湖南高速公路竣工文件编制实施细则.doc
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1、湖南省汝城至郴州高速公路文件材料编制实施细则 汝郴高速公路竣工文件编制管理组二九年二月 前 言高速公路的竣工文件档案管理不仅是高速公路建设中的一项重要工作,而且在高速公路的运营管理中也占有重要的位置。2004 年,交通部发布了新的公路工程竣(交)工验收办法,对公路工程竣工档案提出了明确的要求和规定。为规范汝郴高速公路文件材料的编制工作,成立了“汝郴高速公路竣工文件编制管理组”(以下简称“管理组”),现我组根据交通运输部、湖南省交通厅和湖南省高速公路管理局有关文件材料各项规定,结合汝郴高速公路建设的实际情况,编写出了这本汝郴高速公路文件材料编制实施细则(试行)(以下简称“细则”),供汝郴高速公路
2、文件材料编制时使用。本细则由总则,编制组织机构及职责,竣工文件的内容及分工,单位、分部、分项工程的划分及质检台帐,文件材料编制总体工作流程,规范化表格及说明,文件材料编制要求,文件材料的收集与整理,编制全过程的质量管理,文件材料的验收及移交、附则等11章组成。主要内容包括:业主、监理、施工等单位职责;归档文件、磁性载体(电子光碟)、声像档案的编制内容、方法及归类;竣工图绘制的要求;表格的签署、报送规定;组卷及装订的要求;竣工文件编制整理过程中的管理措施等。本细则是湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本(2008年12月)(以下简称范本)的说明、修改、补充、完善及具体化,与范本同时使用,如范本
3、中的规定与本细则有冲突时,以本细则为准。本细则在编写过程中,充分地听取了汝郴高速公路建设开发有限公司、总监办及其它有关单位、领导、同行的意见。由于编写时间仓促,难免有不尽完善之处,各单位在使用过程中,如发现问题或有何建议,请及时告诉我们,以便及时修正。管理组联系方式如下:通信地址:郴州市苏仙区白鹿镇锁石桥村8组汝郴公司108室联 系 人:侯桂荣 电 话:0735-2625006 15096189699传 真:0735-2625006E - MAIL:rcgsjgwj网 址: 汝郴高速公路竣工文件编制管理组 2009-02-08目 录 1 总 则12编制组织机构与职责12.1 组织机构12.2
4、各方职责33 文件材料的内容及分工53.1 文件材料组成53.2 文件材料编制分工84 文件材料编制总体工作流程95 单位、分部、分项工程的划分和质检台帐的建立115.1 单位、分部、分项工程划分115.2 单位、分部、分项工程划分表编码规则145.3 质检台账146 规范化表格及使用说明146.1 表格种类及数量146.2 表格代码156.3 表格的签字与填送187 文件材料编制要求197.1 文件材料编制要求197.2 竣工图编制要求217.3 工程质量评定资料编制要求247.4 特殊载体档案编制要求288 文件材料的收集与整理298.1 文件材料的收集提供298.2 文件材料整理的基本要
5、求及步骤308.3 临时档案室及竣工文件临时归档要求308.4 竣工文件的报送318.5 竣工文件组卷要求328.6 竣工文件卷内文件排列358.7 竣工文件档号358.8 竣工文件装订要求359 竣工文件编制全过程质量管理359.1 上岗前培训369.2 建立组织机构369.3 建立网站和QQ群369.4 做好单位、分部、分项工程的划分369.5 建立质检台帐369.6 规范编制工作369.7 形成管理模式379.8 建立计量支付质量保证资料审查制度379.9 建立检查监督制度389.10 编制、收集、整理归档与工程同步3810档案的验收和移交3811附则39附件1 单位、分部、分项工程划分
6、及编码表40附件2 试验、质检主要结论用语参考46附件3 竣工档案移交目录表格式52附件4 汝郴高速公路质量保证资料审查申请/批复表53附件5 汝郴高速公路业主文件的收集与整理541 总 则1.1 本细则根据交通部关于印发的通知(交办发2001390 号)、公路工程竣(交)工验收办法(交通部 2004 年第 3 号令)、关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知(交公路发2004446 号)、公路工程质量检验评定标准(JTGF80-2004)、湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本(2008年12月)及有关规定,并结合湖南省汝郴高速公路建设项目的实际情况制定。1.2 公路工程文件材料从
7、公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。是高速公路工程建设项目的历史记载,也是公路维护、改建、扩建的重要依据。1.3 公路工程文件材料不仅应真实、完整、准确地反映工程建设全过程的实际情况,而且要达到便捷查找和方便利用的目的。1.4 合格的竣工档案,是工程竣工验收的必备条件,也是评定工程项目等级的必要条件之一,竣工档案验收不合格的工程不能进行竣工验收。1.5 参与本项目建设的业主、设计、监理、施工等各单位指定专职人员,编制、收集、整理建设过程中的各种有关文件材料,要坚持实事求是的科学
8、态度和认真负责的精神,确保文件材料的原始性、及时性、真实性、准确性、完整性、规范性和美观。1.6 文件材料的编制、收集、整理必须与工程进度同步,并纳入到目标管理的范围。1.7 承包人在每次计量之前必须提交本期的相关质量保证资料,管理组审查合格后方可办理当期计量与支付。1.8 本细则适用于湖南省汝郴高速公路建设过程中形成的文件材料的编制、收集、整理、归档及其管理工作。2编制组织机构与职责 2.1 组织机构 公路工程建设单位(业主)、施工单位、施工监理单位(以下简称监理单位)、科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作,纳入公路工程建设项目的管理工作中,并建立相应的管理机构和管理网络。明确分
9、管领导,配备专职人员,并保持专职人员的相对稳定,设置临时档案室(柜),采取各种积极措施,确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时,真实、完整、准确和系统的目标。 为提高文件材料的编制管理水平,本项目聘请专业的咨询公司(长沙金翔公路工程技术咨询有限公司),组建汝郴高速公路竣工文件编制管理组,协助业主进行档案管理。管理组人员既具备公路工程专业技术知识又熟悉工程管理及文件材料编制的依据和要求,管理组配置专职人员负责竣工文件编制的培训、指导、管理工作。汝郴高速公路竣工文件编制组织机构和管理网络如图1所示: 汝郴公司由工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作,并设立专职档案人员负责业主方的文件材料
10、的编制、整理和归档的管理工作。 管理组由长沙金翔公路技术咨询有限公司和湖南省交通科研院联合组成,金翔公司设立负责人1名,科研院设立组长1人,常务副组长1名,并根据工作实际,在保证正常开展的前提下,设立成员若干名。管理组受工程部直接领导。 监理单位设立主管领导(副驻地或驻地监理工程师担任)、竣工文件负责人和专职资料员。 施工单位设立主管领导(项目总工、副经理或经理担任)、竣工文件负责人和专职资料员。图1 汝郴高速公路竣工文件编制组织机构图 施工、监理单位专职资料员一经确定,不得随意更换,如特殊原因需要更换需报工程部和管理组批准。2.2 各方职责 1)业主的职责(1)制定本项目工程档案管理办法,明
11、确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。(2)明确项目文件材料编制与归档管理负责人,配置业主方工程档案专职管理人员,建立临时档案室,收集与归档业主方的项目文件材料,尤其是项目前期工作阶段的文件材料。a、工程部(业主档案室):业主档案管理部门,负责业主档案室的管理、业主文件材料的收集、整理和临时归档。及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交(竣)工验收的全过程中形成的与业主有关的文件材料,包括项目的各种批文、全套设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的与工程建设有关的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、公司管理制度、工程决算及相关资料、交工及竣工验收全套资
12、料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设总结报告等。督促各监理处、承包人及业主各部门完成各自的竣工文件。b、合约部:收集和整理招投标文件、合同文件及工程决算文件;认可管理组对承包人在每次计量之前提交的相关竣工文件的签认,根据该签认办理当期计量与支付。完成各期计量相关资料的收集,并定期移交给工程部。c、监理部:协助统一单位、分部、分项工程划分标准,督促各监理处、承包人完成单位、分部、分项工程划分;督促各监理处及时全面审查承包人上报的竣工文件;责成监理处对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责,及时
13、闭合和完善监理和业主、承包人之间的交叉资料;并督促各监理处完成各自的竣工文件;定期向工程部移交监理部相关资料。d、中心试验室:协同管理组一起指导和检查质检表格的填写和运用;完成与中心试验室有关的试验、抽检、评价等资料的收集与归档,并定期移交给工程部。e、协调部:负责征地拆迁相关文件的收集和整理,并定期移交给工程部。f、安全环保部:负责安全、环保方面文件的收集和整理,并定期移交给工程部。g、总工室:负责技术相关文件的收集和整理,并定期移交给工程部。h、办公室:负责往来文件的收集和整理,并定期移交给工程部。I、信息技术部:负责网络、机电工程等相关文件的收集和整理,并定期移交给工程部。J、材料保障部
14、:负责与材料相关文件的收集和整理,并定期移交给工程部。(3)协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系,为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境;并督促各职能部门及时履行相应职责。(4)提出项目档案自检报告和档案专项验收申请,配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。(5)在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。(6)业主有关部门应积极采纳管理组的建议,及时下发与文件材料编制管理有关的相关要求或通知。2)管理组职责(1)对项目工程档案管理工作进行全过程的培训、技术指导、检查、督促和管理工作。 (2)协助业主制定本项目工程档案编制管
15、理办法。(3)明确文件材料编制管理的实施方案与实施细则,明确项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求。 (4)对承包人每期计量的相关质量保证资料的进行审查,并把结果提交给合约部,及时向业主、监理和承包人反馈资料审查情况,并提出处理措施。 (5)协同监理部、中心试验室一起统一表格形式,并指导和检查质检表格的填写和运用,保证资料的一致性。(6)对业主、监理、承包人等单位递交的文件材料进行整理、汇总和最终的归档,并及时移交给业主。(7) 派员业主完成工程档案专项验收。3)监理单位的职责(1)明确分管领导,配备专职人员,建立临时档案室,积极协调施工单位与管理组的关系。(2)及时完成与监理工作有关
16、的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。(3)及时全面审查承包人上报的竣工文件,认真行使个人签字权,对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责,及时闭合和完善监理和业主、承包人之间交叉的文件材料。(4)监理单位除完成自身的竣工文件编制管理工作外,还应负责对承包人的竣工文件编制管理工作进行检查和督促。4)承包人的职责(1)明确分管领导,配备专职管理人员,建立临时档案室。(2)及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。(3)对上报的竣工文件的真实性、准确性和完整性负全责,即使得到监理、管理组和业主的签认,承包人仍不能免除在该方面的责任。(4)在每期计量前必须将
17、监理已签认的质量保证资料报送管理组,只有得到管理组的签认,方可进行当期的工程计量与支付。5)科研及新技术应用单位的职责(1)科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。(2)新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同,主要负责人名单,试验记录和分析、计算数据,应用、推广情况记载,使用效果及图片、摄像带等及时收集归档。3 文件材料的内容及分工3.1 文件材料组成根据范本,文件材料分为7部40册58分册,具体如下:a. 第一部分:立项及设计文件,包括立项审批文件、初步设计文件、施工图设计
18、文件,设计变更及批准文件。b. 第二部分:工程管理文件,包括征地拆迁文件、招投标及合同管理文件、综合管理文件、技术管理文件和计量支付文件。c. 第三部分:监理文件,包括监理管理文件、工程质量控制文件、工程进度计划管理文件、工程合同管理文件、安全与环保管理文件、监理日志及其他文件等。d. 第四部分:施工文件,包括施工管理文件、工程质量管理文件、试验及检测文件、施工原始文件、缺陷期施工原始文件等。e. 第五部分:科研、新技术文件,包括科技管理文件、科技成果文件、新技术应用推广文件。f. 第六部分:验收文件,包括参建单位总结、交工验收文件、专项工程验收文件、决算与审计文件、竣工验收文件和竣工图表。g
19、. 第七部分:特殊载体文件,分为声像、电子文件及其它特殊载体文件。分类框架图如下图所示。 立项审批文件GL5 .1 .* 1立项及设计文件 设计变更文件及批准文件 初步设计文件 施工图设计文件3监理文件 监理管理文件 工程质量控制文件 工程进度计划管理文件 工程合同管理文件 监理日志及其它文件 质量控制管理文件 材料试验及检测文件 路基工程独立抽检文件 路面工程独立抽检文件 桥梁工程独立抽检文件 隧道工程独立抽检文件 环保绿化工程独立抽检文件 交通安全设施独立抽检文件 机电工程独立抽检文件 收费站及房建工程独立抽检文件4施工文件 施工管理文件 安全及文明施工文件 进度控制文件 投资控制文件 合
20、同管理文件 施工日志及其它文件 工程质量管理文件 试验检测文件 路基工程施工原始文件 路面工程施工原始文件 (特)大桥、中桥施工原始文件 互通立交工程施工原始文件 隧道工程施工原始文件 环保绿化工程施工原始文件 机电系统施工原始文件 交通安全设施施工原始文件 土石方工程 排水工程 小桥渡槽工程 涵洞通道工程 防护工程 收费站及房建工程施工原始文件 标志标线 护栏隔离墙隔离栅防眩板等 监控系统 通讯系统 收费系统 供电系统 照明设施5科研、新技术文件2工程管理文件 征地拆迁文件 招投标及合同文件 技术管理文件 招标评标文件 投标文件 合同协议书 科技管理文件 计量支付文件 交工验收文件 专项工程
21、验收文件 决算和审计文件 竣工验收文件 参建单位总结 竣工图表 路线平面纵断面竣工图 路基横断面及土石方竣工图表 排水工程竣工图表 小桥渡槽工程竣工图表 涵洞通道工程竣工图表 防护工程竣工图表 路面工程竣工图表 (特)大桥、中桥工程竣工图表 互通立交工程竣工图表 隧道工程竣工图表 环保绿化工程竣工图表 标志标线竣工图表 护栏隔离栅(墙)防眩板等竣工图表 监控系统竣工图表 通讯系统竣工图表 收费系统竣工图表 供电系统竣工图表 照明设施竣工图表 收费站及房屋建筑工程竣工图表 财务决算文件 工程决算文件 项目审计文件 综合管理文件6验收文件 科研成果文件 新技术应用推广文件 缺陷责任期施工原始文件
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