会计档案格式及整理.ppt

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1、会计档案案卷格式及整理要求,浙江省档案局 赵 真,会计档案的定义,1、会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2、会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。3、会计档案管理办法第五条:会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,一、会计档案案卷格式介绍,会计档案案卷格式（DA/T39-2008）：国家档案局2008年6月20日发布，2008年9月1日起实施。该

2、标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。,1.会计凭证的格式,凭证外面要加封面、封底，尺寸规格采用245mm130mm（长宽）或245150mm（长宽）；凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。适用于会计凭证的装订,会计凭证封面(样式),会 计 凭 证 封 面 单位名称：凭证名称：,会计主管 装订人 年 月 日,会计凭证封面的填写,单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计

3、凭证等。,时间：填写本册会计凭证的起止年月日。册数：起止时间内会计凭证的册数。册次：填写本册会计凭证的序号。记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。记账凭证数：填写记账凭证的张数。附件数：填写本册记账凭证附件的张数。,会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。备注：填写该项凭证需要说明的事项。,2.会计凭证盒的格式,会计凭证盒的外形尺寸采用275mm155mm（长宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作

4、适用于会计凭证的装盒,会计凭证盒正面格式,会计档案凭证盒,会计凭证盒脊格式,3.账簿启用及接交表格式,账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型纸。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。适用于会计账簿的整理。,账簿启用及接交表（正面）档号：,账户目录,账簿启用及接交表（背面）,4.卷内目录和备考表格式,卷内目录和备考表的用纸尺寸都采用国际标准A4型纸。宜采用70克以上的白纸制作。适用于财务报告和其他类会计档案的整理。,卷内目录,卷内目录样式,卷 内 备 考 表,卷内备考表样式,5、会计档案盒的格式,会计档案盒的外形尺寸采用310mm220mm或310m

5、m260mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。宜采用700克以上无酸纸制作。适用于财务报告和其他类会计档案的整理。,会计档案盒正面格式,会计档案盒脊样式,6.会计档案目录格式,案卷目录的用纸尺寸采用国际标准A4型纸。,会计档案目录,会计档案目录样式,7.会计档案移交清单格式,会计档案移交清单,二、会计核算材料的归档,会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。各单位都应建立健全会计核算材料的归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续，通过这一制度的实施，确保会计档案的完整、准确、系统和安全

6、。,1、归档范围,根据财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：1）会计凭证:会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2）会计账簿。会计账簿由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄。,3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指

7、属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。,电算化会计核算材料的归档范围包括：会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表（含公式）；同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。,不需要作为会计档案归档的文件材料：,1）与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料。2）为参考需要而交流或购买来的会计业务材料3）所有打印或复印的会计核算

8、材料的废件,2、归档时间,当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，由会计部门负责整理后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。,3、归档要求,总体上说，归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、区分保存价值、有利于保管和利用的要求。,归档要求具体包括：,1）归档的会计核算材料必须字迹材料清楚、签字手续完备，制成材料和书写材料符合耐久性要求。2）按照会计制度的统一规定，年终办理决算以后，会计凭证、会计账簿、财务报告等一律归档保存，以备查询。3）归档的会计核算材料，必须经过鉴定并划定合理的保管期限。,4）应当由会计机构按照国家的有关要求，负责整理

9、立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。5）纸质会计核算材料只要归一份原件即可。6）与纸质会计档案有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，如磁盘、磁带、光盘、缩微胶片、会计电子文档的支持软件、以及检索工具、数据库文件等，应一并归档。,7）电算化会计档案:打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管，打印凭证的大小拟采用凭证装订封面的规格，打印帐册、报表，拟采用标准的A4、A3纸规格。8）存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据的时间、备份日期、次数及备份人姓名等。为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,写明背景信息。,9）其他载体

10、形式的会计核算材料，应留有安全副本或备份文件。10）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，应作为会计档案保管。11）向档案机构移交时，还应当由会计机构编制会计档案移交清册。,4、归档手续,在归档移交时，会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续，以明确责任。具体做法：档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各存一份，以备查考。,会计档案移交清单格式,会计档案移交清单,三、会计档案的整理,会计档案的整理就是通过分类、组卷、排列、编目

11、等工作使会计档案有序化的过程。,会计档案整理的原则：按照会计档案自然形成规律及其本身所固有的特点,保持各类会计核算材料之间的历史联系。区分不同保管价值。区分不同会计核算材料类型。便于保管、查阅和利用。,（一）会计档案的分类,会计档案分类标准：1.来源标准：根据来源属性，将不同立档单位的会计档案区分清楚。2.时间标准：年度标准3.内容标准：会计类型、会计科目等4.形式标准：会计核算材料的种类 形式标准是会计档案分类时常用的一种分类标准,会计档案分类方法,常用的有：1.会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法2.会计年度保管期限组织机构分类法3.会计年度会计类型会计核算材料的种类保管期限分类法4.

12、保管期限会计年度会计核算材料的种类分类法5.会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法,1.会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法,2000年 报表 永久 账簿 25年 凭证 15年 2001年 报表 永久 账簿 25年 凭证 15年 2002年,2.会计年度保管期限组织机构分类法,2000年 永久 预算处 永久 工财处 永久 办公室 25年 预算处 25年 工财处 25年 办公室 15年 预算处 2002年 永久 预算处,3.会计年度会计类型会计核算材料的种类保管期限分类法,2000年 税收会计 报表 永久 账簿 25年 凭证 15年 经费会计 报表 永久 账簿 25年 凭证 15年 200

13、2年,4.保管期限会计年度会计核算材料的种类分类法,永久 2000年 报表、其他 2001年 报表、其他 25年 2000年 账簿 2001年 账簿 15年 2000年 账簿、凭证 2001年 账簿、凭证 10年 2000年 凭证 2001年 凭证,5.会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法,报表 2000年 永久 3年 2001年 永久 3年 账簿 2000年 25年 15年 2001年 25年 15年 凭证 2000年 15年 10年 2001年 15年 10年 其他会计材料 2000年 永久 15年 2001年 永久 15年,会计档案分类原则：,1.在本单位全部档案总体分类方案下进行2

14、.尽可能保持分类的连续性3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别4.同一核算单位的会计档案原则上按年度种类进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计材料等4类,（二）会计档案的组卷,就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。会计档案的组卷应符合会计档案案卷格式（DA/T39-2008）的规定,1、会计凭证的组卷,会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。,(1)会计凭证装订前的准备工作,1按凭证编号顺序排列，检查日期、编号是否齐全；2按

15、凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；3摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一样的规格，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；,4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单等凭据是否随附齐全；5记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。,另行组卷特殊情况,对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷，入其他类，然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核对：土地征用

16、及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。,数量较多的原始凭证在会计凭证装订时的处理：根据财政部会计基础工作规范第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些较多的原始凭证，例如，发货票、收货单、领料单等，也可以不附在记账凭证之后，单独装订成册，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原始凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。,(2)会计凭证装订时的具体要求,凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm130mm（长

17、宽）或245150mm（长宽）；凭证左侧和上边墩齐后，用“两孔一线法”或“三孔一线法”装订；装订凭证厚度一般应在2厘米左右，保证装订牢固，美观大方。,会计凭证封面(样式),会 计 凭 证 封 面 单位名称：凭证名称：,会计主管 装订人 年 月 日,（3）会计凭证的装盒,会计凭证盒的外形尺寸采用275mm155mm（长宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。,会计凭证盒正面格式,会计档案凭证盒,会计凭证盒脊格式,2、会计账簿的组卷,会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。,(1)填写

18、账簿启用及接交表,账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。,账簿启用及接交表（正面）档号：,账簿启用及接交表（背面）,账户目录,(2)会计帐簿的立卷装订,编页号、填写卷内目录、填写备考表后，加会计档案案卷封面，用“三孔一线法”的方法装订。装订时应注意：订本式账簿应保持原来面目，贴上封面，装入硬卷盒保管；活页式或卡片式账簿应去掉账夹，抽出空白页，三孔一线法装订。,卷内目录,卷 内 备 考 表,会计账簿档案封面样式:拟写案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计帐簿名称等要素组成。,(3)装盒适用于会计账簿、

19、财务报告和其他类会计档案的整理。,会计档案盒脊,3、财务报告和其他材料的组卷,财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。其他会计核算资料可按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。,会计报告和其他材料的组卷步骤,卷内文件排列，编页号。拟写案卷题名。一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计报告名称等要素组成。填写卷内目录。卷内目录的内容包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等。填写卷内备考表。项目包括本卷情

20、况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。,装订时应注意：会计报表应折叠成A4规格的纸张大小，使用会计档案封面立卷时也可以按会计报告的幅面设计软封面，放入A4大小的卷盒中保管。装订、装盒,卷内目录,卷 内 备 考 表,（三）确定保管期限,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体每一卷会计档案的保管期限，严格按照会计档案管理办法规定的会计档案保管期限表来确定。,（四）会计档案案卷的排列,案卷排列一般根据会计档案分类方案进行排列同一种类会计档案案卷排列：会计凭证按形成时间顺序排列；会计账簿、

21、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列编号方法有两种：第一种，年度流水编号法：适用于会计年度会计核算材料的种类保管期限分类法。按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）第二种，分类流水编号法：适用于会计核算材料的种类会计年度保管期限分类法会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。,（五）会计档案的编目,是会计档案整理的最后一道工序，目的是为了使会计档案实体整理的成果得以固定下来，以便于会计档案的保管和查找利用。,会计档案目录的编制,会计档案目录既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。会计档案目录

22、应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，内容包括：案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数和备注等。,会计档案目录格式,四、会计档案的鉴定与销毁,会计档案的鉴定分为归档鉴定和到期鉴定。归档鉴定主要是确定保管期限，到期鉴定主要是确定存毁。,会计档案的销毁,保管期满的会计档案,经鉴定确无继续保存价值的,可以按照以下程序销毁：1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。,3、销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共

23、同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。,下列会计档案不得销毁：,保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。,讲课到此结束,谢谢大家！,注：

24、文本框可根据需求改变颜色、移动位置；文字可编辑,POWERPOINT模板适用于简约清新及相关类别演示,1,2,3,4,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,目录,点击添加标题,点击添加标题,点击添加标题,点击添加标题,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,添加文本,点击添加文本,点击添加文本

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