第一节 全宗.ppt

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1、第一节 全宗,全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。,基本含义,1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。,全宗的类型,1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种也被称为全宗的补充形式。,构成全宗的条件,具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管

2、理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。,第二节全宗卷,全宗卷是档案馆或档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。,一、主题内容与适用范围,1、全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。2、本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内

3、容和整理、管理方法。3、本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室)。,二、全宗卷编制原则,1、档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。,三、全宗卷的主要内容,1、全宗情况,全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；成立综合档案室的通知；成立档案工作领导小组文件材料；档案工作机构工作人员任免文件；档案员岗位职责及各项工作制度；历年来档案人员名册；印发档案

4、管理暂行办法的通知；档案管理组织示意图；档案管理体系网络图。,2、档案收集档案交接文据（包括各种门类如文书、会计、基建、照片档案的移交表）；档案移交目录；接收档案记录、征集档案记录；档案来源和价值说明等。,3、档案整理：,档案分类大纲、分类方案、归档范围和保管期限表；档案检索工具（归档文件目录、专题目录、文号索引、任命索引、全宗指南、干部任免索引）的编制情况及说明；档案整理工作计划（方案）、小结等。,4、档案鉴定与销毁：,鉴定小组成员名单及成立或调整机关档案鉴定、销毁领导小组成员的通知；档案保管期限表；鉴定档案分析报告；销毁档案的请示与批复；销毁档案的清册等。,5、档案保管：,档案安全检查记录

5、、报告（或档案库房“九防”情况检查报告）；对馆（室）藏重点档案采取特殊保护措施记录；档案抢救与修复情况报告；档案库房温湿度登记（或记录）。,6、档案统计：,机关档案室基本情况统计台帐；档案基本情况统计；档案分类统计表及分析报告；档案复制抢救情况统计；档案收进、移出登记及情况统计；重要的利用统计表。,7、档案利用：,档案编研材料（大事记、组织沿革、基础数字的徽记、专题概要、发文汇集、专题文件汇编）的编制情况；开放利用和控制使用范围说明；档案汇编和公布出版情况及报批文件；档案利用事例汇编；档案利用事例刊登报道材料；档案利用效果登记分析；档案查、借阅登记分析。,8、档案管理新技术的应用：,机关办公自

6、动化开发情况；计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；计算机管理软件系统盘。,9、机关档案工作目标管理情况：,机关档案工作目标管理晋升省级的报告和批复；机关档案工作目标管理考评申报表；机关档案工作目标管理自检打分情况表；机关档案工作目标管理自查情况汇报；机关档案工作目标管理考评工作记录。,四、全宗卷的整理,1、全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。2、整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无

7、保存价值的应予以补齐或剔除。,3、卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定，保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。,4、卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长宽为260mm185mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(图略)。,5、卷盒外形尺寸长宽，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(图略)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。(图略),五、全宗卷的管理,1、档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗

8、号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号。如：501、502。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。,2、馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。3、档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。,第三节 全宗指南（全宗介绍）,全宗指南的编制原则编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。,一、全宗指南的结构,全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工

9、具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下：,1、封页,正文 a.全宗构成者沿革 b.全宗内档案情况简介 c.全宗内档案内容与成分介绍备注,封页项目,封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。,全宗指南名称全宗指南名称由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加“全宗指南”构成。例：肥城市计划委员会全宗指南,时间,全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元年表示，必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。例：1.19281948（民国十七三十七年）,全宗号本全宗指南所对应的全宗的编号。,二、全宗构成者沿革简介,全宗构成者沿革简介由全宗构成者

10、名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。,1、全宗构成者的名称,全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）全宗构成者所有曾用名按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。,2、时间,全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更改、撤销时间。,c.全宗构成者上级主管机关变更时间。d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。,3、主要职能,全宗构成者的

11、性质特征。全宗构成者的职权范围。全宗构成者的主要工作与任务。,4、隶属关系,全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。,5、全宗构成者负责人名录全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。,6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。全宗构成者内部一级机构的名称。全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间全宗构成者内部一级机构的主要职能全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。,7、其它,涉及全宗构成

12、者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动全宗构成者改组和撤销的原因。,三、全宗内档案情况简介,档案的数量及保管期限档案的完整程度档案的利用价值及鉴定情况检索工具的配置情况 档案的整理情况,四、备注,本全宗指南的编制情况。有关全宗内档案的补充说明。全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。其它有关问题的说明。,例子：,一、学校概况：,1、学校成立、更名等。江苏电大武进学院创建于1979年，创办时名为江苏广播电视大学镇江地区分校武进县管理站，1986年更名为常州市广播电视大学武进县分校，1989又增挂常州市职业中等专业学校武进分校，1995

13、年又增挂武进县成人教育培训中心，2002年成为江苏广播电视大学武进学院，2006年增挂江苏城市职业学院武进办学点的校牌。,2、校领导更迭情况：,3、机构设置,本校设有校长室、校长办公室、组织人事处、会计室、科研处、现教中心、教务处、学工处、开放教育办、招生就业办、培训中心、总务处、团委、学生会13等个部门。2007年起实行校系二级管理，设立机电系、文经系、艺术信息系三个系部。,二、学校档案工作基本情况：,江苏电大武进学院档案室成立于1986年，由学校会计兼任学校档案员，从1999年开始重视学校档案工作，成立综合档案室，设立专职档案员一名，配备了符合标准的档案装具和档案库房。学校档案室保存了从1

14、978-2006年所形成的所有档案，分党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基建工作、校办企业类、会计档案、声像实物档案、教师业务档案共九类。保管期限有永久、长期、短期、定期，案卷级目录4799条，文件级目录16648件。,其中党群工作类276卷，行政管理类363卷，教育教学类529卷，设备仪器类77卷，基本建设类96类，校办企业类16卷。会计档案2880卷，其中会计凭证2633卷，会计帐簿193卷，会计报表31卷，其他23卷。照片档案13册，共966张，录像5 盘，电子档案共 4 盘，实物档案共138件。图书资料5万册。,2005-2006年文书档案共计297盒、5307件，其中永

15、久类97盒，1066件；长期类146盒，3175件；短期54盒，1066件。设备档案9盒；基建档案25盒；照片档案4册，171张；电子档案6盘；实物档案61件；会计档案共117卷，其中会计凭证110册，帐簿5册，报表2卷；教师业务档案180盒。图书资料8万册。,编写了学校组织机构沿革、学校大事记、基础数据汇编、档案利用效果汇编、历届毕业生名单汇编、青年志愿者在行动、爱生案例选编春风化雨、我的教育、管理故事选编心香一瓣等近二十本编研材料。分九大类编制了档案案卷目录作为检索工具。,三、1978-2004年档案内容与成份介绍,根据档案工作业务建设标准，对本校所形成的档案材料分成了九大类。第一大类：党群工作类，并设有5个二级类目。第二大类：行政管理类，设有6个二级类目。第三大类：教育教学类，也设有6个二级类目。第四大类：设备仪器类第五大类：基本建设类,四、2005-2006年档案内容与成份介绍：,2005年起文件归档材料实施新的整理归档办法分文书档案、设备仪器档案、基本建设档案、会计档案、声像实物档案、教师业务档案。,五、备注：关于校领导的更迭情况，1979年4月至1996年5月没有任命正校长，是由分管县长兼任正校长，特此说明。,