文件控制程序.ppt.ppt

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1、文件控制程序,办公室,文件控制程序,一、目的二、范围三、职责四、工作程序五、支持性文件六、质量记录,文件控制程序,目的对文件和资料进行控制，确保相关部门、场所及时得到并使用有效文件。,文件控制程序,范围 适用于与质量管理食品安全管理体系有关的所有文件和记录、资料的控制。,文件控制程序,职责总经理：批准发布质量方针及食品安全方针、批准按GBT1 90012000质量管理体系要求及HACCP食品安全管理体系要求建立的质量管理手册食品安全管理手册。,文件控制程序,管理者代表食品安全小组组长：审核质量管理手册食品安全管理手册，批准程序文件(操作性前提方案)；批准质量管理体系食品安全管理体系文件发放范围

2、；适时组织文件的评审。相关部门：编制、初审本部门质量管理体系食品安全管理体系的其他文件，负责涉及本部门的技术资料管理。,文件控制程序,办公室：组织编写质量管理手册、食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)，汇编程序文件清单(操作性前提方案)。接受质量管理体系食品安全管理体系其他文件的备案，汇编三级文件清单。负责公司质量管理体系食品安全管理体系文件和资料的归口管理。提出文件和资料发放范围并发放。收集、识别、传递、办理需办理的外来文件。建立有效的法律法规，进行收集和编制适用法律、法规清单。建立有效的有关标准的收集获取渠道，进行收集和编制在用标准清单。,文件控制程序,各部门兼职文件管理员：本部门

3、文件和资料的管理。,文件控制程序,工作程序文件资料的分类文件和资料的编写与标识 文件代码文件的编写、审核、批准与识别 文件的更改 作废文件的处置 法律、法规、标准及外来文件的控制文件的定期评审,文件控制程序,文件资料的分类质量食品安全方针、目标；质量手册食品安全管理手册；程序文件：包括按质量管理体系食品安全管理体系的要求及公司管理需要而形成的程序文件(操作性前提方案)；其他文件：包括管理性文件如规章制度、技术性文件如设备操作规程、工艺文件、检验文件、作业文件及相关技术文件；,文件控制程序,文件资料的分类国家法规行业标准地方标准/企业标准；外来文件：上级或行业主管部门与质量管理体系食品安全管理体

4、系要求相关的文件，其他相关信息如设备、设施的图纸、技术手册等；质量食品安全管理体系记录：依据记录控制程序进行管理。,文件控制程序,文件和资料的编写与标识文件和资料的编号质量食品安全方针、目标的编号；质量手册食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)、其他质量食品安全管理体系文件及质量食品安全管理体系记录的编号、文件和资料的编码除有行业特殊要求外，均按以下文件和资料编号规定执行：文件分类与编码规则：一类 质量手册 二类 程序文件三类 工作手册,文件控制程序,质量手册质量方针、食品安全方针、目标以发布年代作为有效性标识；质量手册、食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)、三级文件以受控状态及

5、分发号作为标识；质量管理体系食品安全管理体系的记录统一编号及进入记录清单作为受控标识；适用的法律法规、国家行业地方标准及外来的文件经识别后，加盖“有效”及“年、月、日”章作为标识。,文件控制程序,编码格式质量手册HZW/ZS程序文件HZW/CX-,公司代码,质量手册,公司代码,程序文件,文件编号,文件控制程序,各类工作手册HZW/GS-,公司代码,部门代码,工作手册,文件编号,文件控制程序,质量记录 HZW/JL-A0-,文件编号,版本状态,记录,公司代码,文件控制程序,代码公司名用英文 H Z W 表示。文件和资料代码质量手册-ZS 安全手册-AS 程序文件-CX通用手册-TY工作手册-GS

6、记录/表格-JL标 识-BS,文件控制程序,部门代码：办公室-BG财务部-CW冷藏部-LK 销售部-XS生产部-SC贸易部-MY品管部-PG,文件控制程序,公司存档00 董事会01总经理02执行副总经理 管理者代表03副总经理04办公室05品管部06,财务部07销售部08冷冻冷藏部09生产部10贸易部11相关方12认证机构13 咨询机构14,受控编号：,注：如果一个部门发放的文件超过2份时，应在上述编号后加分编 号，如04-1、04-2等，以此类推。,文件控制程序,版本及修改状态：首版为“A”版，第二版为“B”版，以此类推。无修改为“0”，第一次修改为“1”，以此类推。例如：首版无修改为“A0

7、”，首版第一次修改为“A1”，第二版无修改为“B0”，以此类推。,文件控制程序,文件的编写、审核、批准与识别 文件的编写、审核、批准文件的编写、审核应对文件的充分性、适宜性、可操作性以及与GBT190012000质量管理体系要求、食品安全管理体系要求的要求质量管理体系食品安全管理体系的符合性负责。,文件控制程序,质量方针、食品安全方针、目标由总经理制定、发布；质量管理体系的质量手册、食品安全管理体系的食品安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表食品安全小组组长审核，总经理批准发布；程序文件(操作性前提方案)由办公室组织编写，品管部、食品安全小组会审，管理者代表食品安全小组组长批准发布；三级文件

8、由相关部门编写，部门领导初审，办公室组织食品安全小组统一会审，管理者代表食品安全小组组长批准发布；,文件控制程序,各二级部门为了本部门管理需要，可编制更细化的内部管理规定，但需使用“文件备案表”报办公室备案。办公室应审核编制的必要性，与公司质量管理体系食品安全管理体系文件的一致性，对重复、无新意、操作性差、无实际意义的不予以备案。未经批准、备案的不得使用。经批准获备案的、验证有效的，纳入公司质量管理体系食品安全管理体系的文件中推广执行。,文件控制程序,法律、法规、标准及外来文件的识别 法律、法规、国家行业地方相关标准由办公室建立有效的收集获取渠道收集；编制适用法律、法规清单，编制在用标准清单。

9、其他外来文件由办公室识别、收集。法律、法规、标准及外来文件的收集应满足公司质量管理体系及食品安全管理体系的管理和经营、顾客满意的要求，力求完整齐全；识别主要是鉴别与公司经营、管理要求的适用性及有效性。外来文件的识别应与时俱进，实施动态管理，防止失效文件的使用。,文件控制程序,文件的发放、领用、保管与借阅 文件的发放、领用文件和资料的发放范围以确保相关部门(人员)场所能得到相关有效文件为原则，由办公室以“文件发放方案”方式提出，报管理者代表食品安全小组组长批准后，由办公室编制发放号、加盖受控章后实施发放。公司内部不得使用无受控章和无分发号的文件与资料。文件的发放与领用部门(人员)应在发放记录上记

10、明领用情况，办理相关手续。文件因破损、丢失、人员变化,需换、补、增发的，由领用部门或人员申请，部门主管领导审核，管理者代表食品安全小组组长批准，于每年年初统一办理。,文件控制程序,破损的需收回旧文件后方可换发新文件，但分发号不变；丢失补发与增发的需编订新分发号，补发的还应注明旧分发号的文件作废。换、补、增发文件的情况应在“文件发放领用登记表”上予以记录。,文件控制程序,文件的保存与保管各职能部门文件保存与保管范围总经理室：股东会决议，股东会会议记录。会议记录，工作总结，年度计划。机构设置，更改名称的批复通知。重大问题的报告、批复、奖惩的报告，批复。上级下发有关政策性文件。,文件控制程序,公司办

11、公室：本公司的管理体系汇编、计划、年度工作总结、重大行政事务问题的请示、报告，批复。公司会议、专业会议文件、记录、决议，会议纪要。公司与有关单位协商工作的重要来往函件，重大信访材料。建房报告、批复、图纸，预算及有关材料。各类协议，合同。人事资料、招聘、广告、人才资料、人事档案。,文件控制程序,计划财务部：公司的财务计划、预算、结算，年报。核定企业固定资金，流动资金的汇总表。申请贷款的计划，合同及用款计划的报告，批复。公司自集形成的有关报告财务政策，财经纪委等方面的报告及情况反映。上能下达的各类有关财务文件。工资政策、文件、资料。,文件控制程序,贸易部：各类月、季、年报表。对贸易中重大问题的请示

12、、报告、批复。贸易计划，及增长计划。有关贸易方面形成的文件、会议记要。对外经济技术协议、合同实施方案，总结。年度原料计划，汇总和明细表，订购合同协议。关于原料、产品、管理的制度、规定、办法。工作方面有关重要问题的请示、报告、批复。,文件控制程序,销售部：各类月、季、年报表。相关客户资料对营销中重大问题的请示、报告、批复。有关营销方面形成的文件、合同、协议、会议记要年度营销计划，汇总和明细表工作方面有关重要问题的请示、报告、批复顾客意见调查表,文件控制程序,生产部：各类月、季、年报，政策性文件。技术质管，产品配方。订购合同，年度计划。车间管理制度、规定、办法。车间方面有关重要问题的请示、报告、批

13、复。产品计划、增长计划。各部门指定兼职文件和资料管理员，负责文件的二三级管理(包括部门相关的技术资料等)。文管员应设立收发文登记本记录文件的接受、转发及使用情况，并不定期进行清理，以防丢失和混乱。所有的文件和资料均应存档案室一份，由档案室按规定编目、立卷、存档与保管。,文件控制程序,办公室秘书负责文件和信息的收集、整理、归档和使用。涉及工艺文件、合同文本、专利等有保密要求的文件，按公司有关规定进行管理。文件资料的使用、保管人员因工作变动，需办理文件资料的交接与退回手续。文件和资料的借阅 内部人员需借阅文件和资料的，由文件和资料管理人员口头报告部门负责人同意后，填写文件借阅登记表后予以借阅。外部

14、人员需借阅的，由办公室报告管理者代表食品安全小组组长批准，在文件借阅登记表上登记，指定陪同人员和阅读地点阅读。借阅文件人员在阅读时不得涂划、摘抄复印和带出指定地点。,文件控制程序,文件的更改文件需更改时，由提出更改建议的部门(人员)填写文件更改申请单，说明更改理由、依据、验证情况和更改内容。文件更改的审批原则上由审批人完成。若原审批人不在职，则应取得相关的背景材料，并按原文件的批准权限履行批准手续。经批准后由办公室编制文件更记录通知正式通知更改内容和更改方式，在文件更改一览表上作记录，以作为文件评审的输入之一。,文件控制程序,文件更改采取换页、换版2种方式。当局部更改时，办公室资料管理员按文件

15、更改通知单内容完成，应保留文件更改通知单备查。换页需重新标识修改页码。当文件大幅修改补充时，以换版形式进行更改。换版需重新标识版次并收回旧文件进行销毁。说明：由于印刷、校对失误需进行纠正时，可由办公室以更正表形式予以更正，可不办理文件更正手续。,文件控制程序,作废文件的处置作废的质量管理体系食品安全管理体系的文件由办公室填写文件销毁清单由办公室主任审核，报管理者代表食品安全小组长批准后进行销毁。其中涉及公司秘密的文件销毁时应指派人员进行监销并进行记录。因法律、法规或其他原因需保留作废文件时，应在封面上加盖“作废、保留资料”章，单独立卷存放与保管，防止其非预期使用。,文件控制程序,法律、法规、标

16、准及外来文件的控制法律、法规、标准及外来文件是指政府、上级主管部门、监管部门、行业及协会发布，转发的法律、法规、规章制度、规定、标准，顾客提供的样品标签、设备的图纸、资料操作维修手册及其他外来的与公司经营和质量管理体系食品安全管理体系有关的文件。外来行政文件由办公室按规定进行登记、传阅、发文，办理立卷、归档等工作，进行管理与控制。,文件控制程序,法律法规、标准由办公室按本程序432规定进行识别，并将相关的文件或文本复印件控制下发与使用。需长期使用和保存的外来文件，如设施、设备的图纸、资料、使用说明、操作维护手册等，由办公室牵头，督促相关部门收集、立卷、归档移交档案室管理。其中需长期使用的可将其

17、转化为公司技术文件，或择其主要申请复印件使用。,文件控制程序,当文件以纸张以外的任何形式或类型的媒体保存时，均应执行本程序的管理与控制要求，若本程序不便作更充分的规定时，应在文件管理规定中予以协调、补充。4.10记录是一种特殊文件，应执行记录控制程序的有关规定。,文件控制程序,支持性文件HZW/CX-B0-记录控制程序质量记录HZW/JL-B0-文件发放领用登记表HZW/JL-B0-收发文登记本HZW/JL-B0-文件备案表HZW/JL-B0-文件更改申请单HZW/JL-B0-文件更改通知单,文件控制程序,HZW/JL-B0-文件借阅登记表HZW/JL-B0-文件销毁记录HZW/JL-B0-适用法律、法规清单HZW/JL-B0-在用标准清单,