6会议礼仪.ppt.ppt

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1、,第六讲 商务会议礼仪,会 议,会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。会议成为商务活动的有机组成部分之一。,会议的类型,业务型会议,群体型会议,社交型会议,3,行政型会议,1,2,4,一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。,办会时的注意事项：,商务会议活动的基本要素,1、会议人员2、会议名称3、会议议题4、会议时间5、会议地点6、会议方式7、会议结果,1、会议人

2、员,(1)会议主体是指主要策划、组织会议的人员。微型案例会议主体成员 2005年9月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛”，主办单位是财富杂志，承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院，支持单位为中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心等，协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司等，合作单位是中央电视台经济频道（CCTV2）、中央电视台国防时空（CCTV7）。,(2)会议客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。(3)其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。,1、会议人员,2、会议名称,会议的名称要求能

3、概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。,微型案例：会议名称,“湖北黄岗师范学院召开校企合作研讨会”只显示了内容和性质；“可口可乐（中国）饮料有限公司2007年销售会议”则显示了单位、时间和性质；“深圳开发科技股份有限公司第十七次（2008年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象。,3、会议议题,商务会议的议题是根据会议目的来确定并付诸会议讨论或解决的具体商务问题，是商务会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。,微型案例：会议议题,8月23日方正集团在京召开了主题为“方正软件的全球定位”的第

4、二届方正国际合作伙伴会议，整个会议就围绕“方正集团如何寻求发展之路”而开展。2006年“亚太总裁峰会”的会议议题主要是“繁荣亚太，创新为本”，与会嘉宾围绕高新技术产业、生产服务业、新能源业、制造业等当今世界经济重点产业领域的发展动态、发展思路及创新理念等话题进行讨论。,4、会议时间,会议时间是指商务会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。会期通常是指会议期间聚会活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需要的时间段。会议可短可长，少则几分钟、十几分钟，多则数小时，几天，甚至十几天。,5、会议地点,会议地点是指商务会议召开的举办地，也可指举行会议活动的场所

5、。为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小，交通情况，环境与设备是否适合等因素。,案例：沃尔玛首次全球董事会在中国召开,据报道，沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯特.沃尔顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重意义。首先，多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对沃尔玛的价值及重要意义。,6、会议方式,即为了提高会议效率，实现商务目的而采取的各种形式或手段。现在随着电讯媒体的广泛运用，

6、有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视，卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。,7、会议结果,即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常以会议决议的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。,会议前,1、约请客人 商务会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。任何约请必须明确时间、地点和会议对象，要通过一定方式给予确认，重要的客人必须亲自面请，并送交请

7、柬备忘。,微型案例,秘书晓霞奉命约请十位客商参加一个商务会议。在约请前，晓霞进行了精心的准备，将每一个客人的基本情况烂熟于心，然后亲自登门一一约请。约请前三个客商非常顺利，可是到第四位客商时，晓霞一下子忘记了客商的姓氏，于是，晓霞径直到了客商公司，故意大声与公司前台秘书攀谈，想套出客商的姓氏，很不幸，客商刚好这时候走进了公司大厅，晓霞一时手足无措。提示：约请客人必须有备而来，避免尴尬。,会议前,2、商定流程 商务会议主办方应当与受约方进行充分的协商，充分尊重对方意愿，在不损害基本原则的基础上，尽可能就会议流程达成一致，并形成文本加以确认。所有会议流程形成的文本必须在与会代表报到时一并提供。,会

8、议前,3、落实会场 商务会议要确定好会议时间，包括开始时间，结束时间和每个流程所需要的时间段；要确定好会议的形式，在现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等形式中确定；要根据会场交通便捷、会场客量和环境与设备是否合适等因素落实会场。,微型案例,某采购商招标一批计算机软件产品，约请200余家计算机软件供应商，供应商应约来到某地采购商选定的宾馆后，发现没有网线，客商无法上网查询任何信息，引起客商极大的不满。提示：落实会场的同时必须注意相关配套设施与条件。,会议前,4、安排座次 并列式：主要宾主并列而坐，如果双方都面对正门，具体要求是以右为上。即客人坐在主人的右边。其他随员各从两旁，以右

9、为上是一种国际惯例。,相对式：宾主相对而坐，以正门为准，基本要求远为上，离门远的为地位高者；一进门的右手为上座，通常安排客方。,会议中,1、迎候致词 商务会议时，主人提前到达，并在大楼正门口或者接见厅，会见室门口迎候。迎候人员为公司负责人和接待负责人。会议中，主宾双方均可致词，一般是主人先致欢迎词，然后由客人致答谢词。,微型案例,应邀到甲公司参加商务会议的8位客人陆续到达公司，公司总经理在进入公司所在城市的高速公路出口等候，每接到一位客人就转给随从人员带到公司，8位客人深受感动，商务会议取得了前所未有的成功。提示：迎候表明了一种尊重，一种盛情和一种严谨，这是最好的商业合作伙伴具备的优秀品质。,

10、会议中,2、控制节奏 商务会议要注意控制会议节奏，围绕会议目的稳步推进，会议主持人要注意对会议的引导，防止会议跑题。,微型案例,商务会议进行过程中，甲乙双方就一个合作细节产生了严重分歧，会议一下子陷入僵局，这时主持人迅速转换话题，先就一个双方均感兴趣的问题进行交流，气氛又活跃起来。会议得以有节奏地推进。提示：商务会议一定要控制节奏，但是控制节奏又不能采取过激的方式，只能采取艺术方法妥善解决。,会议中,3、会中休息 长时间的商务会议会使人疲乏，影响会议效果，会议主持人应掌握会议节奏，注意会中适当休息。休息时，应当设立特定的吸烟区，以自助方式提供甜点，水果和饮料等，休息场所还可以播放一些舒缓的音乐

11、放松心情。,微型案例,商务会议会中休息期，秘书小王憋不住想抽烟，又不好意思自己一个人抽，于是，给在场的客商每人敬了一支，并亲自点上火，一时间，会场烟雾缭绕，乌烟瘴气，办公室文主任只得马上打开换气扇，开门，开窗通风透气。提示：休息的方式一定要注意，不能有悖于社会公德。,会议中,4、赠礼合影（1）赠礼。参加商务会议的双方致辞后，可以互赠礼品。（2）合影。安排合影位次，主客居中，主人的右侧为上，主要会议人员事先写好姓名，贴在座椅上。,会议后,1、回收文件 商务会议结束后，对于在会议过程中讨论的各种文本，因为是不定稿，流散出去必然产生与正式文本相互矛盾的不良后果，因此，一定要注意及时，逐份回收讨论文本

12、。,微型案例,为了回收商务会议讨论文本，秘书小刘设计了一个控制办法，所有讨论文本的每一页全部标示“未定稿讨论使用”，文件回收效果显著。提示：回收文件是会后议题的重要内容，也是保守商业秘密的需要。,会议后,2、礼送客人 商务会议结束后，如果没有商务宴请，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后才可退室内。,微型案例,顾总经理应邀参加甲公司的商务会议，参加会议期间，顾总经理不幸染病，会议结束时都没有痊愈，甲公司老总安排秘书将顾总经理直接送回家中，顾总经理深受感动。提示：每一位客人都要礼送，要根据每一位客人的实际情况有效礼送。,会议后,3、印发纪要 商务会议结束后，一定要及时印发会议纪要

13、。会议纪要语言简洁，要围绕商务会议取得的成果叙写，对会议明确的合作意向要明确到合作期限，合作当事人和各方的权利义务等，纪要完成后要提交会议各方签字生效。,微型案例,甲乙两个公司达成了一个合作意向，甲公司秘书迅速拟写了一份会议纪要，经过甲公司老总签署后马上进行了印发，乙公司老总知悉后十分生气，终止了与甲公司的合作。提示：商务会议的纪要必须各方同意，否则缺乏效力、影响实施。,会议后,4、致函答谢 商务会议结束后，作为训练有素的接待人员，应当以公司的名义，对每一位参与商务活动的人员及时致函表示谢意，并对会议召开期间的不足表示歉意。致函由老总签发，印制精美，并附有公司标识，这样可以展现公司对商务会议的

14、慎重态度。,微型案例,甲公司召开的商务会议因为客商太多，秘书在致函答谢时，误装了两份答谢函，产生了很不好的影响，给客商留下了工作马虎的不良印象。提示：礼仪工作无小事，商务会议应当与其他会议一样，力争做到完美无缺。,展览会礼仪,明确展览会的主题。只有主题明确才能对所有展品进行有机地排列组合，充分展示展品的风采。搞好展览整体设计。展览场地、标语口号、展览徽志、参展单位及项目、辅助设备、相关服务部门的设置和人员安排、信息的发布与新闻界的联络、对工作人员的培训等。,展览会礼仪,成立对外新闻发布机构。展览过程中往往会发生许多有新闻价值的东西，就需要有关人员以敏锐的观察力去挖掘，分析并写成新闻稿件发表，以

15、扩大影响。同时，组成专门机构，专门负责新闻发布的计划，如确定发布内容，发布时机，发布形式等。进行展览的效果测定。设立观众留言簿、召开座谈会听取反馈、检验公众对展品的留意程度等。,微型案例,2007年上半年，北京举办了国际数控产品展，德国西门子公司提供了相应的赞助，所有门票全部由西门子公司提供数控技术支持。参观者凭特制的入场券，刷卡后自动放行，参观者得以进入，既控制了人流量，又推介了西门子公司及其新产品。提示：数控产品的会展以数控产品作为门票，将高科技和会展主题产品化，便于参观者保存，提升了会展品味。,主持人礼仪：是展览会的操纵者，应该表现出决定性人物的权威性。讲解员礼仪：热情礼貌地称呼公众，语

16、调清晰流畅，语速适中，让公众听懂。介绍的内容要实事求是，着装整洁大方，自然得体。接待员礼仪,案例分析,茅台酒本来并没有什么名气。有一次，厂家代表带它去参加在印度新德里举办的世界酒类饮料博览会。该博览会汇集了世界各国著名的各种饮料。而世界著名的酒类品牌也决不肯放弃这样的极好机会。茅台酒是首次参展，光是租展位，就是很大一笔开销。但厂家认为，只要能够提高知名度，还是值得的。然而，面对法国的香槟等西方传统的酒类饮料，人们对来自中国的茅台酒根本不屑一顾。展览的第一天，茅台酒基本无人问津。,面对这样的尴尬局面，茅台酒展览工作人员急得团团转，他们决心要扭转这种受冷落的状况。于是，第二天的展览开始之后，在人流

17、最高峰的时候，工作人员急中生智地拿着一瓶茅台酒走到展厅中央，装作在人流中不小心将它“打翻”在地。顿时，整个大厅充满了茅台的酒香。参观展览的人们立即被这从来没有闻到过的香味所吸引，好奇地相互打听这是什么牌子的酒香味。茅台展览人员抓住这一机会，向参观者介绍茅台酒。,很快，茅台酒展位吸引了大批参观者，随即引起整个展览会的轰动，新闻媒介也闻风而动，纷纷予以报道。结果，茅台酒在本次展览会上获得了金牌。从此，它身价百倍。,新闻发布会-发布会的准备,时机的选择 一是确定新闻的价值，二是应确认新闻发表紧迫性的最佳时机。人员的安排 主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。新闻发言人由本单位的主要负

18、责人担任，精选一批负责会议现场工作的礼仪接待人员。记者的邀请 与会者应是与特定事件相关的新闻界人士和相关公众代表。,发布会的准备,会场的布置 发布会现场应交通便利，条件舒适，大小合适。在会议召开前认真进行会场布置，适用于小型会议的桌子最好用圆型的。大型会议应设主席台席位，记者席位，来宾席位等。材料的准备 一是发言提纲。二是问答提纲。三是报道提纲。四是形象化视听材料。,案例,香港一家公司研制出一种“XT”牌电影胶片，为了打开销路，他们决定举办一次新闻发布会。该公司的公关人员在会议请柬上冠之以“讨论会”，其目的在于提醒与会者，这次会议的主要内容是就“XT”牌电影胶片的质量问题进行科学论证。同时，他

19、们认为，既然是宣传电影胶片，就要显示出它与电影界的联系，争取电影界的合作和支持。因此，他们除了邀请新闻媒介的记者参加之外，又特意邀请了香港电影界的一些老板，著名编导与演员出席。,在研讨会上，当技术专家就“XT”牌胶片的质量进行了详细科学的论证后，公司还放映了一部用“XT”牌胶片拍成的电影，片名为梦中人，是由一位著名摄影师拍摄，由香港当时最受欢迎的演员林青霞和周润发主演的。研讨会结束后，公司在香港一家最豪华的酒店举行了答谢晚宴，他们将宴会厅原来的椅子全部撤走，,换上一种由他们专门设计的导演折椅，使华丽的宴会厅增添了几分摄影棚的气息。此举使来宾们深感新奇。宴会结束后，公司把折椅作为礼物送给来宾，当

20、那些电影编导和影星兴高采烈地搬着折椅走出宴会厅时，这给大大小小的报纸提供了许多精彩的特定镜头。,2、发布会进行过程上的礼仪,搞好会议签到 严格遵守程序 注意相互配合态度真诚主动,3、发布会的善后事宜,一，要了解新闻界的反应。二，要整理保存会议资料。三，要酌情采取补救措施。,赞助会礼仪,商界通常所积极赞助的项目，大致有以下十类:一是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。依据赞助物所划分的赞助的类型：其一，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义工。,场地的布置 赞助会的整体风格是庄严而神圣的。

21、人员的选择 赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表，政府代表，社区代表，群众代表以及新闻界人士。会议的议程 一是宣布会议开始。二是奏国歌，三是赞助单位正式实施赞助。四是双方代表分别发言。五是来宾代表发言。,茶花会礼仪中座次的安排,一是环绕式。不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。,三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。四是主席式。在茶话会上，主持人、主人和主宾被有意识地

22、安排在一起就坐，并且按照常规就座。,茶花会礼仪中座次的安排,晚会礼仪,1、事先精心安排好节目。根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系，本地的传统文化和实际能力拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主。2、印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。3、来宾座位的安排要便于安全保卫，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。,晚会礼仪,4、演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢迎。5、演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。,庆典礼仪,包括开幕式、闭幕式、开工、竣工、奠基、交接仪式等。确定人员时要考虑周到，避免疏漏，提前以请柬、电话形式通知被邀请人员。现场布置应营造隆重热烈的氛围，场地要开阔，正面上方悬挂会标，放置花草，设立主席台，备好扩音设备。有关细节如签到、摄影、录像、扩音、剪彩、揭幕、培土等都要考虑周全。,商务会议礼仪禁忌事项,1.发言时不可长篇大论。2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6.不可打断他人的发言。7.不可不懂装懂，胡言乱语。8.不要谈到抽象论或观念论。9.不可对发言者吹毛求疵。10.不要中途离席。,