用友A8协同管理软件-公共信息管理(1).ppt

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1、A 8 协同管理软件-公共信息管理,用友软件股份有限公司职务 姓名2009年 月 日,1、公共信息价值2、公共信息分类3、单位公共信息启用步骤4、新闻4、公告5、讨论6、调查,公共信息的价值 任何组织都希望传递自己的价值主张和企业文化，需要将组织内的发展动态、重大事记、规章制度、行政公告、通知等及时传达给每一位成员或某一特定群体；需要通过调查向每位员工或特定群体征集意见，以帮助各项政策的制定修改；需要给员工一个宽松和谐的技术交流、思想交流、经验交流的场所，同时又让领导方便了解员工的思想动态。提供这些公共信息的发布平台，能有助于组织的文化建设。,公共信息分类按信息类型分新闻：是对组织内新近发生的

2、、对组织建设有价值的事实，进行简要快速的文字报道。公告:是郑重宣布重大事件、决议或决定的一种书面告示或通知。调查：是根据调查目的，设计出若干问题，通过作答来收集被调查者的主观态度。讨论：是个人发布信息或提出看法，期待得到回音的一个BBS,公共信息分类按受众范围分集团公共信息单位公共信息部门公共信息,单位公共信息启用步骤 单位管理员设置公共信息板块（如板块名称、是否需要审核、指定板块管理员和审核员）-板块管理员授权发布者-发布者撰写和提交信息-审核员审核信息（如果需要审核-或由审核员直接发布或由发布者发布,新闻使用特点新闻不设具体发布范围，全体可见，并可指定本板块新闻是否允许外部人员查看新闻可以

3、录入并显示摘要和关键字新闻可以设定标新天数,公告使用特点公告要设发布范围公告可以控制是否记录阅读情况，控制读者是否能打印公告公告可以置顶,讨论使用特点讨论要设发布范围，无需审核可以设置本板块是否允许匿名发贴和匿名回帖可以置顶讨论贴、标注精华帖可以设置黑名单，禁止回帖可以设置有新回帖时，消息通知发布者回帖时可以使用快速回复和引用回复,调查使用特点调查要设发布范围调查题可以是单选题、复选题和问答题可以设置是实名评论还是匿名评论可以统计和查看调查结果调查结果可以转发协同板块管理员可以终止调查,A 8 协同管理软件-计划和日程事件,1、时间管理意义2、计划3、日程事件,时间管理意义“时间是最高贵而有限

4、的资源”,时间管理的目的在于有效运用时间，降低变动性。透过事先的规划，决定该做些什么事和不该做什么事，从而起到一种提醒与指引的作用。达到把 80%的时间用在 20%的重要的事情上，使之产生 80%的影响效果,计划计划类型日计划、周计划、月计划、任意期计划,计划我的计划应用计划发送给领导，抄送同事，告知相关人员（主送、抄送、告知）按时间段查看所做计划（日历表）对计划执行情况进行跟进（填写完成率、修改进展状态，结果总结）计划管理应用查看收到的他人计划和计划进展状态主送和抄送者对他人计划进行回复,日程事件事件建立时间安排（开始时间、结束时间、提前提醒）事件描述（事件内容、附件、重要程度、事件状态、工

5、作类型）让他人知晓（共享类型设置）结果记录（实际耗时、完成率）事件性质确定（自我办理事件、安排或委托他人办理事件）,日程事件共享事件查看和回复他人事件：查看他人共享给“我”的事件，如通过公开给他人、公开给上级、公开给下级、公开给秘书/助手获知的事件项目事件：查看他人共享给我所在项目的事件部门事件：查看他人共享给我所在部门的事件全部事件：上述全部回复事件：对他人共享的事件均可做意见回复,日程事件日程视图 是以时间表和日历的方式显示出对事件的安排。分日视图、周视图、月视图,A 8 协同管理软件-会议管理,1、会议管理意义2、会议室管理3、会议通知管理,会议管理意义 会议的主要作用是布置工作、总结经

6、验、讨论事项、分析问题、研究对策等，这些作用有时是其他形式的管理方式和沟通方式取代不了的。会议组织的好不好，直接反映了一个公司的经营管理水平和作风。会议的高效往往会代表着企业领导层的高效，同时也意味着企业的高效。,会议室管理启用步骤 单位管理员授权会议室管理员-会议室管理员登记会议室信息-用户预定会议室-会议室管理员审批授权会议室管理员（单位管理员）在后台综合办公权限权限管理中，指定会议室管理员确定管理范围，即能申请该管理员所负责的会议室的人员,会议室管理建立会议室信息（会议室管理员）填写会议室名称、可容纳人数、地点等确定该会议室使用前是否需要申请 需要申请:表示该会议室要先申请并在通过后才可

7、使用 不需要申请:表示该会议室无需事先申请，先到先用，允许有占用冲突,会议室管理预定会议室（使用者）查看会议室的占用情况选择一个会议室申请，并给出使用时间段审批会议室申请（会议室管理员）对申请做出通过和不通过的决定其他会议室管理功能预定撤销：撤销已审批通过的还未被会议使用的会议室预定使用统计：统计各会议室的使用时长,会议室管理几点说明：会议室管理员可以替用户申请会议室会议室管理员也可替用户撤销会议室申请,会议通知管理发会议通知确定会议基本信息：会议主题、通知正文及附件、会议时间、提前提醒设置确定参会人员：主持人、记录人、与会人员确定会议资源：会议室、会议设备会议回执参会人员对是否参会做出回应可

8、上传附件，作为会议资料补充可转为日程事件记录下来,会议通知管理会议总结主持人或记录人对已结束的会议做出总结总结（即会议纪要）可以转发协同，以报告给或分享给他人会议取消发起人可以取消发出的尚未召开的会议通知,A 8 协同管理软件-综合办公,1、办公设备管理意义2、主要应用步骤3、车辆管理4、图书资料管理5、设备管理6、办公用品管理,办公设备管理意义 围绕办公设备的进、出、用各环节，进行规范化、精细化管理，如登记、领用借用、审批、归还、报损等，是提高办公设备利用率和完好率，节约经费开支的一个重要手段。它直接关系到企业营运成本的减少，和企业经济效益的提高。,主要应用步骤单位管理员授权综合办公管理员（

9、指定管理者、管理对象、管理范围）单位管理员定义办公设备的分类（如图书分为管理类、技术类）综合办公管理员登记设备信息用户发出领用或借用申请综合办公管理员进行审批对使用完毕的设备进行归还登记,车辆管理车辆登记车辆基本信息如车牌号、品牌进行登记对车辆的当前状态进行标注，如正常、扣押、报废车辆申请对状态为正常的车辆进行使用申请，给出拟使用时间和理由,车辆管理车辆审批对用车申请做出同意或不同意的决定可立即安排出车或稍后安排出车出车和归车登记出车时间和还车时间对同一部车，如已出车尚未归还，不允许再安排出车违章登记对车辆的违章情况进行登记,车辆管理车辆统计按使用部门、驾驶员分别对用车次数进行统计我的申请查看

10、已发出的申请对待审核、审核未通过的申请可以修改，重新申请对待审核、审核未通过的申请可以撤销,办公用品管理用品登记登记用品的基本信息，包括库存数量和可申请数量用品申请对可申请的用品进行领用申请，如领用数量用品审核对领用申请做出同意或不同意的决定用品统计按领用者对用品的申领次数进行统计,图书资料管理图书资料登记分别登记图书和资料信息，包括库存数量和可申请数量图书资料申请对可申请的图书资料进行借阅，如借阅时间和数量图书资料审批对借阅申请做出同意或不同意的决定借出和归还对实际借出的时间进行登记,图书资料管理对图书资料实际归还的时间进行登记图书资料统计按借阅者对图书资料的借阅次数进行统计,设备管理设备登

11、记登记设备的基本信息，包括库存数量和可申请数量设备申请对可申请的设备进行使用申请，如使用时间和数量设备审批对使用申请做出同意或不同意的决定借出和归还对实际借出的时间进行登记,设备管理对设备实际归还的时间进行登记设备统计按使用者对设备的申请使用次数进行统计,A 8 协同管理软件-关联应用,1、关联应用意义2、关联人员应用3、关联项目应用4、关联系统应用,关联应用意义 关联人员、关联项目和关联系统即构成了所谓关联应用关联人员 关联人员是指哪些与自己有密切联系的人，如上级、下级、助手/秘书、有工作关系的同事。运用关联人员是为了以人为中心，将本人与关联人员有密切联系的信息，如彼此间往来协同、计划等进行

12、集中呈现，以方便查找，提高工作效率,关联应用意义关联项目 关联项目是指为完成某项共同任务的一群人，建立一个项目组，并将与该任务有关的信息如协同、计划、事件、文档随时和项目关联起来。以形成一个独立的信息空间，集中呈现项目信息，方便项目组成员的查找、跟踪和交流关联系统 是以一种松耦合的关系，将A8系统和外部系统连接起来，以方便系统的切换。,关联人员应用关联人员设置分四种类型，除同事是单边设置外，其余三种是需要对方确认，并形成双边设置。上级对下级，上级对助手/秘书点击消息提醒即可完成确认关联人员空间使用能看到他或她是否在线，他的组织信息、联系信息能看到我发给他和他发给我的协同、计划、会议,关联人员应

13、用能看到他共享给我的私人文档夹，他的博客能看到他共享给我的事件能直接发送协同、邮件、在线消息给他如果他是我的下级，或我是他的助手，我可以直接给他安排事件,关联人员应用关联项目设置需要有项目发起权才能设立项目项目组人员分：项目负责人、项目成员、项目领导、相关人员项目负责人：具有项目配置修改权、进度修改权、项目文档夹的管理权、在项目空间新建协同、计划、会议、日程、讨论和项目文档权、留言权,关联人员应用项目成员：具有项目文档夹的写入和只读权、在项目空间新建协同、计划、会议、日程、讨论和项目文档权、留言权项目领导：同上相关人员：具有项目文档夹的只读权、留言权项目组公开与否：项目组公开则项目组外的人能从

14、选人界面中看到和选到该组人员，反之，则只有项目组内人员能够选到,关联人员应用关联项目空间使用能集中看到与项目关联的协同、计划、会议，和共享给项目的事件能看到项目组人员在此发表的讨论和留言能查看和修改项目进度注：已结束的项目将不再有项目空间，无法被关联，并不再出现在选人界面中，但项目文档夹依旧保留,A 8 协同管理软件-首页空间,1、空间的应用意义2、空间的分类3、空间的定义4、个人桌面的定义,首页空间意义 首页空间是集中展现最新的、最关注的信息窗口。它形似企业网站首页，但不同于网站。因为不同的人群在空间中能看到的信息不尽相同。A8首页空间能够满足客户对信息的个性化需求和定制,空间的分类个人空间

15、：是个人的工作平台，主要展现与个人相关的信息，如我的待办、跟踪、我的模板、我的关联人员、关联项目。个人可以自定义布局和信息种类。共享空间：是组织文化建设的信息传播平台；是团队高效协作、成果分享、交流信息的平台。主要用于展现一个群组内的公共信息。,空间的分类 对于共享空间，A8系统默认提供了集团空间、单位空间和部门空间，用户还可以自行建立协作空间。空间管理者可以自定义布局和信息种类。,空间的定义个人空间操作者：单位管理员。单位管理员可根据本单位情况，定制系统缺省的个人空间配置，并决定是否允许前台个人修改个人。在许可的情况下，个人可根据需要，修改配置,空间的定义设置内容：空间标语（个人不可定义）空

16、间版面的布局（共有4种选择）空间栏目的选择（分常用栏目、文档栏目、表单栏目）设定栏目显示名称、栏目所包含的信息类,空间的定义个人空间常用栏目流程类 如待办、跟踪、督办、ERP待办公共信息类 如集团或单位的最新公共信息，具体板块的公共信息学习类 如集团、单位或个人的知识文档和学习区、个人的文档订阅、RSS订阅,空间的定义个人空间常用栏目关联类关联人员、关联项目、关联系统、三种集成型应用栏目 其他常用类 我的模板、我的博客、日程事件和他人事件、他人计划,空间的定义文档栏目 是将文档中心下的文件夹直接以栏目形式呈现在个人空间。访问者能看到什么文档取决于访问者对文档的访问权限表单业务栏目 是将配置的表

17、单业务已栏目形式呈现在个人空间,空间的定义集团空间操作者：集团管理员设置内容：集团空间的名称、空间标语空间版面的布局空间栏目的选择（分常用栏目、文档栏目）集团空间的访问权限授予集团空间的停启,空间的定义集团空间常用栏目公共信息类 集团最新公共信息、具体板块的公共信息 学习类 集团知识文档、集团学习区 关联类关联系统、三种集成型应用,空间的定义单位空间操作者：单位管理员设置内容：单位空间的名称、空间标语空间版面的布局空间栏目的选择（分常用栏目、文档栏目）单位空间的停启,空间的定义单位空间常用栏目公共信息类 单位或集团的最新公共信息、具体板块的公共信息 学习类 单位知识文档、单位学习区 关联类关联

18、系统、三种集成型应用,空间的定义部门空间操作者：单位管理员负责停启部门空间 部门主管负责设置和管理本部门空间设置内容：部门空间的名称、空间标语空间版面的布局空间栏目的选择（分常用栏目、文档栏目）,空间的定义对部门空间其他访问者的授权 对部门空间其他管理员的授权部门空间常用栏目公共信息类 在部门空间发出的公告和讨论（只有部门空间管理员可以发公共）计划事件类关联给部门的计划、共享给部门的事件,空间的定义学习类 部门知识文档、部门学习区关联类关联系统、三种集成型应用部门特色类 部门成员、部门模板、部门留言板,空间的定义自定义协作空间操作者：集团管理员，形成跨单位的协作空间 单位管理员，形成跨部门的协

19、作空间,个人桌面定义空间显示排序菜单显示设置左面快捷方式设置左面工具栏设置,A 8 协同管理软件-表单业务配置,1、表单业务配置意义2、表单业务配置3、业务配置使用,表单业务配置意义 工作岗位性质的不同，每个人对表单的使用会有不同的侧重点，将与自己密切有关的表单分类集中呈现，例如以特定栏目形式，特定菜单形式展现，可增加自己的关注度，方便查找，提高办事效率。,表单业务配置配置方法操作者：表单管理员、普通用户 基本操作：设置业务显示名称 选择模板（普通用户只能选我的模板、表单管理员可以选所有模板）确定挂接方式 根据需要调整缺省的功能配置项,表单业务配置 如果是栏目挂接，还要将栏目配置到个人空间扩展

20、应用：共享给他人，如为领导设置好表单业务配置 根据需要调整缺省子菜单名称,表单业务配置栏目挂接可配功能项合并类（指不再细分具体模板）：流程待办、跟踪、督办、模板调用分项类：表单查询、表单统计,表单业务配置菜单挂接可配功能项合并类：流程待发、已发、已办、督办表单查询、表单统计分项类：模板调用,业务配置使用首页栏目方式在栏目中直接选择表单模板，填写发送在栏目中直接处理或跟踪表单流程在栏目中直接执行表单的查询或统计进入表单业务中心，分类查看或处理表单业务，并可修改业务配置或取消挂接首页菜单方式,A 8 协同管理软件-工作、流程、兼职、HR管理等,用友软件股份有限公司职务 姓名2009年 月 日,1、

21、工作管理2、流程管理3、兼职管理4、HR管理,工作管理工作管理意义 对各个人在协同软件中的工作情况进行量化统计，有助于便于领导和本人了解过去的工作情况，为工作绩效考核提供依据，同时也是按时间段查找事项和处理事项的一种有效手段。工作管理构成统计对象：协同、公文、计划、会议统计时间段：本日、本周、本月、本季、任意指定时间段,工作管理统计数据：已办、已发、累计待办、暂存待办工作管理使用看本人工作 在工作统计或超期统计中，查看本人的工作统计数据，点击数据展现明细列表，对于协同和公文，点击标题还可穿透查看或处理协同或公文。,工作管理看他人工作需要单位管理员先授权在工作管理中，选择查看对象，点击数据可见明

22、细列表，但不再穿透查询。,流程管理流程管理意义 对本单位或全集团的协同/公文流程进行监督，对异常流程采取必要的处理手段如终止、撤销或修改，以保证工作开展的顺利流程管理应用操作者 集团管理员、单位管理员,流程管理步骤 设置查询条件-点查询-查看所监控流程的处理明细、流程日志，或重新编辑流程查询条件构成：按应用分类：协同、表单、发文、收文、签报按流程类型：自建流程、模板流程按流程状态：流转中、被中止、结束指定标题、发起者或时间段,流程统计流程统计意义 对本单位或全集团的协同/公文流程工作情况有个量化的统计，以全面了解各单位、各部门、各个人的工作量情况和完成情况。流程统计应用操作者 集团管理员、单位

23、管理员,流程统计步骤 设置查询条件-点查询-查看各统计对象的待办、已办、已发、超期流程的数量和明细。查询条件构成：按应用分类：协同、表单、发文、收文、签报按流程类型：自建流程、模板流程确定是统计到单位、部门还是个人指定统计对象、发起时间段,兼职管理本系统兼职的含义 指在系统内，非本人账号注册单位的其他单位中担任某职位。在系统中的表现，就是他能够访问兼职单位的单位空间、部门空间，能出现在他所兼职单位的选人界面中，从而能参与兼职单位的工作活动。,兼职管理兼职人员的设置由集团管理员完成人员跨单位兼职关系的建立。支持批量操作。单位管理员可以调整兼职人员的所在部门、岗位、职位和系统权限兼职人员使用说明首

24、页可以单位切换对与个人相关的信息不随单位的切换而切换，如个人空间的待办、跟踪、事件等,兼职管理对于公共类的信息则随单位的切换而切换，如单位空间、部门空间中的信息当前单位影响兼职人员的工作环境，如选人界面是缺省定位在当前单位，综合办公是显示当前单位的办公资源,HR管理HR管理员工作员工档案信息的建立和维护工资奖金的导入或录入员工考勤管理人员构成情况的统计单位组织机构信息的建立和维护（同单位管理员）,HR管理员工档案信息的维护建立员工的基本信息、工作履历、培训情况、考核结果等信息设置并输出花名册进行复杂组合的人员查询，如按政治面貌、学历、婚姻状态、出生日期、入职时间等等,HR管理工资奖金管理 导入

25、员工的工资或奖金，供员工查看各自收入情况人员统计 年龄状态分布 人员数量分布 学历情况分布,HR管理信息项设置作用：各单位对员工档案的信息组成、工资奖金的组成结构不尽相同，为满足个性化定制的需要，a8在提供了系统预置的基础上，允许HR管理员再增加档案的信息项和显示页签，增加工资项目信息项设置步骤设置分类：为的是方便查找,HR管理定义信息项：名称、数据类型、是否必录定义页签：页签名称、所属应用设置页签所包含的信息项部门管理员工作 本部门及其下级部门中的人员信息管理,MajpjMVcyzj21HLfrvy96dv02lPPfYgxUS7IYmZkyEmZ0kGeYZS3bpLCkYH1lt4EK7

26、CxmUX3ijoYSOer7ZuaVWYgz4EpZrUirVpMzzvNtf1XZw5oswSXOtFaejnOcmfE1lZgnN1RSXg8wLCG8CVQ3XPJMvodPFWcpiYJgZazNSEPNIaklYSu7qSd1UpaxmZDlpN9zW7kljfsLCLi26Yv109ffbnDH8LbUN1G6ACURQ39eG12KHL9tXsZ1jzgoCK8g1kuNOh5eFvcmVT5ZYVQt9zk3rp3qLnf02FovEXxVRxjCcFRNppiJljNiOuk6fONnyX7fyGg7sXZ49BmCN5oy9VesHpKzdjTKwjrkCEQCFDehV

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