会计档案管理办法6925.ppt

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1、红桥区档案局2012年5月,会计档案培训,会计档案是指各机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和财务报告等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。,来源：会计档案主要来自于立档单位的会计机构或财 务会计人员。,一、会计档案的概念,会计工作的基本任务之一，就是通过记帐、算账、报账等会计业务活动，为企业、事业、机关等单位加强内部的微观经济管理和为国家进行宏观经济管理，提供真实可靠的信息，据以进行管理和监督。,工作职能：财务的职能是筹集与分配资金，会计的职能是核算、反映和监督资金周转活动。实现职能的手段：财务的职能是通过编制和掌握各项财务预算计划来实

2、现的，而会计的职能是通过会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算记录来完成的。专业角度：财务预算计划、制度、规定等不是一种专门档案，而会计形成的核算记录却是一种专门档案，即会计档案。,财务会计 把“会计档案”说成是“财会档案”或“财务档案”都是不准确的。,会计是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分组成。,会计核算是会计的基本环节。会计分析是会计核算的继续与发展，会计检查是对会计核算的必要补充和保证会计核算真实可靠的主要手段。,会计核算就是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。对需要核算的每一项经济活动，严格以凭证为依据，按规定的手续添置凭证，按有关制度审核经济活动是否合理、合法。,整个核

3、算方法是一个完整的体系，即以原始凭证为依据，以会计科目为分类标志，以记帐凭证和帐簿作为工具，运用一定的记帐方法，按照一定的程序来完成整理、计算和登记工作。,二、会计档案的主要内容和成分,会计档案的内容和成分主要是指会计凭证、会计帐簿和财务报告,会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记帐簿的重要依据。,原始凭证是记录经济业务的发生和完成情况的书面证明文件，是最初明确经办人员责任的书面证明。,记帐凭证是会计机构根据原始凭证编制的，是登记帐簿的依据。记帐凭证又分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。,汇总凭证是根据原始凭证或记账凭证逐日或定期经过整理汇总编制的一种会计凭证。包括原始凭证汇总表

4、、记账凭证汇总表等。,会计凭证又分为原始凭证、记帐凭证和汇总凭证三种。,分类帐。是按照经济业务所划分的门类进行分门别类登记的帐簿。按照分类所反映的内容和范围，又可划分为总分类帐（简称总帐）和明细分类帐（简称明细帐）两种。总帐是根据会计科目规定的一级科目设置的帐页；明细帐是根据会计科目规定的二级以下明细科目设置的帐页。,日记帐。是按经济业务发生的日期顺序登记的帐簿，也称序时帐。如现金出纳帐、银行存款帐等。,会计帐簿设有总帐、日记帐和各种明细帐。（总帐、明细帐又称分类帐）,会计帐簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的帐簿。,财务报告按照编制报告的时间，一般分为月报、季

5、报、年报三种。月报作为本级或上级会计机构分析会计工作之用；季报作为本级或上级会计机构进行会计工作小结或检查会计工作之用；年报，亦称“决算”，是年度国家预算、单位预算和各项财务收支计划执行结果的总结。,按照会计人员工作规则规定，财务报告必须经过校对确认无误后，经单位领导、总会计师和会计主管人员审阅签章，装订成册，加盖公章后，按规定报送各有关部门。,财务报告是用统一的货币单位，总括的反映企业、事业单位和机关、团体在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件，它是根据账簿记录加以归类、整理、汇总以后而编制出来的一套完整的指标体系。,welcome to use these PowerPoint t

6、emplates,New Content design,10 years experience,三、会计档案的特点,存在的普遍性。,内容的专业性。,形成的严密性。,外形的多样性。,四、会计档案管理制度,1999年1月1日财政部与国家档案局联合颁发了会计档案管理办法。,会计档案管理制度是会计档案工作经验的积累，各单位在具体制定本单位的会计档案管理制度时，应注意以下几点：,五、会计档案的作用,是经济管理工作的依据。,是打击经济领域犯罪活动的重要凭证。,是研究经济发展历史的可靠史料。,六、会计档案的整理,（一）立卷与归档的职责分工,财政部、国家档案局制发的 会计档案管理办法（以下简称办法）第六条明确

7、规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”会计人员工作规则 第七部分“管理会计档案”中也做出了“会计人员要按照国家和上级关于会计档案管理办法的规定和要求，对本机关的各种会计凭证、会计帐簿、财务报告、财务计划和单位预算等会计材料，定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，制定专人妥善保管，防止损坏”的规定。,财政部、国家档案局制发的 会计档案管理办法第六条明确规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

8、移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。”,（二）会计档案的收集范围,会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。,会计账簿：由固定格式账页所组成，以会计凭证为依据，全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿。,财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告

9、文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。,其它：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、银行对账单等。,注意：,会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。,会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。同一全宗的会计档案应按年度分开整理

10、，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。,会计档案的立卷要求：,（三）会计核算专业材料的立卷方法,1、会计凭证的立卷方法,（1）打印输出的记账凭证按时间顺序，原始凭证按凭证号顺序，以凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷，按日、按月整理装订成卷。一般每卷的厚度要适中（2厘米左右为宜），每份记账凭证填写“附件数”，下方必须有制单人、审核人、记账人、会计主管的签名。,（2）去掉凭证内的金属物（如订书钉、大头针、曲别针等），对大张的原始凭证或附件要折叠成同记账凭证大小，且避开装订线，以便翻阅保持数字完

11、整。,（3）凭证外面加牛皮纸封面、封底，左上对齐，在左上角打眼，用“二针引线法”或“三针引线法”装订，做到装订结实、美观不压字。,（4）左上角用同类牛皮纸包角，并在前、后接口处加盖装订人名章。,（5）填写封面，项目要齐全完整。会计主管及装订人员签章。,（1）会计账簿按照财政局统一要求打印输出，并按照类别在年终结账、决算后整理组卷；,（3）账页按顺序排列后在右上角依次编号，并建立账户目录表、账簿使用登记表；,2、会计账簿的立卷方法,（2）一本帐为一个保管单位，立一卷；,（4）账簿加上封面、封底，三孔装订成册，包封，封口要严密，骑缝处加盖会计人员章。账簿装订顺序为：账簿封面 账簿使用登记表 账户目

12、录表 按顺序排列的账页 账簿封底,2、会计账簿的立卷方法,（5）填写账簿封面，会计主管及装订人员签章。,（1）财务报告按年度组卷。组卷时，数量多的单位将年报、季报、月报分别组卷，如果数量少时，可将年报与季报、月报合并组成一卷，将年报放在最前边，保管期限归入永久。（2）一般应将本机关的报表与下属单位的报表分开组卷。（3）报表用卷皮装订，规格大的要风琴折叠，右上角编页号。（4）用今易档案管理软件录入卷内目录信息，生成卷内目录表，填写备考表，同报表装订在一起，并按规定拟写案卷题名，填写封面栏目。在整理财务报告时，可能会遇到一些文字材料，这些材料是对财务报告的分析和说明，应为财务报告的组成部分，应当与

13、财务报告合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。,3、财务报告的立卷方法,会计档案的保管期限分为永久和定期两类。原则上，应按财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法中的“关于会计档案保管期限表”的规定执行。属于永久保管的有：年度决算报表，涉及外事和对私改造的会计账簿、会计凭证等，其余为定期保管。定期保管的期限分为25年、15年、10年、5年、3年。,七、会计档案保管期限的划分,保管期限,（1）报表：决算、年报表 永久 工资报表 25年 季报、月报 3-5年,（2）账簿：现金银行存款账、现金出纳帐 25年 总帐、明细帐 15年,（3）凭证：15年,（一）会计档案的分类 会计材料的分类要按照会计文件

14、材料形成的规律和本身固有的特点，从本单位会计工作的具体情况出发，选用适合的分类方法。常见的分类方法有：1、年度形式（凭证、账簿、报告、其它）保管期限分类法。即首先按年度分开，其次把一个年度内形成的会计核算材料分为凭证、账簿、财务报告、其它四大类，然后再按不同的保管期限分别组成保管单位。优点是简便易行，容易掌握，便于查找和利用。这种分类方法适用于单位预算会计。2、年度组织机构形式（凭证、账簿、报告、其它）保管期限分类法。即首先按年度分开，其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开，然后在组织机构内再将凭证、账簿、财务报告按保管期限分别组成保管单位。这种分类方法适用于总预算会计（财政机关）。

15、,八、会计档案的分类、排列和编目,（二）案卷排列方法按照类别保管期限年度排列。即案卷按凭证、帐簿、财务报告三类分开，按保管期限分开，再按年度内时间先后进行排列。这种排列方法适用于一般单位。,（三）案卷的编号方法（1）编大流水号。一般的单位应编大流水号，即凭证、帐簿、财务报告按保管期限分开，再分别编大流水号（同一类别，同一保管期限的案卷号是相连的）如2011年有12本凭证编1-12号；2012年从13号开始编号。一直连续下去。截止10年搞一次断代。这种编号方法适用于一般的单位。（2）编小流水号。即同一年度同一类别的会计档案案卷都从1开始编号。如：2011年有12本凭证编1-12号，2012年又从

16、1开始编号，这种方法适用于会计档案特别多的单位。,（四）装盒案卷装盒应与案卷排列、编目相一致。,会计档案（凭证）,（封面样式，加粗项填写）,凭证装盒,（脊背样式，除目录号可不填外其它项填写齐全）,（封面样式，加粗项填写）,（脊背样式，除目录号可不填外其它项填写齐全）,账簿装盒,（封面样式，加粗项填写）,报表订卷,（脊背样式，除目录号可不填外其它项用铅笔填写齐全）,（五）编目,会计档案案卷目录,九、会计档案的管理,（一）归档 各单位每年形成的会计档案，暂由会计机构保管一年，期满之后，编制移交清册，每年三月底前向档案部门移交前一个年度的档案（例如：2012年应移交2010年度的档案）。各单位应按照

17、规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。,办法还规定，档案机构必须按期点收，不得推诿拒绝。档案机构在接收会计机构移交的会计档案时，首先要按照会计档案移交目录逐卷逐册地清点核对；其次，要对会计凭证、会计帐簿、财务报告中的有关项目，按照会计制度的规定逐项进行检查，对项目未填清、填全的，原则上退回会计机构进行补填，如果原经管人员已调出，需由现职会计人员查清原经管人员、主管会计、单位财务负责人姓名，写出说明，分别附在每年会计档案移交目录之首；再次，对于个别破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，确实需要重新整理的，要按办法第六条规定，由档案机构会同会计机构和经办人共同拆封整理。拆封整理后的

18、案卷，应由整理人签字盖章，以分清责任。对于不合乎要求的会计档案，档案机构有权不予接收。,会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份,经交接双方清点核实后，签档案移交文据一式两份，交接双方签字盖章，各执一份,（二）交接,档 案 移 交 文 据,按会计档案形式保管期限时间顺序排列：即全部会计档案，按报表、账簿、凭证、其他四大类分保管期限再按时间顺序进行排列上架。,（三）排架,（四）利用,会计档案提供利用的原则,办法第七条规定：“各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案

19、的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。,1、建立健全借阅制度。2、严格借阅手续。3、确保档案的完整和安全。4、公安、检察、司法、监察、审计、工商等部门需要会计档案作为凭证时，档案机构应制发档案证明。,注意：,十、会计档案的鉴定和销毁,（一）鉴定前的准备工作,（二）会计档案的鉴定,总的原则应该是认真、细致、从宽。,具体要求:,1、档案机构接收了会计机构归档的案卷后，要定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案逐年、逐卷、逐页进行鉴定，或延长其保管期限，或确定销毁。,2、在判定保管期限满会计档案的价值时，对未了结的债权债务的原始凭证，涉及到林、地、

20、房产的产权转让契约、证券、图纸及有关的货币收支凭证，涉及到外事、对私改造的原始凭证，建设单位跨年度没有完成的建设项目以及处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，要拣出重新立卷，由档案机构永久保管或保存到确无保存价值时销毁。,（三）会计档案的销毁,要求是：销毁有据，程序分明，手续齐备，记录在案。,审批权限:,机关、团体和事业单位销毁会计档案，须经本单位领导批准；国营企业销毁会计档案，须经企业领导审查，并报上级领导机关批准。,监销程序:,各单位在按规定销毁会计档案时，要由本单位档案机构和会计机构共同派员监销；集体所有制单位必须由主管部门派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派员监销；各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。监销人员监销前，要索取销毁清册，着重审查拟销毁的会计档案是否符合文件规定的销毁条件；会计档案的年度、数量、名称等与销毁清册是否相符；保管期限是否到期；没有结完的债权债务以及其他有继续保存价值的原始凭证等是否已经抽出，另立了卷册；销毁会计档案的报批手续是否完备；销毁条件和环境是否合乎要求；有没有失泄密、遗漏、丢失的漏洞和危险等。监销后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。,档 案 销 毁 清 册 批准人：编制部门：,编制部门负责人：编制人：监销人：,谢 谢!,