总经理办公室档案管理基础知识.ppt

《总经理办公室档案管理基础知识.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《总经理办公室档案管理基础知识.ppt（68页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、档案管理基础知识,总经理办公室,一、档案及档案工作 档案法中所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案定义的基本含义有四个方面：(一)档案是各种机关、组织和个人在特定社会活动中形成的。(二)档案是保存备查的历史记录。(三)档案的形式是多种多样的。（四）档案是直接的历史记录属性：基本属性-原始记录性 一般属性-信息属性 一般属性-知识属性,档案工作 狭义上的档案工作，是指档案的收集、整理、保管、统计、检索、编研和利用服务等工作内容。广义上的档案工作是指档

2、案事业。档案工作的重要性,.,要做好档案基础管理工作要从以下四个方面入手：一、理顺体制二、完善制度三、物质保障三、严格管理,放飞希望,体制理顺,一、理顺体制 体制，是指“国家机关、企业和事业单位机构设置和管理权限划分的制度（辞海）。档案事业管理体制，是指国家档案事业管理机构的设置、隶属关系和职权范围等的组织体系和组织制度。我国从中央到地方都建立了档案事业行政管理机关、档案室和档案馆，分工负责掌管着全国、本地区、本系统的档案事务。,.,（一）档案机构的三种类型：1、档案室 2、档案馆 3、档案局 具体地说，上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构有业务指导和监督的关系；档案行政管路部门对同级档

3、案馆和档案室等党按业务机构有业务指导和监督的关系；档案室和档案馆之间有档案交接关系；各级各类档案馆室之间有协作关系。,.,（二）档案室工作体制的理顺 具体到每一个单位的档案室，要做到四有：有领导、有机构、有人员、有网络。首先要有分管领导；其次有综合档案室；有专兼职档案工作人员；各业务职能科室都配备兼职档案工作人员，形成完备的档案工作网络。网络图.jpg,.,二、完善制度 档案工作制度是人们在从事档案工作实践中所必须遵守的规定、准则、方法、程序的总称。根据档案工作制度的不同作用范围，可分为基本档案工作制度和具体档案工作制度。基本的档案工作制度就是国家的档案和档案工作实行集中统一管理的制度。,.,

4、具体的档案工作制度主要有：1、文件的归档制度 一般包括归档要求、归档时间、归档文件的份数、归档手续、归档范围等内容。文件材料整理归档制度.doc 2、档案的保管制度 对档案的安全保护、库房管理以及库房中各种设备的管理提出必要的要求。档案保管制度.doc,.,3、档案的统计制度 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案各种基本情况统计表。档案统计制度.doc 4、档案的利用制度 对档案的利用范围、利用方式、使用要求、利用手续、批准手续等做出相应的规定和要求。档 案 利 用 制 度.doc,5、档案保密制度 主要规定档案的保密措施、并对档案人员提出严格保守

5、国家秘密的要求。档 案 保 密 制 度.doc 6、档案鉴定与销毁制度 规定本单位鉴定档案所采取的标准、鉴定的组织安排、鉴定工作的一般程序、鉴定后档案的处置办法、销毁档案的审批手续、实施要求等。档案鉴定销毁制度.doc,三、物质保障（一）库房 中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范（2000）市级档案库房一般要容纳本机关10年的档案，还应考虑逐年增加的因素。库房建设应本着适用、经济、美观的原则。地势较高，排水通畅，空气流通，环境安静。作为一个单位的综合档案室一般不要设在地下。,（二）阅览室和档案工作人员办公室阅览办公室,（二）设备除湿机空调防磁柜消毒杀菌机吸尘器温湿度计计算机刻录机扫

6、描仪,（三）装具档案密集架 档案橱档案盒（无酸纸张制作）档案封面,三、严格管理 档案基础管理包括以下几个环节：收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、编目和检索、编研、利用、（移交、报送）（一）收集 档案室作为集中管理本单位档案的内部机构，收集工作是基础，是关键，收集时一定要以归档制度的要求，注重齐全完整。,为确保归档文件材料的齐全完整，档案工作人员在收集材料时要做到“十收”：1、处理完毕的文件及时收。2、经常用的文件履行借阅手续定期收。3、本单位发文在盖章时当时收。4、会议材料事先做好工作及时收。5、内部形成的文件材料，注意掌握线索有针对性地收集。,6、常规性的文件要逐项收。7、在机构人员变动时提

7、前收。8、结合年节放假的安全保密大检查集中收。9、归档整理前全面收集。10、在整理过程中发现文件不全要反复收，达到齐全完整为止。,除文书档案外，业务档案的收集在业务部门整理完毕之后的次年6月底之前进行收集；声像档案，包括照片、录音、录像档案在形成之后及时收集；基建档案在竣工验收后由总承包单位移交给档案室；设备档案在设备开箱时及时收集，装箱单、使用说明、合格证等；会计档案在会计部门保存一年之后向综合档案室移交；实物档案要在形成后及时收集。,强调一点：各个单位的档案一定要实行集中统一管理，除人事档案外，都要集中统一管理，都要收集进综合档案室。确因特殊情况要分室保存的，只是形式上的分离，在管理上一定

8、要集中统一，即统一领导、统一制度、统一标准、统一要求。,.,（二）整理 档案整理就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。作为档案室内档案的整理工作分三种情况：系统排列和编目；局部调整；全面整理,1、系统排列和编目主要针对大部门和单位，档案的具体整理由各业务科室的兼职档案员完成，每年的上半年将各科室的整理好的档案统一接收进档案室，专职档案工作人员将全部档案进行系统的排列、编目整理。2、局部调整整理档案时，要尊重历史和前人的劳动，不要轻易打乱重整。凡已整理过的档案，只要有规可循，有目可查，尽量保持原样。不合理的部分，可以部分调整或者通

9、过编制检索工具来补救。,.,3、全面整理：即从文件的分类、编号、排列、装盒、编目等开始整理。各种门类的档案整理：文书档案按照归档文件整理法；照片、基建、科研、设备、实物、电子档案的整理各有标准。,.,（三）保管：是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。主要三方面的内容：1.档案的库房管理2.档案流动中的保护3.档案保护的专门措施,.,1.档案的库房管理（1）档案厨具的排放：排列整齐，横竖成行，整齐划一；避免阳光直射，注意通风（与窗户垂直）；节约库房面积和空间，存取方便；所有的档案厨具都要统一编号，从库房门口第一排开始，自左至右，自上而下编号，走S型。,.,（2）档案的存放：比较常

10、用的是分类排架，先排文书、后排业务、基建、设备、科研、声像、实物等。（有防磁柜的单位，声像档案可以放在防磁柜里）。（3）档案存放地点索引：为了便于档案管理人员准确掌握档案的存放情况，能迅速地调阅档案而编制的索引。多为表格式。,.,（4）档案代理卡 由于利用的需要，档案室的档案经常需要外借，为了便于档案管理人员掌握档案流动情况，可以填制一种颜色鲜艳的卡片放在档案原来存放的位置上，即“代卷卡”。可以用比较鲜艳的红、黄、绿、蓝等，项目主要有：全宗号、目录号、案卷号、移出日期、以往何处、经手人、归还日期、签收人等。,.,（5）“九防”防火：配备干粉灭火器，并定期更换干粉。安全使用电器设备、定期检查电器

11、线路。库房内严禁吸烟、严禁明火装置、严禁存放易燃易爆物品，严禁堆放杂物。应安装火警报警装置。,.,防盗 安装盗警报警装置；安装防盗门窗；库房钥匙专人保管，及时关闭门窗。防虫档案橱具内定期放置防虫药物；有条件的档案室档案入库前应进行消毒、杀虫处理；通风的窗户应安置纱窗；不定期检查虫霉，发现及时处理。,.,防鼠档案库门下方加钉胶皮堵塞缝隙；放置杀鼠药物；库房内不要存放食物。防尘配备吸尘器；加密封门或过渡门，除防结合；档案入库前进行除尘处理；档案库房周围空地种植花草，搞好绿化，减少污染；定期打扫，保持库房内外的清洁。,.,防潮档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间，日变化幅度不超5%，保存底片

12、的胶片库应控制在35%-45%；库房内外要安设温湿度记录仪表，库房内应配备除湿机和空调设备；定时测记库房内温湿度，并随时予以调控；空调、除湿机定期检修保养，温湿度表定期校验；新库房竣工应经6-12个月的干燥后方可入库。,.,防高温档案库房的温度应控制在14-24，日变化幅度不超过2；保存底片的胶片库温度应控制在13-15；温度过高时，应开始空调设备予以调控。防强光库房宜选用白炽灯作人工照明，照度不超过100勒克斯，如果选用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；库房内不宜采用自然光源，有外窗时应选用厚质料深色窗帘进行避光；在任何情况下均应避免阳光直射。,.,防磁建设专门的防磁库房配备防磁柜；2.档案流动

13、中的保护 档案在收进、移出、利用等流动过程中，都要注意安全保护。3.档案保护的专门措施 档案室的修复和复制工作主要是字迹恢复（药物恢复、手抄、摄影）、修复（修补、托裱）、复制（复印、仿真等）,（四）鉴定销毁广义的档案鉴定工作是指鉴定档案的价值和真伪。狭义的是单指档案价值的鉴定。工作内容有三项：一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归档保存的文件剔除；二是确定文件的保管期限；三是档案室对保管期满的档案进行复查审核，认定无需保存着，即可销毁。,经过鉴定后，需要销毁的档案，应当编制档案销毁清册，必须有严格的审批手续和监销制度。档案销毁清册由销毁档案登记栏和档案销毁清册封面组成。登记栏项目有：序号、案

14、卷或文件题名、时间、目录号、卷号或文号、数量、备注等。销毁清册项目有：档案室名称、全宗名称、编制日期等。,销毁清册档案销毁登记.doc需要销毁的档案需要党委领导审批，销毁时，需要两名以上专业人员在现场监销，直至档案确已销毁，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签名盖章。（五）统计 我国档案工作的统计体系分四层：1、全国档案工作基本情况统计2、专业系统档案工作基本情况统计3、地方档案工作基本情况统计4、档案馆（室）档案工作情况统计,档案统计的内容：档案数量的统计：档案室存、收进、移出、销毁等。档案业务管理工作质量情况的统计：归档率、完整率、准确率等。档案开发利用工作情况统计：借阅

15、人数、借阅量、查全率、查准率、利用率、利用效果（通过利用档案产生的直接或间接的经济和社会效益）等。,档案工作条件的统计：人员配备、人员素质、库房面积、设备配置等情况。（六）编目和检索 档案检索工具是查找档案的手段，是开发利用档案信息的工具。常用的检索工具有：目录：案卷目录、全引目录、文号目录、归档文件目录等索引：存放地点索引指南：专题指南、全宗指南等,.,（七）编研 档案编研是以室藏档案文献为主要对象，以主动提供和报道档案内容，满足利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题收集、筛选、加工档案文件，使之转化为不同编研成果的一种专业工作。,常用编研资料的编写1.全宗介绍（全宗指南）定义：

16、是以文章叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。内容：一是立档单位和全宗的历史概况。简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。,二是全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容，第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。三是全宗介绍的辅助材料。主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史

17、的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。全宗介绍.doc,2.大事记定义：通俗地讲就是记大事。是以时为经，以事为纬，用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。,种类：按照大事记所反映的客观对象性质的不同，可分为国家大事记、地区大事记、机关大事记、企业大事记和人物大事记；按照大事记记事范围的不同，可分为综合大事记和专题大事记两种；按照大事记正文形式的不同，可分为文字叙述式与表格式两种；按照大事记印行和使用方式不同，可分为单行本和作为其他作品的一部分或附录两种。,大事记编写要求：（1）内容要真实，观点要正确。

18、所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实，材料选择、遣词造句要体现正确的立场和观点。（2）要做到“大事突出、要事不漏，小事不收”。要记录反映本机关主要职能活动的事情，要突出本单位特点，要突出中心工作和重大事件。,（3）编写大事条目应坚持“一条一事”原则，即在一个条目中着重记述一件事情，不能把几件事揉在一起。要系统、条理，文字要简明、扼要。（4）记载要准确。每条大事涉及的事件、活动、时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等都要十分准确。难以确定的事实，要认真考证，否则不能记入大事记。大事记.doc,3.组织机构沿革定义：是系统记载一个机关单位、地区或专业系统的体

19、制、组织机构、人员配备等演变情况的一种档案参考资料。内容可归结为“五大要素”：机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部机构设置；领导成员的组成,组织沿革的体例和形式比较常用的体例有以下四种：（1）编年法这种体例是以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在年度再分问题或设项来记述，即采取“年度问题（或项）”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。,（2）系列法这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。（3）阶段法阶段法是根据机关历年

20、来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。,（4）问题法问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。,编写要求：要使编写出来的组织沿革全面、真实、实用性强、具体做到：一要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关（内设机构）各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在

21、说明栏里注明。二要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织沿革的全貌。不得以任何理由和原因而漏记或不记该记述的内容。组织机构沿革.doc,基础数字汇编1概念：是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。又称基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。2特点：内容集中、形式灵活、利用方便。3 种类（1）从反映的空间范围分有一个地区、一个系统和一个单位的；（2）从反映时间上分有一年、多年、某一阶段或某一时间段的；（3）从内容上分有综合性和专题性的。基础数字汇编.doc,3、基础数字汇编的编写要求（1）必须从实际出发，实事求是，确保统计资料的准确。（2）要广

22、泛收集资料，并对资料进行科学的整理和编辑加工，确保统计资料的全面性和系统性。（3）在具体编写时应规范，凡是有国际标准或国家标准的，应按标准执行。,4、编写步骤（1）封面A 标题：由基础数字汇编的总标题、记述的时间范围、编者构成。例：公司基础数字汇编（19902009年）B 编制单位：写全称。例：XX区房地产管理局C 编印年月：用中文写全称。例：二00九年十二月三十日D 其他需注明事项：凡属“内部印发”、“秘密”等应在封面左上角标明。,(2)、编写说明。说明编辑的原因、目的、任务和所编材料的用途，阐述选编范围和取材标准，存在问题等有关说明。(3)、目录。按专题或时间顺序编排，包括顺序号、题名、页

23、号组成。(4)、正文。一般应采用表格式，将反映本单位各项工作基础数字分门别类汇编成表格。(5)、装订顺序。封面编写说明目录正文封底。,(6)、编制基础数字汇编的工作步骤：a根据本单位的实际情况确定编研课题。b根据课题要求了解档案中基础数字信息情况，明确选编范围，选定数据项目。c根据汇编用途和原始数据资料特点设计汇编正文各个表格格式。d鉴定原始数据的准确性，进行核对准确。(7)、编制注意事项：a尽量利用档案中的原始统计报表及现成的统计材料。b选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有代表性。c数据要准确、权威，口径要统一，计量单位要符合国家标准。,（八）利用 档案（馆）室通过一定的方式和方法提供档案

24、为利用者利用，为各项社会事业服务，称档案利用工作。利用工作是档案业务工作的中心环节。利用方式：借阅型 证明型报道型 编研型咨询型 宣传型网络型 技术型,处理好几种关系 利用与保密 利用和保护 主动和被动（九）移交、报送机关单位、撤并单位、破产和改制的企业单位需要向档案馆移交档案,市级机关单位移交按照档案法律的规定，满10年进行移交；撤并单位和改制破产企业随时进行移交。移交时先严格审查移交档案的质量，理顺档案编号，输入档案案卷目录和卷内目录，编制全宗指南、大事记、组织机构沿革、基础数字汇编，拷贝电子目录数据（用八九数码录入的可在网上移交），把档案送交档案馆，办理档案交接手续。,报送两办办字200525号 关于征集荣誉档案和国内外友好交流活动中所接受礼品的通知两办办字200622号 关于向市档案馆送交重大活动(事件)档案资料的通知临档发20068号称 关于征集地方史志报刊资料的通知,按照市委办公室文件精神做好本单位重大活动、重要事件、省部级以上领导人视察和省部级以上荣誉档案实物、外交礼品、本单位编辑的史志资料和报刊的报送工作。,报送现行文件,