“机构编制大讲堂”——如何当好办公室主任.docx

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1、机构编制大讲堂如何当好办公室主任近日，市委编办举办第二期“机构编制大讲堂”，综合科负责人XX从“承办有章、参谋有度、管理有方、协调有术”四个方面为大家阐述如何当好办公室主任。以下是课件主要内容，供大家分享。前言办公室主任的概念在我国任何一个机关、团体和企事业单位都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构，它作为党政机关的一个内设机构，是沟通上下、联络左右、协调各方，保证机关工作正常有序运转的枢纽。在不同层次的机构中其名称也不同，中央和省部级称办公厅；地市县级和较大的企事业单位称为办公室；还有的称为文秘科、综合科等等。机构的名称不同其称谓也不相同，有的叫办公厅主任，有的叫办公室主

2、任，有的叫秘书长或着科长。在实际工作中，办公室主任既是本单位、本部门的指挥员，又是战斗员；既是“兵头”，又是“将尾”；既要将领导的意图细化为具体的工作方案，又要负责方案的组织实施；既要直接承办具体业务工作，又要组织办公室工作人员一道，共同完成工作任务。办公室主任作为一种具体的职务出现，古已有之，只是叫法不同。古代各级官署，都有直属首长的办公室主任，虽然秩卑官小，却占据着稽核汇总机关事务正常运转的关键环节。这个角色的设置和相关的制度演变，最能体现古代官场人事的特色。古时的办公室主任叫主簿，秘书叫参军。世说新语记载：东晋桓(huan)温任荆州刺史，最亲信记室参军都(Xi)超和主簿王峋(xun)两人

3、。民间编了个顺口溜：“髯(ran)参军，短主簿，能令公喜，能令公怒。”原意是说王恂和都超多智术，能操纵桓温的感情，使其喜、怒。办公室主任的定位战略上，办公室主任一定要敢于当领导的领导，战术上首先要服从领导的领导。日常工作中，不能把领导神化，他们也是人。领导分工，具体情况不一定完全掌握，一些思路、一些认识、一些决策仍有许多需要别人补充完善。当领导没有思路的时候，办公室主任要给拿思路；当领导有思路的时候，办公室主任要给补充完善思路。在领导身边工作一定要站的高一点，从大局着眼，随时给领导拾遗补缺。一、办公室主任的职责是服务突出政务服务突出重点服务突出要事服务突出整体服务突出决策服务第一：认清主次,第

4、二：知轻知重,第三：小中见大,第四：胸怀全局,第五：超前把握,第一认清主次，突出政务服务政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。政务服务是纲，纲举目张。政务服务是主要矛盾。做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。第二知轻知重，突出重点服务什么是重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重占yTO抓不住重点就没有工作

5、效率，服务也就难以到位。第三小中见大，突出要事服务对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，也可能出现大的枇漏。所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。细节决定成败一书中说：“芸芸众生能做大事的实在太少，多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事，也许过于平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事的不可缺少的基础。”吃透上级政策，吃透领导意图，创造性贯彻执行，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底。把工作放在全局中去考虑，去谋划。增强工作的敏感性，善于发现和抓住“一滴水见太阳”的东西，举一反三，做好大局文章。第四胸怀全

6、局，突出整体服务胸怀全局，从整体上去谋划服务工作。办公室主任大忌：“不在其位，不谋其政”的思想。整体服务上档次、上水平必须处理好三个关系：一是服从于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二是处理好急务、杂务和中心工作的关系。三是处理好上下左右之间的关系。第五超前把握，突出决策服务两难：不居高位要高位谋划，服务到位又不能越位，分寸很难。既处理日常事务，又超脱谋大事，既深入基层掌握实情，又提出深度建议，操作上不易。放胆和吃苦突破两难：政治敏锐，见一叶而知秋，发现易忽略的环节；情况熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未知；反馈及时，落实情况动态反映有价值的信息；督办有力，保证快速推进，维护决策的权威性。

7、二、办公室主任的任务是参谋第一：胸有成竹第二：脑有思路第三：口有实物第四：耳有缝隙第五：手有成果第六：参有奇谋第一胸有成竹指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸，是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。着力培养三种能力：一是深入调研，不断积累。丰富自己基层一线情况和知识。二是深入分析，去伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现象，牢牢抓住事物和问题的本质。三是把握趋势，预知结果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。江西九江都昌县蔡岭镇400多年古树，树中竹根攀上古树腹部长出4根参天翠竹，成“胸有成竹”奇观。第二脑有思路把握好分析、梳理

8、和推断三个环节。要理清哪些是问题产生的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路,就是做到脑中有路。第三口有实物要心能谋之，口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶壶里煮饺子，肚里有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物，一语中的，言简意赅。力戒两种现象：1 .不管心中没有思路，总是徐庶进曹营言不发：徐庶投靠刘备后,接连数次打败曹军大将曹仁，并且夺得樊城。曹仁与副将李典逃回许昌后,去见曹操，告知了刘备主要依靠“单福”取胜的消息。曹操的谋

9、士程昱笑道:“此人不是单福，而是颖州徐庶。单福是其假托之名。”程昱还告诉曹操徐庶才能比他高了许多，并向曹操献策争取徐庶入曹。原来，徐庶为人至孝,幼年丧父，家中只有老母，而其弟徐康已亡，老母无人奉养；程昱于是教曹操把徐庶的老母赚至许昌，然后命其写书信招徐庶来归。为此，徐庶不得不离开刘备，投入了曹营。然而，曹操虽然得到了徐庶，徐庶却从不为他出谋划策。原因一是徐庶笃于对刘备的情义，回到曹营不是出于本心；二是其回到曹营之后，真相大白，老母愤而自缢。徐庶自知被骗，故而深恨曹操，发誓不为曹操设一计谋。这就是著名的“徐庶进曹营，一言不发”的故事。2 .参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做准备，没有层次，弄得

10、领导搞不明白你想说什么。第四耳有缝隙数从何而来？耳听八方，广纳博收，做到耳中有“隙”，就是不断扩充“内存”。切忌“两耳不闻窗外事”，那样会使自己与其他部门、基层员工“绝缘”，也就谈不上为领导当好参谋了。1953年2月18日，农历正月初五，毛泽东一行登上了武昌蛇山，路旁正好有位老人卖炸豆腐，毛泽东停下脚步，和他聊了起来新中国成立后,毛泽东经常深入农村、企业、部队、机关、学校、街道进行调查研究，到群众中去倾听他们的呼声，了解他们的疾苦，他那朴实无华、真挚坦诚的人民情怀，终生不变。第五手有成果“没有调查就没有发言权:采取深入调研和督查的方式，印证决策，把决策的实施结果迅速掌握到手中，为修正和完善决策

11、进行新的参谋。切忌手中无果的“半程式”参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就万事大吉，大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥。第六参有奇谋参谋意见要体现对问题独到的见解。而不是简单的罗列和汇报。照本宣科，人云亦云，对领导的决策无益，还会扰乱领导视线，甚至误导领导决策。养成四种习惯，以便于做到参中有谋。一是擅于调研，发现问题；二是精于分析，掌握规律；三是广泛联系，独立思谋；四是谨慎进言，非谋不参。三、办公室主任的工作是办事第一：不以事小而不为（从小事做起）第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）第三：不以事急而盲为（应沉着果断）第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）第一：不以事小而不为（从小事做起）善

12、于抓大事，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事。知大知小。胸有全局，分清主次大小难易，避免一团麻。小中见大。小事孕育着大事。值班、会议通知、座次安排、餐饮吃喝等这些“小事”，稍有不慎就会捅大漏子。举轻若重。看似小事的经常性工作，要建章立制，用巧功去抓，抓一项带动几项，管原则不管具体（要充分相信你的部下有能力把事情办好），督结果不查细节；用韧功夫去抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止;用细功夫去抓，按部就班，严细缜密，不出纸漏。第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）不乱为，要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头；不乱为，就要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨。不乱为

13、，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平高，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意；不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。第三：不以事急而盲为（应沉着果断）处理急事和突发性事件是办公室主任的家常便饭，是第一知情者，处置的第一道工序。一是要沉着应付，切忌自乱阵脚。二是要胸有主见，切忌唯唯喏喏。在处理过程中既要必须胸有主见，也不能乱表态，乱许愿，以免为彻底解决问题埋下隐患。第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）遇到难事一般有两种选择：一是上推下卸，绕着走；二是不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。后者才是选择。一

14、是讲职责，不管多难，义无反顾，挺身而出。二是讲品质，身先士卒，代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三是讲艺术，处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。四是讲精神，敢于碰硬。柔中有刚，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬。一味和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。四、如何当好办公室主任第一：承办有章第二：参谋有度第三：管理有方第四：协调有术第一,:承办有章有章就是指有章法、有条理、有程序。1 .办文要有章法。公文处理要严格按照党政机关公文格式来执行,这样有利于进一步提高党政机关公文制作水平和质量，能够有

15、力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。2 .办事要有条理。做到帮忙不添乱、解难不添忧、服务不误事。办公室事情往往很多，一般情况下，办事按照正常程序进行运作。有时这件事还未做完，另外一件事又来了，这个时候就必须区分主次和轻重缓急，视事情的重要性、紧急程度来进行，不能按部就班。3 .办会要有程序。会议是有制度的，是有一定的程序的。拿我办主任办公会来说，会议议题的提出与确定及会议召开按以下程序进行：第一步，各科（局）提出议题；第二步，办公室将各科（局）议题收集整理后，填写议题表，提交主任审核，正式列为会议议题；第三步，准备会议，办公室将会场提前布置好，并将召开会议的时间、地点、参加人员、主要

16、内容等通知与会人员；第四步，开会，办公室要做好会议记录；第五步，按要求将会议决议事项分头落实好，将会议资料整理归档。这些程序都不能少，如果第一步和第二步不走，会议就不宜开，即使开，效果也不好。会前酝酿很重要，不可少，走程序还可以避免临时动议。第二：参谋有度大家都知道，办公室主任履行其“参谋”职责，有其独特的便利和优势：一是办公室主任工作与领导班子的工作同步运行与操作。二是办公室主任与领导班子之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。三是办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的“参谋”提供了便利条件。正是由于办公室主任有“参

17、谋”特权，因此在当“参谋”时就更要把握度，要参在关键处，谋在点子上。L把握宗旨，谋之有为。一般情况下，办公室主任是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标。因此要把握宗旨，谋之有为，要谋大事，而不是事无巨细，要谋关键，要围绕领导意图，不能我行我素。4 .超前参谋，谋之管用。一是在领导决策前，办公室主任要有超前思维意识，多算于前，少失于后，不当事后诸葛亮，谋之管用。参谋时尽可能增强工作的主动性、预见性、创造性，为领导出谋划策、拾遗补缺，与领导“同频共振”。要广泛搜集资料，研究各地的新情况、新经验、新做法，借“它山之石”来攻玉，为领导提出决策预案，供领

18、导借鉴和参考。二是在领导决策过程中，办公室主任要主动收集和整理方方面面的反馈意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心。三是在领导决策后，办公室主任要了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策顺利地贯彻落实，或根据变化了的客观形势及时进行调整。3,掌握分寸，谋之有向。在领导决策的全过程中，从对领导决策发挥作用的方向上看，可以分为三种类型：一是“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”；二是“逆向”参谋，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋”；三是“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办

19、公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋:这就要求办公室主任做到：找准方向，找准位置，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固持己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而沉默寡言，到位而不越位，尽职而不失职。第三：管理有方前面谈到了管理职能，我们这里的管理是针对办公室内部的管理，主要指文书、组织、事务三个方面的管理。除了前面讲的承办有章外，我们还应该在提高处理人和事的艺术上下功夫，做到管理有方。L提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本能，包括争取领导的支持和重视，充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。一是处理好与领导之间的关系。对领导要尊重和服从，积

20、极主动，尽量随叫随到，承办劳动交代的事情要适当超前，对领导多请示，多汇报、多反馈，千万不要遗忘领导交代的事项。二是处理好与下属的关系。要关心下属，经常过问下属的思想、生活、学习、工作情况，对下属的困难要想方设法解决；要爱护下属，对下属出现一些差错，不应一味求全责备，而是要肯定其工作积极性和成绩，对问题善意指出，并提出改进办法，使下属心悦诚服；要培养下属，对下属品德上要严格要求，业务上要悉心指导，严师才能出高徒；要信任下属，多肯定少批评，以增强下属的自信心，大胆放手干工作；要激励下属，多表扬，善调动下属的积极性。2.提高处理事的艺术。一是善于化繁为简，在众多的工作和矛盾面前,要通过分析、比较，抓

21、住重点，理清思路，有所为有所不为，才能获取纲举目张、以简御繁之效。二是勇于删繁就简，重实际、求实效抓工作、搞服务，删掉“花架子”“虚套子”。三是坚持众繁我简，要完善规章制度，明确责任，分解任务，逐级负责，分工合作，形成众挑重担的工作格局。第四：协调有术所谓协调有术，就是协调工作要有原则、有套路、有招数。1 .把握原则。一是要把握指令性与协商性相结合的原则。要立足于领导的权威，明示领导的意图，向协调对象交代清楚；同时，要以商量为主，讲究说话的技巧。二是要把握原则性与灵活性相结合的原则。一方面要以大局为重，按政策、规章制度办事；另一方面，要灵活善变，讲究策略，针对新情况，善于修正原来的设想。三是要把握程序性与时效性相结合的原则。一般情况按程序，特殊情况可简化程序。2 .把握方法。办公室主任要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。对上要尊重而不盲从，服务而不奴婢；对下要待下以礼，以诚以情，不欺上瞒下；对外求支持协作，对内讲团结向上；既敢于牵头，当好主角，又善于协作，当好配角。谢谢大家！