会展服务与管理【稀缺资源路过别错过】 .ppt
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1、会展服务与管理,百年奥运,年 第一届现代奥运会召开前,国际奥委会就曾向清政府发出过邀请,但是,处于内忧外患、不知奥林匹克运动为何物的清政府与奥运会“擦肩而过”。年,天津一份青年杂志上首次提出:中国何时能派一名运动员参加奥运会?中国何时能派一支代表队参加奥运会?中国何时能自己举办一届奥运会?这一声声呼喊,在那个中国人被蔑称为“东亚病夫”的年代,是如此的悲壮。,1932年,23岁的中国短跑名将刘长春出现在美国洛杉矶的跑道上。这个身高169公分的小个子,代表了拥有4亿人口的东方国度。他扛着一面国旗,“向世界宣告了中国奥林匹克运动的存在”。但23天的远途使他疲惫不堪。在男子百米预赛中,曾在国内跑出10
2、秒8的刘长春,成绩为11秒l;200米预赛成绩21秒9,远低于国内跑出的21秒1的成绩。因体力透支,他退出了400米预赛。在奥运历史上,刘长春是一个“胜利的失败者”。但他让奥运开幕式上第一次出现了中国选手的身影。图二:刘长春之子刘鸿图在沈阳传递奥运火炬,1991年,北京成立奥申委,向国际奥委会递交2000年奥运会申请书。“开放的中国盼奥运。”一首流行的歌曲唱道。1993年9月24日,蒙特卡洛传来消息,北京以两票之差落后悉尼。无数国人扼腕哭了。2001年7月13日,北京申奥成功的喜讯从莫斯科传到中国,全国沸腾。百年圆梦,见证了中华民族伟大复兴的脚步,2008北京奥运会收支结余将超过10亿元。收入
3、:205亿。收入的主要构成包括:国际奥委会开发的市场收入、电视转播权收入中按协议分配给主办城市的部、北京奥组委的市场开发收入98.7亿元,主要包括合作伙伴、赞助商、供应商等不同级别的赞助收入以及特许经营收入;门票、住宿、收费卡、利息、资产处置等其他收入19.6亿元。,北京奥运会的赞助第一等级是国际奥委会钦点的TOP(领头)赞助商,都是全球赫赫有名的大企业,如:可口可乐、柯达、通用和三星等,中国唯一进入这个名单的是联想集团。第二等级是奥运合作伙伴,是主办国自己能确定的最高级别的赞助,阿迪达斯属于这个级别。第三个等级是一般赞助商,有30-40个最后是特许供应商和经销商。,支出:;共计193.43亿
4、元。其中北京奥运会火炬传递支出3.12亿元;北京奥组委用于志愿者支出1.71亿;京奥运会、残奥会开闭幕式一项中共支出8.31亿元;其它的主要是场馆建设的支出。,思考题:北京奥运会举办的意义?,1、奥林匹克理念和精神将得到更广泛的普及和发展 2、促进北京经济乃至全国经济高速发展3、向世界展示中国的悠久历史和灿烂文化4、增强中华民族的民族自尊心和自信心5、奥运期间的场馆建设和基础设施建设带动了北京的城市建设,第一章 会展概述,第一节 会展的含义及分类一、会展的含义 会议和展览活动,国际上常用的MICE,即会议(meeting)、奖励旅游(incentive)、专业会议(convention)和展览
5、(exhibition or event),还包括综合性主题活动,如奥运会、国庆、啤酒节、美食节等。,二、会展的分类 1、商业性展销活动 商业性展销活动是由大量公司参加的、定期或不定期开展的市场展示销售活动。2、会议活动 会议活动有四个要素:会议组织者或策划者、场地设施、服务与参与者。,三、主题活动 主题活动是举办地为提高该城市或地区影响力或知名度,以艺术、体育、历史、民俗等文化或政治事件为媒介而进行的主题鲜明的大型活动。由五个要素:活动的主题、活动的主办方和承办方、活动的参与人员、活动的举办场所、主题活动的资金。分四个阶段:决策阶段、细节规划阶段、执行阶段和评估阶段。,第二节 我国会展业发展
6、现状及发展对策,1:9系数:即展馆的收入若是1,则住宿、餐饮、运输、通信、旅游、贸易等相关收入将达到9。一、我国会展业的发展现状1、规范化发展的会展经济将成为国民经济的新的增长点(1)会展城市发展发展会展业决心坚定,(2)会议、节庆、赛事活动逐步采用市场化运作(3)相关会展经济发展所需的环境要素进一步完善 2、带动了相关产业的发展 商业(1)拉动消费增加(2)促进对外经贸发展 旅游,(1)催生大量城市旅游者(2)增强城市旅游吸引力(3)创造国际旅游收入物流业(1)引导新型物流服务(2)完善物流网络空间布局,二、我国会展经济发展的基本特征1、法制环境进一步优化,行业规范稳步推进(1)宏观政策鼓励
7、会展业的发展(2)在知识产权保护方面(3)在地方法规方面,二、我国会展经济发展的基本特征1、法制环境进一步优化,行业规范稳步推进(1)宏观政策鼓励会展业的发展(2)在知识产权保护方面(3)在地方法规方面,2、区域合作领域多元,展览经济继续一枝独秀(1)企业间合作(2)城市间合作(3)区域间合作(4)人才培训合作,3、各项主题活动初成规模(1)民俗节庆(2)舶来节庆(3)主题节庆(4)综合节庆,4、企业经营品牌化、专业化步伐加快5、会展经济对总体经济增长的作用渐趋明显6、政府主导型会展特征未变,场馆建设温度未将7、行业协会作用有所发挥,但地区差异明显8、国际竞争在广度与深度上延伸9、人才培养机制
8、、体制尚在建立之中,三、我国会展业发展存在的不足1、规模过小,竞争力弱2、结构失衡,分布不均,4、企业经营品牌化、专业化步伐加快5、会展经济对总体经济增长的作用渐趋明显6、政府主导型会展特征未变,场馆建设温度未将7、行业协会作用有所发挥,但地区差异明显8、国际竞争在广度与深度上延伸9、人才培养机制、体制尚在建立之中,4、企业经营品牌化、专业化步伐加快5、会展经济对总体经济增长的作用渐趋明显6、政府主导型会展特征未变,场馆建设温度未将7、行业协会作用有所发挥,但地区差异明显8、国际竞争在广度与深度上延伸9、人才培养机制、体制尚在建立之中,第二节 我国会展业发展现状及发展对策,1:9系数:即展馆的
9、收入若是1,则住宿、餐饮、运输、通信、旅游、贸易等相关收入将达到9。一、我国会展业的发展现状1、规范化发展的会展经济将成为国民经济的新的增长点(1)会展城市发展发展会展业决心坚定,(2)会议、节庆、赛事活动逐步采用市场化运作(3)相关会展经济发展所需的环境要素进一步完善 2、带动了相关产业的发展 商业(1)拉动消费增加(2)促进对外经贸发展 旅游,(1)催生大量城市旅游者(2)增强城市旅游吸引力(3)创造国际旅游收入 会展旅游是指借助举办的各种类型的会议、展览会、博览会、交易会、招商会、文化体育、科技交流等活动,吸引游客前来洽谈贸易,观光旅游,进行技术合作、信息沟通和文化交流,并带动交通、旅游
10、、商贸等多项相关产业发展的一种旅游活动,物流业(1)引导新型物流服务(2)完善物流网络空间布局,二、我国会展经济发展的基本特征1、法制环境进一步优化,行业规范稳步推进(1)宏观政策鼓励会展业的发展 CEPA(Closer Economic Partnership Arrangement),即中央政府和香港特区政府关于建立更紧密经贸关系的安排的英文简称。(2)在知识产权保护方面(3)在地方法规方面,2、区域合作领域多元,展览经济继续一枝独秀(1)企业间合作(2)城市间合作(3)区域间合作(4)人才培训合作,3、各项主题活动初成规模(1)民俗节庆(2)舶来节庆(3)主题节庆(4)综合节庆,哈尔滨国
11、际冰雪节是我国历史上第一个以冰雪活动为内容的区域性节日。1月5日已成为哈尔滨人的盛大节日。冰雪节期间举办冬泳比赛、冰球赛、雪地足球赛、高山滑雪邀请赛、冰雕比赛、国际冰雕比赛、冰上速滑赛、冰雪节诗会、冰雪摄影展、图书展、冰雪电影艺术节、冰上婚礼等,哈尔滨国际冰雪节与日本的札幌雪节、加拿大的魁北克冬季狂欢节、渥太华冬乐节和挪威奥斯陆的雪节齐名,是世界上少数几个内容最丰富、气氛最热烈的冬令盛典之一,4、企业经营品牌化、专业化步伐加快5、会展经济对总体经济增长的作用渐趋明显6、政府主导型会展特征未变,场馆建设温度未降7、行业协会作用有所发挥,但地区差异明显8、国际竞争在广度与深度上延伸9、人才培养机制
12、、体制尚在建立之中,三、我国会展业发展存在的不足1、规模过小,竞争力弱2、结构失衡,分布不均区域结构失衡全国的展馆规模结构失衡,3、产品雷同,创新不够行业管理体制不健全企业受短期利益驱动明显4、市场无序,人才缺乏理论研究低端徘徊学科建设未达成共识官、产、学尚需联动,四、我国会展业发展的对策1、加快超常规发展进程2、实施市场运作战略3、优化会展产业结构特尔非法,又叫专家预测法,是当历史资料或数据不够充分,或者当模型中需要相当程度的主观判断时,采用问卷方式对选定的一组专家进行意见征询,经过反复几轮的征询,使专家意见趋于一致,从而得到对未来的预测结果,4、提升经营服务理念5、实现展会资本运营深化国有
13、会展企业改革要大力推进会展企业的集团化过程鼓励会展企业上市6、强化产品创新意识,第三节 会展中心的经营管理目标,一、客户层面的经营目标 客户包括:展会主办公司,以及所有参加展会的参展商、采购商、专业人士和普通观众。1、会展中心活动项目数量和质量情况2、与会人数及买家兴趣数,3、客户满意度(1)按客户类别划分(2)按服务项目类别划分4、客户投诉率权重是一个相对的概念,是针对某一指标而言。某一指标的权重是指该指标在整体评价中的相对重要程度。权重表示在评价过程中,是被评价对象的不同侧面的重要程度的定量分配,对各评价因子在总体评价中的作用进行区别对待。,(5)回头客的比率二、财务层面的经营目标1、通用
14、财务指标通用财务指标包括:总体营业收入、主营业务收入、成本费用支出、利润率、成本费用利润率、总资产利润等。2、涉及每平方米展览面积的财务指标3、场馆的使用率,三、流程层面的经营目标1、部门的满意程度2、突发事件的处理速度会展风险管理1、风险管理(Risk Management)是指项目管理机构对可能遇到的风险进行规划、识别、估计、评价、应对、监控的过程,是以科学的管理方法实现最大安全保障的实践活动的总称。,2、会展风险管理的特征:风险损失不均衡风险管理的时效性风险管理的信息依赖性风险管理的有偿性风险管理的项目动态性,3、会展风险管理的原则:经济性原则 即以总成本最低为总目标大处着眼,小处着手社
15、会责任感原则满意度原则战略目标一致性原则,4、会展风险的种类和来源(1)系统性风险系统性风险又称为市场风险或不可分散风险,它指的是那些由于某些因素而给市场上所有经济实体都带来经济损失的可能性。包括:自然灾害政治风险:主要指的是战争、内乱、政权更迭、国有化没收外资、拒付债务、政府干预等。,经济风险:宏观经济的稳定性;市场风险;通货膨胀风险(2)非系统性风险非系统性风险是在个别企业在经营中面临的风险。包括:经营风险、财务风险、合作风险。,3、会展设施的完好率4、顾客意见反馈的速度和满意程度,四、成长层面的经营目标1、新开发展会比例2、新开发服务项目比例3、全国性或国际性会展活动的比率4、场馆的知名
16、度和美誉度5、员工的素质及专业水平Key Performance Indicators 关键业绩指标,第二章 会展策划,第一节 会展立项策划会展立项策划:是指会展公司根据掌握的各种信息,对即将举办展会的初步规划内容。一、市场信息分析会展市场分析:以解决会展公司经营管理中的某个或若干特定问题为主要目标,把通过各种渠道获得的市场信息进行归类研究,进而将分析结果提供给企业相关部门的行为过程。,市场信息的分析主要包括6方面的内容:1、产业发展状况分析(1)产业生命周期(2)产业规模(3)产业结构(4)产品销售方式(5)产品技术含量,2、会展公司经营环境分析主要是分析外部环境,就是不可控制的各种因素的总
17、和,具体包括自然、政治、经济、社会文化、科学技术五大方面。3、展会市场供求关系分析4、参展商和与会者购买行为分析5、会展市场竞争者分析,6、会展公司经营策略分析经营策略:指会展公司选择和占领最有利的目标市场的经营手段,包括市场定位策略、市场竞争策略、市场开发策略 和营销组合策略。,二、会展题材的选定(一)选择行业的依据(二)选定题材的常用方法1、新立题材注意(1)新立题材的来源渠道(2)新项目的可行性分析(3)新项目的可能风险,2、分离题材指展会主办机构将已有展会的题材做出进一步细分,从原有的大题材中分离出更为专业的小题材,并将其办成独立展会的一种题材选定办法。,3、拓展题材 拓展题材是指主办
18、机构将现有展会中尚未包含的,但又与现有展会题材有密切关联的提出列入现有展会题材,从而使现有展会的内容更加丰富和完善的活动。,4、合并题材合并题材是指将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的会展题材合并为一个更大的展会,或者是从两个或两个以上的展会彼此相同或有一定关联的会展题材中提炼出来,放在另一个展会里统一提出。,合并题材是要遵循以下原则:合并题材具有较强的关联性几家办展单位合并题材时,要在联合办展之前商定彼此之间的权责和利益分配方案。科学地预测合并可能给原有会展带来的影响。选定好时机。,三、会展项目立项策划(一)展会的基本设想1、展会名称基本部分 限定部分 行业标识2、展会举办地点选择城市选择
19、场馆,3、举办时间办展时间主要包括:展会具体开展日期、展会的筹展和撤展日期以及展会对公众开放的日期。,4、办展机构(1)主办单位一般来说,主办单位指拥有展会的知识产权并对展会承担主要的法律责任的办展单位。(2)协办单位协助主办单位或承办单位参与展会的策划、组织、操作与管理工作的机构。,(3)承办单位直接负责会展的策划、组织、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。(4)支持单位指对展会的相关工作环节起到一定支持作用的办展单位。(5)海外合作单位,5、展会规模狭义:净展出面积广义:参展商和观众数量注意:观众尤其是专业观众净展出面积更能真实反映展会规模不用向主办单位交纳展位费的参展商要综合
20、分析展会所在行业的产业规模、市场容量和发展水平,以及同类题材展会的规模等。,6、办展频率(二)展会的定位展会定位是指,展会主办机构根据市场竞争状况和自身的资源条件,通过建立、传达和发展差异化优势,使自身举办的展会在参展商和观众心目中形成一个独特、鲜明印象的过程。,其实质是将某一特定题材的展会市场加以细分,从而找到适合自身优势的细分市场,然后集中力量在这一细分市场内发展。2、展会定位的步骤(1)执行展会品牌识别策略(2)选定目标参展商和观众(3)创造差异化优势(4)传达展会品牌形象,(三)展品范围展品范围是指展会将要展出什么展品、信息和技术。(4)展会定价展会价格主要包括面向参展商的场地出租价格
21、和面向观众的门票价格,以及参展商在会刊、现场广告牌与参会相关的各种媒介上刊登广告的价格。,展览会的展会定价方法1、影响展览会展位价格的因素内部因素:组展企业的运行成本展览会项目成本展览会项目竞争力,外部因素:展览会行业价格水平展览会竞争对手的价格策略展览会目标顾客的价格接受能力,2、展览会的展位定价方法成本导向定价法需求导向定价法竞争导向定价法战略导向定价法,3、会展项目的定价技巧(1)折扣定价技巧一次认购展位数量折扣累计展位数量(面积)折扣团体认购数量(面积)折扣(2)差别定价技巧不同位置不同价格不同时间不同价格不同客户不同价格,(五)初步预算获得的收入和具备展会所需要的各种成本费用,主要从
22、四大收入来源和六大成本费用入手。(六)展会其他计划1、人员安排计划工作人员安排、参展人员安排和媒体记者接待。,2、进度控制计划进度控制计划即对展会筹备以及展会期间的各项工作进行统筹安排。3、招展招商计划招展招商4、服务供应商计划,5、现场管理计划6、相关活动计划四、展会立项策划书,第二节 会展实施方案策划一、指定展位承建商(一)投标报价准则1、投标方的承诺2、投标报价的标准3、投标报价回复顺序4、明确回复截止日期5、中标过程6、承建商必须接受的条款,(二)对承建商的要求1、投标公司介绍2、参考用户名单3、工程服务队联系方式4、为参展商提纲的内容5、服务区6、整个会展期间7、分包商名单,8、设备
23、管理责任和责任界限9、施工和服务人员管理要求10、大会承办的特殊要求(三)承建商提出的要求,二、指定展会旅游代理承揽相关旅游考察业务、协调活动中涉及的各个目的地、各部门的接待工作、保证参展商或专业观众旅游活动顺利进行。三、编制参展商手册(一)参展商手册的作用1、对参展商的指引作用2、对展会现场的管理作用,3、对观众的作用(二)参展商手册的内容1、前言2、会展场地基本情况3、展会基本信息4、展会规则5、展位搭装指南6、展品运输指南,7、会展旅游信息8、相关表格(三)编制参展商手册的基本原则1、实用2、简洁明确3、详细明确4、美观5、专业6、国际化,第三节 会展相关活动策划一、策划举办会展相关活动
24、的作用和原则(一)策划举办展会相关活动的作用1、丰富展会的信息功能2、扩展展会的展示功能3、强化展会的发布功能4、延伸展会的贸易功能5、吸引更多的潜在参展企业和潜在观众,6、提升会展档次,扩展展会7、活跃展会现场气氛(二)策划举办会展相关活动的基本原则1、活动主题和形式要符合展会的需要2、能进一步丰富和完善展会的基本功能3、有助于展会吸引更多的潜在企业参展和观众参观4、有助于活跃展会现场气氛,5、活动本身要能产生较好的效果二、展会开幕式活动策划(一)展会开幕式的主要内容1、主题2、时间和地点3、开幕式程序4、出席的主要嘉宾5、讲话稿和新闻通稿,6、创新之处(二)展会开幕式创意设计1、发挥名人效
25、应2、制造新闻事件3、策划表演活动,三、专业研讨会和技术交流活动策划(一)专业研讨会和技术交流会的主要功能1、拓展展会功能2、丰富展会内容3、协助招展招商活动4、指导行业发展5、促进交流活动,(二)专业研讨会和技术交流会的策划和组织程序1、进行市场调查2、明确专业研讨会和技术交流会的主题3、策划具体议题4、构建专业研讨会和技术交流会框架5、邀请演讲嘉宾6、积极寻求赞助,7、会展宣传招徕8、执行会议计划9、会后工作四、产品发布会和产品推介会活动策划(一)产品发布会和产品推介会策划的一般流程1、产品发布会和产品推介会主题的选择2、设计产品发布会和产品推介会,3、销售产品发布会和推介会4、召开产品发
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