效率时间管理.ppt

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1、,效 率 时 间 管 理 让你的时间多出20%,内容提要,时间管理概述；时间管理心理学；找出时间杀手；时间管理自我评估；目标设定与时间管理；时间管理的原则；时间管理的技巧；时间管理哲学。,时间管理概述,时间管理的定义；时间管理的目的；时间管理的重要性；时间的价值。,时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力，立刻去运用正确的方法做正确的事。,时间管理的定义,时间管理的目的时间管理的目的在于同时获得三效：,效果：确定的期待结果。效率：以最小的代价或浪费获得结果。效能：以最小的代价和浪费获得最佳的 期待结果。,时 间 管

2、理 的 重 要 性,“绩效工作成果工作品质 时效成本控管”，可知时 间管理的能力，至少占工作绩 效1/4比重。,时 间的价值,从出租车司机的份钱 看经理们每天的份钱!,1.时间管理心理学；2.错误的时间管理心态；3.正确的时间管理心态。,时间管理心理学,时间管理心理学,包括以下三个方面：自我心理建设；时间=金钱生活甚至于时间 金钱,即时间比金钱还重要；成就感引起动机的关键就是成就感。,四种观念特别不利于时间的有效运用：（1）视时间为主宰的人；.（2）视时间为敌人的人；（3）视时间为神秘物的人；（4）视时间为奴隶的人。,错误的时间观念,视时间为主宰的人,视时间为主宰的人，将一切责任交托在时间手中

3、。对这种人来说，它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中，时间犹如驾驶员，而他们则好像乘客。,视时间为敌人的人,管理者视时间为敌人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”，或是以同等的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，则被视为富有效率。效率与效能不应偏废，在效率与效能无法兼得时，管理者首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。难怪彼得杜拉克会斩钉截铁地说：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。”,视时间为神秘物的人,视时间为

4、神秘物的人通常都对时间高深莫测。他们对待时间的态度，与他们对待自己的态度极为相似。除非等到他们的肠胃出毛病，否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等到他们对时间的使用受到限制，否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。,视时间为奴隶的人,视时间为奴隶的人最关切的，是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为，便是长时间地沉迷于工作，成为所谓的“工作狂”。,管理人员正确的时间观念,只要管理者不对时间抱任何成见，或加诸任何价值判断，而视之为中性资源，则可能对它作出比较有效的运用。,认清自己时间管理的现状,时间管理自我评估,找出时间“杀手”,时间财富是怎么浪

5、费的？中国中层经理为什么这么忙？不重视时间管理的原因？,时间财富是怎么被浪费的？,时间分析；典型的时间使用误区。,时间财富是怎么被浪费的？,典型的时间使用误区,中国中层经理为什么这么忙？,与国外的经理人相比，中国的经理人太累了。大家都感觉特别忙，时间特别紧，天天要加班，但效果却并不尽如人意。国际上的一项调查表明，好的经理人比糟的经理人在时间效率方面，能够高出10倍以上。为什么会有如此大的差别，就是有没有对时间进行管理。,不重视时间管理的四个原因,中国很多的经理人，包括老总，一谈到时间管理，普遍的反应就是不在乎，为什么会不在乎呢？,目标设定与时间管理,立定标竿、全力以赴；一般人不愿设定目标的三个

6、原因；目标设定法则；耶鲁大学的目标设定七个步骤；立定标竿的四个步骤；目标设定的步骤；策略性的目标设定；有效的专案管理。,立定标竿、全力以赴,譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。,不愿为自己设定目标的三个原因,恐惧。无此意愿。误将行动当成就。,目标设定原则（SMART原则）,1目标要具体（Specific），例如“我想 要当主任、得到硕士学位”等；2目标必须是可衡量的(Measurab

7、le)；3目标是可能实现的(Acceptable)；4目标是切合实际的(Realistic)；5一定要设定时间表(Timetable)。,目标设定的七个步骤,拟出目标；列出好处；列出障碍点；列出所需资讯；列出寻求支持的对象；订定行动计划；订定达成目标的期限。,立定标竿的四个步骤,消除恐惧。不要担心失败，立定目标是必须的；认同每个人一定要有“目标”这个想法；完成耶鲁大学七步骤；坚持目标。一位希望追求成功的人须能坚持 决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪 生不断地尝试及坚持，终于达成目标。,目标设定的步骤,（1）写下目标：通常只想还是不够，一定要写下您的 目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（

8、2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其 优先顺序；（3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划；（4）对计划设定优先等级和先后顺序；（5）排定时程表；（6）确实做、马上做。,策略性的目标设定,有效的专案管理,专案管理的内容；墨非定律；崔西定律。,有效专案管理的内容,当在工作上和时间管理上愈来愈 有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。,墨 非 定 律,(1)凡是可能出错的都会出错。(2)每次出错的时候，总是在最不可 能出错的地方。(3)不论您估算多少时间，计划的完成 都会超出期限。(4)不论您估算多少的开销，计划的花费 都会超出预算。(5)您做任

9、何事情之前，都必须先做一些 准备的工作。,崔 西 定 律,(1)任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困 难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此 工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。(2)简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化 愈不会出问题。,时 间 管 理 的 原 则,排出优先顺序；目标ABC原则；80/20原则；制订计划；养成习惯。,优先顺序的确定,时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。,三,一,四,二,强,弱,强,弱,紧迫性,重要性,最大时间管理迷思：重要但不紧迫的事,目标ABC原则,目标ABC原则就是在最

10、有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。,如何坚持目标ABC原则,80/20 法 则,80/20法则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。,制 订 计 划,所谓计划，就是凡是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法，以便获得清晰的行动。,待 办 单,待办单就是将你每日要做的一些工作事先列出一份清单、排出优先次序、确认完成时间，以突出工作重点、避免遗忘、未完事项留待明日。,日 计 划,也可以用待办单，也

11、可以做日计划。首先确定每天的重要事项，把一天的工作安排排好优先的顺序，然后完成排序第一的工作。为了确保计划能一丝不苟地完成，务必 将计划写下来，一份书面的每日计划是你必备的工具，有了它就可以控制你的时间，能使你拒绝干扰。,周 计 划,要使你的日计划成为一个有效快速的过程，一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不有一天所有完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。同时，事情变化得比较快，你不可能预先定出来一个详细的月计划。,月 计 划,月计划提供一种宏观的视野，会使周计划更加有效。一般包括下一个月的重要事项，是一项较为长期的计划。,养 成 习 惯,人们不会认为习惯也成为一

12、种原则，但在时间的原则中它确实是也是一种存在形式，即：你要知道什么是最好的时间管理习惯;对于职业经理人来说好习惯是可以并且 必须要形成的;时间管理是一种可以改变的习惯，坏的 习惯是无意中形成的，良好的习惯可以 在有意中形成。,你是否有这样的一些习惯和惯例（一）？,工作效率低、办事拖拉；时间观念差，工作时磨磨蹭蹭；工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次；经常被电话、不速之客干扰；上班时间不紧凑，晚上加班干；,你是否有这样的一些习惯和惯例（二）？,什么事情都认为自己做才好；没有目标，没有计划，人云亦云；零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间；没有时间安排表，由别人来安排；不会休息、不会娱乐、没有空

13、闲。,你每天要花30分钟作计划；你要有书面的待办单、日计划、月度计划 和周计划；你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯；你每周都将你的工作排出优先顺序；你能在高效的时间里做完你的重要工作；你的授权形成了一种工作风格和管理方式。,必须养成的好习惯(一),必须养成的好习惯（二）,在固定的时间里处理往来的函件；尽量将无用的文件处理掉；能使每件工作善始善终避免头绪多而乱；除非万不得已才召开会议；常年使用工作效率手册。,时间管理的技巧（一）,消除电话干扰；消除不速之客；应付意外事件；有效计划；养成记录习惯，时间管理效果加倍；当日事当日毕；,消除电话干扰,据统计，电话干扰是时间管理最大的杀手之一，许多经理人

14、也认为电话经常占去他们大量的时间。,消除不速之客,不速之客-泛指未经预约的访客，主要来源为属下员工，其次是同一阶 层的同事，再其次是组织以外的人士。为有效地应付不速之客的干扰，秘书 人员的协助几乎是不可或缺的。,消除不速之客的有效途径,由秘书全权安排约会事宜，或至少授权；秘书对约会事宜作初步安排；规定接见部属的时间；在办公室外接见外界不速之客；站立会客；让秘书控制会谈时间。,应 付 意 外 事 件,火车、飞机、公共汽车、轮船等依 时间 表运行，但依然会有意外事件，同样的情形也 可能发生在你身上，所以，为意外事件留时间，是很明智的。,有 效 计 划,绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。

15、在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省34小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。,养成记录习惯时间管理效果加倍,真想做好时间管理，很重要的的方法就是养成记录的习惯。就像写日记一样，把每天应该开的会、待追踪事项、待处理事项，以及上司交办事项，按类别列下来，用不同颜色的笔，区分轻重缓急。,当日事当日毕,清人文嘉有著名的明日歌：“今日复今日，今日何其少今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。,时间管理的技巧（二）,善用零碎时间；业余时间管理；消除无效会议；出差期间的时间利

16、用；授权；保持办公室整洁；,善用零碎时间,滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。,业余时间管理,睡眠；学习；娱乐。,消除无效会议,马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么结果。会上你进来他出去，东一句西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬；有的人开了半天会，还不知来干什么；还有的，把开会当休息，闭目养神，你们爱发言发言、爱争吵争吵吧,出差期间的时间利用,评估需要；出差前的准备工作；出差中要做的。,授 权,授权可减轻本人工作负担，提高下属积极性。中层经理应明确授权是必须的一种趋势，下属是完全可以承担的，应尽早培养和锻炼下属的工作能力和知

17、识水平。,保持办公室整洁,保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预先准备，则才能有效地掌握时间。,时间管理的技巧（三）,优化文件处理流程；克服拖延习惯；学会说“不”；最时段分析与利用；成为时间管理大师五步曲。,优化文件处理流程,投掷。转手。行动。归档。,克服拖延的习惯,拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏，因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节”，拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力，刚好相

18、反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。,学会说“不”,不愿意拒绝别人，很想做个人人都喜欢的人，想赢得赞许和别人的认可与接受，害怕因此而断送自己的前程。,最佳时段的分析与利用,成为时间管理大师五步曲,列单；组织；删除；习惯；成就。,时间管理哲学（一）,(1)培养个人的时间管理哲学；(2)要有远大的眼光；(3)要有延后满足的能力；(4)培养个人的特质，在行动中自我操练；(5)学习微视，以每分钟来衡量时间；(6)要记住时间等于金钱；(7)要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；,时间管理哲学（二）,(8)完成较高价值的工作；(9)时间管理是一生的技巧；(10)以榜样去引导您的部属；(11)平衡与适度：放轻松、要休假和运动；(12)确定您的目标与价值一致；(13)定期健康检查；(14)吃清淡的食物。,结 束 语,莎士比亚曾说过，重重天幕、星子和位于宇宙中心的此地，有其等差、先后顺序及地位。时管理无非就是为生活中每一件事情，找到最佳的顺序，并给予最适的地位。,