管理信息系统第六章.ppt
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1、第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 系统分析概述 第二节 详细调查第三节 组织结构与功能分析 第四节 业务流程分析 第五节 数据流程分析第六节 数据字典第七节 处理逻辑工具 第八节 建立新系统的逻辑模型第九节 系统分析报告第十节 管理信息系统系统分析案例,一、系统分析的任务 系统分析阶段的主要工作,是对现行系统进行全面详细的调查,分析系统的现状和存在的问题,真正弄清楚所开发的新系统必须要“做什么”,提出新的管理信息系统的逻辑模型,为下一阶段的系统设计工作提供依据。(一)了解用户需求 详细了解每个业务过程和业务活动的工作流程及信息处理流程,理解用户对信息系统的需求,包括对系统功能、性能方面的
2、需求,对硬件配置、开发周期、开发方式等方面的意向及打算,最终以需求说明书的形式将系统需求定义下来。这部分工作是系统分析的核心。,第一节系统分析概述,(二)确定系统逻辑模型,形成系统分析报告 在详细调查的基础上,运用各类系统开发的理论、开发方法和开发技术,确定系统应具有的逻辑功能,再用一系列图、表和文字表示出来,形成系统的逻辑模型,为下一步系统设计提供依据。二、系统分析的基本步骤(一)现行系统的详细调查 集中一段时间和人力,对现行系统做全面、充分和详细的调查,弄清现行系统的边界、组织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表的格式、种类及处理过程、企业资源及约束情况等,为系统开发做好原始资料
3、的准备工作。,第一节系统分析概述,(二)组织结构与功能分析 在详细调查的基础上,用图、表和文字对现行系统进行描述,详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容和对新系统的要求。(三)业务流程分析 在详细调查的基础上,用图、表和文字对现行系统业务流程各环节处理业务及信息的来龙去脉进行描述。(四)系统数据流程分析 在详细调查的基础上,用图、表和文字对现行系统分析数据的流动、传递、处理与存储过程。,第一节系统分析概述,(五)建立新系统的逻辑模型 在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑模型,用一组图、表工具表达和描述,方便用户和分析人员对系统提出改进意见。(六)撰写并提交系统分析报告 对系
4、统分析阶段的工作进行总结和向有关领导提交的文字报告,为下一步系统设计提供工作依据。在运用上述步骤和方法进行系统分析时,调查研究将贯穿于系统分析的全过程。调查与分析经常交替进行,系统分析深入的程度将是影响管理信息系统成败的关键问题。,第一节系统分析概述,一、详细调查的原则1真实性 所谓真实性是指系统调查资料要真实、准确地反映现行系统状况,不依调查者的意愿反映系统的优点或不足。2全面性 任何系统都是由许多子系统有机地结合在一起而实现的。3规范性 有一套循序渐进、逐层深入的调查步骤和层次分明、通俗易懂的规范化逻辑模型描述方法。4启发性 需要调查人员的逐步引导,不断启发,尤其在考虑计算机处理的特殊性而
5、进行的专门调查中,更应善于按使用者能够理解的方式提出问题,打开使用者的思路。,第二节 详细调查,二、详细调查的范围及内容1系统的定性调查 定性调查主要是对现有系统的功能进行总结,包括组织结构的调查、管理功能的调查、业务流程的调查、处理过程及特点的调查与系统运行的调查等。2系统的定量调查 定量调查的目的是弄清数据流量的大小、时间分布、发生频率,掌握系统的信息特征,据此确定系统规模,估计系统建设的工作量,为下一阶段的系统设计提供科学依据。,第二节 详细调查,三、详细调查的方法1问卷调查法2召开调查会3调查人员直接参加业务实践4查阅企业的有关资料。5用户介绍 其他还有专家调查等方法,可以根据系统调查
6、的具体需要确定调查方法。总的原则是,以了解清楚系统现状为最终目标。,第二节 详细调查,四、详细调查中应注意的问题1调查前要做好计划和用户培训 根据系统需要明确调查任务的划分和规划,列出必要的调查大纲,规定每一步调查的内容、时间、地点、方式和方法等。2资料收集要客观3调查与分析整理相结合4分析与综合相结合5规范调查图表 系统分析人员的调查过程主要是大量原始素材的汇总过程,应当具有虚心、热心、耐心和细心的态度。,第二节 详细调查,一、组织结构分析(一)组织机构 组织机构是一个组织内部部门的划分及其相互之间的关系。(二)组织的特点 在交换物资、资金过程中,产生信息流;组织既是信息的接收者,又是信息的
7、输出者;组织具有层次性。,第三节组织结构与功能分析,(三)组织结构调查内容 弄清组织内部的部门划分,各部门之间的领导与被领导关系,即行政隶属关系;信息资料的传递关系;物资流动关系;资金流动关系。此外,还应详细了解各级组织存在的问题以及对新系统的要求等。,第三节组织结构与功能分析,(四)组织结构调查工具 组织结构调查工具-组织结构图。组织结构图是用来描述组织的总体结构以及组织内部各部分之间的联系,它把企业组织分成若干部分,按级别、分层次构成的,以树型结构显示,是一张反映组织内部之间行政隶属关系的树状结构图。组织机构的划分总是随着功能的扩展或缩小、人员的变动等因素的变化而变化。以功能为基点分析问题
8、,则系统将会相对于组织的变化而有一定的独立性,即可获得较强的生命力。,第三节组织结构与功能分析,第三节组织结构与功能分析,领导与被领导关系,某生产企业组织结构图,二、功能结构分析 系统目标和各项功能块的层次关系可用功能结构图来进行描述。功能指的是完成某项工作的能力。为了实现系统目标,系统必须具有各种功能。各子系统功能的完成,又依赖于下面更具体工作的完成。业务功能的调查是要确定系统的功能结构。对调查资料进行整理,归纳出企业的部门与业务层次的功能,用树形图的形式描绘出来,就是功能结构图。,第三节组织结构与功能分析,某生产企业生产管理功能结构图,第三节组织结构与功能分析,三、组织/功能联系分析 组织
9、/功能联系表是用来反映组织内各部分在承担功能时的关系,通常习惯将组织/功能联系表同组织结构图、功能结构图都画在一起,以便对照、比较,分析它们之间的各种联系。组织/功能联系表可以帮助系统分析人员了解以下问题:现行系统中的组织结构是否合理,不合理的地方在哪里;不合理的部分对组织整体目标的影响有哪些;表现在哪些方面;不合理现象产生的历史原因是什么;哪些部门需要整改;改进措施是什么;对整改涉及的部门和有关人员的利益产生哪些影响。,第三节组织结构与功能分析,为某生产企业组织/功能联系表,第三节组织结构与功能分析,组织,联系 的程,业务,(一)分析的目的 通过组织/功能联系分析,使组织的各项管理功能进一步
10、理顺,提高管理效率。(二)分析工具 组织/功能联系表。在组织/功能联系表中横向表示组织部门,纵向表示业务功能,中间表示各项业务功能与组织部门工作的联系程度。,第三节组织结构与功能分析,一、业务流程调查的任务及方法(一)任务 业务流程调查主要任务是调查系统中各环节的业务活动,掌握业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法和过程等,用业务流程图的方式把企业的具体管理活动和业务的处理过程绘制出来。它是掌握现行系统状况,确立系统逻辑模型不可缺少的环节。,第四节业务流程分析,(二)方法 调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行,内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算
11、方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态(报告、单据、屏幕显示等)。系统调查过程中,系统开发人员进行业务流程调查的工作量非常大,需要耐心细致的工作,系统开发人员与用户之间联系非常密切,需要彼此间进行良好的沟通。调查中,既要完成好自身工作任务,又要考虑所调查业务与其它业务彼此间的联系。,第四节业务流程分析,二、业务流程图(一)业务流程图 业务流程图(Transaction Flow Diagram,TFD)是用规定的符号来表示具体业务处理过程。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。(二)业务流程图使用的基本符号,第四节业务流程分析,第四节业务流程分析,(三)业务流程图的绘制步骤
12、 图4.5.2.2 业务流程图的绘制步骤,第四节业务流程分析,(四)业务流程图的特点 按业务处理划分的横式图,一般应按每笔业务处理分别画图;图中描述的主体是票据、帐单;票据、帐单的流程路线与实际业务处理过程一一对 应。(五)业务流程图的作用 业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据;业务流程图是系统分析员,管理人员相互交流的思想工具;系统分析员可以直接在业务流程图上拟出要计算处理的部分;利用业务流程图分析业务流程是否合理。,第四节业务流程分析,三、表格分配图(一)表格分配图 表格分配图是可以帮助系统分析人员表示出各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。(二)表格分配图使用的基本符号 图4.
13、5.2.2 业务流程图使用的基本符号,第四节业务流程分析,(三)表格分配图的特点第一行为与表格分配有关的各部门的名称;每一列表示一个部门;图中描述的主体是票据、帐单;票据、帐单的流程路线与实际业务处理过程一一对应。(四)表格分配图的作用表格分配图是系统分析员作进一步系统分析的依据;表格分配图是系统分析员,管理人员相互交流的思想工具;表格分配图可以清晰的描述出系统中复制多份的票据、帐单的数量以及这些票据、帐单都与哪些部门发生业务联系。,第四节业务流程分析,四、业务流程分析(一)分析的目的 对业务流程进行分析的目的是发现现行系统中存在的问题和不合理的地方,优化业务处理过程,以便在新系统建设中予以克
14、服或改进。(二)分析的内容 业务流程分析过程包括以下内容:现行流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值,其中哪些过程可以删除或合并,原有业务流程中哪些过程不尽合理,可以进行改进或优化。,第四节业务流程分析,业务流程的优化。现行业务流程中哪些过程存在冗余信息处理,可以按计算机信息处理的要求进行优化,流程的优化可以带来什么好处。确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图。新系统的人机界面。新的业务流程中人与机器的分工,即哪些工作可由计算机自动完成,哪些必须有人的参与。举例,第四节业务流程分析,一、数据的收集与分析(一)数据收集1数据收集工作量很大,故要求系统分析人员应耐心细致地深
15、入实际,协同业务人员收集与系统有关的一切数据。2数据收集的渠道主要有现行的组织机构;现行系统的业务流程;现行的决策方式;各种报表、报告、图示等。(二)数据分析1围绕系统目标进行分析;2弄清信息源周围的环境;3围绕现行的业务流程进行分析;4数据特征分析。,第五节数据流程分析,二、数据流程图(一)数据流程图的定义 数据流程图(Data Flow Diagram,DFD)是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具,它用一组符号来描述整个系统中信息或数据的全貌,综合地反映出信息或数据在系统中的流动、处理和存储情况。(二)数据流程图图例常见的数据流程图有两种:一种是以方框、连线及其变形为基本图例符号来
16、表示数据流动过程。一种是以圆圈及连接弧线作为其基本符号来表示数据流动过程。,第五节数据流程分析,外部实体 处理 数据存储 数据流 图4.6.2.1 数据流程图的基本符号 其中:外部实体:本系统或子系统之外的人和单位。数据流:由一组确定的数据组成。处理逻辑:表示对数据的加工处理,它把流入的数据流转换为流 出的数据流。数据存储:是数据的仓库,表示系统产生的数据存放的地方。,第五节数据流程分析,(三)绘制数据流程图的原则1识别系统的输入和输出;2从输入端至输出端画数据流和加工,并同时加上数据存储;3加工的分解“由外向里”进行分解;4数据流的命名,名字要确切,能反映整体;5各种符号布置要合理,分布均匀
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