公文格式与规范处理ppt.ppt

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1、公文格式与规范处理,Gong wen ge shi yu gui fan chu li,主讲人：孟兆才,公文种类,公文处理,公文格式,公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。,公文的概念,公文种类,公文处理,公文格式,公文格式与规范处理的依据,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201

2、214号），从2012年7月1日起实施。中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 97042012）1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,公文种类,公文格式,一、公文的种类,1996年5月3日中国共产党机关公文处理条例规定党的机关文种主要有14种。（以下简称原条例）1.决议 6.通报 11.规定 2.决定 7.公报 12.办法、细则 3.指示 8.报告 13.函 4.意见 9.请示 14.会议纪要 5.通知 10.批复,公文种类,公文处理,公文格式,一、公文的种类,2000年8月24日国家

3、行政机关公文处理办法规定国家行政机关文种有13种。（以下简称原办法）1.命令（令）7.议案 13.会议纪要 2.决定 8.报告 3.公告 9.请示 4.通告 10.批复 5.通知 11.意见 6.通报 12.函,公文种类,公文处理,公文格式,一、公文的种类,2012年4月16日党政机关公文处理工作条例（以下简称新条例）1.决议 6.通告 11.请示 2.决定 7.意见 12.批复 3.命令（令）8.通知 13.议案 4.公报 9.通报 14.函 5.公告 10.报告 15.纪要,二、新条例的变化,1、注重继承保留，文种数量相对减少。原条例和原办法共18个文种；新条例确定党政机关公文主要文种15

4、个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。2、原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）（用于政府、军事机关）、议案（用于政府向同级人大或人大常委会提请审议事项）两个文种例外。3、15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。,二、新条例的变化,4、新条例综合了原条例和原办法的内容，适用于党的机关和政府机关的公文处理，结束了多年来党政两套标准运行的状况，有利于提高工作效率。5、新条例对公文和公文处理工作的涵义，及15种文种适用范围界定更加科学。6、新条例突出强调

5、了公文处理方面的内容，对公文管理要求更全面、严密、具体。7、对各类文件的版头、正文、版记作具体规定，上行文、平行文、下行文版头全部统一。,二、新条例的变化,8、新增：份号、发文机关署名、页码。涉密公文应当标注份号，标注密级和保密期限。紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)。电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。9、删除：主题词。,公文用纸及版面尺寸 A4纸型210mm297mm页面设置 上白边：371mm 下白边：351mm 左白边：281mm 右白边：2

6、61mm 版 心:156mm225mm排版规格 一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋,页面,版心156mm225mm,210mm,297mm,下白边：351mm,上白边：371mm,切口：261mm,订口：281mm,三、公文格式(公文版式),三、公文格式(公文结构),版头,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,三、公文格式(下行文首页版式),发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm,发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线,红色分隔线下2

7、行是正文标题,发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。,一字线距版心下边缘 7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空 1字，双页左空 1字。,上白边：371mm,下白边：351mm,订口：281mm,切口：261mm,三、公文格式(上行文首页版式),2013号,签发人：,“签发人姓名”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体。,三、公文格式(联合行文公文版式1),联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”。,发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。,标题：2号小标宋发文机关名称事由文种。,正文：3号

8、仿宋。,顶格，3号黑体，密级与期限用“”隔开。,三、公文格式(联合行文公文版式2),签发人：,2011号,“签发人姓名”为3号楷体。发文字号前、签发人姓名后分别空一格。,三、公文格式(联合行文首页版式3),2013号,签发人：,多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。发文字号要与最后一排对齐。,正文中的结构层次序数：一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋,三、公文格式(公文末页版式1),(联系人：，电话：)(附件径送办公室),附注居左空2字，排在成文日期下一行。,单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章

9、顶端上距正文或附件1行内。,成文日期用阿拉伯数字,版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首线、末线用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。,联合行文时，按发文排列顺序将机关名称排列在相应位置，印章下压机关署名，最后一个印章端正居中下压机关署名和成文日期。印章排列整齐，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章顶端上距正文或附件说明1行内。,三、公文格式(公文末页版式2),市 长 2012年7月1日,三、公文格式(公文末页版式3),加盖签发人签

10、名章的公文，在正文或附件下空2 行、右空4 字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1行，右空4字编排成文日期。,不加盖印章的公文，在正文或附件下空1 行、右空2字编排机关署名，在署名下 1行编排日期，首字比机关署名首字右移 2字。发文日期长于署名的，使日期右空2字编排，并相应增加机关署名右空字数。,三、公文格式(公文末页附件版式1),正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。,三、公文格式(公文末页附件版式2),版记,三、公文格式(函首页版式),发文机关标志使用全称或规范简称，居

11、中排布，上边缘至上页边30mm,推荐使用小标宋字体，红色。联合行文用主办机关标志。,30mm,20mm,发文机关标志下4mm处印一条红色双线(武文线、上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(文武线、上细下粗)，线长均为170mm,标题与最后一要素距 2 行字。,首页不显示页码。版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于最后一页版心内最下方。,三、公文格式(命令版式),20mm,在正文或附件下空2 行、右空4 字加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1行右空4字排成文日期。,机关标志下空2行居中排令号，令号下空2行排正文。,发文机关标志居中排布，上边

12、缘至版心上边缘20mm,推荐使用红色小标宋字体。,三、公文格式(纪要版式),市人民政府纪要,发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,推荐使用红色小标宋字体。,35mm,出席：毕节市局长 毕节市副局长请假：列席：2013年5月9日,第次,标注出席人员名单，在正文或附件说明下空1行左空2字排3号黑体“出席”，全角冒号后用3号仿宋体标出席人单位、姓名。回行时与冒号后首字对齐。“请假”、“列席”比照编排。也可根据实际制定,发文字号、正文排版未作具体规定，可根据实际制定。,除了纪要之外，其他公文全部要求有发文机关署名。,1.没有发文机关标识（非红头文件）2.文种错误3.发文字号、格式不规范，联

13、合发文编各机关号4.上行文（请示、报告）没有签发人5.公文标题缺要素、用词不当6.正文错别字、层次不当、字体字号不规范7.附件格式不规范8.日期格式不规范9.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）10.版记要素不全、多余,四、公文格式常见错误,机密1年,特急,0000001,毕节市 局文件,2011015号,错误：1.份号、密级、紧急程度标示 不规范2.发文字号编虚号3.上行文没人签发人4.标题与红色找色反线距离太近5.正文抬头与标题距离太近,毕节市局关于开展服务发展 争当先锋活动的报告市人民政府：根据,四、公文格式常见错误（案例）,毕节市局,拜访函(邀请函、承诺函)市局：为了,毕节市

14、局文件,20118号,毕节市局2011年提高 GDP十大举措工作总结局机关各科室，局属各单位：2011年，我局在市委、市政府和,错误：1.生造文种2.没有发文编号3.成文日期标注不正确4.没有发文机关名称,错误：1.生造文种，滥用字母词 2.抬头不应写主送机关 3.成文日期标注不正确,一二年七月十七日,毕节市局2012年07月17日,四、公文格式常见错误（案例）,。附件：1.。局 2012年7月17日(附件径送市人民政府办公室),错误：1.“抄送”、“主送”字体不对，前面未空1格2.“抄送”结束用逗号3.主送领导个人4.“主送应排在”抄送”前面5.抄送回行时排列错误6.没有印发机关和印发日期,

15、错误：1.附件与正文中间没有空1 行2.附件回行对齐方式不对3.附件名称后不应打句号4.只有一个附件不用打序号5.附注与成文日期间空1 行,居左未空2格6.机关名称没有以成文日期为 参照居中编排,抄送：、，主送：、副市长、副市长。,四、公文格式常见错误（案例）,发字号位置错误发文机关标识不规范没有红色反线,？,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.版头错误2.发文字号距红色反线太近3.上行文没有签发人4.标题没有发文单位5.发文字号用“()”6.文种错误，就用“请示”,错误：1.发文字号用“【】”2.标题用黑体字3.副县级机构越过主管部门向 行署行文,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.

16、版头红色反线太粗，不美观2.发文字号距红色反线太近3.标题不正确，生造文种,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.发文字号用“()”2.签发人排列错误3.联合发文部门名称之间不用标点，空一格即可,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.发文、签发人左右分别 空多格2.标题没有小标宋体字3.标题啰嗦，一文多请,错误：1.发文字号距反线距离较宽2.标题啰嗦，不精炼3.印章位置太挤，不规范,四、公文格式常见错误（案例）,错误：1.发文字号用黑体字 2.标题没有发文机关名称，滥用标点符号(“”、)3.主送单位用黑体字,错误：1.标题用黑体字 2.生造文种 3.文件主送领导个人,四、公文格式常见错误（

17、案例）,错误：1.附注位置错误 2.印章处过挤,错误：1.用“此页无正文”2.成文日期错误 3.附注位置距日期较远 4.印章与印发单位不一致,(此页无正文),四、公文格式常见错误（案例）,印章相交,印章排列随意,四、公文格式常见错误（案例）,1.行文总规则（1）要求注重针对性和可操作性。（2）一般不得越级行文（原来要求是“一般不得越级请示和报告”），并要求：特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。包括了向上和向下行文两种情况。,五、行文规则,2.上行文规则（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报

18、告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（原来未作要求）；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。如“若无不妥，请予转报”的文件。,（4）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（原来未作要求）。（5）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关（原来是“应当写明主送机关和抄送机关”）。,3.下行文规则（1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部

19、门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。（2）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。,4.联合行文和平行文规则（1）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。各联合行文机关行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联的事项；联合行文应当确有必要；应当明确主办机关，主办机关一般排列在前。（2）党委、政府的部门依据职权可以相互行文。过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。,将办法“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节,签收,登记,初审,承办,收文办理,答复

20、,催办,传阅,清点，核对，注明时间,主要信息、办理情况,1.由本机关办理；2.符合行文规则，文种、格式正确；3.涉及部门已协商、会签,1.阅知性公文分送；2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办；3.涉及多部门的要明确主办部门；4.紧急公文明确办理时限；5.承办部门按时完成,1.及时送传阅对象；2.随时掌握公文去向，控制传阅周期；3.严格传阅范围，安全保密；4.准确抄清批示；5.及时归档,1.及时掌握进展；2.紧急或重要公文专人催办；3.及时记载催办情况,1.书面：制发公文、印送批示件；2.口头答复,六、收、发文办理,“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个

21、环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”，“分发”改为“核发”,核审批手续、内容、文种、格式。如需实质性修改要报原审批人复审,发文字号、分送范围、印制份数,确保质量和时效，涉密公文在符合保密要求的场所印刷,对文字、格式和印刷质量进行检查后分发,六、收、发文办理,一、复核 已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。复核主要内容：(一)是否经过发文机关办公室审核，如果需要补签的及时补上。(二)公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。(三)内容、文种、格式是否准确规范。（四）若有实质性内容修改应当报原签批人复审。,二、登记基本要求：复

22、核后的公文，应在发文登记本或电脑上详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。,三、印制 印制要求：(一)确保质量。以签发的定稿为依据，格式正确、字迹清晰、版面端正。(二)确保时效。要严格按照时限印制完毕，不得积压误事。(三)确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。,四、核发(一)认真检查印制文件成品质量，包括文件排版格式、版头、版心、油墨等。(二)准确及时分发成品文件（其中不涉密文件及时挂网，涉密文件及时发机要传真）。（三）检查发放情况，确保工作落实。,一、签

23、收注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。,二、登记 公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询，防止传阅过程中文件丢失。,三、初审1.是否应当由本机关办理。2.是否符合行文规则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。,三、初审3.文种、格式是否符合要求。常见问题有：该用“请示”的用了“报告”，主送、抄送机关标注不规范，上行文未标注“签发人”，主附件分离，附件不全，缺页、错页、中间有空白页，印制歪斜，等等。,由于水平有限不当之处 敬请各位领导批评指正 谢 谢！,