办法适用于经批准使用OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。第二章 管理机构第六条 市政府办公室负责办公OA系统的规划、开发和推广实施工作。 第七条 市数字白银工作办

3、公室（以下简称市数字办）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责: （一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续； （二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度； （三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （五）做好其他相关工作。第三章 使用单位第八条 使用系统的单位，应向市数字办提出书面申请，申请应由上级主管部门签署意见。申请经市数字办审核后方可办理注册手续并取得OA系统身份密钥（下称密钥）和密码。第九条 使用单位必须明确一名主管领导分管系统工作，同时确定一名系统管理

4、人员，负责日常管理。各单位系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责本系统运行与市数字办的衔接工作。 第十条 使用单位变更系统中相关资料的，应向市数字办提出书面申请，并办理相关手续：（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的系统管理员及使用人员名单；（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使

5、用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。第四章 使用人员 第十一条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职尽责，保证工作质量。 第十二条 系统管理员应按规范向市数字办申报开设、注销使用人员帐号、初始密码，并将使用人员的工作职责和权限，报市数字办备案。 第十三条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统

6、中所承担的工作任务。 第十四条 系统使用人员帐号密码（口令）应设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应立即修改密码，若密码丢失，应向本单位系统管理员提出申请，恢复初始密码。 本单位没有确定系统管理员的，可以直接向市数字办提出申请。第十五条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。第十六条 为使用系统的短信通知功能，使用人员应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接受交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时向本单位系统管理员（或市数字办）提出更换。第十七条 为保证各类电子文件的及时

7、收发，工作人员应在每天的8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00这四个时段登陆到OA系统，接收各类文件。使用人员如因出差或出差时间较长，应指定授权的公文代办人代办。第五章 电子印章的使用与管理 第十八条 电子印章是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，应验证公文电子签名的合法性。验证并按规定打印的纸质公文具有法律效力。 第十九条 电子印章的制作式样和标准，按国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定(国发199925号)执行。 第二十条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，

8、经本单位负责人同意并签字后，报送市政府办理审批手续。经市政府批准同意后，由市数字办具体办理。 第二十一条 销毁电子印章时，市政府办公室、市保密局、市数字办和印章所属单位相关人员应同时在场。 第二十二条 使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，应由负责保密工作的机构指定专人保管和使用。电子印章可由两人或两人以上分别保管。 第二十三条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应将旧电子印章交回市政府办公室处理，并按本办法第二十条、二十一条的规定办理相关手续。 第二十四条 使用单位应按国发199925号文件的规定，制定本单位电子印章的管理办法。第六章 密钥的使

9、用与管理第二十五条 密钥是指登陆电子政务系统所必需的身份密码，密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设置、修改和使用。第二十六条 市政府办公室负责OA系统密钥的管理，并委托市数字办负责技术支持和服务。第二十七条 申领密钥的单位或个人应向市政府办公室提出书面申请，说明申领密钥的理由和拟使用的人员资料。第二十八条 市政府办公室对密钥申请进行审查，经市政府办公室同意后，由市数字办负责制作密钥，同时办理登记领用手续。第二十九条 市数字办向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取，或以机要传输手段领取。第三十条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密钥的安

10、全。第三十一条 密钥使用人变动的，应报市数字办备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符应在6位以上。第三十二条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告市数字办，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。应使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。第七章 电子公文的发送与接受 第三十三条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。 第三十四条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。 第三十五条 电子公文的制发由电子

11、公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。 第三十六条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。 第三十七条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。 第三十八条 使用单位应按时接收电子公文。 第三十九条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本机关内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。 第四十条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。 第四十一条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文机关办公系统的时间为电子公文的接收时间。 第四十二条 电子公文接收失败的，

12、收文机关应及时向发文机关提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向市数字办反馈。第八章 安全保障 第四十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第四十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与市数字办联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。 第四十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。第四十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，

13、遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子政务系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。第四十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向市数字办反馈。第四十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。第四十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。第五十

14、条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。第九章 应急处理 第五十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知市数字办。由市数字办尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内作出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由市数字办提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。第五十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向市数字办反馈。第十章 附 则第五十三条 本办法由市数字办负责解释。第五十四条 本办法自发布之日起实施。