办公室OA.ppt

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1、汇报人：李文红,文件编号：QHMH-QC-201001,2010年QC成果汇报,建立OA管理系统 提高企业办公效率,一、小组简介 七、制定对策二、选择课题 八、实施对策三、现状调查 九、效果检查四、设定目标 十、效益分析五、原因分析 十一、巩固措施六、确定要因 十二、总结及下一步打算,目 录,建立OA管理系统，提高企业办公效率,一、小 组 简 介,建立OA管理系统，提高企业办公效率,二、选择课题,宁夏庆华集团适应时代发展的要求利用两年的时间在宁东建起了一座美丽、壮观的现代化循环经济工业园区，使公司的硬件建设达到了现代化企业的要求，但公司的软件建设还是空白。在以信息化为主导的21世纪是“快鱼吃慢

2、鱼”的时代，如何把软硬件建设发展均衡，并且实现低碳节能是这个时代的要求。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,宁夏庆华集团自2009年以来在软件建设方面。以董事长寄语为依托，创造低碳高效无纸的现代化办公管理为目标。用来迎接信息时代的到来和知识经济的考验与挑战。为此我们要在这个以生产为主的单位中建立一套集数据统计、汇总、信息传输、资源共享为一体的自动化办公管理系统来适应“快鱼吃慢鱼”及低碳节能这一时代要求。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,二、选择课题,公司基本上实现了网络连接，煤化公司各车间、科室都配置了办公电脑，通常的联系方式和文件传递多是通过电话和电子邮箱传递，存在着通讯投入大和单向联

3、系的缺陷，大量的信息传递全靠纸质传递。无法满足现代化网络办公、资源共享的要求。电脑网络办公的使用情况十分尴尬。体会最深的有以下几个方面：,三、现状调查,建立OA管理系统，提高企业办公效率,（1）办公文件的传递过程费时、费力、成本高 在传统办公条件下，公司关于企业管理、月度考核、生产报表、成本核算等大量需要传达到各部门的文件，全靠纸质传递，存在效率低、消耗大的问题。各部门之间的协调共享文件，也需要人工穿梭交流，以化验分析报表的发放传递为例(下图所示)：,三、现状调查,建立OA管理系统，提高企业办公效率,三、现状调查,企业每天必须传递的文件化验分析报表，是企业生产活动中至关重要的报表之一，传统的办

4、公模式是：,综合办公室复印,化验报告打印,综合员,建立OA管理系统，提高企业办公效率,三、现状调查,建立OA管理系统，提高企业办公效率,化验项目繁多，一天要化验十几个项目，一项报告又要向多个部门报送，我们初步计算一个月化验报告耗纸2700多张。,三、现状调查,（2）办公文件保存和查阅困难、投入高、效率较低。文件一般都有规定的保存期限，经过长时间的积累，大量的文件需要分门别类的进行管理，就需购置相应的办公器材，投入相应的人力及物力。在需要数据统计分析，趋势变化等综合信息时，要查阅大量的报表文件、技术资料，会消耗大量的时间和精力，工作效率较低。还以化验分析报表统计为例，如果要检测产品质量与原料之间

5、的内在关系，就会出现以下现象：,建立OA管理系统，提高企业办公效率,三、现状调查,办公桌上全是报表,建立OA管理系统，提高企业办公效率,（3）资源不能共享。公司制度、技改文献、常用表格、安全教育、工艺学习资料等常用资源性文件以前都是存放在综合办公室的电脑上。各部门的生产数据、资料在各自部门的电脑上，无法共享。各科室、车间要用时就用U盘、QQ等工具传送及拷贝，互相之间无法直接查阅，共享性差，造成很大的不便。,三、现状调查,建立OA管理系统，提高企业办公效率,三、现状调查,致使各车间、科室的生产报表、化验数据等资源性文件独立存放在各单位的电脑上，不能共享。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,四、

6、设定目标,建立OA办公管理系统，提高企业办公效率，实现办公无纸化。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,五、原因分析,建立OA管理系统，提高企业办公效率,后备力量薄弱,建设OA滞后的原因,机器,人,材料,方法,环境,缺少服务器等设备,建何种形式的系统,五、原因分析,我们QC小组通过人、机、料、法、环全面分析煤化公司办公OA管理网络建设滞后的原因主要有以下几个方面：1、建立OA管理网络，硬件开支不大，主要是OA管理系统的开发建设需投入比较大的精力。2、综合办公室只有一人可开发系统，后备力量薄弱。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,五、原因分析,3、如何将OA管理系统与生产信息紧密联系起来，将哪

7、些生产信息纳入其中，如何建、建何种形式的OA办公管理系统。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,六、要因确定,建立OA管理系统，提高企业办公效率,根据以上原因分析，我们采用逐条确认法来找出主因。,六、要因确定,建立OA管理系统，提高企业办公效率,建立何种形式的系统。,方法,七、制定对策,针对以上原因，公司领导非常重视，成立了QC小组，攻关此问题。为综合办公室专门调入计算机技术人员，充实技术力量，将企业局域网建设提上了日程。我们QC小组采取了如下措施：,建立OA管理系统，提高企业办公效率,七、制定对策,利用原有电话调度服务器做网站主机减少资金投入。将系统建立成集企业宣传、资源共享、安全教育、数据

8、处理、文件打印于一体的综合型办公OA管理系统及网站。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,七、制定对策,统一资源 统一利用 最终达到资源共享。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,八、项目实施,公司领导大力推行，各科室部门积极协作，不断提出建议和意见，将系统及网站内容不断完善、充实。综合办公室集中全科室力量，全力以赴做好OA管理系统及网站的建设工作，从2009年6月至今，历经一年多，通过多次实践，改版完善。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,八、项目实施,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,化验报告一天为工作人员节约 50分钟 的工作时间，,真正的起到了简化办公程序的作用，提高

9、了办公效率。,1、提高了各部门的办公效率。以化验报告的处理为例：,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,2、树立企业形象，宣传企业动态发挥网络宣传导向作用。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,3、生产数据传输快捷，网上办公简单方便,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,4、数据分析自动添加，变化趋势一目了然。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,5、生产成本数据核算自动完成,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,6、生产计划工作总结各部门上传，网络汇总：,建立OA管理系统，提高企业办公效率,九、效果检查,7、数据查询简便易行,建立OA管理系统

10、，提高企业办公效率,九、效果检查,十、效益分析,人力资源通过日常办公检验，几项工作一天可节约8小时以上，相当于减少了一名员工。按照一般综合员的工资标准1500元/月计算，一年节约18000元。,成本效益自2009年10月使用以来，节约纸张72000余张。如果每张纸加上打印成本按0.1元计算，可为公司年节约7200元。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,十、效益分析,综合效益成功实施OA系统后，节约移动通讯费用30%，固定通讯费用40%，办公用品费用35%，打印机、复印机维修费80%及无形效益，每年可为公司节约10万元以上。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,十一、巩固措施,1、利用办公室方便的信息资源，及时更新煤化公司网站，为其注入新活力。2、按季度组织召开办公管理分析会，发现办公管理中存在的不便，开发方便快捷的系统功能，全面实现无纸化办公。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,通过此次QC活动，有效的简化了办公程序，提高了办公效率，我们将从这两方面巩固。,十二、总结及下一步打算,下一步我们QC小组继续运用信息化技术，将公司的二级库房管理、合同管理、备品备件管理、设备信息管理、煤场管理等方面的内容全部纳入OA管理系统，全面实现无纸化办公。,建立OA管理系统，提高企业办公效率,汇报完毕!,谢谢！,建立OA管理系统，提高企业办公效率,