建筑公司综合办公室管理制度.doc

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1、 综合办公室管理工作制度 目 录内容 页次0 目的31 适用范围32 管理目标33 职责4 3.1岗位设置4 3.2办公室主管及相关工作程序4 3.3办公室岗位职责5 3.4公司办公室内部管理职责分配表64 工作程序7 4.1文件控制程序7 4.1.1 各部门对文件的管理7 4.1.2 办公室对文件的管理7 4.1.2.1 文件的编号7 4.1.2.2 文件的受控7 4.1.2.3 文件的编制、审核、批准、发放7 4.1.2.4 收文管理8 4.1.2.5 文件的补发、换发与复制8 4.1.2.6 文件的评审、更改、作废与销毁8 4.1.2.7 文件的保存与归档9 4.1.3 文件控制程序实施

2、情况检查9 4.2记录控制程序9 4.2.1 记录表式的管理 9 4.2.2 记录的填写 9 4.2.3 记录保存和归档 9 4.2.4 记录的更改 10 4.2.5 程序实施情况检查 10 4.3环境因素识别与评价工作程10 4.4危险源辨识与风险评价控制程序10 4.5法律法规控制程序10 4.6信息交流工作程序11 4.7管理评审程序11 4.8人力资源管理程序11 4.9污染物控制程序11 4.10资源和能源管理程序12 4.11内部审核工作程序12 4.12绩效监视与测量管理程序12 4.13纠正和预防措施管理程序 12 5 相关和支持性文件 136 记录137 附表140 目的 明

3、确本部门管理职责，并将管理职责分解落实到与质量、环境与职业健康安全管理体系相关的各岗位。对程序文件实施中的有关要求做出具体规定，以便更好地指导本部门的管理工作。1 适用范围 适用于本部门在质量、环境与职业健康安全管理体系运行中开展的所有管理工作。2 管理目标 为保证公司质量、环境与职业健康安全管理体系的管理方针、管理目标的顺利实现，根据综合办公室的管理体系职责，制定管理目标如下：确保文件得到有效控制，确保相关场所得到文件的有效版本，无作废文件使用现象。按程序文件的要求及时对本系统进行管理体系运行检查。对体系内单位抽查覆盖率达80%。规范办公区域内废弃物分类回收，实现办公区域内环境无污染。实现办

4、公区域内合理用水用电，杜绝浪费现象，节约能耗。 其中： 检查的单位个数 抽查覆盖率=100% 体系内所有单位个数3 职责3.1 岗位设置3.1.1 综合办公室管理岗位有：主任、副主任、秘书、文书、档案主管。3.2 综合办公室主管及相关工作程序 综合办公室是QESCX012008A文件控制程序、QESCX072008A法律法规管理程序的主管部门，是以下11个程序的相关部门。综合办公室相关的11个程序是： 1) QESCX032008A记录控制程序； 2) ECX052008A环境因素识别与评价程序； 3) SCX062008A危险源辩识与风险评价程序； 4) QESCX082008A信息交流工作

5、程序 5) QESCX092008A管理评审程序。6) QESCX102008A人力资源管理程序；7) ECX162008A污染物控制程序8) ECX172008A资源和能源管理程序9) QESCX262008A内部审核工作程序10) ESCX272008A绩效监视与测量程序11) QESCX302008A纠正和预防措施管理程序3.3 综合办公室岗位职责3.3.1 主任a)对公司总经理负责，履行公司赋予的管理职责和权限，全面负责综合办公室的工作。b)在总经理和管理者代表的直接领导下，负责组织本部门贯彻执行国家、上级主管部门和公司的法规、制度和规范。c)组织制定本部门、本系统管理体系文件及本部门

6、管理目标。负责组织公司质量、环境与职业健康安全管理体系的管理方针、管理目标在本部门、本系统的贯彻落实；d)参加公司管理评审会议，汇报本部门的管理工作，组织落实会议精神。3.3.2 副主任对主任负责，履行主任赋予的管理职责，协助主任开展本部门管理工作。3.3.3 秘书 熟悉文件控制程序、法律法规管理程序、综合办公室管理工作制度中与本室有关的内容，按程序文件规定的要求组织秘书有关岗位开展工作。负责相关程序文件管理评审程序、资源和能源管理程序、内部审核工作程序的实施。3.3.4 文书 熟悉文件控制程序、法律法规管理程序、综合办公室管理工作制度，协助综合办公室主任开展本部门、本系统管理体系的日常工作。

7、负责公司及综合办公室文件和资料的管理，按时公布文件资料控制清单、法律法规清单。负责相关程序文件记录控制程序、人力资源管理程序、纠正和预防管理程序的实施。并按照文件控制程序的规定进行文书处理工作。文书（收文）负责相关程序文件信息交流工作程序的实施。3.3.5 档案主管 熟悉文件控制程序、法律法规管理程序、综合办公室管理工作制度，掌握文件控制程序中有关档案管理的工作程序，按照规定组织本室开展档案管理工作。掌握文件控制程序中有关档案管理的工作程序。协助档案主管开展档案系统的管理工作。3.4公司综合办公室内部管理职责分配表见附表1。4 工作程序4.1 文件控制程序4.1.1 公司文件的管理，采取各有关

8、部门归口管理和分层次控制的方法进行，执行公司管理职责分配表中的职责分配。其中综合办公室具体负责公司文件的管理。4.1.2综合办公室对文件的日常管理，在主任、副主任的组织下，主要由秘书完成。公司文件的管理在执行文件控制程序的基础上，其具体工作要求为：4.1.2.1文件的编号 文件编号方法执行文件控制程序，其中公司文件编号的分类方法见附表2。4.1.2.2文件的受控 a)公司文件是否受控由综合办公室主任根据文件编制部门意见确定，外来文件是否受控由综合办公室主任确定。 b)受控的质量、环境与职业健康安全管理手册、程序文件、管理工作制度由文书（发文）在其封面正中加盖“宁波二十冶建设有限公司质量、环境与

9、职业健康安全管理体系文件受控章”方章，并在相应位置填写分发序号。 c)受控的公司文件由文书（发文）在文件封面右上角加盖“宁波二十冶建设有限公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件受控章”，在左上角标明文件分发序号。 d)受控的外来文件由文书（收文）在收文封面右上角加盖“宁波二十冶建设有限公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件受控章”，左上角标明文件控制序号。4.1.2.3文件的编制、审核、批准、发放 a)文件编制部门将文件初稿及填写的JA0101文件和资料发放签收单一并送综合办公室，文书（收文）将其送综合办公室主任（副主任）核稿，经审核的文件送总经理签发。 b)总经理签发文件后，由文书编制主

10、题词和文号。 c)文书(发文)负责按照国家行政机关公文格式要求进行文件的编排、印制，同时在JA0106文件和资料控制清单上进行登记。受控文件应分别在JA0101文件和资料发放签收单的“受控份数”栏及JA0106文件和资料控制清单的备注栏中注明。 d)文书根据JA0101文件和资料发放签收单填写的发放范围进行文件的发放，并确保文件领取人在JA0101文件和资料发放签收单相应栏内签收。需向外邮寄的受控文件应挂号邮寄并做好记录。 e)文书每年末根据JA0106文件和资料控制清单和JA0101文件和资料发放签收单向外地机构发出JA0102受控文件发放确认单，得到确认后，按程序文件要求对未收到的文件进行

11、补发。4.1.2.4收文管理 各类外来文件、基层来文均由文书（收文）处理。 a)对接到的外来文件和信函逐件登记，及时交文书（收文）或有关部室文件管理员签收。 b)文书（收文）负责对外来文件的拆封，并在JA0106文件和资料控制清单上逐项登记；收到基层来文后，负责在JU01呈送文登记表（见附表3）上进行登记，文件运行过程中应及时在该表中填写传阅记录。 c)文书（收文）执行文件控制程序中4.5条款进行收文管理。4.1.2.5文件的补发、换发与复制 文书（发文）执行文件控制程序中4.7条款进行文件的补发、换发与复制。4.1.2.6文件的评审、更改、作废与销毁 a)秘书年末向各部门发出文件评审的通知，

12、各部门对本部门编制的受控文件进行评审，并将结果报综合办公室。 b)综合办公室次年年初公布文件和资料控制清单JA0106文件和资料控制清单，对当年作废的受控文件在备注栏内标注“作废”字样，往年作废的受控文件在JA0106文件和资料控制清单中删除。 c)文件的更改与销毁执行文件控制程序中的4.8.2条款和4.8.3条款。4.1.2.7文件的保存与归档 a)综合办公室受控文件的保存与控制由文书负责，具体工作执行文件控制程序4.6条款。 b)未归档的公司文件由综合办公室进行保存和控制。 c)公司文件及外来文件年末由综合办公室按照中华人民共和国行业标准归档文件整理规则以及中华人民共和国档案法的规定，整理

13、并移交公司档案室。 d) 部门管理工作制度由各部门自行保存并控制。4.1.3文件控制程序实施情况检查 综合办公室每半年对公司本程序实施情况进行检查，填写JA0109文件控制程序运行情况检查表并保存纪录，每年对项目经理部本程序实施情况进行抽查，并保存纪录，年底汇总程序实施情况报公司总经理。4.2 记录控制程序4.2.1 记录表式的管理4.2.1.1综合办公室主任负责确定本部门所使用的记录表式，文书负责填写JA0302记录表式目录，并对日常使用、改进进行管理。4.2.1.2综合办公室管理体系运行记录、管理工作记录的表式随程序文件、综合办公室管理工作制度批准和发布。4.2.2 记录的填写必须做到及时

14、、准确、完整、清晰。4.2.3 记录保存和归档4.2.3.1综合办公室文件管理各岗位要定时整理、装订和妥善保存有关记录。保管方式应便于存取和检索，保管的设施应提供适宜的条件。4.2.3.2文书（发文）负责每年向公司档案室移交需保存的记录。4.2.3.3超过保存期限需销毁的记录，文书填写JA0303记录销毁申请表经主任批准后进行销毁。4.2.4记录的更改 记录表式的更改按文件控制程序中的有关规定执行。4.2.5综合办公室每年对本部门记录控制程序实施情况进行自查，填写JA0301程序实施情况检查表并保存记录。4.3 环境因素识别与评价工作程序 综合办公室是本程序的相关部门，主管负责本系统和本部门环

15、境因素的评价及重大环境因素的确认工作，并根据评价出的重大环境因素制定目标、指标、管理方案，组织方案落实情况的监督检查。实现对环境污染的预防和控制。4.4 危险源辨识与风险评价控制程序 综合办公室是本程序的相关部门，主管负责本系统和本部门危险源的辨识与风险评价工作，并根据评价出重大危险源制定目标、指标、管理方案，对方案落实情况监督检查。以确保职业安全健康管理体系的持续有效运行。4.5 法律法规控制程序 综合办公室是本程序的主管部门，负责全公司范围内质量、环境与职业健康安全法律法规的收集汇总，编制发布公司适用的法律法规总清单。4.5.1 综合办公室文书负责收集由各部门提供的法律法规清单，每年年初经

16、各部门管理评审后公布法律法规控制清单JA0106文件和资料控制清单(法律法规)。4.6信息交流工作程序 公司综合办公室是本程序的相关部门，由文书负责接收外部信息，按主管领导批示传递给有关责任部门，并追踪处理结果，填写JA0801信息交流记录表。4.7 管理评审程序4.7.1 企划部将评审计划发至有关部门，根据要求综合办公室主任负责准备并提供与综合办公室有关的评审所需的资料，并参加管理评审会议。4.7.2综合办公室秘书负责将评审会议的时间、地点、参加人员等通知参加评审的人员。4.8 人力资源管理程序4.8.1 综合办公室每年年末提出下一年度本部门和本系统的培训需求,填写JA1004培训需求申请表

17、报人力资源部。4.8.2 由综合办公室实施的培训项目，在培训过程中要按规定及时收集培训记录，不能实施的培训项目，要填写JA1005培训项目变更表。4.8.3综合办公室每年末对本部门培训情况进行汇总并填报JA1006年度培训计划实施情况汇总表报人力资源部。4.9 污染物控制程序 综合办公室负责公司机关范围的废弃物，对有毒有害废弃物组织进行统一处理。为保护和改善工作环境，保障员工身体健康。综合办公室负责设置废弃物收集箱，将废打印墨盒、废色带、废磁盘、废计算器、废日光灯、废涂改液、废复印机墨盒、废电池、废复写纸等废弃物集中后分类堆放，以便回收利用，不可回收的废弃物送到合理、合法的场所进行处理。4.1

18、0 资源和能源管理程序4.10.1 为节约办公区域内办公用纸的管理，秘书负责对办公区域的纸张管理进行监督检查。4.11 内部审核工作程序4.11.1 综合办公室主任负责准备并提供内部审核所需的资料，并对审核中的不合格项根据整改要求按照纠正和预防措施管理程序制定纠正措施，并认真组织实施。4.11.2 综合办公室其他管理岗位人员，参加内部审核并提供所需的资料，针对审核中的不合格项制定和实施纠正措施。4.12 绩效监视与测量管理程序4.12.1综合办公室主任负责综合办公室职责范围内的环境和职业健康安全管理工作绩效的监视和测量。4.13 纠正和预防措施管理程序4.13.1 综合办公室主任组织对本部门发

19、生的不合格项原因进行调查分析，制订纠正措施，填写JA3001纠正预防措施记录表。4.13.2 经检查和分析，发现存在潜在不合格项时，综合办公室主任组织制订预防措施，填写JA3001纠正预防措施记录表。4.13.3 综合办公室主任负责纠正或预防措施的组织实施和验证。4.13.4 纠正或预防措施涉及公司管理体系文件的修改时，应报企划部，由企划部提交管理评审。4.13.5对项目经理部文件控制程序实施情况检查中发现的不合格项，其纠正、预防措施的有效性验证由综合办公室文书主管负责。4.14.6综合办公室主任每年对综合办公室本程序实施情况进行检查并保存记录，填写JA3002纠正和预防措施实施情况一览表，每

20、年年底前报公司企划部。5 相关和支持性文件5.1 QESSC2008A质量、环境与职业健康安全管理手册5.2 QESCX2008A程序文件5.3 国家行政机关公文格式5.4中华人民共和国行业标准归档文件整理规则5.5中华人民共和国档案法6 记录6.1 JA0101 文件和资料发放签收单6.2 JA0102 受控文件发放确认单6.3 JA0103 新建机构文件和资料补发申请表6.4 JA0104文件处理意见单6.5 JA0105基层单位来文处理单6.6 JA0106文件和资料控制清单6.7 JA0107文件更改申请表6.8 JA0108销毁文件清单6.9 JA0109文件控制程序运行情况检查表6

21、.10 JA0301 程序实施情况检查表6.11 JA0302 记录表式目录6.12 JA0303 记录销毁申请表6.13 JA0801 信息交流记录表6.14 JA1004培训需求申请表6.15 JA1005培训项目变更表6.16 JA1006年度培训计划实施情况汇总表6.17 JA2603 不合格项报告单6.18 JA3001 纠正预防措施记录表6.19 JA3002 纠正和预防措施实施情况一览表6.20 JU01呈送文登记表7 附表1、公司综合办公室质量、环境与职业健康安全管理体系职责分配表2、公司文件编号一览表3、JU01呈送文登记表4、公司综合办公室记录职责分配表附表1公司综合办公室

22、质量、环境与职业健康安全管理体系职责分配表序号 责 任 岗 位 文 件 名 称公司办公室办公室主任办公室副主任秘书文书收发员档案室管理方针目标质量、环境与职业健康安全管理手册1文件控制程序2记录控制程序3环境因素识别与评价程序4危险源辩识与风险评价程序5法律法规管理程序6信息交流工作程序7管理评审程序8人力资源管理程序9污染物控制程序10资源和能源管理程序11内部审核工作程序12绩效监视与测量程序13纠正和预防措施管理程序注： 领导管理职责： 主责 相关 岗位管理职责： 主管 相关 附表2公司文件编号一览表序号文件起草部门文件主要内容文件类别1经营计划部统计、计划、经济活动分析、基础资料填报、

23、对内经营及管理承包、专业和劳务分包、企业资质管理、工程项目结算及标价分离甬经营2工程管理部项目经理部组建及撤销、项目管理、物资管理、施工机械管理、施工总图、施工生产办公设施管理、大临规划、测量、防台防汛、拆除工程、基建工程甬工程3财务部对外投资可行性研究、投资项目评估工作、对外投资企业的管理甬财会计、成本、资金、经费、国资、债权债务、税务、保险、信用、信贷、内部银行、专项资金4企划部企业改革、管理体系及职能、中长期发展规划甬发管理工作标准、企业评优、QC活动、机关考核、贯标及质量体系认证、计算机及网络管理甬企企业文化建设5人力资源部行政干部聘任甬干人员平衡与调配、培训、持证上岗、劳动合同、劳动

24、定额、外协劳动力管理、职称评定及聘用、特殊工种持证归口管理、社会统筹、企业工资制度及分配、下岗员工再就业、复转军人及毕业生招收甬人6技术质量部技术工作计划及管理、技术开发与推广、项目技术总结、技术情报、科研成果鉴定、计量管理、技术标准甬技质量管理、质量评定、质量回访、质量事故调查、工程签证验收制度7安全保卫部安全管理、安全措施、事故调查、工伤评定、劳保用品管理、文明施工及标化工地甬安治安、交通、施工保卫及防火、综合治理8综合办公室重要会议通知、档案、行政事务、文书、领导讲话转发、上级有关事务性文件转发、计划生育、爱卫会、红十字会、绿化甬办9审计部机构变化及主要负责人变更的内部审计、有关审计工作

25、文件转发下发甬审计10纪委(监察)办公室党风党纪（纪委文件）；行政工作监察甬监11工会劳动及立功竞赛、先进评比表彰等需以公司名义发文的甬发12其它上行文及其它需以公司名义发文的甬发 附表3 JU01呈送文登记表序号呈送单位呈送时间呈送文标题呈送领导签收日期呈送领导签收日期签收人备注附表4公司综合办公室记录职责分配表编号质量记录名称记录及保管人记录时间JA0101文件和资料发放签收单文书（发文）发文时JA0102受控文件发放确认单文书年末JA0103新建机构文件和资料补发申请表文书补发时JA0104文件处理意见文书（收文）随时JA0105基层单位来文处理单文书（收文）随时JA0106文件和资料控制清单文书（主管、收文、发文）随时JA0107文件更改申请表文书更改时JA0108销毁文件清单文书销毁时JA0109文件控制程序运行情况检查表文书年中、年末JA0301程序实施情况检查表文书年末JA0302记录表式目录文书随时JA0303记录销毁申请表文书销毁时JA0801信息交流记录表文书（收文）随时JA1004培训需求申请表文书年末JA1005培训项目变更表文书随时JA1006年度培训计划实施情况汇总表文书年初JA2603不合格项报告单主任随时JA3001纠正预防措施记录表主任随时JA3002纠正和预防措施实施情况一览表主任随时JU01呈送文登记表文书（收文）随时